Sử dụng tính năng ‘So sánh’ của Microsoft Word để so sánh các phiên bản của tài liệu Word nhằm xem những điểm giống và khác nhau của chúng.
Đôi khi, bạn có thể cần phải so sánh hai tài liệu Word để xem sự khác biệt của chúng. Có thể bạn và cộng tác viên của bạn làm việc trên cùng một tài liệu nhưng riêng biệt hoặc bạn có thể đã chỉnh sửa tài liệu của mình mà không bật chế độ Theo dõi Thay đổi hoặc bạn có thể là một luật sư và bạn muốn lưu ý các sửa đổi được thực hiện giữa hai bản sao của hợp đồng.
Dù lý do là gì, khi bạn có hai hoặc nhiều phiên bản của cùng một tài liệu, bạn không phải so sánh chúng theo cách thủ công bằng cách liên hệ tài liệu gốc với tài liệu đã sửa đổi từng chữ. Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng ‘So sánh’ của Microsoft Word để so sánh hai tài liệu Word để xem chúng khác nhau như thế nào.
Khi bạn so sánh hai tài liệu trong Word, một tài liệu thứ ba mới sẽ xuất hiện hiển thị so sánh giữa hai tài liệu, bạn có thể lưu tài liệu này thành một tài liệu riêng biệt. Điều này rất hữu ích khi bạn không muốn có bất kỳ thay đổi nào giữa tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi và bạn muốn giữ lại cả hai bản sao của tài liệu để sử dụng trong tương lai.
Nó cũng cho biết những thay đổi đã được thực hiện và ai đã thực hiện chúng. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia pháp lý để tạo các tài liệu giới hạn pháp lý. Đây là cách bạn so sánh hai tài liệu trong Microsoft Word.
So sánh hai phiên bản của tài liệu Microsoft Word
Đầu tiên, mở một trong hai tài liệu mà bạn muốn so sánh (Hoặc nó có thể là bất kỳ tệp tài liệu nào, thậm chí là tài liệu trống). Sau đó, chuyển đến tab ‘Xem lại’ trong Ruy-băng.
Sau đó, nhấp vào nút thả xuống ‘So sánh’ trên thanh công cụ và chọn tùy chọn ‘So sánh’.
Thao tác này sẽ mở hộp thoại 'So sánh Tài liệu' đang mở trên màn hình của bạn. Cửa sổ So sánh tài liệu có hai phần: Tài liệu gốc và Tài liệu sửa đổi. Bạn sẽ cần chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi mà bạn muốn so sánh tại đây.
Nhấp vào danh sách thả xuống trong ‘Tài liệu gốc’ và chọn tài liệu gốc mà bạn muốn so sánh với tài liệu đã sửa đổi (NEET (2020) .docx trong ví dụ của chúng tôi).
Nếu bạn không thấy tài liệu của mình trong danh sách thả xuống, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục ở bên phải của tài liệu gốc thả xuống.
Trong hộp thoại ‘Mở’, điều hướng đến tài liệu đó, chọn tài liệu đó và nhấp vào nút ‘OK’.
Trong ‘Tài liệu sửa đổi’, chọn phiên bản sửa đổi của tài liệu từ menu thả xuống (trong trường hợp của chúng tôi là NEET (2021) -Revised Document.docx).
Trong trường 'Thay đổi nhãn' với trường, hãy nhập nội dung bạn muốn xuất hiện bên cạnh các thay đổi trong tài liệu (Nó có thể là tên hoặc ghi chú). Chúng tôi sẽ gắn nhãn "Stark" này vì đây là người đã thực hiện các chỉnh sửa đối với tài liệu gốc.
Bạn cũng có thể chuyển đổi các tài liệu bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên kép để so sánh các tài liệu theo cách khác.
Nhấp vào nút ‘Thêm >>’ ở góc dưới cùng bên trái để xem các tùy chọn nâng cao. Đây là tùy chọn, bạn cũng có thể nhấp vào ‘OK’ để xem so sánh.
Trong "Cài đặt so sánh", hãy chỉ định các tùy chọn bạn muốn sử dụng để so sánh các tài liệu của mình (theo mặc định, tất cả các tùy chọn đều được chọn).
Trong phần "Hiển thị các thay đổi", bạn có thể chọn xem bạn muốn hiển thị các thay đổi cho một ký tự tại một thời điểm hay một từ tại một thời điểm. Ngoài ra, bạn có thể chọn nơi bạn muốn hiển thị các thay đổi, đó có thể là tài liệu gốc, tài liệu sửa đổi hoặc tài liệu mới. Bạn nên sử dụng 'Tài liệu mới'.
Sau khi bạn hoàn tất việc thiết lập, Nhấp vào ‘OK’ để so sánh tài liệu.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với bốn ngăn. "So sánh tài liệu" ở giữa hiển thị và đánh dấu tất cả các thay đổi đã được thực hiện bằng dấu đỏ ở lề trái. Ở phía bên phải của màn hình, một ngăn đôi hiển thị các tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi được xếp chồng lên nhau. Ở bên trái, ngăn ‘Bản sửa đổi’ hiển thị danh sách bất kỳ và tất cả các bản sửa đổi đã được thực hiện, bao gồm những gì đã bị xóa, thêm và thay đổi.
Bấm vào dòng màu đỏ ở lề trái của tài liệu được so sánh để xem chi tiết về từng thay đổi.
Sau khi xem xét các thay đổi được theo dõi, khi bạn muốn chấp nhận một bản sửa đổi cụ thể, bạn có thể nhấp chuột phải vào văn bản đã thay đổi / thêm vào và chọn ‘Chấp nhận chèn’ hoặc ‘Từ chối chèn’ để giữ hoặc hoàn nguyên thay đổi tương ứng.
Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp vào nút "Chấp nhận", trong nhóm Thay đổi trong tab "Xem lại" và chọn tùy chọn "Chấp nhận tất cả các thay đổi". Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác trong menu thả xuống tùy thuộc vào sở thích của mình.
Để từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp vào nút ‘Từ chối’ ngay bên cạnh nút Chấp nhận trong tab ‘Xem lại’ và chọn ‘Từ chối tất cả các thay đổi’.
Sau khi hoàn tất, hãy nhớ lưu tài liệu được so sánh này thành một tệp riêng biệt bằng cách sử dụng tùy chọn ‘Lưu dưới dạng’ trên thanh công cụ.