Tất cả các cách bạn có thể tạo danh sách trong Microsoft Teams để theo dõi thông tin quan trọng
Microsoft Lists là một ứng dụng Microsoft 365 mới giúp quản lý và theo dõi bất kỳ thông tin nào bằng danh sách cộng tác vô cùng dễ dàng. Và sự tích hợp của nó với Microsoft Teams làm cho nó trở nên mạnh mẽ hơn nữa. Bạn có thể thêm nó dưới dạng một tab trong bất kỳ kênh nhóm nào và cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn để làm việc hiệu quả.
Người dùng có thể tạo danh sách mới ngay từ Microsoft Teams sau khi thêm nó dưới dạng tab trong kênh. Bạn có thể tạo danh sách mới từ đầu, sử dụng một trong các mẫu hoặc nhập dữ liệu từ bảng excel hoặc danh sách hiện có từ Microsoft Teams để sử dụng các quy tắc và cấu trúc của danh sách.
Nhưng bạn không thể nhập danh sách cá nhân từ trang chủ Danh sách Microsoft của mình. Bạn cũng không thể thêm Danh sách trong Microsoft Teams làm ứng dụng cá nhân và tạo danh sách cá nhân. Để sử dụng Danh sách Microsoft để tạo danh sách cá nhân và luôn cập nhật mọi thứ, bạn cần sử dụng ứng dụng độc lập.
Tạo một danh sách mới
Sau khi bạn đã thêm ứng dụng Danh sách làm tab trong kênh, bạn có thể tạo danh sách mới. Nhấp vào tab 'Danh sách'. Tab sẽ có hai tùy chọn: ‘Tạo danh sách’ hoặc ‘Thêm danh sách hiện có’. Bấm vào cái trước.
Tạo một danh sách từ đầu
Nếu bạn muốn tạo danh sách từ đầu, hãy chọn tùy chọn ‘Danh sách trống’. Khi bạn chọn một danh sách trống, bạn cần tự tạo mọi thứ trong danh sách, ngay cả số lượng và tên của các cột.
Nhập tên cho danh sách, mô tả nếu bạn muốn, chọn màu và biểu tượng, rồi nhấp vào nút ‘Tạo’. Tab sẽ bắt đầu hiển thị một danh sách trống, nơi bạn có thể thêm cột và liệt kê các mục.
Bạn có thể vào chế độ ‘Chỉnh sửa nhanh’ để nhập thông tin vào danh sách như bảng hoặc bạn có thể thêm các mục nhập riêng lẻ trong danh sách bằng cách nhấp vào nút ‘Mục mới’.
Bạn cũng có thể xác định quy tắc cho các cột trong danh sách của mình ngay từ Microsoft Teams. Việc xác định quy tắc cho phép bạn định dạng danh sách theo điều kiện để toàn bộ cột hoặc hàng trong danh sách chỉ xuất hiện hoặc biến mất khi chúng đáp ứng các điều kiện nhất định.
Để xác định quy tắc cho một cột, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh tên cột và đi tới 'Cài đặt cột' từ trình đơn. Sau đó chọn ‘Định dạng cột này’ từ menu con.
Sau đó nhấp vào ‘Quản lý quy tắc’ dưới định dạng có điều kiện để xác định quy tắc cho cột.
Tạo danh sách bằng mẫu
Bạn có thể sử dụng mẫu để tạo danh sách trong Nhóm. Có 8 mẫu chung và 3 mẫu dành riêng cho ngành. Có các mẫu chung cho Theo dõi vấn đề, Giới thiệu nhân viên, Hành trình sự kiện, Quản lý tài sản, Theo dõi tuyển dụng, Yêu cầu đi lại, Theo dõi tiến độ công việc và Lập lịch nội dung. Sau đó, 3 mẫu dành riêng cho ngành bao gồm các mẫu cho Bệnh nhân, Sự cố và Khoản vay.
Sau khi nhấp vào nút 'Tạo danh sách', hãy chọn mẫu bạn muốn sử dụng. Bản xem trước của tất cả các phần tử mà nó chứa sẽ mở ra. Nếu bạn cho rằng đó là lựa chọn phù hợp với mình, hãy nhấp vào nút "Sử dụng Mẫu".
Sử dụng một mẫu làm giảm thời gian bạn cần dành cho một danh sách vì cấu trúc cơ bản bạn có thể cần đã có sẵn. Bạn có thể đổi tên hoặc xóa bất kỳ cột nào bạn không muốn. Hoặc bạn có thể chỉ cần bắt đầu nhập các mục trong danh sách vào các loại cột tương ứng của chúng.
Thêm danh sách hiện có
Ngoài việc tạo danh sách mới và thêm chúng dưới dạng tab trong kênh nhóm của bạn, bạn cũng có thể thêm danh sách hiện có vào Microsoft Teams. Nhưng bạn chỉ có thể thêm danh sách từ các nhóm hoặc kênh khác trong Microsoft Teams chứ không phải danh sách cá nhân của bạn từ trang chủ ứng dụng Microsoft Lists của bạn.
Nhấp vào tùy chọn 'Thêm danh sách hiện có' sau khi thêm Danh sách dưới dạng tab.
Tất cả danh sách hiện có của bạn sẽ được hiển thị trên màn hình để lựa chọn. Nhấp vào danh sách bạn muốn sử dụng để thêm vào kênh. Bạn cũng có thể thêm danh sách hiện có từ trang SharePoint của mình bằng cách dán để nối kết đến trang trong hộp văn bản.
Sau khi bạn chọn danh sách, nội dung của nó sẽ xuất hiện trong tab. Và bạn có thể chỉnh sửa nó theo cách bạn muốn.
Danh sách Microsoft là một công cụ mới mạnh mẽ trong kho vũ khí Microsoft Teams của bạn. Và với các tính năng như định dạng có điều kiện, mẫu, v.v., chúng chắc chắn sẽ gây được tiếng vang lớn với mọi người.