Thay đổi trạng thái của bạn để mọi người biết tại sao bạn không quay lại với họ
Mọi người sử dụng Microsoft Teams để liên lạc và cộng tác với đồng đội của họ. Trên thực tế, rất nhiều người dùng đã hoàn toàn chuyển từ email sang Microsoft Teams cho mục đích giao tiếp.
Vì vậy, bạn đang tìm cách nào đó trong Microsoft Teams để cho đồng đội của bạn biết khi nào bạn không thể nhận được tin nhắn của họ và không thể trả lời, vì vậy không có phạm vi thông tin sai. Cho dù bạn rời xa bàn làm việc của mình trong một giờ, một ngày hay một tuần, cho dù bạn bước ra ngoài để ăn trưa với khách hàng, hội thảo hay bạn đang đi nghỉ, hãy luôn để trạng thái của bạn phản ánh điều đó và điều đó là chính xác những gì bạn có thể làm với Trạng thái 'Vắng mặt' trong Microsoft Teams.
Nếu bạn không biết trạng thái trong Microsoft Teams, đó là chấm màu xanh lá cây / vàng / đỏ xuất hiện bên cạnh Ảnh hồ sơ của bạn trong Microsoft Teams và cho biết các thành viên trong nhóm của bạn có sẵn sàng kết nối hay không.
Nếu bạn hơi bối rối với tùy chọn trạng thái mới này, đó không phải là lỗi của bạn. Như bạn có thể nhận thấy, tùy chọn Vắng mặt không phải là một trong những tùy chọn tiêu chuẩn có sẵn trong tính năng 'Trạng thái' trong Nhóm. Đặt trạng thái ‘Không có mặt tại văn phòng’ trong Microsoft Teams cũng không đơn giản bằng việc thay đổi trạng thái của bạn từ ‘Sẵn sàng’ thành ‘Bận’ hoặc ‘Không làm phiền’ - điều bạn có thể thực hiện ngay lập tức.
Đặt Trạng thái 'Vắng mặt' trong Nhóm từ đâu?
“Tôi đặt trạng thái Vắng mặt này ở đâu trong Nhóm nếu không phải từ tùy chọn Trạng thái?” À, vấn đề là bạn hoàn toàn không thể đặt trạng thái Vắng mặt từ Microsoft Teams. Bạn cần Outlook để làm điều đó.
Microsoft Teams đồng bộ hóa với tài khoản Outlook của bạn và chọn trạng thái Vắng mặt từ Outlook và tự động phản ánh nó trên tài khoản Nhóm của bạn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi bạn không tìm thấy tùy chọn để đặt trạng thái ngay lập tức. Microsoft chắc chắn không làm cho nó dễ dàng.
Làm cách nào để đặt Không có mặt trong Outlook?
Để đặt trạng thái Vắng mặt trong Nhóm, bạn cần thiết lập 'Trả lời tự động' trong tài khoản Outlook của mình. Trả lời tự động là gì? Tính năng này sẽ tự động gửi tin nhắn tới bất kỳ email nào bạn nhận được khi đang bật. Microsoft Teams biết khi nào bạn bật trả lời tự động trong Outlook và thay đổi trạng thái của bạn để phản ánh nơi ở của bạn.
Bạn có thể thiết lập trả lời tự động trong Outlook từ cả ứng dụng trên máy tính để bàn hoặc web Outlook.
Để thiết lập trả lời tự động từ ứng dụng Outlook trên máy tính, mở ứng dụng và nhấp vào tùy chọn 'Tệp' trên Thanh Trình đơn.
Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Trả lời tự động’ trên màn hình Thông tin tài khoản.
Hộp thoại thiết lập trả lời tự động sẽ mở ra. Hiện tại, nó sẽ hiển thị ‘Không gửi’. Chọn nút radio cho 'Gửi trả lời tự động'.
Bạn cũng có thể chỉ định khoảng thời gian để gửi tin nhắn vắng mặt. Chọn hộp 'Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này' và chọn ngày và giờ.
Bạn có thể đặt một tin nhắn tùy chỉnh để trả lời những tin nhắn đã nhận. Bây giờ, nếu bạn đang sử dụng tài khoản tổ chức, sẽ có hai tùy chọn cho tin nhắn. Bạn có thể đặt các thông báo khác nhau cho những người nội bộ và bên ngoài tổ chức của bạn. Đối với tài khoản cá nhân, sẽ không có sự khác biệt. Cuối cùng, nhấp vào ‘OK’ để lưu các thay đổi.
Sau khi bật tính năng trả lời Vắng mặt, hãy chuyển đến Microsoft Teams. Trạng thái của bạn sẽ thay đổi thành Vắng mặt và thông báo bạn thiết lập trong thư trả lời tự động cũng sẽ được hiển thị cùng với trạng thái của bạn khi ai đó di chuột qua ảnh hồ sơ của bạn.
Để thiết lập trả lời tự động từ Outlook cho Web, truy cập outlook.live.com và đăng nhập bằng tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Cài đặt’ (biểu tượng bánh răng) ở góc trên cùng bên phải màn hình.
Trong hộp văn bản tìm kiếm, nhập ‘Vắng mặt’ hoặc ‘Trả lời tự động’ rồi nhấp vào kết quả tìm kiếm cho cài đặt Trả lời tự động.
Hộp thoại trả lời tự động sẽ mở ra. Bật công tắc cho 'Bật trả lời tự động'.
Nếu bạn muốn gửi trả lời tự động trong một khoảng thời gian cụ thể, hãy chọn hộp 'Chỉ gửi trả lời trong một khoảng thời gian' và chỉ định ngày giờ và đặt thông báo tùy chỉnh của bạn.
Thiết lập trả lời tự động là cách tốt nhất để đặt trạng thái Không có mặt trong Microsoft Teams. Bạn có thể đặt trạng thái trong một khoảng thời gian cụ thể và cũng có một thông báo tùy chỉnh giải thích cùng với nó. Nhưng nó chắc chắn không phải là cách duy nhất.
Bạn cũng có thể đặt trạng thái vắng mặt bằng cách tạo một cuộc hẹn trong lịch của mình và đặt nó thành 'Vắng mặt'. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chuyển sang lịch thay vì email.
Nhấp vào tùy chọn 'Cuộc hẹn Mới' trong menu Trang chủ.
Hộp thoại tạo cuộc hẹn sẽ mở ra. Tạo một cuộc hẹn cho thời điểm bạn sẽ ra khỏi văn phòng. Bây giờ, hãy nhấp vào ‘Tùy chọn’.
Từ menu thả xuống bên cạnh "Hiển thị với tư cách", hãy chọn "Vắng mặt" và lưu cuộc hẹn.
Microsoft Teams sẽ thay đổi trạng thái của bạn thành Vắng mặt trong thời gian bạn đặt cuộc hẹn trong Outlook.
Giờ đây, bạn có thể bước ra khỏi bàn làm việc mà không cần lo lắng gì nữa. Mọi người sẽ có thể thấy trạng thái Vắng mặt của bạn. Trong các cuộc trò chuyện cá nhân, một cảnh báo ở phía người gửi sẽ nhắc họ rằng bạn không có mặt tại văn phòng và có thể không liên lạc lại được với họ ngay lúc đó.