Sắp xếp dữ liệu giúp tổ chức hoặc sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự xác định để tìm các giá trị một cách nhanh chóng. Trong Excel, bạn có thể sắp xếp một phạm vi hoặc bảng dựa trên văn bản, số, ngày và giờ trên một hoặc nhiều cột. Bạn cũng có thể sắp xếp dữ liệu trên cơ sở màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng định dạng tùy chỉnh.
Excel có một số tùy chọn sắp xếp tích hợp nâng cao để giúp quản lý dữ liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các phương pháp sắp xếp dữ liệu khác nhau theo thứ tự xác định cũng như các tiêu chí khác nhau.
Sắp xếp dữ liệu trong Excel
Trước khi sắp xếp dữ liệu, bạn phải chọn xem bạn muốn sắp xếp toàn bộ trang tính hay chỉ một phạm vi ô.
Việc sắp xếp sẽ sắp xếp tất cả dữ liệu trong bảng tính của bạn theo một cột hoặc nhiều cột. Bạn cũng có thể chọn chỉ sắp xếp một cột của trang tính. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình trên cơ sở văn bản, số, ngày tháng và thời gian.
Chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ sau để chỉ cho bạn cách thực hiện các phương pháp sắp xếp khác nhau trong Excel.
Nếu bạn muốn nhanh chóng sắp xếp dữ liệu của mình, chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào trong cột mà bạn muốn sắp xếp. Trong bảng tính ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo tên ‘Đại diện’. Vì vậy, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong cột B.
Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào biểu tượng sắp xếp "AZ", biểu tượng này sẽ sắp xếp ngày của bạn theo tên "Báo cáo".
Bây giờ, dữ liệu của bạn được sắp xếp theo tên Đại diện. Khi cột B được sắp xếp, các hàng tương ứng với mỗi ô trong cột B sẽ di chuyển cùng với nó.
Sắp xếp dữ liệu chỉ trong một cột
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình trong một cột, điều này sẽ không ảnh hưởng đến các cột liền kề trên trang tính. Đầu tiên, chọn phạm vi / cột (Mục) bạn muốn sắp xếp.
Sau đó, chuyển đến tab ‘Dữ liệu’ và nhấp vào biểu tượng sắp xếp. Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo ‘Cảnh báo sắp xếp’. Trong đó, chọn tùy chọn ‘Tiếp tục với lựa chọn hiện tại’ và nhấp vào ‘OK’.
Bây giờ, chỉ có phạm vi 'Mục' (cột) được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Hãy nhớ rằng, chỉ sắp xếp một cột sẽ không khớp toàn bộ trang tính của bạn với cột đó.
Sắp xếp dữ liệu theo ngày / giờ
Bạn có thể sắp xếp ngày, giờ, đánh số giống như cách bạn sắp xếp văn bản trong Excel. Các con số có thể được sắp xếp từ thấp nhất đến cao nhất hoặc cao nhất đến thấp nhất, và ngày và giờ có thể được sắp xếp từ mới nhất đến cũ nhất hoặc cũ nhất đến mới nhất.
Bạn có thể chọn một ô trong cột mà bạn muốn sắp xếp và nhấp vào biểu tượng ‘AZ’ hoặc ‘ZA’ trong tab Nhóm dữ liệu ‘Sắp xếp & lọc’ để sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Hoặc nhấp vào biểu tượng ‘Sắp xếp’ bên cạnh các biểu tượng sắp xếp nhanh trong tab ‘Dữ liệu’.
Nó sẽ mở ra cửa sổ hộp thoại Sắp xếp. Mở trình đơn thả xuống ‘Sắp xếp theo’, trình đơn thả xuống này sẽ liệt kê tất cả các tiêu đề cột của bạn trong trang tính và vì chúng tôi muốn sắp xếp tập dữ liệu của mình theo ngày, hãy chọn tùy chọn ‘Ngày đặt hàng’. Sau đó, chọn tùy chọn ‘Mới nhất đến Cũ nhất’ trong menu thả xuống ‘Thứ tự’ để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần.
Kết quả được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau đây.
Sắp xếp dữ liệu theo Màu ô / Màu phông chữ / Biểu tượng ô
Để sắp xếp dữ liệu của bạn trên màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng ô, hãy mở hộp thoại ‘Sắp xếp’ bằng cách nhấp vào biểu tượng ‘Sắp xếp’ trong tab Dữ liệu. Sau đó, chọn tùy chọn của bạn trong menu "Sắp xếp trên". Ở đây, chúng tôi đang chọn ‘Màu ô’ để sắp xếp tập dữ liệu.
Tiếp theo, chọn màu bạn muốn ở trên cùng của cột. Sau đó, nhấp vào ‘OK’.
Đây là cách một bảng được sắp xếp dựa trên màu ô sẽ trông như thế nào.
Sắp xếp dữ liệu nhiều cấp độ (Sắp xếp nhiều cột)
Sắp xếp nhiều cấp cho phép bạn sắp xếp dữ liệu (bảng) theo các giá trị của một cột và sau đó sắp xếp lại theo các giá trị của (các) cột khác.
Ví dụ: trước tiên chúng tôi sắp xếp tập dữ liệu theo tên ‘Item’ và sau đó sắp xếp lại theo ‘OrderDate’. Để làm điều đó, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và nhấp vào Biểu tượng ‘Sắp xếp’ trong tab ‘Dữ liệu’.
Trong hộp thoại ‘Sắp xếp’. Chọn ‘Mục’ từ danh sách thả xuống ‘Sắp xếp theo’. Sau đó nhấp vào ‘Thêm cấp độ’ và chọn ‘Ngày đặt hàng’ từ danh sách thả xuống ‘Sau đó bởi’. Nhấp vào 'OK'.
Bây giờ, các bản ghi được sắp xếp theo Item đầu tiên và OrderDate thứ hai.
Sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh
Đôi khi bạn không muốn sắp xếp theo văn bản, số hoặc ngày. Đôi khi bạn muốn sắp xếp theo thứ khác, chẳng hạn như tháng, ngày trong tuần, khu vực hoặc một số hệ thống tổ chức khác.
Hãy để bạn có bảng sau và bạn muốn sắp xếp nó dựa trên mức độ ưu tiên của các đơn đặt hàng.
Để làm điều đó, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong tập dữ liệu và mở hộp thoại ‘Sắp xếp’ từ Ruy-băng Excel.
Sau đó, trong menu thả xuống ‘Sắp xếp theo’, hãy chọn ‘Ưu tiên’; trong trình đơn thả xuống ‘Sắp xếp trên’, hãy chọn ‘Giá trị ô’; và trong trình đơn thả xuống "Đơn hàng", hãy chọn "Danh sách tùy chỉnh".
Khi bạn nhấp vào tùy chọn ‘Danh sách tùy chỉnh’ từ trình đơn thả xuống, nó sẽ mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh.
Tại đây, hãy nhập danh sách tùy chỉnh của bạn vào mục "Danh sách mục:" và nhấp vào "Thêm". Ví dụ: chúng tôi đang thêm các mức độ ưu tiên Cao, Bình thường và Thấp vào danh sách.
Một thứ tự sắp xếp mới hiện đã được thêm vào danh sách tùy chỉnh. Chọn danh sách và nhấp vào ‘OK’.
Bây giờ, bạn có thể chọn thứ tự sắp xếp tùy chỉnh của mình từ menu thả xuống 'Đơn hàng'.
Bây giờ, tập dữ liệu được sắp xếp theo Mức độ ưu tiên (Cao, Bình thường, Thấp).
Sắp xếp dữ liệu trong một hàng
Thay vì cột, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo hàng. Để làm điều đó, hãy chọn bất kỳ ô nào trong một hàng và nhấp vào biểu tượng ‘Sắp xếp’ từ nhóm ‘Sắp xếp & Bộ lọc’ trong Ribbon.
Trong hộp thoại ‘Sắp xếp’, nhấp vào nút ‘Tùy chọn’.
Chọn tùy chọn ‘Sắp xếp từ trái sang phải’ thay vì ‘Sắp xếp từ trên xuống dưới’ trong Định hướng trong hộp thoại ‘Tùy chọn sắp xếp’. Và nhấp vào ‘OK’.
Sau đó, chọn hàng bạn muốn sắp xếp trong trình đơn thả xuống ‘Sắp xếp theo’ và nhấp vào ‘OK’.
Như bạn có thể thấy bên dưới, tập dữ liệu hiện được sắp xếp theo các giá trị trong hàng đã chọn.
Bây giờ bạn đã học cách sắp xếp trong Excel, bạn có thể nhanh chóng tổ chức lại trang tính của mình bằng cách sắp xếp dữ liệu.