Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Tạo danh sách thả xuống các mục trong Excel để giúp nhập dữ liệu dễ dàng hơn, nhanh hơn và không bị lỗi. Với tính năng Xác thực dữ liệu của Excel, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách thả xuống để nhập dữ liệu trên trang tính hoặc sổ làm việc.

Danh sách thả xuống hoặc menu thả xuống của Excel là một phần tử điều khiển đồ họa cho phép người dùng chọn một tùy chọn từ danh sách các tùy chọn được xác định trước. Điều này sẽ làm cho việc nhập dữ liệu dễ dàng hơn, nhanh hơn và giảm sự thiếu chính xác và lỗi chính tả.

Ví dụ, người dùng có thể dễ dàng chọn trạng thái công việc là ĐÃ HOÀN THÀNH từ menu thả xuống. Nhưng nếu bạn cung cấp cho họ sự lựa chọn để nhập nó theo cách thủ công, họ có thể nhập toàn bộ từ HOÀN THÀNH hoặc PENDING hoặc ONGOING, hoặc FAILED. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để gõ trạng thái cho từng công việc, nhưng nếu đó là danh sách thả xuống sẽ đẩy nhanh quá trình nhập dữ liệu.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng để tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng dữ liệu từ các ô hoặc bằng cách nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng công thức trong Excel.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng dữ liệu từ các ô

Ví dụ: bạn có thể tạo menu thả xuống để theo dõi trạng thái của từng chuyến đi mà bạn dự định thực hiện (như trong hình bên dưới).

Đầu tiên, hãy nhập các mục bạn muốn xuất hiện trong menu thả xuống trong một mảng ô. Bạn có thể thực hiện việc này trên trang tính chứa danh sách thả xuống hoặc trên một trang tính khác.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập danh sách các mục cho danh sách thả xuống trong Trang tính 2.

Quay lại Trang tính 1 và sau đó chọn ô B2 (đây là ô mà bạn sẽ thiết lập trình đơn thả xuống của mình).

Tiếp theo, chuyển đến tab ‘Dữ liệu’ và nhấp vào biểu tượng ‘Xác thực dữ liệu’ và chọn ‘Xác thực dữ liệu’ từ menu thả xuống.

Trong hộp thoại ‘Xác thực dữ liệu’, chọn ‘Danh sách’ từ trình đơn thả xuống ‘Cho phép:’ và nhấp vào ‘OK”.

Nhấp vào hộp ‘Nguồn’ và bạn có thể chọn danh sách các mục bạn muốn thêm làm tùy chọn sẽ xuất hiện trong danh sách.

Bây giờ, chọn danh sách các mục (A1: A5) từ Trang tính 2.

Và vị trí nơi các giá trị cho menu thả xuống sẽ được tự động thêm vào hộp Nguồn. Bây giờ, hãy nhấp vào ‘OK’. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn ‘Bỏ qua màu đen’, Excel sẽ buộc người dùng chọn một giá trị từ danh sách.

Bây giờ bạn đã tạo một danh sách thả xuống trong ô B2 của cột Trạng thái.

Để sao chép danh sách thả xuống cho tất cả 5 hàng, chỉ cần nhấp vào hình vuông nhỏ màu xanh lục ở phía dưới bên trái của hộp thả xuống và kéo nó xuống trên ô B6.

Bây giờ, danh sách thả xuống được sao chép từ ô B2 sang ô B6.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách nhập dữ liệu theo cách thủ công

Ngoài ra, bạn có thể thêm các mục trực tiếp vào menu thả xuống bằng cách nhập chúng theo cách thủ công vào trường "Nguồn" của cửa sổ hộp thoại Xác thực dữ liệu.

Trong ví dụ này, bạn đang thêm một danh sách thả xuống cho mùa bạn sẽ đến thăm các thành phố. Vì vậy, hãy chọn ô C2 để tạo danh sách thả xuống.

Mở hộp thoại 'Xác thực dữ liệu' từ tab 'Dữ liệu'.

Chọn "Danh sách" từ tiêu chí Xác thực và nhập danh sách của bạn vào hộp "Nguồn". Tất cả các mục phải được nhập không có khoảng trắng, được phân tách bằng dấu phẩy giữa mỗi mục.

Tại đây, nhập ‘Spring, Summer, Fall, Winter’ vào trường nguồn và nhấp vào ‘OK’.

Bây giờ, tất cả các mục (tùy chọn) được nhập vào trường Nguồn sẽ xuất hiện ở các dòng khác nhau trong danh sách thả xuống. Sau đó, bạn có thể kéo và sao chép danh sách vào phần còn lại của các hàng như bạn đã làm trong phương pháp trước đó.

Tạo danh sách thả xuống bằng công thức

Một cách khác bạn có thể tạo danh sách thả xuống là sử dụng công thức OFFSET trong trường nguồn.

Trong ví dụ này, chúng tôi đang tạo một danh sách thả xuống trong cột Năm. Chọn ô D1 và đi tới Dữ liệu -> Công cụ Dữ liệu -> Xác thực Dữ liệu.

Trong cửa sổ Xác thực Dữ liệu, hãy nhập trường nguồn công thức này thay vì tham chiếu ô hoặc các mục được nhập theo cách thủ công:

 = OFFSET (tham chiếu, hàng, cột, [chiều cao], [chiều rộng])

Bây giờ hãy nhập danh sách các mục cho danh sách thả xuống (Năm) trong Trang tính 2.

Trong công thức, chỉ định tham chiếu ô là B1 (điểm bắt đầu của danh sách), chỉ định hàng và cột là 0 để tránh bù trừ tham chiếu và chỉ định là Chiều cao là 5 cho các mục trong danh sách.

= OFFSET (Trang tính 2! $ B $ 1,0,0,5)

Bây giờ, nếu bạn nhập công thức này vào trường nguồn, nó sẽ trả về một mảng có danh sách năm (B1: B5).

Thao tác này sẽ tạo một danh sách thả xuống hiển thị tất cả các năm trong phạm vi ô B1: B5 của Trang tính 2.

Xóa danh sách thả xuống

Bạn cũng có thể xóa danh sách thả xuống trong Excel. Để xóa danh sách thả xuống, hãy chọn ô có danh sách thả xuống. Sau đó, vào Data -> Data Tools -> Data Validation.

Nhấp vào nút ‘Xóa tất cả’ ở góc dưới cùng bên trái của hộp thoại ‘Xác thực dữ liệu’ và nhấp vào ‘OK’. Thao tác này sẽ xóa danh sách thả xuống trên ô đã chọn.

Nếu bạn muốn xóa tất cả danh sách thả xuống trong trang tính, hãy chọn 'Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt' trước khi bạn nhấp vào nút 'Xóa tất cả'. Sau đó, nhấp vào ‘OK’ để áp dụng.

Bây giờ, bạn có thể tạo và xóa danh sách thả xuống bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước này.