Khi tùy chọn trò chuyện riêng tư trở nên phiền toái, đã đến lúc loại bỏ nó
Rất nhiều trường học và tổ chức sử dụng Microsoft Teams để cộng tác và giao tiếp, đặc biệt là ngay bây giờ. Đây là một trong những ứng dụng tốt nhất hiện có cho mục đích này, với nhiều tính năng để tạo điều kiện giao tiếp.
Nhưng đôi khi điều quan trọng là hạn chế mức độ dễ dàng và giao tiếp này, đặc biệt là giao tiếp riêng tư. Tình huống này có thể quá phổ biến, chẳng hạn như khi ai đó bắt đầu lạm dụng các tính năng hoặc nó đi ngược lại chính sách của trường học / công ty. Trò chuyện riêng là một trong những tính năng có thể trở thành mối phiền toái đối với nhiều trường học và tổ chức. Và không còn tùy chọn nào khác ngoài việc vô hiệu hóa nó.
Mặc dù nó có vẻ là một bước cực đoan, nhưng nó trở nên cần thiết. May mắn thay, Microsoft Teams có các điều khoản để đạt được thành tích này khá dễ dàng. Và sinh viên / nhân viên sẽ có giao tiếp qua kênh, vì vậy, không giống như bạn sẽ hạn chế hoàn toàn tất cả các giao tiếp.
Tắt Trò chuyện Riêng tư trong Microsoft Teams
Bạn có thể tắt hoàn toàn các cuộc trò chuyện riêng tư cho cả tổ chức trong Microsoft Teams, tức là không người dùng nào trong tổ chức / trường học của bạn có thể trò chuyện riêng tư với bất kỳ người dùng nào khác. Tab 'Trò chuyện' cho toàn bộ tổ chức sẽ chỉ đơn giản là biến mất. Nó hữu ích cho các trường hợp khi chính sách tổ chức của bạn hạn chế giao tiếp riêng tư.
Tùy chọn khác cung cấp tính linh hoạt hơn là tắt các cuộc trò chuyện riêng tư cho một nhóm nhỏ người dùng chứ không phải toàn bộ tổ chức. Đây là lựa chọn thiết thực hơn cho các trường học muốn hạn chế giao tiếp riêng tư đối với tất cả học sinh chứ không phải giáo viên hoặc chỉ học sinh nhỏ tuổi.
Ghi chú: Chỉ những người có quyền truy cập quản trị viên mới có thể thay đổi các cài đặt này và tắt trò chuyện trong Microsoft Teams.
Tắt Trò chuyện Riêng tư cho Toàn bộ Tổ chức
Truy cập admin.teams.microsoft.com và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn. Trang tổng quan quản trị sẽ mở ra. Từ menu điều hướng ở bên trái, hãy nhấp vào 'Chính sách nhắn tin'.
Để thay đổi chính sách cho toàn bộ tổ chức, hãy nhấp vào tùy chọn 'Toàn cầu (Mặc định cho toàn tổ chức)'.
Sau đó, tìm tùy chọn cho ‘Trò chuyện’ từ danh sách và tắt nút gạt để tắt nó.
Sau đó, nhấp vào nút ‘Lưu’ ở dưới cùng để lưu các thay đổi đối với chính sách chung.
Chính sách có thể mất vài phút đến vài giờ để có hiệu lực. Và khi nó xuất hiện, tab ‘Trò chuyện’ sẽ biến mất khỏi thanh điều hướng ở bên trái trong Microsoft Teams cho mọi người.
Tắt trò chuyện riêng tư cho một số người dùng
Để tắt các cuộc trò chuyện riêng tư chỉ cho một nhóm nhỏ người dùng trong tổ chức, hãy truy cập admin.teams.microsoft.com và mở Chính sách nhắn tin từ menu điều hướng ở bên trái.
Các chính sách nhắn tin hiện có, mặc định và tùy chỉnh (nếu có), sẽ mở ra. Nhấp vào tùy chọn ‘Thêm’ để tạo chính sách tùy chỉnh mới.
Màn hình cài đặt chính sách sẽ mở ra. Nhập tên và mô tả (tùy chọn) cho chính sách sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi trong số tất cả các chính sách tùy chỉnh.
Sau đó, chuyển đến 'Trò chuyện' và tắt nút gạt để tắt trò chuyện. Điều này sẽ giữ cho phần còn lại của cài đặt giống như đối với những người dùng khác (nếu bạn sử dụng cài đặt mặc định cho mọi người). Sau đó, nhấp vào nút 'Lưu'.
Sau khi tạo chính sách, đã đến lúc chỉ định chính sách cho những người dùng mà bạn muốn áp dụng. Sau khi lưu chính sách, bạn sẽ tự động quay lại màn hình Chính sách nhắn tin. Đi tới chính sách mới tạo của bạn và nhấp vào tùy chọn ‘kiểm tra’ ở bên trái để chọn chính sách đó.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Quản lý người dùng’.
Màn hình quản lý người dùng sẽ xuất hiện ở bên phải. Tìm kiếm và thêm tên của những người dùng bạn muốn áp dụng chính sách.
Sau đó, nhấp vào nút ‘Áp dụng’. Chính sách tùy chỉnh hiện sẽ được áp dụng cho những người dùng này và họ sẽ không có quyền truy cập vào tab 'Trò chuyện' riêng tư trong Microsoft Teams nữa.
Tắt trò chuyện trong cuộc họp trên Microsoft Teams
Đôi khi tắt trò chuyện riêng tư là không đủ. Trò chuyện trong cuộc họp là một ví dụ điển hình về các tính năng có thể bị lạm dụng trong Microsoft Teams, đặc biệt là bởi sinh viên. Nó thậm chí có thể dẫn đến sự gián đoạn của các lớp học. Và để kiểm soát tình trạng lộn xộn, lựa chọn duy nhất còn lại là hạn chế giao tiếp trong cuộc họp. Giống như các cuộc trò chuyện riêng tư, để tắt cài đặt này, bạn cần có quyền truy cập của quản trị viên vào tổ chức của mình.
Truy cập admin.teams.microsoft.com và đăng nhập bằng tài khoản quản trị của bạn. Sau đó, nhấp vào ‘Cuộc họp’ trên thanh điều hướng ở bên trái. Các tùy chọn khác có sẵn cho các cuộc họp sẽ mở rộng bên dưới.
Nhấp vào 'Chính sách cuộc họp' từ các tùy chọn này.
Trang dành cho chính sách cuộc họp sẽ mở ra. Chuyển đến 'Toàn cầu (Mặc định trên toàn tổ chức)'.
Sau đó, cuộn xuống phần dành cho 'Người tham gia và khách mời'. Và nhấp vào menu thả xuống bên cạnh 'Cho phép trò chuyện trong cuộc họp'. Chọn 'Đã tắt' từ danh sách.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Lưu’ để áp dụng các thay đổi.
Cài đặt này mất một khoảng thời gian (từ vài phút đến vài giờ) để có hiệu lực. Nếu nó không có hiệu lực ngay cả sau một thời gian, khởi động lại Microsoft Teams sẽ hữu ích.
Ghi chú: Thao tác này chỉ tắt trò chuyện trong cuộc họp đối với các cuộc họp được tổ chức bằng tùy chọn 'Gặp gỡ ngay', không phải cuộc họp kênh. Ngoài ra, bạn không thể tắt trò chuyện cuộc họp chỉ cho các cuộc họp cụ thể.
Tắt tính năng trò chuyện trong Microsoft Teams là một bước cực kỳ nghiêm trọng, nếu xét đến nhiều công dụng mà nó mang lại. Nó có thể thực sự hữu ích cho giao tiếp, đặc biệt là các cuộc trò chuyện riêng tư và cuộc họp. Tuy nhiên, khi việc sử dụng bắt đầu trở nên trầm trọng hơn do các vấn đề mà nó đang tạo ra, không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đi đến mức cực đoan và vô hiệu hóa các tính năng tuyệt vời này.