Excel không cung cấp Gantt dưới dạng một loại biểu đồ, nhưng với sự trợ giúp của hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ Gantt từ biểu đồ Thanh.
Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ cung cấp hình ảnh trực quan về lịch trình dự án (nhiệm vụ hoặc sự kiện) theo thời gian. Nó thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi nhiệm vụ trong thời gian biểu của dự án cũng như chuỗi và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ dự án.
Rất tiếc, Excel không cung cấp các tùy chọn để tạo biểu đồ Gantt, vì vậy bạn phải tạo một tùy chọn bằng cách tùy chỉnh loại biểu đồ thanh được tạo sẵn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng cách tùy chỉnh biểu đồ Thanh xếp chồng.
Tạo bảng dự án
Bước đầu tiên để tạo bất kỳ biểu đồ nào trong Excel là nhập dữ liệu của bạn vào bảng tính. Vì vậy, hãy nhập dữ liệu dự án của bạn và chia nó thành các nhiệm vụ dự án riêng lẻ trong các hàng riêng biệt và chúng tạo thành cơ sở cho biểu đồ Gantt của bạn. Mỗi nhiệm vụ phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời hạn (tức là thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ) trong các cột riêng biệt.
Đây là một bảng tính mẫu cho một dự án phần mềm.
Bạn cần nhập dữ liệu vào bảng tính và gắn nhãn các cột là nhiệm vụ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng (số ngày cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ) như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên. Ngoài ra, dữ liệu nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự của ngày bắt đầu.
Tạo biểu đồ thanh
Bây giờ dữ liệu của bạn đã được nhập và được định dạng đúng, bạn có thể bắt đầu tạo biểu đồ Gantt bằng cách tạo 'Biểu đồ thanh xếp chồng' trước.
Bạn không thể chọn toàn bộ bảng và chèn biểu đồ thanh, nếu làm vậy, bạn có nhiều khả năng nhận được kết quả lộn xộn như sau:
Vì vậy, chúng ta phải thêm từng cột một vào biểu đồ. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước sau:
Chèn thanh xếp chồng dựa trên ngày bắt đầu
Đầu tiên, chọn phạm vi 'Ngày bắt đầu' trong bảng có tiêu đề cột, trong trường hợp của chúng tôi là B1: B11. Đảm bảo không chọn bất kỳ ô trống nào.
Chuyển đến tab ‘Chèn’ trong Ruy-băng, nhấp vào biểu tượng ‘Biểu đồ thanh’ trong nhóm Biểu đồ và chọn ‘Thanh xếp chồng’ Dưới phần Thanh 2-D (như hình bên dưới).
Bây giờ một biểu đồ thanh được chèn dựa trên dữ liệu Ngày bắt đầu. Các ngày ở cuối biểu đồ có thể trùng lặp với nhau, nhưng điều đó sẽ thay đổi khi phần còn lại của dữ liệu được thêm vào.
Thêm dữ liệu thời lượng
Bây giờ chúng ta cần thêm dữ liệu Thời lượng vào biểu đồ Gantt.
Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong vùng biểu đồ và chọn ‘Chọn dữ liệu’ từ trình đơn ngữ cảnh.
Cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu sẽ xuất hiện. Bạn sẽ nhận thấy rằng "Ngày bắt đầu" đã được thêm vào trong hộp Mục nhập chú giải (Chuỗi). Và bây giờ bạn cần nhập dữ liệu Thời lượng vào đó.
Nhấp vào nút ‘Thêm’ để mở cửa sổ bật lên ‘Chỉnh sửa chuỗi’ của Excel. Có hai trường trong hộp thoại Chỉnh sửa chuỗi, nhập 'Thời lượng' vào trường 'Tên chuỗi ", sau đó nhấp vào trường" Giá trị chuỗi "và chọn phạm vi giá trị Thời lượng (trong trường hợp của chúng tôi là C1: C11) cho Chuỗi các giá trị. Nhưng không chọn tiêu đề cột, chỉ các giá trị. Sau đó, nhấp vào ‘OK’.
Nó sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu, nơi bạn sẽ tìm thấy ‘Ngày bắt đầu’ và ‘Thời lượng’ được thêm vào trong Mục nhập chú giải (Chuỗi).
Kết quả:
Thêm tên công việc vào biểu đồ
Bước tiếp theo là thay thế khoảng thời gian (ngày) trên trục tung của biểu đồ bằng tên của nhiệm vụ.
Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong vùng biểu đồ và chọn tùy chọn ‘Chọn dữ liệu’ để hiển thị lại cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu. Chọn 'Ngày bắt đầu' trên ngăn bên trái và nhấp vào nút 'Chỉnh sửa' trên ngăn bên phải bên dưới Nhãn trục ngang (Danh mục).
Một cửa sổ Axis Label nhỏ sẽ xuất hiện. Trong đó, hãy nhấp vào hộp Phạm vi nhãn Trục và chọn phạm vi nhiệm vụ từ bảng như bạn đã làm đối với dữ liệu Thời lượng. Đảm bảo không chọn ô tiêu đề cột hoặc ô trống.
Nhấp vào ‘OK’ hai lần để đóng cả hai cửa sổ.
Bây giờ biểu đồ của bạn sẽ có mô tả nhiệm vụ trên trục tung và sẽ trông giống như sau:
Biểu đồ này bắt đầu trông giống như biểu đồ Gantt, nhưng chúng tôi vẫn chưa hoàn thành.
Chuyển Biểu đồ thanh thành Biểu đồ Gantt
Bây giờ bạn cần định dạng biểu đồ thanh xếp chồng mới được tạo để biến nó thành biểu đồ Gantt. Những gì bạn cần làm là xóa các thanh màu xanh lam của biểu đồ trongđể chỉ các thanh màu cam đại diện cho các nhiệm vụ mới được hiển thị. Về mặt kỹ thuật, bạn không loại bỏ phần màu xanh lam của các thanh, mà là làm cho chúng trong suốt, do đó vô hình.
Để làm cho các thanh màu xanh lam trong suốt, hãy nhấp vào bất kỳ thanh màu xanh lam nào trên biểu đồ để chọn tất cả chúng, nhấp chuột phải vào thanh đó và chọn ‘Định dạng chuỗi dữ liệu’ từ trình đơn ngữ cảnh.
Ngăn Định dạng chuỗi dữ liệu sẽ mở ra ở phía bên phải của bảng tính. Chuyển sang tab ‘Fill & Line’ và chọn ‘No fill’ trong phần Fill và ‘No line’ trong phần Border.
Bây giờ, đóng cửa sổ để thấy các thanh màu xanh lam không còn nhìn thấy nữa, nhưng các tác vụ ở phía bên trái (trục x) được liệt kê theo thứ tự ngược lại.
Để khắc phục điều này, hãy nhấp chuột phải vào danh sách nhiệm vụ trên trục tung của biểu đồ Gantt và chọn 'Định dạng trục' từ trình đơn ngữ cảnh.
Trong ngăn Định dạng Trục, hãy chọn tùy chọn 'Danh mục theo thứ tự ngược lại' trong Tùy chọn Trục.
Bây giờ, tên nhiệm vụ đã thay đổi trở lại thứ tự ban đầu của chúng và trục hoành di chuyển từ dưới lên trên cùng của biểu đồ.
Khi chúng tôi loại bỏ các thanh màu xanh trước đó, chúng đã để lại các khoảng trống giữa các thanh màu cam và trục tung. Bây giờ, bạn có thể xóa các khoảng trắng trống nơi các thanh màu xanh lam ở đầu biểu đồ Gantt.
Để loại bỏ một số khoảng trống đó và di chuyển nhiệm vụ của bạn gần trục tung hơn một chút, hãy bấm chuột phải vào ô Ngày bắt đầu đầu tiên trong tập dữ liệu của bạn, sau đó chọn ‘Định dạng ô’ để mở hộp thoại Định dạng ô. Trong đó, chọn tùy chọn 'Chung' trong tab 'Số' và ghi lại số trong 'Mẫu' - đây là số sê-ri của ngày, trong trường hợp của chúng tôi là 42865. Sau đó, nhấp vào 'Hủy' (không phải 'OK' ) bởi vì nếu bạn nhấp vào 'OK', nó sẽ thay đổi ngày thay đổi thành một số.
Sau đó quay lại biểu đồ và nhấp chuột phải vào các ngày phía trên thanh tác vụ và chọn ‘Định dạng trục’ để hiển thị ngăn Định dạng trục.
Trong ngăn Định dạng Trục, dưới tab Tùy chọn Trục, thay đổi số Giới hạn 'Tối thiểu' thành số bạn đã ghi chú từ cửa sổ Định dạng ô của ngày đầu tiên (trong trường hợp của tôi là "42800" thành "42865"). Làm điều này sẽ đưa các thanh màu cam đến gần trục tung của biểu đồ Gantt.
Để loại bỏ khoảng trống thừa giữa các thanh, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh nào trên biểu đồ và chọn ‘Định dạng chuỗi dữ liệu’. Trong tab "Tùy chọn chuỗi", hãy giảm tỷ lệ phần trăm của "Khoảng cách rộng" để loại bỏ không gian thừa.
Đây là cách hoàn thiện biểu đồ Excel Gantt của chúng tôi:
