Trong Microsoft Office Excel, một trong những vấn đề lớn mà nhiều người dùng gặp phải là nhận được các giá trị và hàng trùng lặp. Tìm và loại bỏ các bản sao là một nhiệm vụ cơ bản khi bạn muốn phân tích dữ liệu của mình. Excel cung cấp một số cách để lọc các giá trị duy nhất hoặc tìm và loại bỏ các bản sao trong dữ liệu của bạn.
Bạn muốn loại bỏ các giá trị trùng lặp trong Excel, nhưng không biết làm thế nào? sau đó làm theo hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách tìm và xóa các giá trị trùng lặp khỏi dữ liệu của bạn trong Excel.
Tìm bản sao bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện
Đôi khi, bạn muốn tìm các bản sao nhưng không thể xóa chúng. Trong trường hợp đó, bạn có thể tìm thấy các bản sao bằng cách sử dụng phương pháp định dạng có điều kiện. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn tìm xem có tên nào của ‘Người đại diện’ được lặp lại hay không. Đầu tiên, chọn tập dữ liệu mà bạn muốn tìm các bản sao, bạn có thể chọn cột, hàng hoặc thậm chí toàn bộ trang tính.
Tiếp theo, nhấp vào ‘Định dạng có điều kiện’ trên tab ‘Trang chủ’ và nhấp vào ‘Quy tắc ô tô sáng’. Sau đó, chọn ‘Giá trị trùng lặp’.
Trong hộp thoại ‘Giá trị trùng lặp’, bạn có thể chọn xem bạn muốn tìm các giá trị trùng lặp hay duy nhất. Bây giờ, bạn đang tìm kiếm các bản sao, vì vậy hãy chọn 'Nhân bản' và trong menu thả xuống bên cạnh 'giá trị với' và chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các giá trị trùng lặp.
Tùy chọn này sẽ đánh dấu tất cả các giá trị trùng lặp trong cột. Bây giờ bạn có thể xóa các giá trị trùng lặp nếu bạn muốn.
Nếu bạn muốn xóa các ô được đánh dấu, hãy chọn phạm vi ô được đánh dấu. Một lần nữa, hãy chuyển đến danh sách thả xuống ‘Định dạng có điều kiện’ trong Tab ‘Trang chủ’. Nhấp vào "Xóa quy tắc" và sau đó chọn "Xóa quy tắc từ các ô đã chọn". Bây giờ, định dạng được đánh dấu sẽ không còn nữa.
Xóa bản sao bằng tính năng Xóa bản sao
Với sự trợ giúp của tính năng Xóa bản sao, bạn có thể ngay lập tức tìm và loại bỏ các bản sao khỏi hàng hoặc cột.
Đầu tiên, chọn tập dữ liệu. Bạn có thể chọn các ô phạm vi có giá trị trùng lặp mà bạn muốn loại bỏ hoặc bạn có thể nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong tập dữ liệu.
Chuyển đến tab 'Dữ liệu' trong Ruy-băng Excel. Trong ‘nhóm Công cụ dữ liệu’, hãy nhấp vào ‘Xóa bản sao’.
Hộp thoại ‘Xóa các bản sao’ sẽ xuất hiện chứa các tiêu đề cột của bạn, hãy chọn các cột có giá trị trùng lặp mà bạn muốn loại bỏ. Chọn các hộp của một hoặc nhiều cột có thể có trùng lặp và nhấp vào 'OK'. Bạn có thể chọn tất cả các tiêu đề nếu bạn muốn nhưng trong trường hợp này, chúng tôi sẽ xóa các tiêu đề trùng lặp trong tên Đại diện và Khu vực của họ.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để thông báo cho bạn về số lượng giá trị trùng lặp đã được tìm thấy và loại bỏ cũng như số lượng giá trị duy nhất còn lại.
Bây giờ tất cả các giá trị hàng trùng lặp từ các cột đã chọn đã bị xóa và bạn chỉ có các giá trị duy nhất. Tính năng này có thể được sử dụng để xóa các bản sao trong toàn bộ hàng hoặc một phần dữ liệu khớp.
Loại bỏ các bản sao bằng cách sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel
Một phương pháp khác để loại bỏ các giá trị trùng lặp trong Excel là Bộ lọc nâng cao trong Excel. Đầu tiên, chọn tập dữ liệu trong Excel.
Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào "Nâng cao" trong nhóm "Sắp xếp & Bộ lọc".
Trong hộp thoại ‘Bộ lọc nâng cao’, chọn ‘Lọc danh sách, tại chỗ’ trong Hành động và chọn hộp kiểm ‘Chỉ bản ghi duy nhất’ và nhấp vào ‘OK’.
Điều này sẽ loại bỏ các hàng trùng lặp và chỉ để lại các bản ghi duy nhất.
Nếu bạn muốn sao chép tất cả các bản ghi duy nhất từ phạm vi đã chọn sang vị trí mới, hãy chọn tùy chọn thứ hai, ‘sao chép sang vị trí khác’ và thêm tham chiếu ô trong hộp ‘Sao chép vào’.
Trong ví dụ này, chúng tôi muốn tìm các giá trị duy nhất từ phạm vi ô B1: C12 và sao chép chúng vào ô F1: G12. Thêm ‘$’ trước ký tự cột và số hàng để chỉ định vị trí ô.
Bây giờ, chỉ giá trị duy nhất từ ô B1: C12 được sao chép sang F1: G6.
Bạn nên tạo một bản sao của dữ liệu gốc trước khi bắt đầu xóa vĩnh viễn các bản sao khỏi trang tính.