Các cuộc họp của bạn sẽ diễn ra liền mạch hơn nữa với tính năng Google Meet mới này
Mặc dù các cuộc họp hoặc lớp học ảo có thể không giữ được ngọn nến đối với các đối tác trong thế giới thực của họ trong hầu hết các tình huống, nhưng có một tính năng mà chúng vượt trội hơn so với sau. Trong hầu hết các cuộc họp hoặc lớp học, có rất nhiều người có thắc mắc và nghi ngờ nhưng lại quá ngại ngùng không dám hỏi họ.
Tính năng Hỏi và Đáp dành riêng cho môi trường ảo rõ ràng khiến các cuộc họp ảo trở thành người chiến thắng trong danh mục này. Tính năng Hỏi và Đáp chuyên dụng cho phép người tham gia đặt câu hỏi trong một phương tiện viết. Và rõ ràng, điều đó tốt hơn rất nhiều so với việc đặt câu hỏi bằng lời nói cho nhiều người.
Google Meet cũng đã giới thiệu tính năng Hỏi và Đáp vào nền tảng của họ cho người dùng tài khoản Google Workspace. Giờ đây, những người ngại đặt câu hỏi trước camera sẽ không phải lo lắng (khi họ chọn lên tiếng) hoặc mất việc (khi họ im lặng).
Những Người dùng nào có quyền truy cập vào tính năng Hỏi và Đáp?
Hỏi và đáp trong Google Meet hiện có sẵn cho người dùng có tài khoản G Suite Business, Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard hoặc Enterprise plus. Tính năng này cũng khả dụng cho giáo viên và sinh viên có giấy phép G Suite Enterprise cho giáo dục với một điểm khác biệt.
Đối với tất cả những người dùng khác, tính năng này sẽ tự động khả dụng, người kiểm duyệt cuộc họp phải bật thủ công cho người dùng G Suite Education trong mỗi cuộc họp.
Ngoài ra, chỉ những người dùng đang tham dự cuộc họp từ ứng dụng web Google Meet trên máy tính của họ mới có thể sử dụng tính năng Hỏi và Đáp. Điều đó áp dụng cho cả người kiểm duyệt và người tham gia. Những người tham gia có thể không cần tài khoản Workspace, nhưng nếu họ đang tham gia cuộc họp từ ứng dụng dành cho thiết bị di động, họ không thể nhìn thấy cũng như đặt câu hỏi bằng Q&A.
Q&A hoạt động như thế nào trong Google Meet
Người dùng tài khoản giáo dục linh sam, người điều hành cuộc họp, tức là giáo viên, trước tiên phải bật Hỏi và Đáp cho người tham gia. Nhấp vào biểu tượng 'Hoạt động' trên thanh công cụ ở góc trên bên phải của màn hình. Nhấp vào tùy chọn Câu hỏi. Sau đó, bật Hỏi và Đáp.
Đặt câu hỏi với tư cách là Người điều hành
Người điều hành có thể sử dụng bảng Hỏi & Đáp để đặt câu hỏi cho những người tham gia khác và kiểm duyệt bảng cho những người tham gia khác. Cho dù đó là xóa các câu hỏi không phù hợp, đánh dấu câu hỏi là đã trả lời hay ẩn câu hỏi, người kiểm duyệt có thể làm tất cả.
Để đặt câu hỏi, hãy nhấp vào biểu tượng "Hoạt động".
Sau đó, nhấp vào tùy chọn Hỏi và Đáp.
Trong bảng Hỏi & Đáp, nhấp vào nút 'Đặt câu hỏi' ở cuối bảng.
Nhập câu hỏi và nhấp vào nút "Đăng". Câu hỏi của bạn phải ít hơn 300 ký tự.
Người tham gia sẽ nhận được thông báo khi bạn đăng câu hỏi mới. Tất cả các câu hỏi trong bảng hiển thị tên của người đã đăng chúng. Họ có thể trả lời nó bằng lời nói hoặc thông qua cuộc trò chuyện trong cuộc họp, nhưng không phải bảng Hỏi & Đáp. Bạn chỉ có thể đặt câu hỏi ở đó và không trả lời chúng.
Kiểm duyệt Bảng hỏi đáp
Ngoài ra còn có một số tùy chọn dành cho người điều hành để quản lý các câu hỏi cho toàn bộ cuộc họp. Người điều hành có thể xóa hoặc ẩn bất kỳ câu hỏi nào trong cuộc họp hoặc đánh dấu chúng là đã trả lời.
Nhấp vào nút 'Đánh dấu là Đã trả lời' (biểu tượng dấu kiểm) trên câu hỏi. Đánh dấu một câu hỏi là đã trả lời sẽ không ẩn câu hỏi đó. Nó chỉ cho những người tham gia biết rằng một câu hỏi đã được trả lời. Bạn nên đánh dấu các câu hỏi là đã trả lời để cập nhật cho mọi người.
Nhấp vào nút ‘Đánh dấu là ẩn’ (biểu tượng con mắt) để ẩn câu hỏi với tất cả những người tham gia. Đây là giải pháp cho những câu hỏi bạn muốn xóa tạm thời, vì bạn có thể hiện một câu hỏi sau khi ẩn nó.
Để xóa vĩnh viễn một câu hỏi, hãy nhấp vào nút "Xóa câu hỏi". Người điều hành có thể xóa bất kỳ câu hỏi nào trong cuộc họp, ngay cả với những người tham gia khác. Thao tác này sẽ xóa câu hỏi khỏi mọi nơi, kể cả bảng điều khiển của riêng bạn. Nhưng bạn sẽ có thể thấy điều đó sau trong báo cáo Hỏi & Đáp chi tiết mà Google Meet gửi qua thư cho người kiểm duyệt sau mỗi cuộc họp.
Ngoài ra, nếu có những câu hỏi mà bạn không thể trả lời trong cuộc họp, báo cáo chi tiết đảm bảo rằng bạn sẽ có một bản ghi cho phép bạn xử lý chúng sau này.
Ngoài ra còn có một nút ủng hộ cho mỗi câu hỏi. Bạn có thể tán thành một câu hỏi quan trọng để làm cho câu hỏi đó dễ gây chú ý hơn, chẳng hạn như khi bạn có cùng một câu hỏi mà một người tham gia khác đã đăng. Người điều hành nên khuyên những người tham gia khác ủng hộ những câu hỏi mà họ thấy quan trọng.
Để quản lý chế độ xem các câu hỏi của bạn, có một số tùy chọn có sẵn cho bạn với tư cách là người kiểm duyệt khác với những người tham gia khác. Những điều này giúp bạn kiểm duyệt bảng hiệu quả hơn. Nhấp vào tùy chọn 'Tất cả các câu hỏi' để mở rộng menu thả xuống.
Sau đó, bạn có thể lọc các câu hỏi để chỉ hiển thị các câu hỏi ‘Chưa được trả lời’, ‘Đã trả lời’ hoặc ‘Ẩn’.
Bạn cũng có thể sắp xếp các câu hỏi theo thứ tự thời gian hoặc theo mức độ phổ biến. Nhấp vào tùy chọn 'Cũ nhất trước tiên' để mở rộng menu thả xuống. Sau đó, chọn 'Mới nhất trước tiên' hoặc 'Phổ biến' để thay đổi thứ tự. Khi bạn chọn 'Phổ biến', Meet sắp xếp các câu hỏi dựa trên số lượt ủng hộ mà một câu hỏi có. Bằng cách đó, bạn có thể cập nhật những câu hỏi quan trọng nhất đối với những người tham gia cuộc họp.
Sử dụng Q&A với tư cách là người tham gia
Bất kỳ người tham gia nào cũng có thể đặt câu hỏi trong cuộc họp, kể cả khách mời. Chuyển đến tab Hoạt động trong cuộc họp và nhấp vào tùy chọn Hỏi và Đáp. Bạn có thể xem các câu hỏi mà những người tham gia khác đã hỏi trong bảng này. Các câu hỏi sẽ được trả lời bằng lời nói hoặc trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp.
Để đặt câu hỏi, hãy nhấp vào nút 'Đặt câu hỏi' ở cuối bảng điều khiển.
Sau đó, nhập câu hỏi và nhấp vào nút "Đăng".
Bạn cũng có thể xóa câu hỏi của mình sau khi đăng nó. Nhấp vào nút "Xóa" để xóa câu hỏi. Bạn chỉ có thể xóa các câu hỏi của mình chứ không phải các câu hỏi được đăng bởi những người tham gia khác. Nhưng hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn xóa một câu hỏi, người điều hành cuộc họp sẽ có thể nhìn thấy câu hỏi đó trong báo cáo Hỏi và Đáp.
Để luôn cập nhật tất cả các câu hỏi được hỏi trong cuộc họp, mọi người sẽ nhận được thông báo khi một câu hỏi mới được đăng.
Người tham gia không thể ẩn một câu hỏi hoặc đánh dấu câu hỏi đó là đã trả lời. Họ có thể ủng hộ một câu hỏi bằng cách nhấp vào nút "ủng hộ" (biểu tượng không thích). Người điều hành cũng có thể đánh dấu câu hỏi là đã trả lời. Khi một câu hỏi được trả lời, bạn sẽ thấy dấu kiểm màu xanh lá cây bên cạnh câu hỏi đó.
Bạn cũng có thể lọc những câu hỏi nào để hiển thị trên bảng điều khiển, nhưng không giống như người kiểm duyệt, các tùy chọn bị hạn chế. Bạn có thể xem tất cả các câu hỏi hoặc chỉ câu hỏi của bạn. Nhấp vào nút 'Tất cả tùy chọn' để mở rộng menu thả xuống và chọn một tùy chọn khác.
Hỏi & Đáp trong Google Meet có thể là một tính năng khá đơn giản và khá dễ sử dụng. Nhưng nó sẽ làm tăng hiệu quả các cuộc họp của bạn một cách đáng kể. Đó không chỉ là điều may mắn cho những người hướng nội mà còn giúp giảm thiểu mọi gián đoạn trong cuộc họp.