Tạo các nhóm riêng biệt trên Microsoft Teams để làm việc hiệu quả
Nền tảng Workstream Collaboration Microsoft Teams đã thay đổi rất nhiều cách các doanh nghiệp và tổ chức giao tiếp. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp hướng đến các ứng dụng như thế này cho nhu cầu giao tiếp của họ. Và bây giờ, đặc biệt là do đại dịch khi tất cả chúng ta đều ở nhà, các ứng dụng này đã là một vị cứu tinh thực sự.
Sự phổ biến của Microsoft Teams nằm ở chỗ các tổ chức không chỉ có thể cộng tác và giao tiếp hiệu quả mà người dùng có thể tạo các Nhóm khác nhau cho các dự án và phòng ban khác nhau chỉ với các thành viên cụ thể. Các nhóm riêng biệt giúp làm việc từ xa hiệu quả và hợp lý hơn.
Bạn có thể tạo bao nhiêu nhóm trên Microsoft Teams tùy thích và thiết lập chúng theo yêu cầu của bạn.
Cách tạo nhóm
Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web bằng cách truy cập vào groups.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Bất kể bạn sử dụng phương tiện nào, quy trình sẽ diễn ra tương tự.
Sau đó, nhấp vào ‘Đội’ trên thanh điều hướng bên trái. Danh sách các đội sẽ mở ra. Ở cuối danh sách này, bạn sẽ thấy tùy chọn 'Tham gia hoặc tạo nhóm'. Nhấn vào nó.
Ghi chú: Tổ chức của bạn có thể kiểm soát những người có thể tạo nhóm. Nếu bạn không thể tạo nhóm, nhóm này có thể bị vô hiệu hóa cho tài khoản của bạn. Đăng ký với quản trị viên CNTT của bạn.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Tạo nhóm’ ở bên trái.
Bạn sẽ thấy hai tùy chọn trên màn hình: 'Xây dựng nhóm từ đầu' hoặc 'Tạo từ nhóm hoặc nhóm Office 365 hiện có'. Chọn tùy chọn phù hợp với bạn nhất. Ở đây, chúng tôi sẽ chọn 'Xây dựng nhóm từ đầu' để xây dựng một nhóm mới. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn thứ hai nếu bạn muốn tạo một nhóm từ một nhóm hiện có hoặc nhóm Office 365 mà bạn là thành viên.
Tiếp theo, chọn các tùy chọn quyền riêng tư cho nhóm của bạn. Nhóm của bạn có thể là "Riêng tư" nên mọi người sẽ cần quyền để tham gia hoặc "Công khai" nơi mọi người trong tổ chức có thể tham gia nhóm.
Nếu bạn là quản trị viên, cũng sẽ có tùy chọn để tạo nhóm 'Toàn tổ chức' nơi mọi người trong tổ chức tự động tham gia.
Sau khi chọn loại đội, hãy nhập tên cho đội và mô tả nếu bạn muốn và nhấp vào ‘Tạo’.
Sau đó, nhập tên thành viên bạn muốn thêm vào nhóm hoặc nhấp vào ‘Bỏ qua’ ở cuối màn hình để thêm thành viên sau này.
Cách thêm thành viên vào nhóm
Bạn có thể thêm thành viên vào nhóm trong khi tạo nhóm như được hiển thị ở trên hoặc bất kỳ lúc nào sau này. Khi nhóm mới, bạn sẽ thấy tùy chọn 'Thêm người khác' trong tab Bài đăng trong kênh Chung. Nhấp vào nó để nhanh chóng thêm nhiều người vào nhóm.
Bạn cũng có thể thêm mọi người vào nhóm từ danh sách các đội ở bên trái bất cứ lúc nào. Để xem danh sách các đội, hãy nhấp vào tab 'Đội' trên thanh điều hướng ở bên trái. Bây giờ, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (hình elip) ở bên phải tên đội.
Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Nhấp vào 'Thêm thành viên' từ menu.
Màn hình Thêm thành viên sẽ mở ra. Nhập tên của các thành viên bạn muốn thêm và nhấp vào nút ‘Thêm’.
Quản lý nhóm của bạn
Microsoft Teams giúp chủ sở hữu nhóm quản lý nhóm rất dễ dàng. Nhấp vào ‘Đội’ trên thanh điều hướng bên trái để mở danh sách đội. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ và chọn tùy chọn ‘Quản lý nhóm’ từ trình đơn ngữ cảnh.
Nó sẽ đưa bạn đến màn hình nơi bạn có thể quản lý các khía cạnh khác nhau của nhóm như thành viên nhóm, kênh, ứng dụng và các cài đặt nhóm khác nhau như quyền thành viên, quyền khách, v.v. Bạn cũng có thể chỉ định vai trò của 'Thành viên' và 'Chủ sở hữu 'cho các thành viên trong nhóm từ đây.
Tạo kênh nhóm
Bạn có thể làm nhiều việc sau khi tạo nhóm. Nhóm có thể có các kênh cho các mục đích khác nhau. Tất cả các đội đều có kênh "Chung" theo mặc định. Bạn có thể tạo bao nhiêu kênh trong nhóm tùy thích.
Nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn khác' ở bên phải tên nhóm và chọn 'Thêm kênh' từ menu ngữ cảnh.
Cửa sổ tạo kênh sẽ mở ra. Thêm tên và mô tả cho kênh, đồng thời chọn cài đặt quyền riêng tư của kênh. Các kênh có thể là "Tiêu chuẩn" mà mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập hoặc "Riêng tư" mà chỉ các thành viên trong nhóm cụ thể mà bạn chọn mới có thể truy cập. Nhấp vào nút ‘Thêm’.
Sử dụng kênh nhóm
Bạn có thể tạo các kênh khác nhau cho các phòng ban hoặc chủ đề khác nhau theo yêu cầu nhóm của bạn. Các kênh giúp cung cấp cấu trúc có tổ chức cho nhóm của bạn để các thành viên trong nhóm có thể làm việc hiệu quả.
Các kênh có thể có các tab khác nhau trong đó. Tab là các danh mục khác nhau ở đầu mỗi kênh cung cấp cho bạn quyền truy cập nhanh vào tệp, ứng dụng và dịch vụ. Mỗi kênh có "Bài đăng", "Tệp" và tab "Wiki" theo mặc định. Bạn có thể thêm các ứng dụng hoặc tệp tích hợp dưới dạng tab vào kênh để cung cấp quyền truy cập nhanh vào các dịch vụ thường sử dụng cho các thành viên trong nhóm. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab để thêm tab mới vào kênh.
Nếu tổ chức của bạn cho phép, bất kỳ ai cũng có thể tạo nhóm mới trong Microsoft Teams. Tạo các nhóm khác nhau cho các mục đích khác nhau thực sự giúp làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Nhóm cũng cung cấp nhiều tính năng khác nhau như giao tiếp nhóm, chia sẻ tệp, cộng tác và họp nhóm.