Quản lý công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Microsoft đã công bố ứng dụng Tasks cho Microsoft Teams vào năm ngoái và có thể nói đây là một trong những ứng dụng mà mọi người háo hức chờ đợi. Theo dõi các nhiệm vụ khác nhau mà chúng ta phải thực hiện trong suốt cả ngày hoặc đến cuối tuần hoặc cuối tháng có thể thực sự khó khăn. Tất nhiên, có các ứng dụng khác nhau cho điều đó trong Microsoft.
Nhưng đó chính xác là vấn đề. Hoặc ít nhất nó đã như vậy. Các ứng dụng riêng biệt. Và bạn phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng để theo dõi mọi thứ. Thật khó để giữ được sự tỉnh táo của bạn trong khi làm điều đó. Nhưng với Tasks, Microsoft đang thay đổi điều đó.
Ứng dụng Task tập hợp tất cả các khả năng của các ứng dụng quản lý công việc và theo dõi tiến độ riêng biệt của Microsoft vào một nơi. Ứng dụng Công việc mới kết hợp các nhiệm vụ cá nhân của bạn từ Việc cần làm và các nhiệm vụ được chia sẻ từ ứng dụng Công cụ lập kế hoạch ngay trong Microsoft Teams. Vì vậy, bạn có thể theo dõi tất cả các nhiệm vụ của mình từ một nơi duy nhất.
Thêm công việc trong Microsoft Teams
Ứng dụng Tasks bắt đầu ra mắt vào đầu năm nay theo từng giai đoạn và hiện có sẵn cho tất cả mọi người có đăng ký Microsoft 365. Người dùng Microsoft Teams Miễn phí không có quyền truy cập vào ứng dụng.
Bạn có thể thêm ứng dụng Công việc dưới dạng ứng dụng toàn hệ thống trong Microsoft Teams hoặc dưới dạng tab trong kênh. Khi bạn thêm Công việc dưới dạng một tab trong kênh, nó sẽ không bao gồm các nhiệm vụ cá nhân của bạn từ Việc cần làm.
Trước khi thêm ứng dụng Công việc vào Microsoft Teams, có một điều cần nhớ. Bạn sẽ không tìm thấy ứng dụng có tên "Tasks". Hiện tại, bạn sẽ thấy nó dưới tên 'Planner'.
Dần dần, tên sẽ thay đổi thành 'Công việc của Người lập kế hoạch và Việc cần làm' trước khi cuối cùng trở thành 'Công việc'. Thay đổi đối với cái cũ đã bắt đầu và một số người dùng có thể tìm thấy ứng dụng dưới tên đó thay vì "Planner". Nhưng bất kể tên, chức năng là như nhau.
Để sử dụng ứng dụng Công việc, hãy nhấp vào tùy chọn 'Ứng dụng được bổ sung khác' (ba dấu chấm) trên thanh điều hướng ở bên trái.
Sau đó, nhấp vào thanh tìm kiếm 'Tìm ứng dụng' và tìm kiếm 'Công cụ lập kế hoạch'. Nhấp vào ứng dụng để thêm nó vào danh sách Microsoft Teams của bạn.
Cửa sổ mô tả ứng dụng sẽ mở ra. Nhấp vào nút 'Thêm' để cài đặt ứng dụng.
Công cụ lập kế hoạch (hoặc, Nhiệm vụ của Người lập kế hoạch và Việc cần làm, trong một số trường hợp) sẽ xuất hiện trên thanh điều hướng. Bạn cũng có thể ghim ứng dụng trên thanh điều hướng để truy cập trong tương lai. Nhấp chuột phải vào ứng dụng và chọn ‘Ghim’ từ menu tùy chọn.
Sử dụng Công việc trong Microsoft Teams
Ứng dụng Công việc trên Microsoft Teams hiển thị các công việc của bạn trong hai phần: ‘Công việc của tôi’ và ‘Kế hoạch được chia sẻ’.
Phần 'Công việc của tôi' bao gồm danh sách của bạn từ ứng dụng Microsoft To-Do, cũng như bất kỳ công việc nào bạn đã thêm vào To Do và Outlook. Nó cũng bao gồm một phần ‘Đã giao cho tôi’ hiển thị bất kỳ nhiệm vụ nào từ Planner được giao cụ thể cho bạn để bạn luôn có sẵn danh sách nhiệm vụ.
Phần Kế hoạch được chia sẻ bao gồm các nhiệm vụ hoặc kế hoạch từ ứng dụng Công cụ lập kế hoạch đã được thêm vào Nhóm.
Phần 'Công việc của tôi' cũng bao gồm các danh mục Quan trọng và Đã lên kế hoạch. Danh mục Quan trọng hiển thị tất cả các nhiệm vụ bạn đã gắn dấu sao, từ Việc cần làm cũng như các nhiệm vụ được giao cho bạn trong Công cụ lập kế hoạch.
Danh mục Đã lên kế hoạch hiển thị tất cả các nhiệm vụ của bạn có Ngày đến hạn, từ Việc cần làm cũng như Công cụ lập kế hoạch được giao cho bạn, được sắp xếp theo ngày để bạn có thể theo dõi bảng thời gian của mình. Nó cũng hiển thị các nhiệm vụ từ Kế hoạch không thuộc Nhóm của bạn nhưng có trong ứng dụng Công cụ lập kế hoạch gốc.
Tạo nhiệm vụ mới
Ứng dụng Công việc không hiển thị tất cả các công việc của bạn từ các ứng dụng khác này; bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ mới.
Nhấp vào tùy chọn ‘Danh sách hoặc kế hoạch mới’ ở cuối màn hình để tạo danh sách hoặc kế hoạch mới.
Cửa sổ tạo nhiệm vụ mới sẽ xuất hiện. Cung cấp cho danh sách của bạn hoặc kế hoạch một tiêu đề. Sau đó, chuyển đến menu thả xuống bên dưới "Tạo trong" và chọn loại nhiệm vụ sẽ thực hiện. Chọn 'Công việc của tôi' nếu bạn muốn tạo danh sách riêng tư hoặc tên nhóm và kênh nếu bạn muốn tạo kế hoạch dùng chung.
Sau đó, nhấp vào nút ‘Tạo’.
Để tạo một nhiệm vụ mới trong danh sách hoặc kế hoạch hiện có, trước tiên hãy chuyển đến danh sách / kế hoạch đó. Giả sử bạn muốn tạo một nhiệm vụ cá nhân mới cho Việc cần làm, hãy chuyển đến phần ‘Công việc’ trong ‘Công việc của tôi’.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Thêm nhiệm vụ’.
Nhập tiêu đề cho nhiệm vụ và trạng thái ưu tiên hoặc ngày đến hạn nếu có. Và nhấp vào nút ‘OK’ (biểu tượng dấu kiểm) để lưu tác vụ.
Để chỉnh sửa thêm thông tin về nhiệm vụ, chẳng hạn như thêm mô tả hoặc nhiệm vụ phụ, hãy nhấp vào nhiệm vụ.
Cửa sổ chỉnh sửa sẽ mở ra. Đi tới "Danh sách kiểm tra" và thêm nhiệm vụ phụ cho nhiệm vụ có nội dung "Thêm một mục".
Tương tự, đối với nhiệm vụ kế hoạch được chia sẻ mới, hãy chuyển đến tên Kế hoạch và nhấp vào tùy chọn ‘Thêm nhiệm vụ’. Sự khác biệt duy nhất cho một nhiệm vụ mới trong Kế hoạch sẽ là các danh mục cột. Bạn có thể nhập chi tiết cho danh mục "Được giao cho" và "Nhóm" khi tạo nhiệm vụ mới cho Công cụ lập kế hoạch.
Xem Công việc của bạn
Các nhiệm vụ Việc cần làm chỉ có thể được xem dưới dạng danh sách, nhưng các nhiệm vụ của Công cụ lập kế hoạch hỗ trợ 4 kiểu xem. Bạn có thể hiển thị các nhiệm vụ của mình dưới dạng Danh sách, Bảng, Biểu đồ hoặc Lịch biểu.
Theo mặc định, chế độ xem 'Danh sách' sẽ hiển thị.
Chế độ xem Bảng hiển thị tất cả các nhiệm vụ dưới dạng thẻ trên bảng, đây là chế độ xem mặc định trong ứng dụng Planner gốc trong Microsoft 365.
Chế độ xem Biểu đồ hiển thị tất cả các thống kê liên quan đến Kế hoạch dưới dạng biểu đồ giúp hiển thị trực quan hơn và do đó, dễ dàng theo dõi tất cả thông tin hơn.
Và chế độ xem Lịch biểu sẽ hiển thị tất cả các công việc của bạn trên Lịch, giúp bạn dễ dàng theo dõi thời hạn của mình.
Để thay đổi chế độ xem, hãy nhấp vào tùy chọn tương ứng ở góc phải của thanh công cụ phía trên các tác vụ.
Sử dụng Công việc dưới dạng tab
Bạn cũng có thể thêm Nhiệm vụ dưới dạng tab trong kênh Nhóm. Khi được thêm vào một kênh, ứng dụng sẽ không bao gồm các nhiệm vụ cá nhân của bạn từ Việc cần làm. Với ứng dụng Công việc trong kênh, nhóm của bạn có thể cộng tác tạo các kế hoạch và sắp xếp tất cả các công việc luôn sẵn sàng.
Chuyển đến kênh bạn muốn thêm Công cụ lập kế hoạch và nhấp vào biểu tượng ‘+’ ở trên cùng để thêm tab mới.
Tìm kiếm ‘Planner’ từ các ứng dụng và nhấp vào nó. Bạn có thể tạo một kế hoạch mới hoặc thêm một kế hoạch hiện có. Chọn nút radio tương ứng với tùy chọn bạn muốn, sau đó nhập tên cho một kế hoạch (để tạo một kế hoạch mới) hoặc chọn một kế hoạch hiện có từ trình đơn thả xuống. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Lưu’.
Ứng dụng Nhiệm vụ mới trong Microsoft Teams sẽ khiến việc quản lý các công việc, nhóm cũng như cá nhân trở thành một miếng bánh ngon. Và trong những tháng tới sẽ chỉ có một cải tiến cho ứng dụng, với nhiều bổ sung hơn như nhiệm vụ định kỳ, danh sách Ngày của tôi, v.v. cũng sắp ra mắt.