Microsoft Excel là một chương trình bảng tính chủ yếu được sử dụng để lưu trữ và sắp xếp dữ liệu, chạy trên Windows, macOS, Android và iOS. Việc thực hiện phân tích tài chính là vô cùng có giá trị đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Khi tạo hoặc quản lý bảng tính, bạn thường phải hợp nhất nhiều ô để tạo dữ liệu. Ví dụ: bạn muốn hợp nhất các cột dữ liệu có tên 'Tên' và 'Họ', nhưng việc chuyển từng ô để nhập và xóa để kết hợp dữ liệu sẽ mất nhiều thời gian để hoàn thành. Có nhiều cách để bạn có thể hợp nhất các ô trong Excel trong vòng vài phút. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các cách khác nhau để bạn hợp nhất các ô một cách dễ dàng.
Hợp nhất và kết hợp các ô trong Excel
Excel cho phép bạn hợp nhất các ô, cột và hàng để kết hợp số hoặc văn bản hoặc dữ liệu khác để tổ chức dữ liệu của bạn một cách hiệu quả. Việc hợp nhất các ô sẽ tổ chức thông tin của bạn để dễ đọc và dễ hiểu.
Sử dụng Merge & Center
Đầu tiên, hãy tạo dữ liệu của bạn trong các ô riêng lẻ trong bảng tính như thể hiện trong hình ảnh mẫu bên dưới. Ví dụ: một trong những lý do chính để hợp nhất nhiều ô là tạo một hàng tiêu đề trong trang tính của bạn.
Chọn tất cả các ô mà bạn muốn hợp nhất và căn giữa để vừa với chiều rộng của bảng dữ liệu của bạn. Sau đó, chuyển đến tab ‘Trang chủ’ và nhấp vào menu thả xuống ‘Hợp nhất & giữa’ và chọn tùy chọn ‘Hợp nhất & giữa’ đầu tiên.
Như bạn có thể thấy tất cả các ô của bạn đã được hợp nhất và ô "Lô hàng" được căn giữa ở giữa ở đầu bảng. Bạn cũng có thể hợp nhất các ô theo chiều dọc.
Nếu bạn cố gắng hợp nhất nhiều hàng hoặc nhiều cột hoặc nhiều hàng và cột, chỉ dữ liệu ở ô phía trên bên trái của vùng đã chọn sẽ còn lại và phần còn lại sẽ bị xóa.
Để hợp nhất nhiều hàng và cột, hãy chọn các ô và mở menu ‘Hợp nhất & giữa’ và nhấp vào tùy chọn ‘Hợp nhất & giữa’.
Tất cả những điều đó, các ô trong vùng được chọn sẽ được hợp nhất thành một ô duy nhất và dữ liệu / giá trị trên ô đầu tiên sẽ được đặt ở giữa ô.
Nếu bạn chọn nhiều cột và chọn ‘Hợp nhất ô’ từ menu ‘Hợp nhất & chính giữa’, tất cả dữ liệu ngoại trừ các ô ngoài cùng bên trái sẽ bị mất.
Excel sẽ đưa ra cảnh báo trước khi điều đó xảy ra.
Như bạn có thể thấy, bây giờ tất cả các cột được nối thành một ô duy nhất mà không cần căn giữa văn bản.
Tùy chọn ‘Merge Across’ có chức năng tương tự như ‘Merge Cells’ nhưng nó kết hợp các ô đã chọn trong mỗi hàng riêng lẻ. Nó chỉ hoạt động trên các ô nằm ngang. Để làm điều đó, hãy chuyển đến trình đơn ‘Hợp nhất & Căn giữa’ trên tab ‘Trang chủ’ và chọn ‘Hợp nhất trên toàn bộ’.
Excel sẽ cung cấp cho bạn nhiều cảnh báo trước khi kết hợp từng hàng riêng biệt và bạn sẽ nhận được kết quả như sau.
Hủy hợp nhất các ô trong Excel
Chọn các ô đã hợp nhất mà bạn muốn hủy hợp nhất và nhấp vào trình đơn thả xuống "Hợp nhất & chính giữa" và chọn tùy chọn "Hủy hợp nhất các ô".
Bây giờ tất cả các tế bào sẽ lấy lại các chức năng tế bào riêng lẻ của chúng nhưng với cái giá phải trả là nội dung của chúng. Chỉ ô đầu tiên trong vùng chưa hợp nhất sẽ giữ lại dữ liệu của nó.
Cách hợp nhất các ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu
Thật không may, tất cả các phương pháp trên sẽ dẫn đến mất dữ liệu. Nhưng khi bạn đang tổ chức một số dữ liệu tài chính quan trọng, bạn không thể để mất dữ liệu của mình. Có nhiều tiện ích bổ sung của bên thứ 3 bạn có thể thêm vào excel để hợp nhất các ô mà không làm mất dữ liệu, nhưng chúng là những chi phí không cần thiết. Vì vậy, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hợp nhất các ô mà không bị mất dữ liệu bằng cách sử dụng một số công thức Excel đơn giản.
Bạn có thể nối dữ liệu từ nhiều ô vào một ô bằng cách sử dụng toán tử Dấu và (&) hoặc hàm CONCAT.
Cú pháp cho toán tử ký hiệu và ký tự
= địa chỉ ô & địa chỉ ôCú pháp cho hàm CONCAT
= CONCAT (địa chỉ ô, địa chỉ ô)Địa chỉ ô thể hiện vị trí của ô trong bảng tính.
Cách kết hợp dữ liệu với toán tử ký hiệu và (&)
Đầu tiên, chúng tôi sẽ kết hợp ô ‘A3’ và ‘B3’ và thêm dữ liệu kết hợp vào ô ‘E3’. Để làm điều đó, hãy nhập công thức ‘&’ sau vào ô ‘E3’ và bạn sẽ nhận được dữ liệu đã hợp nhất. Bạn có thể kết hợp nhiều ô mà không làm mất dữ liệu bằng cách sử dụng công thức này. Sau đây là công thức ví dụ, hãy đảm bảo thay thế địa chỉ ô bằng bất kỳ ô nào bạn muốn hợp nhất.
= A3 & B3
Bạn cũng có thể áp dụng công thức cho nhiều ô bằng cách kéo biểu tượng điền vào bên dưới ô kết hợp.
Bây giờ, công thức được áp dụng cho toàn bộ cột và ô ‘Item’ và ‘Rep’ được hợp nhất và thêm vào cột ‘E’.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ thêm khoảng cách giữa "Bàn" và "Smith" bằng cách thêm khoảng cách giữa hai dấu ngoặc kép trong công thức.
= A3 & "" & B3
Bạn cũng có thể kết hợp dữ liệu với một dấu phân tách cụ thể ở giữa, nó có thể là dấu cách, dấu phẩy, dấu hai chấm hoặc bất kỳ ký tự nào khác. Chúng tôi sẽ sử dụng dấu gạch ngang để tách văn bản ‘A3’ và văn bản ‘B3’.
= A3 & "-" & B3
Nếu bạn kết hợp ô văn bản và ô ngày, bạn sẽ nhận được một kết quả lộn xộn như thể hiện trong hình. Đó là bởi vì Excel lưu trữ ngày và giờ dưới dạng số sê-ri và nếu bạn hợp nhất các ô có ngày hoặc giờ, như được hiển thị bên dưới, nó sẽ kết hợp dữ liệu với số sê-ri.
Để kết hợp ngày và văn bản một cách chính xác, hãy sử dụng công thức sau.
= A3 & "-" & TEXT (D3, "dd mmm yyy")
Bạn có thể thêm văn bản của riêng mình với dữ liệu ô đã hợp nhất với công thức tiếp theo.
= A3 & "trong" & B3
Cách kết hợp dữ liệu với công thức nối
Sự khác biệt duy nhất giữa toán tử CONCATENATE và Ký hiệu và (&) là giới hạn 255 chuỗi của hàm CONCATENATE và ký hiệu và không có giới hạn đó. Nhưng các công thức CONCATENATE dễ đọc và dễ nhớ hơn.
Hàm CONCAT thay thế hàm CONCATENATE trong Excel 2016 và các phiên bản mới hơn. Mặc dù hàm CONCATENATE sẽ vẫn có sẵn để tương thích với tất cả các phiên bản Excel, nhưng hàm CONCAT chỉ khả dụng trong Excel 2016 và các phiên bản mới hơn.
Bạn có thể sử dụng công thức CONCATENATE hoặc CONCAT theo cùng một cách với toán tử (&), điểm khác biệt duy nhất là cú pháp.
Nhập công thức CONCATENATE sau vào ô ‘E3’ và nó sẽ kết hợp dữ liệu ‘A3’ và ‘B3’. Bạn có thể kết hợp bao nhiêu ô tùy thích bằng cách sử dụng hàm CONCATENATE hoặc CONCAT.
= CONCATENATE (A3, B3)
Bạn cũng có thể kết hợp dữ liệu với một dấu phân tách hoặc ký tự cụ thể ở giữa.
= CONCATENATE (A3, "", B3)
Bạn có thể nối bất kỳ văn bản nào với dữ liệu ô kết hợp bằng công thức này.
= CONCATENATE (A3, "trong", B3)
Công thức CONCATENATE để kết hợp ngày và văn bản đúng cách là:
= CONCATENATE (A3, "", TEXT (D3, "dd mmm yyy"))
Vậy là xong, bây giờ bạn đã học thành công cách hợp nhất và kết hợp các ô trong Excel.