Google Docs, một trình xử lý văn bản dựa trên web, cung cấp vô số tính năng cho người dùng. Một số người dùng đã chuyển sang Google Tài liệu sau khi nó được ra mắt và cơ sở người dùng của nó đã tăng lên theo cấp số nhân trong những năm qua.
Thêm ‘Mục lục’ vào tài liệu giúp cả người viết và người đọc xác định các chủ đề và nội dung khác nhau. Bạn có thể truy cập một phần cụ thể bằng cách nhấp vào tùy chọn có liên quan trong ‘Mục lục’. Ngoài ra, thêm 'Mục lục' dễ dàng hơn so với việc viết tất cả chúng ra theo cách thủ công.
Để thêm ‘Mục lục’, bạn sẽ phải định dạng tài liệu cho phù hợp bằng cách chọn các tiêu đề thích hợp. Trong trường hợp không có tiêu đề Google Tài liệu có sẵn, tính năng mục lục sẽ không hoạt động. Văn bản, tiêu đề và phụ đề không xuất hiện trong 'Mục lục'.
Thêm tiêu đề vào tài liệu của bạn
Trước khi bạn tạo 'Mục lục', hãy thêm các tiêu đề vào tài liệu của bạn. Hơn nữa, hãy chọn một cấp tiêu đề khác từ các tùy chọn có sẵn vì ‘Mục lục’ được thụt vào tương ứng.
Đánh dấu văn bản để định dạng thành tiêu đề và sau đó nhấp vào biểu tượng ‘Kiểu’ trên thanh công cụ.
Tiếp theo, chọn một tiêu đề từ danh sách các tùy chọn trong menu thả xuống. Khi bạn chọn một tiêu đề, văn bản được định dạng ngay lập tức và kích thước phông chữ của nó sẽ thay đổi theo. Ngoài ra còn có một phím tắt cho các tiêu đề khác nhau. Ví dụ: bạn muốn định dạng văn bản thành 'Heading 1', hãy nhấn CTRL + ALT + 1. Tương tự đối với 'Tiêu đề 2', nhấn CTRL + ALT + 2, và tương tự như vậy đối với các tiêu đề khác, bằng cách nhấn số tiêu đề làm phím cuối cùng.
Tương tự, hãy thêm nhiều tiêu đề hơn vào tài liệu ở những vị trí cần thiết và định dạng chúng cho phù hợp. Trong ví dụ trên, chúng tôi đã định dạng cái đầu tiên thành "Heading 1" trong khi những cái dưới nó thành "Heading 2" và một số con trỏ đến "Heading 3".
Thêm Mục lục
Mục lục thường được thêm vào trang đầu tiên trong hầu hết các trường hợp, hoặc trang thứ hai nếu bạn có tiêu đề trên trang đầu tiên. Có hai loại ‘Mục lục’, một loại có số trang và loại còn lại có siêu liên kết.
Cái đầu tiên đề cập đến số trang của tất cả các phần / tiểu mục trong khi cái thứ hai có các siêu liên kết để chuyển trực tiếp đến phần có liên quan. Nếu bạn định in tài liệu, hãy chọn tài liệu có số trang và chọn tài liệu có liên kết màu xanh lam nếu bạn định chia sẻ tài liệu qua web.
Để thêm ‘Mục lục’ vào tài liệu, hãy đặt con trỏ văn bản ở vị trí mong muốn trong tài liệu và nhấp vào menu ‘Chèn’ trong ruy-băng ở trên cùng.
Tiếp theo, chọn ‘Mục lục’, tùy chọn cuối cùng trong menu thả xuống. Bây giờ bạn có thể chọn một trong các loại từ menu bật lên. Danh sách đầu tiên là "Có số trang" trong khi danh sách thứ hai là "Có liên kết màu xanh lam".
Mục lục với số trang
Nếu bạn chọn cái đầu tiên, nó sẽ giống như cái trong hình bên dưới, trong đó tất cả các tiêu đề được đề cập và được thụt vào. Tiêu đề chính hoặc 'Tiêu đề 1' là phần trên cùng trong văn bản in đậm trong khi 'Tiêu đề 2' là văn bản bình thường và hơi thụt vào. Tương tự, 'Heading 3' được thụt lề so với hai phần còn lại và kích thước phông chữ tương đối nhỏ hơn. Bạn cũng có thể tìm thấy số trang của từng tiêu đề ở bên phải của chúng.
Bạn có thể chuyển đến bất kỳ tiêu đề nào được đề cập trong ‘Mục lục’ bằng cách chọn nó và sau đó nhấp vào liên kết xuất hiện. Hơn nữa, bạn cũng có thể sao chép liên kết, chỉnh sửa hoặc xóa liên kết khỏi mục lục bằng cách chọn tùy chọn thích hợp ở bên phải.
Mục lục với siêu liên kết
Trong trường hợp này, tất cả nội dung đều là siêu liên kết đến các tiêu đề tương ứng trong tài liệu và bạn có thể chuyển đến chúng như chúng ta đã làm trong trường hợp trước đó. Một trong những điểm khác biệt rõ ràng giữa hai loại ‘Mục lục’ là không có số trang trong trường hợp thứ hai.
Cập nhật Mục lục
‘Mục lục’ không tự động cập nhật khi bạn thực hiện các chỉnh sửa đối với các tiêu đề hoặc thêm các tiêu đề mới. Tuy nhiên, nó có thể được thực hiện với một cú nhấp chuột sau khi các thay đổi cần thiết được thực hiện. Chúng ta đã xem bảng nội dung trước đó như thế nào. Bây giờ chúng ta hãy thực hiện một số thay đổi đối với các tiêu đề trong tài liệu và xem tính năng cập nhật hoạt động như thế nào.
Trong tài liệu, chúng tôi sẽ hoán đổi từ ‘Đoạn văn’ trong tiêu đề thành ‘Đoạn văn’ trên toàn bộ tài liệu và di chuyển tất cả tiêu đề sang các trang khác nhau bằng tính năng ‘Ngắt trang’.
Có liên quan: Cách Thêm Trang trên Google Tài liệu
Chọn mục lục, sau đó chọn tùy chọn 'Cập nhật mục lục' ở góc trên cùng bên trái.
Nó sẽ ngay lập tức được cập nhật và tất cả các thay đổi có thể được xác định dễ dàng. Ví dụ: kiểm tra sự thay đổi trong tiêu đề và số trang. Thay đổi về tiêu đề sẽ áp dụng cho loại "Có liên kết màu xanh lam" nhưng sự thay đổi về số trang sẽ không được chú ý vì nó không đề cập đến chúng.
Định dạng Mục lục
Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa mục lục, bằng cách thay đổi cỡ chữ, kiểu và màu sắc cũng như các khía cạnh liên quan khác. Bạn cũng có thể tùy chỉnh khoảng cách giữa các dòng bằng biểu tượng ‘Line Spacing’ trên thanh công cụ.
Có liên quan: Cách Nhân đôi Không gian trên Google Tài liệu
Đánh dấu văn bản trong mục lục mà bạn muốn định dạng và chọn biểu tượng thích hợp trong thanh công cụ để thực hiện các thay đổi.
Xóa mục lục
Giả sử, bạn thêm mục lục vào tài liệu của mình nhưng có thể phải chuyển sang loại khác hoặc xóa hoàn toàn. Khi bạn xóa nó, phần văn bản còn lại trong tài liệu sẽ di chuyển lên trên tương ứng để chiếm không gian trống. Bạn cũng có thể thêm một cái khác bất cứ lúc nào bạn muốn ở cùng một vị trí hoặc một vị trí khác.
Để xóa mục lục, hãy nhấp chuột phải vào nó và sau đó chọn ‘Xóa mục lục’, tùy chọn cuối cùng trên menu.
Thì đấy! Giờ đây, bạn biết mọi thứ về ‘Mục lục’ và có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa, cập nhật và xóa một mục lục một cách dễ dàng ngay lập tức. Điều này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn trong những tài liệu dài dòng mà người đọc có thể bị lạc trong khi tìm các phần và tiểu mục khác nhau.