Dễ dàng tạo bản sao lưu dữ liệu được lưu trữ trên Google Drive của bạn vào ổ đĩa ngoài trên máy tính hoặc vào Tài khoản Google phụ của bạn.
Tất cả chúng ta đều phụ thuộc vào Google đối với hầu hết các yêu cầu dựa trên web của chúng ta, có thể là Gmail, YouTube, Google Docs Editors Suite hoặc Google Drive trong số nhiều yêu cầu khác. Với những dịch vụ thân thiện với người dùng như vậy, Google đang dẫn đầu trong không gian kỹ thuật số.
Google Drive, một trong những dịch vụ phổ biến nhất, được sử dụng để lưu trữ và đồng bộ hóa tệp. Nó có thể được truy cập cả trên máy tính để bàn và di động và người dùng có thể dễ dàng tải dữ liệu lên nó hoặc sử dụng tính năng tự động đồng bộ hóa để tiết kiệm cả thời gian và công sức. Tuy nhiên, với việc mất cắp và mất dữ liệu là điều bình thường hiện nay, bạn nên luôn tạo một bản sao lưu cục bộ cho các ổ đĩa đám mây của mình.
Nhiều người trong chúng ta không nhận ra tầm quan trọng của việc sao lưu cho đến khi chúng ta là nạn nhân của việc mất hoặc đánh cắp dữ liệu. Nếu bạn có một bản sao lưu tại chỗ, bạn luôn có thể truy xuất dữ liệu, do đó không bao giờ mất các tệp và ảnh có giá trị của bạn. Có nhiều cách khác nhau để sao lưu Google Drive của bạn, một số cách đơn giản trong khi một số cách khác có thể phức tạp đối với người mới. Sử dụng cái phù hợp nhất với yêu cầu của bạn và phù hợp với khả năng của bạn.
Sao lưu cục bộ Google Drive vào ổ cứng ngoài
Đây là một trong những phương pháp đơn giản nhất, nơi bạn tải xuống dữ liệu và sau đó di chuyển nó vào ổ cứng ngoài cục bộ. Bạn không cần phải hiểu biết về công nghệ để sử dụng phương pháp này, nhưng bạn sẽ phải lặp lại quy trình mỗi khi thêm tệp vào Google Drive, đây là một công việc tẻ nhạt. Một nhược điểm lớn khác của phương pháp này là nó tiêu tốn dung lượng trên ổ cứng của bạn, do đó để lại ít dung lượng cho các mục khác.
Tuy nhiên, phương pháp này không yêu cầu sự can thiệp của bất kỳ phần mềm hoặc chương trình nào của bên thứ ba nên tương đối an toàn.
Để tải xuống các tệp từ Google Drive của bạn, hãy truy cập drive.google.com và chọn các tệp bạn muốn tải xuống. Bạn có thể nhấn CTRL + A để chọn tất cả các mục hoặc giữ ĐIỀU KHIỂN và nhấp vào tệp bạn muốn chọn và tải xuống.
Khi bạn đã chọn các tệp để sao lưu, hãy nhấp vào dấu ba chấm (ba chấm) gần góc trên cùng bên phải và sau đó chọn ‘Tải xuống’ từ trình đơn thả xuống.
Sẽ mất một phút hoặc lâu hơn để Google Drive chuẩn bị tải xuống và sau khi hoàn tất, quá trình tải xuống sẽ tự động bắt đầu. Bạn có thể theo dõi tiến trình tải xuống từ thanh Tải xuống ở cuối màn hình. Bạn cũng có thể tìm thấy tệp trong thư mục "Tải xuống" mặc định trên máy tính của mình.
Mở thư mục tải xuống và sao chép tệp ZIP đã tải xuống của bản sao lưu Google Drive của bạn và dán vào ổ đĩa ngoài được kết nối với máy tính của bạn.
Tạo bản sao lưu trên một Google Drive khác
Còn gì thuận tiện hơn việc sao lưu dữ liệu trên một Google Drive khác, khá đơn giản và dễ hiểu? Bạn nên thực hiện điều này nếu bạn phụ thuộc vào Google cho hầu hết các yêu cầu của mình vì quy trình này đã quen thuộc với bạn.
Quá trình này bao gồm hai phần, chia sẻ tệp sang một Google Drive khác và thêm chúng.
Chia sẻ tệp với tài khoản Google phụ của bạn
Để chia sẻ tệp của bạn với một Google Drive khác, hãy chọn các tệp có liên quan, sau đó nhấp vào tùy chọn 'Chia sẻ' ở trên cùng.
Hộp 'Chia sẻ với mọi người và nhóm' sẽ mở ra nơi bạn có thể thêm tài khoản mà bạn muốn chia sẻ tệp. Để thêm, hãy nhấp vào hộp tìm kiếm ở trên cùng và chọn tài khoản Google phụ của bạn từ danh sách (nếu có) hoặc nhập ID Gmail của bạn theo cách thủ công.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Gửi’ ở dưới cùng và hộp sẽ đóng lại ngay sau đó.
Chúng tôi đã chia sẻ các tệp nhưng nó chỉ có thể được chỉnh sửa và không có quyền sở hữu, rất cần thiết trong trường hợp sao lưu. Để thay đổi nó, hãy chọn các tệp được chia sẻ và mở lại hộp "Chia sẻ với mọi người và nhóm", nhấp vào hộp bên cạnh tài khoản mà bạn đã chia sẻ tệp, sau đó chọn 'Đặt làm chủ sở hữu' từ menu thả xuống.
Tiếp theo sẽ xuất hiện ô xác nhận, bạn bấm vào ‘Yes’ để thực hiện.
Các tệp hiện đã được chia sẻ và bây giờ bạn chỉ cần thêm chúng vào ổ đĩa khác.
Thêm tệp vào Google Drive khác
Đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn đã chia sẻ tệp trước đó và sau đó tìm thư có tệp đính kèm. Trong thư, cuộn xuống dưới cùng nơi các tệp được đặt và nhấp vào tùy chọn ‘Thêm tất cả vào ổ đĩa’ ở bên phải.
Giờ đây, tất cả các tệp đã được thêm vào Google Drive phụ của bạn và bạn có thể dễ dàng truy xuất chúng từ đây, trong trường hợp bạn bị mất chúng.
Sao lưu Google Drive với Google Takeout
Google Takeout là một cách tuyệt vời để tạo bản sao lưu cho tất cả các sản phẩm của Google, có thể là Gmail, YouTube hoặc Google Drive và các sản phẩm khác. Với Google Takeout, bạn tạo tệp lưu trữ có thể tải xuống và có thể sử dụng tệp đó để truy xuất dữ liệu. Đây ban đầu là một quá trình tốn thời gian nhưng bạn có tùy chọn đặt tần suất tự động sao lưu, giúp tiết kiệm cả thời gian và công sức về lâu dài.
Tạo bản sao lưu cho Google Drive
Để tạo bản sao lưu với Google Takeout, hãy mở takeout.google.com, sau đó nhấp vào ‘Bỏ chọn tất cả’ trong ‘Chọn dữ liệu để bao gồm’.
Tiếp theo, cuộn xuống và đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh ‘Drive’.
Bây giờ bạn có ba tùy chỉnh cho bản sao lưu. Chúng tôi sẽ xem từng người trong số họ riêng lẻ. Đầu tiên là 'Nhiều định dạng', hãy nhấp vào nó để mở rộng và kiểm tra các tùy chọn khác nhau được cung cấp trong định dạng này.
Bây giờ bạn có thể chọn các định dạng cho các loại tệp khác nhau mà bạn muốn trong bản sao lưu. Tính năng này trở nên cần thiết khi bạn muốn có một định dạng khác và không có thời gian để thay đổi định dạng của các tệp riêng lẻ. Nhấp vào hộp bên cạnh mỗi loại tệp và chọn định dạng mong muốn từ trình đơn thả xuống. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào ‘OK’ để tiếp tục.
Tùy chỉnh có sẵn tiếp theo là 'Cài đặt nâng cao', nơi bạn có thể chọn xem bạn có muốn bao gồm thông tin bổ sung hay không.
Trong hộp ‘Cài đặt nâng cao’, hãy nhấp vào các hộp kiểm có liên quan nếu bạn muốn bao gồm dữ liệu được đề cập bên cạnh chúng và sau đó nhấp vào ‘OK’ để tiếp tục.
Tùy chỉnh cuối cùng là 'Bao gồm tất cả dữ liệu Drive', nơi bạn có thể chọn xem bạn muốn bao gồm tất cả dữ liệu hay chỉ các thư mục đã chọn.
Trong hộp "Tùy chọn nội dung Drive", hộp kiểm "Bao gồm tất cả các tệp và thư mục trong Drive" được chọn theo mặc định và các tùy chọn thư mục riêng lẻ có màu xám. Trong trường hợp bạn muốn sao lưu các tệp đã chọn, hãy bỏ chọn hộp kiểm.
Sau khi bạn đã bỏ chọn hộp kiểm, những cái ở dưới cùng sẽ có thể truy cập được. Bây giờ đánh dấu vào hộp kiểm trước các thư mục mà bạn muốn tạo bản sao lưu và nhấp vào ‘OK’ ở dưới cùng.
Sau khi bạn đã thực hiện các tùy chỉnh cần thiết, hãy cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào ‘Bước tiếp theo’.
Trong phần tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn tần suất cho bản sao lưu. Tại đây, bạn có tùy chọn tạo bản sao lưu chỉ một lần hoặc tạo một bản sao lưu hai tháng một lần trong một năm.
Tiếp theo, bạn có phần 'Loại & kích thước tệp', nơi bạn có thể chọn loại và kích thước tệp để sao lưu. Bạn nên chọn các lựa chọn mặc định. Khi bạn đã hoàn tất tất cả các lựa chọn, bước cuối cùng là nhấp vào 'Tạo xuất' ở dưới cùng.
Sau khi bạn nhấp vào ‘Tạo xuất’, bạn sẽ nhận được một thư xác nhận và tệp sao lưu sẽ được gửi qua thư cho bạn trong vài giờ, tùy thuộc vào kích thước của bản sao lưu. Bạn cũng sẽ nhận được một thư khi bản sao lưu được tạo với liên kết cho tệp sao lưu.
Tải xuống tệp sao lưu
Tiếp tục kiểm tra thư của bạn vài giờ một lần để tìm tệp sao lưu. Khi bạn đã nhận được nó, bạn sẽ tìm thấy các liên kết tải xuống cho tệp sao lưu. Trước khi bạn tiếp tục tải xuống, hãy kiểm tra số lượng tệp sao lưu đã tạo và kích thước của mỗi tệp để tham khảo trong tương lai. Ngoài ra, bạn chỉ có thể tải xuống tệp sao lưu trong vòng 7 ngày đầu tiên kể từ thời điểm yêu cầu sao lưu.
Sau khi bạn đã nhận được thư cùng với các tệp sao lưu, hãy nhấp vào một trong các biểu tượng để mở màn hình 'Quản lý tệp xuất của bạn' từ nơi bạn có thể tải chúng xuống.
Bạn sẽ được yêu cầu xác thực bằng cách xác nhận mật khẩu của mình trên trang tiếp theo. Nhấp vào ‘Tiếp theo’ để chuyển sang trang cuối cùng.
Tất cả các tệp sao lưu được tạo cho Google Drive của bạn đều được hiển thị trên màn hình và bạn có thể tải xuống từng tệp bằng cách nhấp vào biểu tượng ‘Tải xuống’ bên cạnh mỗi tệp. Vì chúng tôi đã chọn định dạng ‘ZIP’ trước đó, bạn sẽ phải giải nén chúng, phòng trường hợp bạn truy xuất dữ liệu.
Giờ đây, bạn đã có định hướng tốt về các phương pháp sao lưu Google Drive khác nhau và có thể dễ dàng tự tạo một phương pháp. Luôn nhớ rằng, một bản sao lưu chỉ xuất hiện sau khi mất dữ liệu, do đó, cách tiếp cận chính của bạn nên là để tránh mất dữ liệu. Đối với điều này, hãy thử tạo mật khẩu mạnh và tiếp tục thay đổi chúng định kỳ.
Hơn nữa, không bao giờ tải xuống các tệp từ các nguồn không đáng tin cậy vì chúng có thể lây nhiễm vào hệ thống của bạn và dẫn đến mất hoặc đánh cắp dữ liệu.