Google đã ra mắt một loạt các tính năng cộng tác mới với tên gọi là 'canvas thông minh', cho các ứng dụng Workspace của mình bao gồm Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Smart Canvas cung cấp trải nghiệm tương tác mới bằng cách tập hợp các ứng dụng Google Workspace chặt chẽ hơn.
Một trong những tính năng canvas thông minh là sử dụng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trực tiếp từ các phòng Trò chuyện của Google mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. Điều này làm cho việc hợp tác tại nơi làm việc trở nên liền mạch hơn nhiều. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thấy cách tạo, xem và chỉnh sửa Google Trang tính, Tài liệu và Trang trình bày từ Phòng trò chuyện của Google.
Google Trò chuyện
Google Trò chuyện (trước đây được gọi là Google Hangouts) là một ứng dụng nhắn tin hoàn chỉnh với các tin nhắn trực tiếp và các phòng trò chuyện, các nhóm và doanh nghiệp được xây dựng.
Sử dụng Google Trò chuyện trên máy tính để bàn là cách tốt nhất để sử dụng Google Trò chuyện. Có hai cách bạn có thể sử dụng Google trò chuyện trên máy tính để bàn: Một qua trình duyệt và một cách khác thông qua ứng dụng Chat PWA độc lập. Nhưng ứng dụng độc lập hoạt động với trình duyệt Chrome dưới dạng Ứng dụng web tiến bộ (PWA) chứ không phải ứng dụng gốc.
Để sử dụng Google trò chuyện trên máy tính để bàn, bạn không nhất thiết phải có trình duyệt Chrome. Nhưng để cài đặt và sử dụng ứng dụng độc lập, bạn cần có trình duyệt Chrome. Ứng dụng độc lập Google Trò chuyện PWA hoạt động như một phần mở rộng của trình duyệt Chrome.
Bạn cũng có thể sử dụng Google Trò chuyện trên các trình duyệt Chrome, Firefox, Safari và Microsoft Edge.
Để mở Google Trò chuyện từ trình duyệt, nhấp vào 'biểu tượng Waffle (lưới gồm chín chấm nhỏ)' ở góc trên cùng bên phải của hầu hết các trang Google như công cụ tìm kiếm Google, Gmail, Google Drive, Lịch Google, v.v. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Trò chuyện từ trình khởi chạy để mở Google Trò chuyện.
Hoặc đăng nhập đơn giản vào chat.google.com trong trình duyệt của bạn.
Cài đặt ứng dụng độc lập của Google Trò chuyện
Bạn sẽ cần phiên bản Google Chrome 73 trở lên để cài đặt và sử dụng ứng dụng trò chuyện độc lập của Google trên máy tính của mình.
Để cài đặt ứng dụng trò chuyện độc lập của Google, mở trình duyệt Chrome của bạn và mở Google trò chuyện trong một tab mới hoặc đăng nhập vào chat.google.com. Sau đó, nhấp vào ‘biểu tượng cài đặt’ trong thanh URL ở góc trên cùng bên phải của Google Chrome như hình dưới đây.
Sau đó, trong cửa sổ bật lên Cài đặt ứng dụng, nhấp vào 'Cài đặt'.
Hoặc, nhấp vào menu ba chấm dọc ở trên cùng bên phải của Google Chrome và chọn 'Cài đặt Google Trò chuyện'. Ứng dụng độc lập sẽ được cài đặt và một phím tắt sẽ được tạo trên màn hình của bạn.
Tạo và chỉnh sửa Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày từ Google Trò chuyện
Google Trò chuyện hiện cho phép người dùng tạo và làm việc trên Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trực tiếp trên phòng Trò chuyện của Google. Bạn không cần phải chuyển đổi giữa cộng tác trong tài liệu và trò chuyện trên Google Trò chuyện với nhóm của mình. Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng này trong phòng Trò chuyện, không phải trên tin nhắn trực tiếp. Đây là cách bạn làm điều đó.
Trước tiên, hãy mở Google Trò chuyện và chọn phòng trò chuyện mà bạn muốn cộng tác trên bảng điều khiển bên trái trong phần "Phòng".
Ở góc bên phải của hộp văn bản, nhấp vào biểu tượng ‘Tạo tài liệu mới’ và chọn ‘Google Tài liệu’ hoặc ‘Google Trang tính’ hoặc ‘Google Trang trình bày’ để tạo tệp (như hình bên dưới). Bạn có các tùy chọn để tạo tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày của Google.
Sau đó, một cửa sổ hộp thoại Chia sẻ tài liệu mới sẽ xuất hiện. Tại đây, đặt tên tệp của bạn và nhấp vào nút ‘Chia sẻ’.
Thao tác này sẽ tạo một tệp mới trong phòng trò chuyện của bạn và lưu tệp đó vào Google Drive của bạn. Tài liệu này sẽ được chia sẻ với các thành viên trong nhóm của bạn trong phòng trò chuyện.
Sau đó, nhấp vào tệp mới tạo để mở tệp cạnh nhau vào khu vực trò chuyện của bạn. Giờ đây, bạn và nhóm của mình có thể cùng nhau xây dựng nội dung trong khi thảo luận trong khu vực trò chuyện.
Bạn có thể tạo trang tính Google và trình chiếu theo cách tương tự.
Bạn cũng có thể tải tệp lên từ ổ đĩa cục bộ của mình hoặc từ ổ đĩa Google để mở chúng trên Google trò chuyện và cộng tác.
Để tải tệp lên từ ổ đĩa cục bộ của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng 'Tải tệp lên' trong hộp văn bản và chọn tệp từ cửa sổ trình chọn tệp.
Để tải tệp lên từ Google Drive của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng 'Thêm tệp Google Drive' trong hộp văn bản và chọn một tệp từ Google Drive của bạn.
Sau đó, nhấp vào 'Chọn' để thêm tệp vào phòng trò chuyện của bạn.
Tệp đã được thêm nhưng chưa được chia sẻ. Để làm điều đó, hãy nhấn vào biểu tượng gửi.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng gửi, một cửa sổ hộp thoại ‘Chia sẻ tệp này với phòng’ mới sẽ bật lên. Nhấp vào menu thả xuống 'Nhận xét' và chọn quyền bạn muốn cấp cho tệp này.
Khi bạn chọn 'Xem', các thành viên trong nhóm trong phòng trò chuyện của bạn sẽ chỉ có thể xem tệp. Chọn 'Nhận xét' để chỉ cho phép nhận xét về tệp. Hoặc chọn 'Chỉnh sửa' để cho phép họ xem, nhận xét và chỉnh sửa tệp. Sau đó, nhấp vào ‘GỬI’ để chia sẻ tệp với phòng biểu đồ.
Nhóm của bạn có thể chỉnh sửa các tệp bạn đã tạo hoặc tải lên, giống như cách bạn có thể chỉnh sửa các tệp mà họ đã chia sẻ.
Đó là cách bạn tạo, mở và chỉnh sửa tài liệu, trang tính và trang trình bày của Google trên Phòng trò chuyện của Google.