Vì vậy, đồng nghiệp của bạn có thể để lại những tin nhắn quan trọng khi bạn không thể nhận cuộc gọi
Microsoft Teams thực sự là một trong những ứng dụng Workstream Collaboration tốt nhất hiện có. Nó cung cấp rất nhiều tính năng để làm cho nó trở thành một trải nghiệm toàn diện cho người dùng. Bạn không chỉ có thể kết nối với đồng nghiệp bằng các cuộc gọi trên Microsoft Teams mà còn có thể thiết lập thư thoại để cho phép mọi người để lại tin nhắn khi bạn không thể thực hiện cuộc gọi.
Để thiết lập thư thoại của bạn, hãy mở ứng dụng web hoặc ứng dụng web Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ‘Hồ sơ’ ở bên phải của Thanh tiêu đề và chọn ‘Cài đặt’ từ menu tùy chọn.
Từ màn hình ‘Cài đặt’ của Microsoft Teams, hãy nhấp vào ‘Cuộc gọi’ ở bên trái cửa sổ.
Sau đó, trong tùy chọn "Quy tắc trả lời cuộc gọi" ở bên phải, bạn sẽ thấy "Cuộc gọi đổ chuông cho tôi" được chọn theo mặc định. Dưới đó, đối với "Nếu chưa được trả lời", hãy đảm bảo tùy chọn được đặt thành "Thư thoại". Nói chung, thư thoại được bật khi bạn tham gia Microsoft Teams.
Nếu không, hãy nhấp vào menu thả xuống và chọn 'Thư thoại' từ các tùy chọn. Ngoài ra, hãy chọn thời gian cuộc gọi đổ chuông trước khi chuyển hướng người gọi đến hộp thư thoại.
Người dùng cũng có thể thay đổi cài đặt để tất cả các cuộc gọi trực tiếp đến hộp thư thoại mà không cần đổ chuông. Chọn tùy chọn 'Chuyển tiếp cuộc gọi của tôi' trong quy tắc trả lời cuộc gọi.
Bây giờ, hãy nhấp vào ‘Định cấu hình thư thoại’ để thiết lập các cài đặt khác liên quan đến thư thoại như tin nhắn chào mừng, ngôn ngữ và các quy tắc liên quan đến trả lời cuộc gọi.
Bạn có thể ghi lại tin nhắn sẽ phát mỗi khi ai đó đến thư thoại của bạn. Nhấp vào ‘Ghi lời chào’ để ghi lại tin nhắn.
Bạn cũng có thể chọn không ghi tin nhắn. Microsoft Teams đã có một tin nhắn thoại tự động cho thư thoại của bạn.
Nếu bạn muốn đặt một tin nhắn tùy chỉnh nhưng không muốn ghi lại, vẫn có một tùy chọn khác trong Nhóm. Sử dụng "Lời chào tùy chỉnh chuyển văn bản thành giọng nói" để nhập nội dung bạn muốn tin nhắn để nói trong phần "Lời chào tùy chỉnh của bạn" và một giọng nói tự động sẽ phát tin nhắn đó cho bạn.
Ghi chú: Thông báo này sẽ bị ghi đè nếu bạn đã ghi một lời chào.
Người dùng cũng có thể định cấu hình cài đặt về những tùy chọn mà người gọi sẽ có khi được chuyển hướng đến thư thoại của bạn. Nhấp vào menu thả xuống bên dưới "Quy tắc trả lời cuộc gọi" để mở rộng các tùy chọn và chọn một trong các tùy chọn có sẵn như "Cho phép người gọi ghi tin nhắn".
Bạn cũng có thể chọn ngôn ngữ mặc định mà lời chào của bạn sẽ được phát. Nhấp vào menu thả xuống bên dưới "Ngôn ngữ chào" để chọn ngôn ngữ.
Khi chọn lời chào chuyển văn bản thành giọng nói tùy chỉnh, bạn cũng có thể đặt thêm lời chào ‘Không có mặt tại văn phòng’. Nhập tin nhắn vào hộp văn bản dưới lời chào 'vắng mặt'.
Sau đó, chọn thời điểm bạn muốn phát tin nhắn. Sau khi định cấu hình tất cả các cài đặt, hãy nhấp vào ‘OK’ để lưu cài đặt của bạn và thư thoại của bạn sẽ được thiết lập như bạn muốn.
Microsoft Teams cho phép bạn thiết lập thư thoại nơi những người gọi cho bạn có thể để lại tin nhắn khi bạn không có mặt. Bạn có thể thiết lập và định cấu hình thư thoại theo sở thích của mình từ nhiều tùy chọn có sẵn. Các thư thoại đã nhận và bản ghi của chúng có sẵn trên màn hình Cuộc gọi.