Tạo một kênh riêng cho các nhiệm vụ nhóm siêu bí mật của bạn
Các kênh nhóm thường tồn tại trên cơ sở các dự án khác nhau mà một nhóm xử lý và tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào chúng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một tập hợp con của nhóm cần thảo luận các vấn đề nhạy cảm một cách riêng tư hoặc họ cần một khu vực đặc biệt để cộng tác, nơi họ có thể tập trung vào nhiệm vụ được giao mà không làm phiền những người còn lại trong nhóm?
Họ có nên tạo một đội khác cho nó không? Chà, nếu các thành viên cần vị trí đặc biệt này đã là thành viên của nhóm, thì bạn không cần một nhóm mới - bạn cần có Kênh riêng tư.
Kênh riêng tư trong nhóm là gì?
Kênh Riêng tư trong Microsoft Teams là các kênh nhóm mà tất cả các thành viên trong nhóm đều không thể truy cập và chỉ một số thành viên nhất định mới có quyền truy cập vào kênh đó. Chúng hoàn hảo khi một tập hợp con của nhóm cần cộng tác hoặc thảo luận mọi thứ riêng biệt với những người còn lại trong nhóm. Vì một kênh được tạo nhanh hơn một nhóm mới, họ là giải pháp lý tưởng cho những tình huống như vậy.
Nhưng trước khi bạn quyết định tạo các kênh riêng tư, điều quan trọng là phải biết tất cả thông tin thực tế về chúng, để bạn biết chính xác những gì sẽ xảy ra.
Có ai có thể tạo kênh riêng trong Microsoft Teams không? Nói chung, có. Theo mặc định, tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể tạo kênh riêng tư. Nhưng các tổ chức có thể giới hạn khả năng này đối với một số thành viên nhất định hoặc vô hiệu hóa nó hoàn toàn. Nếu bạn không thể tạo kênh Riêng tư trong Microsoft Teams, hãy liên hệ với quản trị viên CNTT của tổ chức bạn.
Một câu hỏi khác chắc chắn xuất hiện trong đầu bạn là Chủ sở hữu nhóm có quyền truy cập vào các kênh riêng tư không? Nếu Chủ sở hữu nhóm không thuộc kênh riêng tư, họ sẽ có quyền truy cập hạn chế vào kênh đó. Họ có thể thấy tên của kênh riêng tư, chủ sở hữu và dấu thời gian hoạt động gần đây nhất. Họ thậm chí có thể xóa một kênh riêng tư. Các kênh riêng tư xuất hiện trong danh sách kênh với biểu tượng "khóa" bên cạnh.
Nhưng họ không thể xem bất kỳ nội dung nào, có thể là tin nhắn, tệp hoặc tab, được chia sẻ trong kênh. Giờ đây, các thành viên khác trong nhóm không thuộc kênh riêng tư không được giữ bí mật đối với bất kỳ thông tin nào mà chủ sở hữu có. Họ thậm chí sẽ không có ý tưởng mờ nhạt nhất về sự tồn tại của nó trừ khi ai đó nói với họ.
Ai có thể là một phần của kênh riêng tư? Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể là một phần của kênh riêng tư, ngay cả những khách là một phần của nhóm. Nhưng không ai bên ngoài nhóm có thể được thêm vào kênh riêng tư.
Các kênh riêng tư có giống với kênh chuẩn không?
Không họ không. Có một số hạn chế đối với các kênh riêng tư và không phải tất cả các tính năng có sẵn trong các kênh Chuẩn đều khả dụng trên các kênh riêng. Các kênh riêng tư hỗ trợ tab và trình kết nối (ngoại trừ Luồng, Công cụ lập kế hoạch và Biểu mẫu), nhưng chúng hiện không hỗ trợ Bots và Tiện ích nhắn tin.
Ngoài ra, chỉ có thể có tối đa 30 kênh riêng trong một nhóm và mỗi kênh riêng chỉ có thể có tối đa 250 thành viên. Và khi bạn tạo một nhóm từ một nhóm hiện có, các kênh riêng tư sẽ không bị sao chép. Microsoft Teams đang nỗ lực để giảm bớt những hạn chế này, nhưng không có lịch trình về thời điểm điều đó xảy ra.
Cách tạo kênh riêng tư trong Microsoft Teams
Bây giờ bạn đã quyết định rằng kênh riêng tư là thứ bạn cần, việc tạo ra kênh đó là một miếng bánh. Mở Microsoft Teams và chuyển đến 'Teams' từ thanh điều hướng ở bên trái.
Danh sách các đội sẽ xuất hiện bên trái. Chuyển đến nhóm bạn muốn tạo kênh và nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn khác' (ba dấu chấm) và chọn 'Thêm kênh' từ menu.
Cửa sổ tạo kênh sẽ mở ra. Đặt tên cho kênh và cung cấp mô tả cho kênh nếu bạn muốn. Sau đó, chuyển đến tùy chọn cho 'Quyền riêng tư'. Theo mặc định, nó sẽ hiển thị cài đặt quyền riêng tư là 'Tiêu chuẩn'. Nhấp vào nó để mở rộng menu thả xuống và chọn ‘Riêng tư’. Nhấp vào ‘Tiếp theo’ để hoàn tất việc tạo.
Sau đó, bắt đầu nhập tên của các thành viên bạn muốn thêm vào kênh và nhấp vào nút ‘Thêm’.
Bạn cũng có thể bỏ qua bước này ngay bây giờ nếu bạn không chắc chắn người mình muốn thêm.
Hoặc nếu bạn kết thúc việc thêm người, bạn luôn có thể thêm người khác sau này bất cứ khi nào bạn muốn.
Cách thoát khỏi kênh nhóm
Nếu bạn (chủ sở hữu) muốn rời kênh vào lúc nào đó, bạn chỉ có thể rời kênh nếu có chủ sở hữu khác trong đó, tức là bạn không thể rời kênh nếu bạn là chủ sở hữu cuối cùng.
Bạn cũng không thể rời nhóm nếu bạn là chủ sở hữu cuối cùng của bất kỳ kênh riêng tư nào trong nhóm cũng như không thể xóa bạn khỏi nhóm bởi chủ sở hữu nhóm. Bạn sẽ phải chỉ định người khác làm chủ sở hữu thay cho bạn để rời khỏi kênh riêng tư hoặc nhóm.
Nhưng bạn có thể rời khỏi tổ chức hoặc bị xóa khỏi nhóm Office 365 được liên kết với nhóm của bạn. Trong trường hợp này, ngay cả khi bạn là chủ sở hữu duy nhất của kênh riêng tư, điều đó không thành vấn đề. Người khác từ kênh sẽ tự động trở thành chủ sở hữu của nhóm.
Các kênh riêng tư rất thuận tiện cho các tình huống khi tất cả các thành viên cần một nơi khác để giao tiếp và cộng tác đều đã là thành viên của một nhóm. Chúng dễ dàng tạo và xử lý, làm cho chúng trở thành sự lựa chọn lý tưởng.