Mọi thứ bạn cần biết để sử dụng Phòng đột phá trong Microsoft Teams
Phòng Breakout đã trải qua một chặng đường khá dài của trải nghiệm cuộc họp ảo, từ chỗ hiếm có trở thành một tính năng thiết yếu. Cho dù bạn là một nhóm làm việc từ xa đang tìm kiếm ý tưởng trong nhóm hay một giáo viên muốn học sinh làm bài tập nhóm trong giờ học, các phòng nghỉ luôn sẵn sàng phục vụ bạn.
Microsoft Teams cũng đã thêm tính năng phòng đột nhập chính thức vào kho vũ khí của họ. Bạn không còn phải làm gì với những căn phòng tạm bợ nữa. Các kênh cải trang thành các phòng đột nhập là một thủ đoạn thông minh, nhưng đã đến lúc phải nắm lấy điều thực tế. Tính năng Breakout Rooms trong Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng tiến hành và quản lý các phiên phòng breakout trong một cuộc họp.
Tạo phòng đột phá
Chỉ những người chủ trì / tổ chức cuộc họp mới có thể tạo và kiểm duyệt các phòng đột phá trong Microsoft Teams.
Ghi chú: Hiện tại, chức năng Breakout Room chỉ khả dụng trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn dành cho hệ thống Windows và Mac.
Bắt đầu cuộc họp và đi tới thanh công cụ cuộc họp trên đầu màn hình. Sau đó, nhấp vào tùy chọn 'Phòng đột phá'.
Một cửa sổ nhỏ để tạo phòng đột phá sẽ xuất hiện. Đầu tiên, chọn số lượng phòng bạn muốn có từ menu thả xuống. Bạn có thể có tối đa 50 phòng đột phá trong Nhóm.
Sau đó, chọn xem bạn muốn tự động chỉ định người tham dự vào các phòng đột phá hay theo cách thủ công. Nếu bạn chọn tự động, các Đội sẽ chia đều những người tham gia vào các phòng đột phá một cách ngẫu nhiên. Để minh họa, nếu có 6 người tham gia không phải bạn và 3 phòng đột phá, nó sẽ chỉ định 2 người cho mỗi phòng.
Nếu bạn chọn theo cách thủ công, bạn phải chỉ định riêng từng người tham dự vào một phòng tập trung.
Ghi chú: Đây là lần duy nhất bạn có thể chọn để tự động chỉ định mọi người vào các phòng đột phá. Sau khi bạn chọn theo cách thủ công, cách duy nhất để bạn hoàn thành công việc là tạo lại các phòng từ đầu. Nhưng nếu bạn chọn tự động chỉ định người, bạn vẫn có thể chỉ định họ từ phòng này sang phòng khác theo cách thủ công.
Cuối cùng, nhấp vào "Tạo phòng".
Chỉ định người theo cách thủ công
Khi bạn chọn tự động chỉ định mọi người, bạn không thể làm gì khác ngoài việc bắt đầu sử dụng các phòng. Nhưng khi bạn chọn cách khác, tức là theo cách thủ công, nhiệm vụ chỉ định mọi người vào các phòng vẫn bị bỏ lại trước khi bạn có thể sử dụng các phòng đó.
Bảng điều khiển phòng đột phá sẽ xuất hiện ở phía bên phải của màn hình. Nhấp vào tùy chọn 'Chỉ định người tham gia'.
Danh sách những người tham dự có sẵn để chỉ định sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn. Chọn tất cả những người tham gia mà bạn muốn chỉ định vào cùng một phòng và nhấp vào nút "Chỉ định".
Ghi chú: Hiện tại không thể chỉ định những người tham gia cuộc họp bằng thiết bị PTSN hoặc Teams vào các phòng đột phá. Bạn có thể sử dụng cuộc họp chính như một phòng tập trung cho họ.
Danh sách các phòng sẽ hiện ra. Chọn phòng cho những người bạn đã chọn và họ sẽ được chỉ định vào phòng đó. Lặp lại các bước trên cho đến khi tất cả những người tham gia được chỉ định vào các phòng tương ứng của họ.
Sử dụng Phòng đột phá
Bất cứ khi nào bạn sẵn sàng chuyển người tham gia đến các phòng, hãy nhấp vào tùy chọn "Phòng bắt đầu". Điều này sẽ tự động di chuyển tất cả những người tham gia đến các phòng được chỉ định của họ.
Bạn cũng có thể bắt đầu các phòng riêng lẻ. Đi đến căn phòng đó và di chuột vào nó. Biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm) sẽ xuất hiện; nhấn vào nó. Sau đó, chọn ‘Open Room’ từ menu.
Bạn có thể mở và đóng các phòng đột nhập bao nhiêu lần tùy ý trong suốt cuộc họp.
Tham gia phòng đột phá
Người tổ chức cuộc họp không phải là một phần của bất kỳ phòng đột phá nào, nhưng họ có thể tham gia bất kỳ phòng nào bất kỳ lúc nào họ muốn. Để tham gia một phòng và tương tác với những người tham gia, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ bên cạnh phòng đó và chọn ‘Tham gia phòng’ từ menu.
Để quay lại cuộc họp, hãy nhấp vào nút "Rời khỏi". Nó sẽ tự động đưa bạn trở lại cuộc họp.
Mỗi khi bạn trở lại cuộc họp chính từ một căn phòng đột xuất, cuộc họp đang bị tạm dừng. Điều này đúng cho cả người tổ chức và người tham gia. Nhấp vào nút 'Tiếp tục' để tiếp tục cuộc họp từ cuối của bạn. Bạn có thể nhảy giữa tất cả các phòng đột phá tương tự.
Đổi tên phòng
Có một số cài đặt mặc định trong Microsoft Rooms cho Phòng đột phá mà bạn có thể thay đổi. Một trong số đó là tên cho các phòng. Theo mặc định, các phòng được đặt tên là Phòng 1, Phòng 2, v.v. Để đổi tên phòng, hãy chuyển đến 'Tùy chọn khác' và chọn 'Đổi tên phòng' từ menu.
Sau đó, nhập tên mới và nhấp vào ‘Đổi tên phòng’ để lưu các thay đổi. Đổi tên các phòng thành thứ gì đó dễ nhận biết hơn sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm duyệt chúng hơn.
Gửi thông báo đến các phòng
Với tư cách là người kiểm duyệt, bạn có thể gửi thông báo đến các phòng đột phá, chẳng hạn như cập nhật thời gian, chia sẻ lời nhắc thảo luận, ý tưởng, tài nguyên hữu ích, v.v.
Chuyển đến "Tùy chọn khác" ở đầu "Phòng đột phá" và chọn "Thông báo" từ menu.
Sau đó, nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào nút "Gửi".
Những người tham gia vào các phòng đột phá sẽ có thể đọc thông báo từ cuộc trò chuyện. Trò chuyện trong Phòng Breakout cũng có sẵn sau cuộc họp trong danh sách trò chuyện Nhóm chính của bạn.
Đóng cửa phòng
Bạn có thể đóng tất cả các phòng cùng một lúc hoặc đóng các phòng riêng lẻ.
Nhấp vào "Đóng phòng" để đồng thời đóng tất cả các phòng đột phá.
Để đóng một phòng đơn, hãy chuyển đến phòng và nhấp vào ‘Tùy chọn khác’. Sau đó chọn ‘Đóng phòng’ từ menu.
Sau khi quay lại cuộc họp chính, mọi người cần tiếp tục cuộc họp từ chế độ tạm dừng.
Ghi chú: Nếu bạn muốn kết thúc cuộc họp chính, điều quan trọng trước tiên là phải đóng cửa các phòng nghỉ. Nếu bạn không làm như vậy, cuộc họp phòng đột xuất sẽ tiếp tục diễn ra.
Cài đặt thêm
Tắt tính năng Tự động vào Phòng: Theo mặc định, các phòng đột phá trong Microsoft Teams được định cấu hình đến mức ngay khi bạn bắt đầu một phòng, những người tham gia sẽ tự động được chuyển đến phòng. Nhưng nếu không muốn nhập tự động, bạn có thể tắt cài đặt này. Khi cài đặt này tắt, thay vào đó, những người tham gia sẽ nhận được thông báo yêu cầu họ tham gia phòng đột phá khi bạn mở nó. Sau đó, họ quyết định thời điểm tham gia phòng bằng cách nhấp vào nút ‘Tham gia’.
Để tắt cài đặt này, hãy chuyển đến bảng điều khiển Phòng đột phá và nhấp vào ‘Tùy chọn khác’. Sau đó, chọn ‘Cài đặt phòng’ từ menu. Bạn chỉ có thể truy cập cài đặt phòng khi phòng đã đóng cửa.
Sau đó, tắt công tắc "Tự động chuyển mọi người vào phòng".
Cho phép người tham gia trở lại cuộc họp chính: Cấu hình mặc định trong Microsoft Teams ngăn những người tham gia quay lại cuộc họp chính theo cách riêng của họ. Họ chỉ có thể tham gia cuộc họp lớn hơn khi bạn, tức là người chủ trì cuộc họp, đóng cửa phòng họp. Để cung cấp cho họ tùy chọn rời khỏi phòng đột nhập, hãy bật cài đặt này.
Đi tới biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ và chọn ‘Cài đặt phòng’. Sau đó, bật nút gạt cho 'Người tham gia có thể quay lại cuộc họp chính'. Làm như vậy sẽ thêm nút "Rời khỏi" vào phòng đột phá cho những người tham gia, giống như người dẫn chương trình.
Di chuyển mọi người xung quanh: Để di chuyển ai đó từ phòng đột phá này sang phòng đột phá khác, hãy chuyển đến phòng người đó hiện đang ở và nhấp vào phòng đó. Danh sách tất cả những người tham gia trong phòng sẽ xuất hiện.
Chọn (các) tên của những người bạn muốn di chuyển và nhấp vào nút "Chỉ định". Sau đó, chọn một phòng khác để chuyển họ vào hoặc chọn 'Chưa được chỉ định' để chuyển họ ra khỏi phòng đột phá hoàn toàn.
Thêm và Xóa Phòng: Bạn cũng có thể thêm nhiều phòng hơn hoặc xóa các phòng hiện tại tại một thời điểm trong cuộc họp.
Để thêm phòng, hãy chuyển đến bảng điều khiển phòng đột phá và nhấp vào tùy chọn 'Thêm phòng'. Một phòng mới sẽ được tạo ngay lập tức.
Để xóa một phòng, hãy chuyển đến phòng và nhấp vào 'Tùy chọn khác'. Sau đó chọn ‘Xóa Phòng’ từ menu.
Tạo lại các phòng: Tại bất kỳ thời điểm nào nếu bạn muốn loại bỏ hoàn toàn các phòng đột phá hiện có và bắt đầu lại từ đầu, điều đó cũng có thể thực hiện được. Đi tới 'Tùy chọn khác' ở đầu bảng điều khiển phòng đột phá, sau đó chọn 'Tạo lại phòng' từ menu. Các phòng hiện có sẽ bị xóa và cửa sổ tạo phòng sẽ xuất hiện trở lại.
Có thể khó có những cuộc thảo luận cởi mở hoặc có ý nghĩa trong các cuộc họp lớn, đặc biệt là khi cần sự sáng tạo. Phòng đột phá giúp mọi người động não hiệu quả trong các nhóm nhỏ hơn.