Từ máy tính của bạn và các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive và Dropbox
Một trong những tính năng tuyệt vời của Microsoft Teams là bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp trong ứng dụng. Bạn có thể chọn chia sẻ với tất cả các thành viên trong nhóm của mình ngay lập tức hoặc riêng tư với bất kỳ thành viên nào trong nhóm để tiếp tục làm việc hòa hợp hoàn hảo. Các tệp có thể được chia sẻ từ máy tính của bạn hoặc từ một dịch vụ đám mây được hỗ trợ trên Microsoft Teams.
Một tính năng đáng kinh ngạc khác của Microsoft Teams là nó cũng cho phép bạn hủy chia sẻ bất kỳ tệp nào đã chia sẻ trước đó một cách dễ dàng. Các tệp không được chia sẻ sẽ không thể được xem bởi bất kỳ ai sau khi bị xóa.
Cách chia sẻ tệp với nhóm
Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc trình duyệt web của bạn bằng cách truy cập vào groups.microsoft.com. Theo mặc định, bạn có thể chia sẻ tệp trên máy tính hoặc tài khoản Microsoft OneDrive của mình.
Nếu bạn muốn chia sẻ tệp từ các dịch vụ đám mây khác như Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, bạn sẽ phải thêm nó vào tài khoản Teams của mình. Chuyển đến 'Tệp' trên thanh điều hướng ở bên trái.
Nó sẽ hiển thị tất cả các tệp được chia sẻ giữa tất cả các nhóm của bạn. Trong Lưu trữ đám mây, OneDrive đã được thêm vào. Nếu bạn sử dụng OneDrive với tài khoản Microsoft hiện đang được sử dụng cho Nhóm, tất cả nội dung của bạn trên Drive sẽ có sẵn để chia sẻ trong Nhóm. Để sử dụng bất kỳ dịch vụ đám mây nào khác, hãy nhấp vào ‘Thêm bộ nhớ đám mây’ ở góc dưới bên trái của màn hình.
Một màn hình sẽ xuất hiện với các tùy chọn của các dịch vụ đám mây để bạn lựa chọn. Bấm vào dịch vụ bạn muốn sử dụng. Một cửa sổ đăng nhập sẽ mở ra. Đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu đăng nhập thành công (đăng nhập sẽ chỉ thành công nếu sử dụng cùng một tài khoản email trên cả dịch vụ đám mây và Microsoft Teams), dịch vụ đám mây sẽ được thêm vào và tất cả các tệp trên đám mây sẽ có sẵn để chia sẻ.
Bây giờ, hãy chuyển đến ‘Nhóm’ từ thanh điều hướng ở bên trái, chọn Nhóm bạn muốn chia sẻ tệp và sau đó chọn Kênh mà bạn muốn gửi tệp.
Ở cuối màn hình, chuyển đến hộp soạn thư và nhấp vào biểu tượng ‘Đính kèm’ (kẹp giấy).
Một menu bật lên sẽ xuất hiện trên màn hình. Bạn sẽ có tùy chọn chia sẻ tệp từ các tệp đã được chia sẻ trên tất cả các nhóm và kênh, OneDrive hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây khác hoặc tải một tệp lên từ máy tính của bạn. Chọn tùy chọn bạn chọn, sau đó chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
Tệp sẽ xuất hiện trong hộp thông báo. Chờ nó tải lên; nó sẽ có một thanh tiến trình màu xanh lá cây ở dưới cùng trong khi nó vẫn đang tải lên. Sau khi tệp được tải lên, hãy nhấp vào nút ‘Gửi’ để chia sẻ tệp.
Cách xóa tệp đã gửi đến nhóm
Bạn cũng có thể hủy chia sẻ tệp mà bạn đã chia sẻ với Nhóm. Mở kênh mà bạn đã chia sẻ tệp trước đó. Để mở kênh, hãy chuyển đến 'Nhóm' trên thanh điều hướng ở bên trái, sau đó chọn kênh dưới tên nhóm.
Bây giờ, hãy mở tab 'Tệp' trong kênh. Tab là các liên kết nhanh ở đầu các kênh. Tab 'Tệp' có tất cả các tệp được chia sẻ trên kênh đó.
Tìm tệp bạn muốn xóa khỏi danh sách tệp và di con trỏ vào tệp đó. Tùy chọn 'Hiển thị hành động' (biểu tượng ba chấm) sẽ xuất hiện bên cạnh tên tệp. Nhấn vào nó. Sau đó, từ menu ngữ cảnh xuất hiện, hãy chọn tùy chọn ‘Xóa’.
Một hộp thoại thông báo xác nhận sẽ xuất hiện trên màn hình. Nhấp vào ‘Có’ để xóa tệp.
Tệp sẽ bị xóa khỏi kênh và khỏi danh sách tất cả các tệp trong phần ‘Tệp’ trên thanh điều hướng ở bên trái. Không ai trong nhóm sẽ có quyền truy cập vào nó nữa.
Cách chia sẻ tệp riêng tư trong Microsoft Teams
Các tệp bạn chia sẻ trên một kênh sẽ được chia sẻ với tất cả các thành viên của nhóm đó. Nếu bạn không muốn tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào tệp, thay vào đó, bạn có thể chia sẻ tệp đó một cách riêng tư với một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân.
Trên thanh điều hướng ở bên trái, nhấp vào ‘Trò chuyện’. Mở cuộc trò chuyện của liên hệ mà bạn muốn gửi tệp đến hoặc nhấp vào nút ‘Trò chuyện mới’ ở trên cùng để bắt đầu trò chuyện với một liên hệ mới hoặc tạo một nhóm mới. Sau đó, trong hộp soạn thư, nhấp vào biểu tượng ‘Đính kèm’ và chọn tệp bạn muốn chia sẻ. Bạn chỉ có thể gửi tệp từ OneDrive hoặc máy tính của mình trong cuộc trò chuyện Riêng tư.
Khi tệp đang tải lên, tệp sẽ có thanh tiến trình màu xanh lá cây bên dưới. Sau khi tệp được tải lên trong hộp thông báo, tức là thanh màu xanh lục biến mất, hãy nhấp vào nút 'Gửi' để chia sẻ tệp.
Cách xóa tệp được gửi riêng tư
Các tệp được gửi ở chế độ riêng tư có thể không được chia sẻ trong chính cuộc trò chuyện. Chuyển đến thư có tệp bạn muốn ngừng chia sẻ và di con trỏ vào tệp đó. Một chuỗi biểu tượng cảm xúc phản ứng sẽ xuất hiện trên đầu thư với biểu tượng 'Tùy chọn khác' (menu ba chấm) ở cuối. Nhấn vào nó.
Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện trên màn hình. Chọn tùy chọn 'Xóa'. Tin nhắn có tệp sẽ bị xóa khỏi cuộc trò chuyện ở cả hai đầu và người nhận sẽ không có quyền truy cập vào tin nhắn đó nữa.
Lưu ý: Bạn cũng có thể xóa tin nhắn chứa tệp như chúng tôi đã làm ở trên đối với các tệp được chia sẻ trên một kênh, nhưng làm như vậy sẽ chỉ xóa tin nhắn chứ không xóa tệp. Tệp sẽ vẫn có sẵn trong tab 'Tệp' và tất cả Tệp trên thanh điều hướng ở bên trái.
Sự kết luận
Chia sẻ và hủy chia sẻ tệp với toàn bộ nhóm hoặc chỉ một số thành viên của nhóm là việc dễ dàng trong Microsoft Teams. Và hỗ trợ cho tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây chính như Dropbox và Google Drive, giúp việc chia sẻ tệp trong Microsoft Teams trở nên thuận tiện hơn.