Google Workspace là gì và cách sử dụng nó

Bảng gian lận bạn cần để bắt đầu trên Google Workspace

Google là một phần trong cuộc sống của hầu hết mọi người vào thời điểm này, bằng cách này hay cách khác. Và mặc dù Google được ưa chuộng nhất trong cuộc sống trần tục, sự hiện diện của nó trong hệ sinh thái kinh doanh cũng không thể phủ nhận.

Nhưng những sự kiện gần đây đã làm thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp. Và sự chuyển đổi này cũng đã đến với tập hợp các dịch vụ năng suất của Google. Google Workspace là kết quả cuối cùng của sự thay đổi này bắt đầu vào năm ngoái khi cả thế giới chứng kiến một sự thay đổi chưa từng có trong cách chúng ta làm việc. Hãy cùng xem xét chính xác dịch vụ này là gì và những gì nó phải cung cấp.

Google Workspace là gì?

Nếu bạn chưa biết về Google Workspace, có thể bạn đã quen thuộc với G Suite - biệt danh trước đây của Google Workspace. Tìm hiểu sâu hơn về quá khứ cũng sẽ nhắc bạn về Google Apps for Domain, điểm khởi đầu cho hành trình này. Nhưng tất cả sự thay đổi tên này cũng đã tạo ra sự nhầm lẫn.

Nói một cách đơn giản, Google Workspace là một dạng phát triển hơn của G Suite, bản thân nó đã là một sự phát triển của Google Apps for Domain. Hãy coi đó là quá trình tiến hóa của Pokemon!

Tương tự như vậy, Google Workspace cung cấp trải nghiệm phong phú hơn với nhiều tính năng hơn so với các lần lặp trước của nó. Các ứng dụng hiện có sự tích hợp sâu hơn với nhau thay vì chỉ là một trải nghiệm độc lập.

Trước đây, tất cả các dịch vụ của Google phải được truy cập riêng biệt vì đó là cách chúng được thiết kế. Với Google Workspace, bạn có được mọi thứ mình cần ở một nơi - Gmail, Trò chuyện, Lịch, Drive, Gặp gỡ, Tài liệu, Trang tính, Công việc, v.v. - bạn hiểu rõ. Sự tích hợp sâu hơn này cho phép các doanh nghiệp cộng tác hiệu quả hơn, thay vì luôn luôn nhảy giữa các ứng dụng.

Không gian làm việc của Google có miễn phí không?

Mặc dù các dịch vụ riêng lẻ mà Google cung cấp như Gmail, Meet, Chat, Drive, v.v., được cung cấp miễn phí cho người dùng có tài khoản Google cá nhân, Google Workspace nói chung là một dịch vụ trả phí. Điều đó bao gồm giải pháp kinh doanh hoàn chỉnh như Google Workspace.

Không gian làm việc của Google dành cho mọi người được sử dụng miễn phí, nhưng chúng tôi sẽ hoàn thiện nó trong giây lát. Về bản chất, Google Workspace chỉ dành cho những người đăng ký trả phí hoặc các học viện giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận miễn phí.

Có những tính năng mà người dùng chỉ có thể truy cập như một phần của Google Workspace, chẳng hạn như khả năng tích hợp sâu hơn của Meet cho phép Hình ảnh trong Hình của cuộc họp trong Trò chuyện, Tài liệu, Trang trình bày và Trang tính. Tính năng này cho phép một người cộng tác và trình bày hiệu quả hơn.

Google Workspace cho mọi người là gì?

Google gần đây đã thông báo rằng họ đã cung cấp Google Workspace cho tất cả mọi người. Và điều đó có nghĩa là những người có tài khoản Google miễn phí cũng vậy. Nhưng điều đó thực sự có ý nghĩa gì? Phiên bản miễn phí của Google Workspace hiện không thực sự có nhiều thay đổi như vậy.

Về cơ bản, nó liên quan đến việc đổi thương hiệu hoàn chỉnh và tích hợp sâu hơn các ứng dụng của Google giống như Google Workspace dành cho doanh nghiệp. Google đã từ từ triển khai những thay đổi này kể từ tháng 10 năm ngoái và rất có thể bạn đã sử dụng nó. Sự khác biệt duy nhất là nó hiện đã chính thức có sẵn cho tất cả mọi người, và không có trong quyền truy cập sớm.

Để kích hoạt trải nghiệm Google Workspace này cho tài khoản Google của bạn, bạn cần kích hoạt Google Trò chuyện. Sau khi bạn kích hoạt Google Trò chuyện, nó sẽ thay thế Google Hangouts, Trò chuyện và Phòng sẽ được tích hợp vào Gmail.

Các phòng cho phép bạn có không gian cộng tác, nơi bạn có thể giao tiếp, chia sẻ ý tưởng và theo dõi thông tin quan trọng.

Cuối năm nay, Google sẽ chuyển Phòng thành Không gian với giao diện người dùng được sắp xếp hợp lý hơn. Spaces sẽ khả dụng cho tất cả mọi người, tài khoản Google Workspace miễn phí và trả phí. Spaces cũng sẽ cung cấp các tính năng như phân luồng chủ đề trong linux, chỉ báo hiện diện, trạng thái tùy chỉnh, phản ứng biểu cảm, cùng với giao diện mới.

Sau khi Spaces đến, giao diện của Gmail cũng sẽ thay đổi. Menu điều hướng bên trái sẽ trở nên giống với các thanh công cụ dưới cùng của các ứng dụng Android và iOS. Thanh bên sẽ nhỏ gọn hơn và có thể thu gọn được.

Sử dụng Google Workspace, người dùng sẽ có thể lưu thông tin quan trọng ở một nơi, lập kế hoạch cho chuyến đi tiếp theo của gia đình, giữ ảnh và video của họ ở một nơi, theo dõi ngân sách gia đình với Google Trang tính.

Nhưng đó là tất cả những gì Google Workspace mang lại cho các tài khoản Google Workspace miễn phí hiện tại. Chà, đó và cách phối màu mới là một phần của quá trình đổi thương hiệu. Tuy nhiên, dường như Google cũng có kế hoạch mang đến nhiều thay đổi và cải tiến hơn cho Workspace trong năm dưới dạng Smart Canvas.

Canvas thông minh: Không gian làm việc hướng tương lai được hướng tới

Google thực sự nghiêm túc trong việc biến Workspace trở thành nơi cộng tác phát triển mạnh mẽ. Cuối năm nay, Google sẽ giới thiệu nhiều thay đổi đối với Google Workspace dưới dạng Smart Canvas sẽ phát triển sự cộng tác trên các ứng dụng của Google.

Smart Canvas sẽ cải tiến các ứng dụng như Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Đã có sẵn, khi bạn sử dụng @ -mentions trong Google Documents, một chip thông minh sẽ xuất hiện để hiển thị thông tin bổ sung như những người, tệp và cuộc họp được đề xuất mà bạn có thể chèn vào tài liệu.

Các cộng tác viên khác trong tài liệu sau đó có thể nhanh chóng lướt qua các cuộc họp và mọi người hoặc xem trước tài liệu mà không cần phải thay đổi các tab. Các chip thông minh cũng sẽ ra mắt trên Trang tính trong những tháng tới.

Trong những tháng tới, những con chip thông minh này sẽ là một phần của các khối xây dựng tương tác. Các khối xây dựng tương tác mới sẽ chứa các chip thông minh, các mẫu và danh sách kiểm tra.

Bạn cũng có thể chỉ định các mục hành động trong danh sách kiểm tra cho những người khác từ Google Tài liệu. Các mục tác vụ này cũng sẽ tự động hiển thị trong Google Tasks, giúp bạn quản lý danh sách Việc cần làm của mình dễ dàng hơn.

Một thay đổi khác sắp có trong Smart Canvas là các mẫu bảng trong Tài liệu. Một số loại mẫu sẽ bao gồm các bảng 'bỏ phiếu theo chủ đề' để thu thập phản hồi của nhóm và các bảng 'theo dõi dự án' để nắm bắt các sự kiện quan trọng và trạng thái.

Trang tính cũng sẽ nhận được một số nâng cấp lớn. Cùng với chip Thông minh, Google cũng đang giới thiệu các chế độ xem mới trong Trang tính. Chế độ xem Dòng thời gian, một trong những chế độ xem nằm trong bản nâng cấp này, sẽ sắp xếp lại các trang tính theo chế độ xem giúp theo dõi các công việc dễ dàng hơn.

Để giúp cộng tác dễ dàng hơn, nút ‘Google Meet’ cũng đang được thêm vào Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Đã có sẵn, bạn có thể sử dụng nút này để trình bày tài liệu bạn đang làm việc trực tiếp trong Google Meet mà không cần phải vào Google Meet để bắt đầu cuộc họp. Mọi cuộc họp trên lịch của bạn sẽ tự động hiển thị.

Có thể nói rằng trong năm nay, Google Workspace sẽ trở thành một trải nghiệm tốt hơn nhiều với sự cộng tác tại trung tâm của nó. Và nó sẽ có sẵn cho tất cả người dùng Google Workspace, miễn phí và trả phí.

Các loại kế hoạch (Phiên bản) cho Google Workspace

Google Workspace là một dịch vụ dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp và nó có các phiên bản khác nhau (gói hàng tháng) cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Nhưng khi Google Workspace lần đầu ra mắt, nó chỉ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp nhỏ có ít nhất ít nhân viên, giống như G Suite, vì đó là những kế hoạch mà nó cung cấp.

Nhưng giờ đây, Google Workspace cũng hoàn toàn phù hợp cho các chủ doanh nghiệp nhỏ về cơ bản là một nhóm một người. Trong một động thái nhằm biến Không gian làm việc của Google trở thành một nơi dành cho tất cả mọi người, Google hiện cũng đã ra mắt ‘Các cá nhân trong không gian làm việc của Google’.

Google Workspace cá nhân dành cho các chủ doanh nghiệp cá nhân đang biến đam mê của mình thành ý tưởng kinh doanh. Nhưng khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu của bạn từ công cụ Năng suất và Cộng tác sẽ khác so với nhu cầu của các chủ doanh nghiệp lớn. Google Workspace Individual luôn ghi nhớ điều đó và được thiết kế đặc biệt để đáp ứng những nhu cầu đó.

Google Workspace Individual cung cấp các tính năng cao cấp mà doanh nghiệp cần trong khi vẫn giữ được sự phức tạp mà hoạt động một người không yêu cầu. Nó cung cấp các cuộc họp không giới hạn, ghi âm cuộc gọi, loại bỏ tiếng ồn, bỏ phiếu và Q&A trong Google Meet, lịch chuyên nghiệp giúp các cuộc hẹn dễ dàng hơn, trải nghiệm Gmail tùy chỉnh với danh sách email, biểu trưng thương hiệu và hơn thế nữa.

Ghi chú: Không gian làm việc của Google Cá nhân hiện chỉ khả dụng ở Hoa Kỳ, Canada, Mexico, Brazil, Nhật Bản và sắp có ở Úc.

Dưới đây là tóm tắt về tất cả các kế hoạch hoặc phiên bản mà Google Workspace cung cấp.

Người bắt đầu kinh doanh - $ 6 USD / người dùng / tháng
Tiêu chuẩn kinh doanh - $ 12 USD / người dùng / tháng
Business Plus - $ 18 USD / người dùng / tháng
Doanh nghiệp - Định giá tùy chỉnh mà bạn có thể nhận được bằng cách liên hệ với Nhóm bán hàng của Google. Đây là phiên bản đắt nhất nhưng cũng là phiên bản cung cấp nhiều tính năng nhất.
Google Workspace cá nhân - 9,99 đô la mỗi tháng (7,99 đô la mỗi tháng cho đến tháng 1 năm 2022 như một phần của chương trình khuyến mãi)
Google Workspace for Education - Miễn phí cho các tính năng cơ bản. Bạn có thể mua các tính năng cao cấp theo gói trả phí bao gồm tiêu chuẩn Giáo dục, Nâng cấp Dạy và Học và đăng ký Education Plus.
Google Workspace dành cho tổ chức phi lợi nhuận - Google cung cấp miễn phí các tính năng của gói Business Starter cho tổ chức phi lợi nhuận và Buisness Standard $ 3 / người dùng / tháng và gói Business Plus với $ 5,04 / người dùng / tháng. Doanh nghiệp editin cũng được giảm giá 70% so với giá tiêu chuẩn.

Tại sao sử dụng Google Workspace?

Câu hỏi quan trọng nhất là Google Workspace có gì để cung cấp. Tại sao nó phù hợp với bạn? Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của Google Workspace là tài khoản Workspace được tạo bởi quản trị viên tổ chức, trái ngược với các tài khoản Google cơ bản mà các cá nhân tạo.

Về cơ bản, điều này có nghĩa là kiểm soát nhiều hơn. Quản trị viên có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các giá trị mặc định cho tài khoản Workspace cũng như quyền truy cập ứng dụng và cài đặt bảo mật. Và tất cả những điều đó đều xảy ra trên đám mây. Nhóm CNTT không cần phải định cấu hình thiết bị riêng lẻ hoặc vật lý cho nhân viên hoặc sinh viên của bạn. Bạn cũng có thể có các chính sách riêng cho người hoặc nhóm người.

Vì vậy, điều này cho phép bạn kiểm soát những ứng dụng và cài đặt bạn muốn cho phép cho nhân viên hoặc sinh viên của mình mà bạn không thể có với tài khoản cá nhân.

Google Workspace cũng có nhiều tính năng bổ sung mà bạn không có quyền truy cập bằng tài khoản cơ bản, miễn phí. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mức độ của các tính năng mà Workspace cung cấp khác nhau tùy theo phiên bản hoặc loại gói.

Các ứng dụng cơ bản trong Google Workspace

Hầu hết các phiên bản của Google Workspace đều cung cấp các ứng dụng này như một phần của trải nghiệm cốt lõi với các tính năng nâng cao.

Gmail: Email doanh nghiệp tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn với tính năng bảo vệ chống spam và lừa đảo cũng như trải nghiệm thư không có quảng cáo
Gặp nhau: Tối đa 250 người tham gia cuộc họp tùy thuộc vào phiên bản của bạn. Bạn cũng nhận được các tính năng bổ sung như bảng trắng kỹ thuật số, ghi âm cuộc họp, loại bỏ tiếng ồn, bỏ phiếu và hỏi đáp, phòng đột phá, theo dõi tham dự, kiểm soát kiểm duyệt, giơ tay, phát trực tiếp trong miền (tùy thuộc vào phiên bản Workspace).
Trò chuyện và Phòng (Sắp trở thành Không gian): Ngoài các tính năng cơ bản của Google Trò chuyện và Phòng, nơi bạn có thể cộng tác liền mạch, Google Workspace cho phép các tính năng nâng cao hơn. Chúng bao gồm các phòng trò chuyện tiên tiến với các phòng theo chuỗi và quyền truy cập của khách. Khách mời cho phép bạn kết nối giữa các khách hàng và đối tác không thuộc tổ chức của bạn. Bạn có thể cộng tác với họ trên các tệp và tài liệu từ cuộc trò chuyện. Và với cùng một mức độ truy cập và khả năng hiển thị, công việc của bạn không bị ảnh hưởng.
Lịch: Lên lịch các cuộc hẹn, chia sẻ lịch và duyệt và đặt trước các phòng hội nghị với Workspace.
Lái xe: Bộ nhớ đám mây mở rộng (từ 30 GB đến không giới hạn), Drive dành cho máy tính để bàn, bộ nhớ dùng chung cho nhóm yout, chia sẻ đối tượng mục tiêu và hỗ trợ hơn 100 loại tệp.
Tài liệu, Trang tính: Tạo tài liệu cộng tác, Hỗ trợ soạn thảo văn bản thông minh, tự động sửa lỗi chính tả và đề xuất ngữ pháp, Khả năng tương tác với Microsoft Office và Nhãn hiệu tùy chỉnh cho tài liệu.
Trang trình bày: Cộng tác trên các bản trình bày
Các hình thức: Xây dựng khảo sát bao gồm phân tích dễ dàng hơn với điền thông minh, dọn dẹp thông minh và Câu trả lời, Biểu mẫu thương hiệu tùy chỉnh
Giữ cho: Nắm bắt ý tưởng bằng ghi chú cộng tác
Các trang web: Cộng tác trong khi xây dựng các trang web
Dòng điện: Mạng xã hội cho tổ chức của bạn, nơi nhân viên có thể giao tiếp và tương tác với nhau

Các ứng dụng bổ sung trong Google Workspace

Tùy thuộc vào Google Workspace Edition của bạn hoặc các giao dịch mua bổ sung, Google Workspace cũng cung cấp các ứng dụng này cho người đăng ký.

Miền: Đăng ký miền với đăng ký và cấu hình Google Workspace tích hợp
Tìm kiếm trên đám mây: Tìm kiếm thông minh trên Google Workspace của bạn (dữ liệu bên thứ nhất và thứ ba)
Nhóm và Nhóm dành cho Doanh nghiệp: Danh sách email và quản lý quyền truy cập
Kho tiền: Lưu trữ dữ liệu, lưu trữ và eDiscovery
Jamboard: Bảng trắng kỹ thuật số cộng tác mà bạn thậm chí có thể sử dụng trong các cuộc họp
Giọng nói: Gọi thoại thông minh với hệ thống điện thoại ảo hoạt động trên tất cả các thiết bị và web
Tập lệnh ứng dụng: Tăng sức mạnh của Google Apps như Lịch, Tài liệu, Drive, Gmail, Trang tính và Trang trình bày với Apps Script. Bạn có thể xuất bản các tập lệnh cho toàn thế giới hoặc giữ chúng ở chế độ riêng tư cho miền của bạn.
AppSheet: Xây dựng ứng dụng mà không cần mã
Lớp học: Không gian học tập có cấu trúc cho giáo viên và học sinh
Tiện ích bổ sung: Tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba và tiện ích bổ sung Apps Script

Google Workspace cũng cung cấp phần cứng cho Google Meet, Cuộc gọi thoại và Jamboard. Phần cứng cho phép các tổ chức đang chọn mô hình kết hợp ngay bây giờ - tại văn phòng và làm việc tại nhà - hoạt động hiệu quả.

Google cũng sẽ sớm ra mắt chế độ Đồng hành trong Google Meet để thúc đẩy sự bình đẳng cộng tác trong một môi trường làm việc kết hợp. Nó dành cho các tổ chức có ít người ở trong phòng hội nghị trong khi kết nối với những người khác từ xa.

Chế độ đồng hành cung cấp cho những người trong phòng hội thảo lát video của riêng họ và quyền truy cập vào các tính năng khác của Google Meet như giơ tay, thăm dò ý kiến, v.v. trên màn hình của họ trong khi họ tận dụng tối đa âm thanh trong phòng và các khả năng hội nghị truyền hình khác của Meet Hardware các đề nghị.

Cách sử dụng Google Workspace

Trải nghiệm của Google Workspace là khác nhau đối với người dùng trả phí (đặc biệt là quản trị viên) và người dùng miễn phí, do đó, học cách sử dụng nó là hai đường cong hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, đối với người dùng cuối của Workspace, việc sử dụng các ứng dụng trong Google Workspace rất giống nhau, ngoại trừ các tính năng độc quyền.

Để truy cập các ứng dụng có sẵn cho tài khoản Google Worskapce của bạn, hãy chuyển đến biểu tượng menu 'Google Apps' từ bất kỳ dịch vụ nào của Google. Menu sẽ liệt kê tất cả các ứng dụng có sẵn để bạn sử dụng.

Đây là một mẹo. Cho dù bạn là người dùng Google Workspace miễn phí hay trả phí, Google đều cung cấp các phím tắt ‘.new’ nhanh chóng mà bạn có thể nhập trực tiếp vào thanh địa chỉ của trình duyệt và nó sẽ tạo một mục mới của ứng dụng đó.

cal.new - Tạo sự kiện Lịch mới
doc.new - Tạo tài liệu Google
meet.new - Bắt đầu một cuộc họp mới trên Google Meet
sheet.new - Tạo Google Trang tính mới
slide.new - Tạo một trang trình bày mới
form.new - Tạo một biểu mẫu mới
keep.new hoặc note.new - Bắt đầu một ghi chú mới
site.new - Tạo một trang web mới
jam.new - Bắt đầu một bảng trắng mới

Sử dụng Google Workspace với tư cách là Người dùng trả phí

Để bắt đầu với Google Workspace, hãy truy cập workspace.google.com. Nhấp vào nút ‘Bắt đầu’ hoặc ‘Bắt đầu dùng thử miễn phí’, tùy thuộc vào những gì bạn thấy trên màn hình của mình. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, Business Starter hoặc Business Standard có thể là con đường phù hợp. Google cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày để bạn có nhiều thời gian tìm hiểu và xem liệu Google Workspace có phù hợp với bạn không. Hủy bản dùng thử của bạn trước khi hết 14 ngày và bạn sẽ không bị tính phí đăng ký.

Nếu bạn là nhóm một người và sống ở một trong những quốc gia được hỗ trợ, bạn có thể dùng thử Google Workspace Individual bằng cách truy cập vào đây.

Ghi chú: Google Workspace Individual không hỗ trợ các địa chỉ email tùy chỉnh.

Vì Google Workspace dành cho doanh nghiệp nên bạn tự động trở thành quản trị viên cho tổ chức của mình khi bạn thiết lập nó. Nhưng khi bạn thêm người dùng mới vào tổ chức của mình, bạn có thể đặt người khác làm quản trị viên.

Nhập tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và quốc gia của bạn và nhấp vào 'Tiếp theo'.

Sau đó, cung cấp thông tin liên hệ của bạn và nhấp vào 'Tiếp theo'.

Bây giờ, bạn phải chọn xem bạn có tên miền hay không. Nếu bạn có, hãy nhấp vào tùy chọn 'Không, tôi có một' và bạn có thể nhập miền bạn đã sở hữu và sử dụng miền đó. Bạn sẽ phải xác minh rằng bạn sở hữu miền này trước khi bạn thực sự có thể bắt đầu sử dụng nó. Nếu không, bạn có thể mua một cái bằng Google Domains. Nhấp vào tùy chọn "Có, tôi có một cái mà tôi có thể sử dụng". Nếu không có miền, bạn cũng có thể mua miền đó từ một nơi khác thay vì Google Domains, nhưng khi mua miền qua Google, bạn sẽ không phải trải qua quy trình xác minh.

Sau đó, bạn cần tạo tên người dùng cho tài khoản Google Workspace của mình. Đây sẽ là địa chỉ email doanh nghiệp đầu tiên cho miền của bạn. Bạn có thể tạo thêm địa chỉ doanh nghiệp cho nhóm của mình sau này khi bạn thiết lập Google Workspace. Tạo mật khẩu và sau đó nhấp vào 'Đồng ý và tiếp tục'.

Google Workspace của bạn được thiết lập bằng tài khoản Google doanh nghiệp. Nhấp vào "Đi tới thiết lập" và bạn có thể quản lý Google Workspace cho tổ chức của mình từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Sau khi xác minh miền của mình, bạn có thể thêm người dùng mới vào tổ chức của mình và thiết lập các ứng dụng như Gmail từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Nhưng nếu bạn không muốn làm bất kỳ điều gì ngay lập tức, bạn có thể bỏ qua nó ngay bây giờ và làm điều đó từ Quản trị viên của Google bất kỳ lúc nào sau này.

Quản lý Không gian làm việc của Google

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể quản lý và kiểm soát Google Workspace từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Cho dù bạn muốn thêm hoặc xóa người dùng, quản lý các đơn vị tổ chức (biệt ngữ của Google để tạo chính sách cho tổ chức của bạn), tạo và quản lý các nhóm cho danh sách gửi thư và áp dụng chính sách, quản lý ứng dụng nào mà người dùng trong miền của bạn có thể truy cập và từ thiết bị nào cũng như mọi thứ nếu không, bảng điều khiển dành cho quản trị viên là nơi bạn sẽ tìm thấy nó.

Để truy cập bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy truy cập admin.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google Workspace của bạn. Hoặc bạn có thể truy cập nó từ menu 'Ứng dụng' từ bất kỳ dịch vụ nào của Google. Nhấp vào biểu tượng 'Google Apps' từ hầu như bất kỳ dịch vụ nào của Google mà bạn đăng nhập (google.com, gmail.com, v.v.)

Sau đó, nhấp vào tùy chọn cho 'Quản trị viên' từ các ứng dụng. Tùy chọn cho 'Quản trị viên' chỉ khả dụng cho những người dùng Không gian làm việc là quản trị viên của tổ chức.

Trang chủ bảng điều khiển dành cho quản trị viên sẽ mở ra. Menu điều hướng có thể thu gọn ở bên trái cho phép bạn duyệt qua tất cả các tùy chọn để quản lý Google Workspace cho tổ chức của bạn một cách nhanh chóng.

Thêm người dùng vào tổ chức của bạn

Khi bạn đã thiết lập Google Workspace cho tổ chức của mình, bước quan trọng nhất là thêm người dùng vào tổ chức của bạn. Cũng giống như tạo địa chỉ doanh nghiệp cho chính mình, bạn phải tạo tên người dùng và mật khẩu cho những người dùng khác mà bạn muốn thêm và chia sẻ thông tin đăng nhập với họ. Bạn cũng phải chỉ định giấy phép cho họ để có thể sử dụng các dịch vụ.

Đi tới bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn và nhấp vào tùy chọn 'Thư mục' từ menu điều hướng ở bên trái.

Một số tùy chọn sẽ mở rộng bên dưới nó. Nhấp vào 'Người dùng' từ các tùy chọn có sẵn.

Sau đó, chọn đơn vị tổ chức từ "Tất cả các tổ chức" mà bạn muốn thêm người dùng. Nhấp vào nút "Thêm người dùng mới" để thêm từng người dùng một nếu bạn không có một nhóm lớn.

Nhập thông tin của người dùng: họ và tên, sau đó là email chính của họ. Workspace sẽ đề xuất tên người dùng cho email chính khác với tất cả các email hiện có trong miền của bạn; bạn có thể sử dụng cái đó hoặc nhập một cái của riêng bạn.

Nếu tổ chức của bạn có nhiều miền, bạn có thể chọn một miền khác. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh dấu @ và chọn miền từ menu thả xuống.

Sau đó, nhập email phụ cho người dùng. Email phụ có thể là email cá nhân của họ, nơi họ sẽ nhận được thông tin chi tiết về tài khoản. Bạn cũng có thể nhập địa chỉ email của mình để nắm bắt thông tin đăng nhập và chuyển tiếp cho họ sau này.

Sau đó, nhấp vào mũi tên bên cạnh ‘Quản lý mật khẩu, đơn vị tổ chức và ảnh hồ sơ của người dùng. Đặt ảnh hồ sơ hoặc chỉnh sửa đơn vị tổ chức là tùy chọn.

Nhưng bạn phải đặt mật khẩu cho người dùng mới. Bạn có thể tự động tạo mật khẩu hoặc nhập mật khẩu của riêng bạn. Để yêu cầu người dùng đặt mật khẩu mới khi họ đăng nhập, bạn phải bật tùy chọn này.

Khi bạn đã thêm tất cả thông tin, hãy nhấp vào nút ‘Thêm người dùng mới.

Với điều kiện tên người dùng không đụng độ với tên người dùng hiện có, người dùng mới sẽ được thêm thành công. Nếu không, bạn sẽ nhận được lời nhắc yêu cầu bạn khắc phục xung đột.

Bây giờ, tất cả những gì còn lại là chia sẻ thông tin đăng nhập với người đã định và họ có thể bắt đầu sử dụng Google Workspace. Nếu bạn yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu của họ sau khi đăng nhập, họ sẽ có 48 giờ để thay đổi mật khẩu. Khi hết thời gian, liên kết đặt lại sẽ hết hạn và bạn (quản trị viên) sẽ phải tạo mật khẩu mới cho chúng.

Đối với người dùng mới, có thể mất tới 24 giờ để tất cả các dịch vụ của Google Workspace trở nên hoạt động. Nếu bạn cố gắng truy cập một dịch vụ trong thời gian này, bạn có thể nhận được thông báo rằng bạn không có quyền truy cập.

Thêm người dùng hàng loạt

Đối với một tổ chức lớn, bạn cũng có thể thêm hàng loạt người dùng và có rất nhiều tùy chọn để làm như vậy. Tùy thuộc vào loại hình tổ chức của mình, bạn có thể chọn những gì phù hợp với mình.

Thêm người dùng từ tệp CSV
Sử dụng API thư mục SDK quản trị nếu bạn biết lập trình
Đồng bộ hóa dữ liệu từ máy chủ LADP của bạn, chẳng hạn như Microsoft Active Directory
Di chuyển từ Ghi chú HCL sang Google Workspace
Thêm người dùng bằng Tài khoản Google hiện có

Trước khi thêm hàng loạt người dùng vào Google Workspace, bạn cần đảm bảo rằng mình có đủ giấy phép. Nếu không, hãy mua thêm nếu gói của bạn cho phép.

Đặt người dùng làm quản trị viên

Bạn có thể đặt (những) người dùng khác trong tổ chức làm quản trị viên cấp cao. Theo mặc định, người tạo và thiết lập Google Workspace cho tổ chức là quản trị viên cấp cao. Quản trị viên cấp cao có toàn quyền truy cập vào các nhiệm vụ quản lý của tổ chức của bạn, vì vậy chỉ giao vai trò này cho những người bạn tin tưởng. Đối với các trách nhiệm bị hạn chế, bạn có thể chỉ định cho họ các vai trò quản trị cụ thể như Quản trị viên nhóm, Quản trị viên quản lý người dùng, Quản trị viên bộ phận trợ giúp, Quản trị viên dịch vụ, v.v.

Từ menu điều hướng ở bên trái, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Thư mục’ và chọn ‘Người dùng’ từ danh sách mở rộng. Tìm người dùng từ danh sách người dùng và nhấp vào tên của họ.

Trang tài khoản của họ sẽ mở ra. Cuộn xuống và nhấp vào tùy chọn cho 'Vai trò và đặc quyền của quản trị viên'.

Sau đó, nhấp vào tùy chọn cho vai trò 'Quản trị viên cấp cao'.

Điều này sẽ hiển thị chuyển đổi bên cạnh tất cả các vai trò được tạo sẵn có sẵn. Để đặt họ là quản trị viên cấp cao, hãy bật nút gạt bên cạnh. Để gán cho họ một vai trò quản trị cụ thể, hãy bật nút gạt bên cạnh vai trò mong muốn. Bạn cũng có thể tạo các vai trò tùy chỉnh nếu các vai trò được tạo sẵn không phù hợp với bạn.

Và ta-da! Bạn có người khác để chia sẻ trách nhiệm quản trị với bạn.

Sử dụng Google Workspace với tư cách người dùng miễn phí

Để bật trải nghiệm tích hợp mà Google Workspace cung cấp cho các tài khoản miễn phí, hãy chuyển đến tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào biểu tượng ‘Cài đặt’ ở góc trên bên phải.

Một bảng cài đặt nhanh sẽ xuất hiện ở bên phải. Nhấp vào 'Xem tất cả cài đặt'.

Sau đó, chọn tab 'Trò chuyện và Gặp gỡ' từ các tùy chọn cài đặt.

Trong Trò chuyện, chọn 'Google Trò chuyện' thay vì 'Hangouts cổ điển'.

Một biểu ngữ chào mừng có thể xuất hiện. Nhấp vào 'OK' để tiếp tục.

Sau đó, nhấp vào 'Lưu thay đổi'.

Gmail sẽ tải lại và bây giờ bạn sẽ có trải nghiệm tích hợp mới với Trò chuyện và Phòng trong Gmail.

Một trong những bổ sung tốt nhất đi kèm với Google Workspace là Room (sắp trở thành Spaces) trong Google Chat. Phòng là trung tâm giao tiếp và hợp tác. Bạn có thể trò chuyện với các thành viên trong phòng, chia sẻ tệp, giao nhiệm vụ và làm nhiều việc khác, tất cả ở một nơi với Phòng. Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Teams, Phòng giống như các kênh của Nhóm.

Bạn cũng có thể mở tệp trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trực tiếp trong Phòng và làm việc trên chúng ngay tại đó. Mọi tệp bạn tải lên Phòng luôn có thể truy cập dễ dàng từ tab "Tệp". Và bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ mà nhóm cần làm và giao chúng cho mọi người từ tab "Công việc".

Để tìm hiểu cách sử dụng Phòng trong Google Trò chuyện, hãy truy cập vào đây.

Xem xét cách thức làm việc đã thay đổi hoàn toàn trong năm qua, Google Workspace đang mang đến những thay đổi rất cần thiết để giúp cho việc cộng tác trở nên liền mạch, cho dù bạn có đang làm việc từ xa hay không. Và với Google Workspace cho mọi người, bạn thậm chí có thể sử dụng nó để giữ cho cuộc sống cá nhân của mình được ngăn nắp.