Lên lịch các cuộc họp quan trọng để tất cả các thành viên đều có thể tham dự
Các nền tảng cộng tác như Microsoft Teams đã thay đổi hoàn toàn trò chơi làm việc từ xa và đúng như vậy. Nhiều tổ chức đang chuyển từ email sang các ứng dụng như Microsoft Teams để liên lạc giữa các đồng nghiệp vì những tính năng tuyệt vời mà các nền tảng này cung cấp.
Một trong những tính năng mà Microsoft Teams cung cấp mà người dùng trên toàn thế giới yêu thích là khả năng tổ chức các cuộc họp đã lên lịch trên nền tảng này. Ngoài các cuộc họp đột xuất, người dùng cũng có thể lên lịch các cuộc họp. Trước đây, chỉ những người đăng ký Microsoft 365 Business mới có thể tổ chức các cuộc họp kênh hoặc riêng tư đã lên lịch. Nhưng bây giờ Microsoft cũng đã thêm tùy chọn cho người dùng Microsoft Teams Free. Và việc lên lịch các cuộc họp trong Nhóm với các thành viên tổ chức cũng như những người bên ngoài (thường được gọi là khách trong thế giới của các cuộc họp Microsoft Teams) dễ dàng nhất có thể.
Cách lên lịch họp nếu bạn là người dùng miễn phí của Microsoft Teams
Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc truy cập vào groups.microsoft.com. Chọn tùy chọn 'Cuộc họp' từ thanh điều hướng ở bên trái.
Ghi chú: Nếu không có tùy chọn 'Cuộc họp', hãy thử cập nhật ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn của bạn vì tùy chọn mới chỉ bắt đầu được triển khai. Nếu cập nhật lên phiên bản mới nhất vẫn không hiển thị tùy chọn thì việc còn lại là bạn phải đợi tính năng này ra mắt.
Tab Cuộc họp sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy hai tùy chọn: "Gặp gỡ ngay bây giờ" và "Lên lịch một cuộc họp". Bấm vào ‘Lên lịch họp’ để mở cửa sổ lập lịch.
Đặt tiêu đề cho cuộc họp của bạn và chỉ định ngày giờ cho thời lượng cuộc họp. Sau đó bấm vào nút ‘Lên lịch’.
Các đội sẽ lên lịch cuộc họp. Một số tùy chọn để chia sẻ lời mời sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn. Bạn có thể chia sẻ thông tin cuộc họp bằng cách sao chép nó và gửi liên kết qua email hoặc bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào hoặc bạn có thể gửi lời mời bằng Lịch Google hoặc Lịch Outlook bằng cách tạo sự kiện. Chọn tùy chọn mong muốn của bạn.
Lưu ý quan trọng: Đừng bỏ qua bước này mà không sao chép thông tin cuộc họp. Sau khi đóng cửa sổ này, bạn sẽ không thể truy cập lại thông tin. Bạn cũng nên giữ liên kết cuộc họp thuận tiện cho chính mình nếu bạn đã chọn không tạo sự kiện lịch vì hiện tại, Microsoft Teams không có lịch tích hợp để người dùng rảnh rỗi theo dõi các cuộc họp đã lên lịch. Có nghĩa là, bạn sẽ không thể tham gia cuộc họp hoặc mời những người khác tham gia cuộc họp mà bạn vừa lên lịch nếu bạn bỏ qua bước này.
Hiện tại, người dùng miễn phí chỉ có thể tổ chức các cuộc họp đã lên lịch một cách riêng tư và không có trong các kênh. Vì vậy, chỉ những người có liên kết mời cuộc họp mới có thể tham gia cuộc họp.
Cách lên lịch họp nếu bạn là Người dùng Microsoft 365 Business
Người đăng ký Microsoft 365 Business có thể lên lịch cuộc họp từ ứng dụng Microsoft Teams hoặc họ cũng có thể sử dụng Outlook để lên lịch cuộc họp trong Teams.
Lên lịch cuộc họp từ Microsoft Teams
Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc truy cập groups.microsoft.com và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn. Sau đó, chọn tùy chọn ‘Lịch’ từ thanh điều hướng ở bên trái.
Trong lịch, hãy nhấp vào nút 'Cuộc họp Mới' để lên lịch cuộc họp.
Màn hình tạo cuộc họp mới sẽ mở ra. Thêm tiêu đề cuộc họp, sau đó nhập tên của những người tham dự vào hộp "Thêm người tham dự được yêu cầu" để mời mọi người.
Nếu bạn muốn ai đó bên ngoài tổ chức của mình tham gia cuộc họp, hãy nhập địa chỉ email của họ vào hộp để gửi cho họ liên kết mời tham gia cuộc họp.
Sau khi bạn đã thêm tất cả những người tham dự, hãy đặt thời gian cho cuộc họp. Bạn cũng có thể sử dụng "Trợ lý lập lịch" để tìm thời gian rảnh trên lịch của mọi người nhằm đặt thời gian cho cuộc họp phù hợp với mọi người.
Microsoft Teams cũng cho phép cuộc họp được lặp lại theo một lịch trình nhất định. Chọn tùy chọn thích hợp từ menu thả xuống. Nếu bạn không muốn lặp lại cuộc họp, hãy để cài đặt thành 'Không lặp lại'.
Tiếp theo là cài đặt cho 'Thêm kênh' xác định cài đặt bảo mật của cuộc họp. Giữ trống để giữ cuộc họp của bạn ở chế độ riêng tư. Để mở cuộc họp cho các thành viên trong nhóm, hãy chọn một kênh. Bạn cũng có thể chọn nhiều kênh cho cuộc họp.
Cuộc họp sẽ được đăng trên kênh bạn chọn trong tab 'Bài đăng', nơi các thành viên trong nhóm có thể đặt chương trình làm việc, chia sẻ tệp hoặc thêm nhận xét của họ.
Nhấp vào nút ‘Gửi’ hoặc ‘Lưu’ (bất kỳ nút nào xuất hiện dựa trên việc có người tham dự trong danh sách của bạn hay không) để lên lịch cuộc họp.
Lên lịch Họp Nhóm từ Outlook
Người dùng cũng có thể lên lịch họp Nhóm từ Microsoft Outlook. Mở ứng dụng Outlook và chuyển sang chế độ xem lịch. Nhấp vào biểu tượng ‘Lịch’ ở cuối ngăn điều hướng bên trái để chuyển đổi.
Theo mặc định, Microsoft Teams có phần bổ trợ Outlook. Bấm vào 'Họp nhóm mới' trong chế độ xem lịch Outlook.
Màn hình lên lịch cuộc họp sẽ mở ra. Đặt tên cuộc họp, thêm người tham dự để gửi lời mời họp, đặt thời gian họp và nhấp vào nút ‘Gửi’ để gửi lời mời họp.
Ghi chú: Hiện tại, người dùng có thể lên lịch cuộc họp từ Outlook, nhưng không thể có họ trong bất kỳ kênh nào.
Tổ chức các cuộc họp trên Microsoft Teams rất thuận tiện. Người dùng có thể lên lịch họp từ Microsoft Teams hoặc sử dụng ứng dụng Outlook. Người dùng nhóm có đăng ký Microsoft 365 Business cũng có thể sử dụng trợ lý lập lịch cho phép người dùng tìm thời gian cho cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người.
Bộ lập lịch cho người dùng Microsoft Teams Free khá cơ bản tại thời điểm này, nhưng vì đây là một tính năng mới được triển khai nên có thể nó sẽ nhận được các bản cập nhật quan trọng trong những tháng tới. Bạn cũng có thể gửi liên kết mời đến những người không thuộc tổ chức của bạn để họ có thể tham gia cuộc họp với tư cách 'Khách'.