Bạn bị choáng ngợp bởi số lượng tuyệt đối các tính năng có sẵn trong Google Chat Spaces? Cần một hướng dẫn nhanh chóng và dễ dàng? Chà, bạn vừa được phục vụ!
Kể từ khi đại dịch này xảy ra, truyền thông hiệu quả đã là một thách thức lớn đối với hầu hết mọi tổ chức. Dù ghét phải thừa nhận điều đó, chúng ta đều mắc lỗi giao tiếp kém, theo một cách nào đó. Giao tiếp quá nhiều sẽ ngăn cản mọi công việc được hoàn thành hoặc giao tiếp quá ít sẽ dẫn đến việc giao sai công việc.
Chà, Spaces là câu trả lời của Google cho vấn đề giao tiếp này. Spaces luôn là nơi cần đến khi các nhóm cần một không gian trung tâm, nơi mọi người có thể chia sẻ tệp, giao nhiệm vụ và duy trì kết nối cho các dự án dài hạn.
Với phạm vi tiếp cận của Gmail là 1,8 tỷ người, không có nền tảng cộng tác nào khác có thể cạnh tranh được. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn cộng tác với một nguồn lực bên ngoài để cộng tác trong một dự án và không ai phải tải xuống ứng dụng khác, đặc biệt là để theo dõi dự án đơn lẻ đó.
Dân số nền tảng khổng lồ này cũng có thể là lý do tại sao Google quyết định giữ giới hạn thành viên trong một ‘Không gian’ là con số khổng lồ 8.000 người.
Hoặc bạn chỉ mới tham gia nền tảng ngày càng phát triển này hoặc bạn muốn có một khóa học bổ sung nhanh chóng về các tính năng của nó, hướng dẫn này phục vụ tất cả.
Tạo không gian trong Google Chat Spaces
Đầu tiên, hãy truy cập chat.google.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Để tạo Không gian, hãy nhấn vào biểu tượng ‘+’ trên tab ‘Không gian’. Sau đó nhấp vào tùy chọn ‘Tạo không gian’.
Bây giờ, hãy đặt một cái tên thích hợp cho khoảng trống. Bạn cũng có thể chọn một biểu tượng / biểu tượng cảm xúc nếu muốn. Tiếp theo, nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn thêm vào không gian cụ thể này.
Sau khi bạn hoàn tất việc thêm người, hãy nhấn vào nút ‘Tạo’ để tạo Không gian.
Tham gia một Không gian trong Google Trò chuyện Không gian
Rất có thể, ngoài việc tạo Không gian, bạn sẽ tham gia một Không gian. Do đó, điều quan trọng là phải biết nơi để tìm lời mời.
Để tham gia Không gian, hãy chuyển đến biểu tượng ‘+’ trên tab Không gian từ thanh bên. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Duyệt qua không gian’ từ danh sách.
Bây giờ, bạn sẽ thấy tất cả các nhóm mà bạn đã được yêu cầu tham gia. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ trên tab Không gian cụ thể để tham gia. Bạn cũng có thể tìm kiếm một lời mời cụ thể bằng cách nhập tên không gian vào trường "Tên không gian".
Xem trước không gian trước khi tham gia
Có thể có những lời mời tham gia Không gian mà bạn không nhận ra hoặc chỉ muốn xem những người tham gia và tin nhắn trước khi đưa ra quyết định của mình.
Để xem trước Không gian trước khi tham gia, hãy chuyển đến tùy chọn ‘Duyệt qua Không gian’ bằng cách chọn biểu tượng ‘+’ từ thanh bên.
Bây giờ, khi bạn di chuột qua tên Space, bạn sẽ có thể thấy tùy chọn ‘Xem trước’. Nhấp vào tùy chọn ‘Xem trước’ để xem nhanh Không gian.
Bạn sẽ có thể ‘Tham gia’ hoặc ‘Chặn’ không gian từ các tùy chọn có sẵn từ góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Xem trước.
Để xem danh sách đầy đủ các thành viên có mặt trong Không gian. Nhấp vào biểu tượng caravat ngược nằm ngay bên cạnh tên nhóm. Sau đó, chọn tùy chọn 'Xem thành viên' từ danh sách thả xuống.
Bạn sẽ có thể xem danh sách các thành viên hiện tại, cũng như các thành viên được yêu cầu tham gia.
Kiểm tra lời mời Spam
Cũng giống như thư, một số lời mời hợp pháp của Space có thể bị đưa vào danh sách spam. Đảm bảo kiểm tra nó khi bạn không thể tìm thấy một lời mời mà bạn đang mong đợi.
Cũng giống như các bước trước đó, chọn tùy chọn ‘Duyệt qua không gian’ từ danh sách từ thanh bên.
Bây giờ, hãy nhấp vào menu kebab (ba dấu chấm dọc). Sau đó, nhấp vào tùy chọn 'Lời mời spam' để xem tất cả các lời mời cuối cùng là spam.
Đề cập đến một người nào đó trong Không gian trò chuyện của Google
Hầu như lúc nào Không gian trò chuyện trên Google của bạn sẽ có rất nhiều người và bạn không thể chỉ gửi tin nhắn mà không đề cập đến người có liên quan. Vì vậy, để kiểm soát pandemonium, bạn có thể gửi thông điệp của mình đến một người cụ thể.
Để đề cập đến một người cụ thể, hãy nhập ‘@’, sau đó nhập tên của họ. Bạn cũng có thể chọn người có liên quan từ danh sách bật lên bằng cách nhấn đi vào hoặc nhấp vào tùy chọn.
Chia sẻ tệp trong Google Chat Spaces
Chia sẻ tệp trong Space rất hữu ích và là một tính năng quan trọng cần có vì nó rất hữu ích trong nhiều trường hợp.
Tải lên tệp cục bộ
Đầu tiên, hãy chuyển đến ‘không gian’ mà bạn muốn tải tệp lên. Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng ‘mũi tên lên trên’ từ phần dưới cùng của màn hình.
Bây giờ, hãy duyệt tệp từ ổ đĩa mà bạn muốn chia sẻ. Nhấp đúp vào tệp để chọn tệp đó.
Sau khi được chọn, bạn có thể thêm một số thông tin văn bản để cung cấp ngữ cảnh cho tệp hoặc nhấn vào nút gửi để chia sẻ tệp với mọi người.
Thêm tệp từ Drive
Đầu tiên, hãy chuyển đến ‘không gian’ mà bạn muốn tải tệp lên. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ‘Drive’ từ góc dưới cùng bên phải của màn hình.
Bây giờ, hãy duyệt tệp từ ổ đĩa mà bạn muốn chia sẻ. Nhấp đúp vào tệp để chọn tệp đó.
Sau khi được chọn, bạn có thể thêm một số thông tin văn bản để cung cấp ngữ cảnh cho tệp hoặc nhấn vào nút gửi để chia sẻ tệp với mọi người. Google Chat Spaces sẽ tự động cập nhật các tùy chọn của tệp để mọi người có thể xem nó.
Tạo tài liệu mới
Bạn có thể tạo một tài liệu mới ngay từ cửa sổ trò chuyện của Space. Nó sẽ được lưu vào Drive của bạn và sẽ được chia sẻ ngay lập tức với các thành viên hiện tại của Không gian cụ thể đó.
Để tạo một tài liệu mới cho Không gian. Nhấp vào biểu tượng 'Tạo tài liệu mới' từ phần dưới cùng bên phải của cửa sổ trò chuyện.
Bạn sẽ có thể chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Các tùy chọn bao gồm Google Trang tính, Tài liệu và Trang trình bày. Nhấp vào tùy chọn ưa thích của bạn.
Tiếp theo, nhập tên cho tài liệu được chia sẻ và nhấp vào nút ‘Chia sẻ’ để chia sẻ tài liệu.
Sau đó, tài liệu sẽ mở ở chế độ xem song song với trò chuyện để mang lại trải nghiệm cộng tác tối đa.
Định vị tệp trong trò chuyện
Bạn thường muốn nhanh chóng định vị một tệp và cần xem các thông báo được chia sẻ với tệp đó. Chà, Google sẽ không cho phép bạn cuộn qua hàng trăm tin nhắn.
Từ cửa sổ trò chuyện của một Không gian cụ thể, hãy chuyển đến tab 'Tệp' nằm ở phần trên của màn hình.
Bạn sẽ có thể xem danh sách tất cả các tệp được chia sẻ trong Không gian. Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Xem trong trò chuyện’ ở phía ngoài cùng bên phải của một tệp cụ thể.
Thêm và chỉ định công việc trong Google Chat Spaces
Thêm và giao nhiệm vụ là một tính năng tuyệt vời của Google Chat Spaces. Hãy khám phá nó một cách chi tiết.
Để tạo một nhiệm vụ, hãy chuyển đến tab "Tasks" từ phần trên của màn hình.
Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Thêm nhiệm vụ không gian’ để thêm một nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn có thể nhấn đi vào để tạo một nhiệm vụ.
Ghi chú: Phần Task hỗ trợ phím tắt cho hầu hết các thao tác. Để hiển thị danh sách các phím tắt được hỗ trợ, hãy nhấn Ctrl + /.
Tiếp theo, đặt cho nhiệm vụ một tiêu đề thích hợp và thêm một số thông tin chi tiết về nó, nếu có. Bạn có thể nhấn đi vào để chèn một dòng mới trong phần chi tiết.
Bây giờ bấm Chuyển hướng hoặc nhấp vào tùy chọn ‘Thêm ngày / giờ’ để đặt thời hạn cho nhiệm vụ của bạn.
Sau đó, chọn ngày giờ hoàn thành nhiệm vụ rồi bấm ‘OK’ để xác nhận.
Ghi chú: Để hoàn tác bất kỳ hành động nào, hãy nhấn Ctrl + Z
Bây giờ bấm Chuyển hướng hoặc nhấp vào 'Assign' để chỉ định người được giao nhiệm vụ.
Bây giờ, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ.
Sau đó, nhấn Chuyển hướng sau đó đi vào. Nếu không, hãy nhấp vào 'Thêm nút' để thêm nhiệm vụ.
Xóa công việc
Để xóa một công việc, hãy nhấn vào biểu tượng 'Thùng rác' ở phía ngoài cùng bên phải của một mục công việc từ danh sách.
Bây giờ, nhấp vào xóa để xác nhận việc xóa tác vụ đã chọn.
Sắp xếp công việc
Các nhiệm vụ cũng có thể được sắp xếp để có khả năng xem tốt hơn và cung cấp khả năng theo dõi tương đối nhiều hơn.
Để sắp xếp công việc, hãy chuyển đến tab "Công việc" và nhấp vào menu kebab (ba chấm dọc). Tiếp theo, chọn Ngày, Người được giao hoặc Thứ tự không gian để xem các nhiệm vụ theo thứ tự cụ thể đó.
Thêm sự kiện lịch trong Google Chat Spaces
Sự kiện lịch có thể phục vụ nhiều mục đích. Hãy để nó diễn ra cho một cuộc họp chung của nhóm hoặc một thời hạn sắp tới hoặc ngày thành lập của tổ chức. Tính năng sự kiện lịch sẽ không bao giờ làm bạn thất vọng.
Để thêm một sự kiện lịch. Nhấp vào biểu tượng 'Lịch' từ phần dưới cùng của cửa sổ trò chuyện Spaces.
Bây giờ, hãy nhấn vào biểu tượng carat để mở tất cả các cấu hình cho sự kiện lịch.
Để đặt ngày và giờ cho sự kiện lịch, hãy nhấp vào ngày hoặc giờ tương ứng để đặt từng thành phần riêng lẻ.
Nếu sự kiện bạn đang thêm là sự kiện lặp lại, hãy nhấp vào tùy chọn 'Không lặp lại' để đặt sự kiện lặp lại từ menu thả xuống.
Để thêm các Không gian hoặc người khác cho sự kiện, hãy nhấp vào tùy chọn 'Thêm khách' và nhập tên Không gian hoặc địa chỉ email cho người bạn muốn thêm.
Để đặt cấp độ quyền cho khách của bạn, hãy nhấn vào tùy chọn 'Quyền của khách' để xem các quyền được cấp. Chọn hoặc bỏ chọn các mục thích hợp từ danh sách để cung cấp hoặc từ chối quyền truy cập cho khách.
Bây giờ, nếu đó là một cuộc họp ngoài trời tại một địa điểm cụ thể. Bạn cũng có thể chọn vị trí từ tùy chọn 'thêm vị trí'.
Nếu bạn muốn bao gồm một liên kết cho Google Meet, vì hầu hết các nơi trên thế giới đều bị khóa hoặc không an toàn khi ra ngoài. Nhấp vào tùy chọn 'Thêm hội nghị truyền hình của Google Meet' và một liên kết cho cuộc họp sẽ được gửi kèm theo lời mời được gửi đến tất cả khách mời.
Sau đó, nếu bạn muốn thêm một số thông tin liên quan đến cuộc họp như yêu cầu mọi người mang theo máy tính xách tay của họ cho một cuộc họp ngoài trời hoặc chỉ tóm tắt các chủ đề của cuộc họp. Bạn có thể làm điều đó bằng cách nhấp và nhập chi tiết vào tùy chọn 'Thêm mô tả'.
Tiếp theo, nếu bạn không muốn người khác xem cuộc họp này trên lịch của mình hoặc muốn ẩn những người tham gia do tính chất bí mật của cuộc họp. Bạn có thể làm điều đó bằng cách nhấp vào tùy chọn 'Hiển thị' và thay đổi thành 'Riêng tư' để ẩn cuộc họp và những người tham gia.
Cuối cùng, bạn cũng có thể đặt thời gian để gửi lời nhắc cuộc họp cho tất cả khách mời. Chọn tùy chọn ưa thích của bạn từ danh sách thả xuống.
Bây giờ, hãy nhấp vào ‘Lưu và chia sẻ’ từ góc dưới cùng bên phải của ngăn.
Tiếp theo, để gửi thư mời đến người tham gia, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Gửi’. Nếu bạn không muốn gửi lời mời, hãy nhấp vào tùy chọn "Không gửi" hoặc nếu bạn muốn thay đổi điều gì đó, hãy nhấp vào tùy chọn "Quay lại chỉnh sửa".
Tạo / Tham gia các cuộc họp Google Meet từ Google Chat Spaces
Gặp gỡ từ Google rất đáng tin cậy và đặc biệt là trong những thời điểm như thế này, một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất để thảo luận trực tiếp mà không có đồng nghiệp. Kể từ bản cập nhật Google Trò chuyện, Meet đã được tích hợp tuyệt vời với Spaces để nâng cao năng suất và giảm chuyển đổi ứng dụng.
Có hai cách để bạn có thể kết hợp Google Meet trong Không gian của mình. Hãy kiểm tra cả hai.
Gặp gỡ từ Trò chuyện bằng một cú nhấp chuột
Có những tình huống mà bạn không thể đợi đến tối hoặc ngày hôm sau để thảo luận về sự phát triển gần đây của dự án. Có thể là phản hồi từ khách hàng về một mô-đun cụ thể hoặc bạn vừa phát hiện ra một lỗi lớn. Việc triệu hồi Meet dễ dàng như vậy.
Để có một buổi Gặp gỡ ngẫu hứng, hãy chuyển đến cửa sổ Trò chuyện của Không gian cụ thể. Sau đó, hãy thêm một số ngữ cảnh văn bản để mọi người có thể chuẩn bị tinh thần để kéo cả đêm.
Bây giờ, nhấp vào biểu tượng máy quay từ góc dưới cùng bên phải của cửa sổ. Sau đó, nhấn gửi để gửi liên kết tham gia Gặp gỡ.
Thêm buổi gặp mặt vào một sự kiện hiện có
Chúng tôi biết bạn sẽ nói gì, chúng tôi vừa chỉ cho bạn một cách để kết hợp Google Meet khi tạo sự kiện lịch mới. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đã tạo một sự kiện và bây giờ muốn chèn một liên kết Meet? Vâng, hãy đọc cùng.
Để thêm liên kết Google Meet vào một sự kiện hiện có. Nhấp vào biểu tượng ‘Lịch’ hiện diện ở phần ngoài cùng bên phải của màn hình ngay bên dưới biểu tượng tài khoản của bạn.
Bây giờ, hãy nhấp vào sự kiện hiện có mà bạn muốn thêm liên kết Google Meet.
Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng 'Chỉnh sửa sự kiện' để mở cấu hình sự kiện.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Thêm hội nghị Google Meet’ để thêm liên kết Meet.
Bây giờ, hãy nhấp vào ‘Lưu’ để xác nhận các thay đổi của bạn.
Sau đó, bạn có thể chọn gửi lời mời đến tất cả các khách mời với thông tin cập nhật. Để làm điều đó, hãy nhấp vào tùy chọn 'Gửi'. Bạn cũng có thể thêm một số ngữ cảnh để thêm liên kết Gặp gỡ, vì vậy những người tham gia sẽ biết lý do tại sao họ lại nhận được lời mời.
Mẹo nhanh về Google Chat Spaces
Dưới đây là một số mẹo nhanh dành cho Google Chat Spaces. Những mẹo này sẽ giúp bạn sử dụng Spaces hiệu quả hơn bao giờ hết vì bạn sẽ quen thuộc với mọi ngóc ngách của chúng.
Thay đổi tên không gian và biểu tượng cảm xúc
Đầu tiên, hãy nhấn vào tên của Spaces từ phần trên cùng của màn hình. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Chỉnh sửa tên và biểu tượng cảm xúc’.
Quản lý thông báo không gian
Có nhiều khi một Không gian đặc biệt trò chuyện hoặc hàng trăm tin nhắn đổ về và cản trở năng suất của bạn.
Thông báo ít hơn
Để chỉ nhận thông báo khi bạn được đề cập. Nhấp vào menu kebab (ba dấu chấm dọc) nằm bên cạnh tên Dấu cách trên thanh bên. Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn ‘Thông báo’ từ danh sách.
Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Notify less’ để chỉ nhận thông báo khi bạn được đề cập. Tiếp theo, nhấp vào lưu để xác nhận các thay đổi của bạn.
Tắt thông báo
Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn thông báo cho một Không gian cụ thể. Tuy nhiên, Google sẽ gửi cho bạn thư nếu có bất kỳ đề cập nào chưa đọc.
Đầu tiên, nhấp vào menu kebab (ba dấu chấm dọc) nằm bên cạnh tên Dấu cách trên thanh bên. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Thông báo’ từ danh sách.
Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn 'Tắt thông báo' và nhấn lưu để xác nhận các thay đổi của bạn.
Xem các thành viên trực tuyến hiện tại
Nếu có nhu cầu xem thành viên nào của Không gian hiện đang trực tuyến. Google đã bổ sung một điều khoản cho nó.
Từ cửa sổ trò chuyện Không gian, nhấp vào tên Không gian. Sau đó, Nhấp vào tùy chọn xem thành viên từ danh sách.
Bây giờ, để xác định các thành viên hiện đang trực tuyến, hãy tìm dấu chấm màu xanh lá cây bên cạnh tên của họ trong danh sách.
Mở tệp được chia sẻ ở chế độ xem song song trong trò chuyện
Đôi khi bạn muốn xem một tệp được chia sẻ trong Không gian trò chuyện của Google và mở cửa sổ trò chuyện để đưa ra quyết định nhanh chóng.
Để mở tệp ở chế độ xem song song, hãy tìm tệp đó trong trò chuyện và nhấp vào biểu tượng 'Mở trong trò chuyện' để mở tài liệu và cũng có cửa sổ trò chuyện được ghim ở bên cạnh.
Thu nhỏ Cửa sổ không gian trò chuyện của Google
Cửa sổ trò chuyện Google Space theo mặc định sẽ mở ở chế độ tối đa. Nó có thể tạo ra một chút bất tiện khi bạn đang cố gắng trò chuyện với nhiều hơn một người. Tuy nhiên, bạn có thể thu nhỏ và thay đổi kích thước theo nhu cầu của mình.
Để thu nhỏ cửa sổ trò chuyện của một không gian cụ thể, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên vào trong.
Trò chuyện trong Space bây giờ sẽ được thu nhỏ và nằm ở phần dưới của màn hình.
Thay đổi kích thước cửa sổ trò chuyện
Thay đổi kích thước cửa sổ có thể hữu ích, khi các thông báo đến trong Space hơi dài và do đó trở nên hơi cồng kềnh khi đọc trong một cửa sổ nhỏ hơn.
Thay đổi kích thước theo chiều dọc
Trên tab thu nhỏ của một Không gian cụ thể, di chuột vào cạnh trên cùng của cửa sổ. Khi bạn nhìn thấy biểu tượng mũi tên hướng lên, hãy nhấp và giữ nút chuột và kéo lên trên để thay đổi kích thước cửa sổ.
Thay đổi kích thước theo chiều ngang
Trên tab được thu nhỏ của một Không gian cụ thể, di chuột của bạn vào các cạnh bên của cửa sổ. Khi bạn nhìn thấy biểu tượng mũi tên sang ngang, hãy nhấp và giữ nút chuột và kéo sang ngang để thay đổi kích thước cửa sổ.
Thay đổi kích thước theo đường chéo
Trên tab thu nhỏ của một Không gian cụ thể, di chuột vào cạnh góc của cửa sổ. Khi bạn nhìn thấy biểu tượng mũi tên chéo, hãy nhấp và giữ nút chuột và kéo theo đường chéo để thay đổi kích thước cửa sổ.
Ghim một dấu cách
Bạn luôn có thể ghim Dấu cách lên trên cùng tại phần Dấu cách để luôn xuất hiện trên đó, bất kể thư chưa đọc từ nhóm Không gian của bạn.
Để ghim Dấu cách, hãy nhấp vào menu kebab (ba dấu chấm dọc) nằm ngay bên cạnh tên Dấu cách và nhấp vào tùy chọn ‘Ghim’ từ danh sách.
Đó là tất cả những gì cần biết về Google Chat Spaces. Bây giờ, hãy trở thành một người giao tiếp hiệu quả và cộng tác hiệu quả như nhau.