Tìm hiểu tất cả về Trò chuyện trong Microsoft Teams
Microsoft Teams là một trong những ứng dụng Workstream Collaboration phổ biến nhất hiện có. Giao diện tinh vi và sắp xếp hợp lý của nó rất phổ biến với đại chúng. Và các tổ chức sử dụng Microsoft Teams không chỉ dừng lại ở các cuộc họp video vì lý do chính xác này.
Cộng tác với các thành viên trong nhóm dễ dàng như một chiếc bánh trong Microsoft Teams với nhiều cách trò chuyện khác nhau. Cho dù bạn muốn trò chuyện với toàn bộ nhóm của mình, một nhóm nhỏ hơn hay trò chuyện riêng tư với ai đó, bạn có thể thực hiện tất cả với Microsoft Teams.
Cách trò chuyện riêng tư trong Microsoft Teams
Để trò chuyện riêng tư 1: 1 hoặc nhóm với các thành viên trong tổ chức của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng 'Trò chuyện mới' ở bên trái Thanh lệnh. Biểu tượng Trò chuyện mới có thể được truy cập cho dù bạn đang ở đâu trong Microsoft Teams, tức là bạn không phải đi tới tab 'Trò chuyện' để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
Màn hình 'Trò chuyện mới' sẽ mở ra. Nhập tên của những người bạn muốn bắt đầu trò chuyện trong phần "Tới" ở trên cùng. Sau đó nhập tin nhắn của bạn vào hộp tin nhắn bên dưới và gửi đi.
Một cuộc trò chuyện mới sẽ bắt đầu với những người nhận. Bạn có thể truy cập các cuộc trò chuyện đang hoạt động bất kỳ lúc nào từ tab 'Trò chuyện' trên thanh điều hướng bên trái. Chuyển đến Trò chuyện từ bên trái và tất cả các cuộc Trò chuyện trước đó của bạn sẽ được liệt kê. Nhấp vào bất kỳ chuỗi nào để mở nó và bắt đầu trò chuyện.
Cách trò chuyện trong một kênh trong Microsoft Teams
Nhóm được tạo thành từ các Kênh là nơi dành riêng cho các dự án, phòng ban hoặc chủ đề khác nhau mà nhóm làm việc. Các kênh có thể có tất cả hoặc một số thành viên trong nhóm dựa trên sự sáng tạo của họ. Nếu bạn cần nói chuyện với tất cả các thành viên trong nhóm của mình, Kênh là nơi tốt nhất để làm điều đó. Tất cả các Kênh đều có tab "Bài đăng" trong đó. Đây là nơi các cuộc trò chuyện diễn ra.
Nhấp vào 'Nhóm' trên thanh điều hướng bên trái. Tất cả các Nhóm của bạn sẽ xuất hiện với các Kênh được liệt kê bên dưới nó. Chuyển đến Kênh bạn muốn trò chuyện.
Theo mặc định, tab 'Bài đăng' sẽ mở ra. Chuyển đến cuối màn hình. Nhập tin nhắn của bạn vào hộp tin nhắn để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
9 mẹo để có trải nghiệm trò chuyện nâng cao trong Microsoft Teams
Trò chuyện là trọng tâm của trải nghiệm Microsoft Teams cho người dùng. Nhưng Trò chuyện không chỉ là một cuộc trao đổi tin nhắn bằng văn bản trong Microsoft Teams. Nó cung cấp nhiều hơn nữa. Trở thành chuyên gia và hoàn thành nhiều việc hơn chỉ bằng cách trò chuyện trong Microsoft Teams với các mẹo và thủ thuật sau.
Sử dụng thanh lệnh để tăng tốc độ
Thanh lệnh trong Microsoft Teams không phải là một thanh công cụ. Nó ở đó để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và bạn chắc chắn nên sử dụng nó hết khả năng của nó. Có một số cách bạn có thể sử dụng Command Bar để tăng tốc độ trong khi trò chuyện.
- Tìm hoặc Bắt đầu Trò chuyện từ Thanh Lệnh: Nhập tên của người mà bạn muốn trò chuyện vào thanh lệnh. Tên của họ và bất kỳ cuộc trò chuyện nhóm nào mà cả hai bạn đều tham gia sẽ xuất hiện. Nhấp vào tên của họ để chuyển đến cuộc trò chuyện 1: 1 của bạn với họ; nếu bạn chưa từng trò chuyện 1: 1 với họ trước đây, trò chuyện sẽ bắt đầu một cuộc trò chuyện mới. Hoặc, chọn nhóm để tiếp tục trò chuyện ở đó.
- Gửi trực tiếp tin nhắn từ Command Bar bằng lệnh ‘/ chat’: Command Bar, đầu tiên và quan trọng nhất, là một thanh lệnh. Và sẽ là một sự lãng phí khủng khiếp nếu không sử dụng các lệnh này, đặc biệt là vì chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nếu bạn chỉ muốn gửi một tin nhắn nhanh cho người khác, hãy thực hiện ngay từ thanh lệnh và tiết kiệm cho mình một vài cú nhấp chuột. Loại
/trò chuyệntrong thanh lệnh, hãy theo dõi nó bằng một khoảng trắng, sau đó nhập tên của người đó và cuối cùng là tin nhắn bạn muốn gửi cho họ.
- Tìm kiếm bất kỳ thư cũ nào bằng Thanh lệnh: Nếu bạn muốn tìm lại bất kỳ thư cũ nào, Command Bar sẽ hoạt động trở lại dịch vụ của bạn. Nhập một từ khóa từ thư bạn đang cố gắng tìm và nhấn phím enter. Nó sẽ liệt kê tất cả các tin nhắn của bạn có chứa từ khóa đó. Bạn thậm chí có thể sử dụng bộ lọc để thực hiện tìm kiếm chuyên dụng dựa trên Nhóm, ngày tháng, tệp đính kèm, v.v.
Nhấn ‘Shift + Enter’ để bắt đầu một dòng mới
Trong Microsoft Teams, cho dù bạn đang trò chuyện trong cuộc trò chuyện riêng tư hay cuộc trò chuyện kênh, có điều gì đó khó chịu đến mức khiến bạn đôi khi muốn chúi đầu vào lò nướng. Chúng ta đang nói về sự man rợ của phím "Enter". Trong khi nhập tin nhắn của bạn, nhấn phím 'Enter' sẽ gửi tin nhắn của bạn trong khi tất cả những gì bạn đang cố gắng làm là chèn dấu ngắt dòng để dễ đọc.
Và hãy trở thành sự thật. Đây là những tin nhắn chuyên nghiệp và nó trông không dễ thương, giống như nó có thể xảy ra trên các cuộc trò chuyện WhatsApp của bạn, để bắn phá người khác bằng các chuỗi văn bản để truyền tải một thông điệp duy nhất. Nhưng bạn cũng không muốn gửi một đoạn văn có khoảng cách quá dài cho người khác. Vậy lam gi?
Khi ở trong tình huống này, hãy nhớ rằng phím ‘Shift + Enter’ thay vì phím Enter cũ thông thường sẽ bắt đầu một dòng mới trong cùng một thư mà không cần gửi đi.
Sử dụng Đề cập và câu trả lời ‘@’ để giữ mọi thứ được ngăn nắp trong các cuộc trò chuyện trên kênh
Các kênh có thể trông giống như các cuộc trò chuyện nhóm lớn, nhưng chúng không nhất thiết phải hỗn loạn như các cuộc trò chuyện nhóm đôi khi có xu hướng. Khi bạn đăng nội dung nào đó trên một kênh, bạn đang đăng nội dung đó cho mọi người xem. Nhưng nếu có một người cụ thể mà thông báo cần sự chú ý, bạn có thể đề cập đến họ bằng cách sử dụng ‘@’ và người đó sẽ nhận được thông báo. Do đó, đảm bảo rằng thông điệp của bạn không bị lạc vào biển thông điệp trên kênh.
Khi bạn đang trò chuyện trong một kênh, bạn cũng nên trả lời tin nhắn trước đó trong khi tiếp tục cuộc trò chuyện. Làm như vậy về cơ bản tạo ra một chuỗi cuộc trò chuyện và giúp mọi người theo dõi nó dễ dàng hơn. Nhấp vào tùy chọn ‘Trả lời’ bên dưới bài đăng gốc để sử dụng tính năng này.
Ưu tiên các tin nhắn quan trọng
Trong Trò chuyện riêng tư, bạn có thể đặt tùy chọn gửi cho các tin nhắn quan trọng. Nhấp vào nút ‘Đặt Tùy chọn Giao hàng’ (ký hiệu ‘!’) Bên dưới hộp tin nhắn và chọn từ các tùy chọn có sẵn. Theo mặc định, tùy chọn gửi cho tất cả các thư là "Chuẩn". Nhưng chúng có thể được thay đổi thành "Quan trọng" và "Khẩn cấp" theo nhu cầu của bạn.
Ghi chú: Tùy chọn gửi chỉ có thể được thay đổi cho các tin nhắn trong Trò chuyện riêng tư chứ không phải cuộc trò chuyện Kênh.
Định dạng tin nhắn của bạn để có tác động lớn hơn
Cho dù bạn đang trò chuyện riêng tư hay trên một kênh, Microsoft Teams cung cấp tính năng định dạng tin nhắn của bạn. Vì vậy, hãy cứu mọi người khỏi hoàn cảnh của những tin nhắn dài, nhàm chán và sử dụng các tùy chọn định dạng để thêm chút hứng thú cho chúng. Nhấp vào biểu tượng ‘Định dạng’ (A bằng cọ vẽ) bên dưới hộp thư để mở các tùy chọn định dạng và in nghiêng, in đậm, gạch chân và làm được nhiều việc hơn với thư của bạn.
Xóa tin nhắn đã gửi
Bạn cũng có thể xóa các tin nhắn đã được gửi trong cuộc trò chuyện riêng tư cũng như một kênh trong Nhóm. Để xóa một tin nhắn, hãy di chuột vào nó. Một chuỗi biểu tượng cảm xúc sẽ xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn ‘Thêm’ (ba chấm) ở cuối và chọn ‘Xóa’ từ menu bật lên. Thao tác này cũng sẽ xóa tin nhắn khỏi đầu người nhận.
Chia sẻ màn hình của bạn trong một cuộc trò chuyện
Chia sẻ màn hình trong cuộc họp là điều phổ biến, nhưng trong Microsoft Teams, bạn cũng có thể chia sẻ màn hình của mình từ Trò chuyện. Vì vậy, nếu bạn muốn nhanh chóng chia sẻ màn hình của mình với người đang trò chuyện, bạn có thể làm như vậy mà không cần phải bắt đầu cuộc họp. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng ‘Chia sẻ màn hình’ trong cuộc trò chuyện và đợi người nhận chấp nhận yêu cầu chia sẻ màn hình của bạn.
👉 Qua đây để xem hướng dẫn chi tiết về cách chia sẻ màn hình trong cuộc trò chuyện
Sử dụng tab trong trò chuyện
Tab là một cách tuyệt vời để truy cập mọi thứ một cách nhanh chóng trong Kênh và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Trên thực tế, chúng xuất sắc đến mức không có lý do gì để giữ chúng chỉ giới hạn trong các Kênh. Bạn cũng có thể thêm Tab vào các cuộc trò chuyện riêng tư. Vì vậy, hãy thêm bất kỳ tệp hoặc ứng dụng nào mà bạn đang cộng tác với (những) người nhận dưới dạng tab trong Trò chuyện và nhanh chóng truy cập chúng.
Ẩn hoặc Bỏ qua các cuộc trò chuyện mà bạn không muốn xem
Không có cách nào để xóa một chuỗi trò chuyện sau khi nó bắt đầu, nhưng bạn có thể ẩn các cuộc trò chuyện mà bạn không muốn hoặc ẩn chúng để loại bỏ thông báo từ chúng. Chuyển đến 'Trò chuyện' từ thanh điều hướng bên trái. Sau đó, chuyển đến cuộc trò chuyện bạn muốn ẩn hoặc tắt tiếng. Biểu tượng 'Thêm tùy chọn' (ba dấu chấm) sẽ xuất hiện. Nhấp vào nó, sau đó chọn ‘Tắt tiếng’ hoặc ‘Ẩn’ từ trình đơn ngữ cảnh.
Trò chuyện là một phần thiết yếu của bất kỳ ứng dụng WSC nào. Hoàn thành công việc trong một cuộc trò chuyện có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và chỉ dành chỗ cho những việc quan trọng trong cuộc họp. Hãy chinh phục lĩnh vực trò chuyện trong Microsoft Teams với sự trợ giúp từ một số mẹo hữu ích ở trên và trông giống như một Chuyên gia giữa các đồng nghiệp của bạn.