Bảng gian lận cuối cùng để trở thành Người dùng Microsoft Teams Pro
Microsoft Teams không cần giới thiệu vào thời điểm này. Nếu đó là năm 2019, chắc chắn. Nhưng đây là năm của các ứng dụng hội nghị truyền hình và Workstream Collaboration. Và Microsoft Teams đã tự khẳng định mình một cách an toàn là một trong những MVP trong hệ sinh thái WSC.
Đó là bởi vì nó không chỉ là một ứng dụng hội nghị truyền hình. Còn nhiều hơn thế nữa đối với Microsoft Teams. Và các trường học và văn phòng yêu thích nó cho công việc từ xa vì lý do chính xác này. Đây là ứng dụng để cộng tác với đồng đội của bạn một cách hiệu quả nhất. Nhưng khối lượng tính năng tuyệt đối trong Microsoft Teams đôi khi cũng có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Giá như có một cái gì đó có thể giúp bạn có thể điều hướng nó một cách nhanh chóng.
Cho dù bạn là người dùng Microsoft Teams cũ hay tương đối mới, điều đó không thành vấn đề; mọi người đều yêu thích một bảng gian lận nhỏ để tăng năng suất của họ, trở thành một Chuyên gia và thậm chí có thể thể hiện kỹ năng thành thạo của họ. Đó chính xác là những gì bạn có thể làm với danh sách các mẹo và thủ thuật này về mọi thứ bạn có thể làm trong Microsoft Teams.
Mẹo để tăng năng suất
Hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, ai lại không muốn điều đó? Chắc chắn không phải bạn hay những người chủ của bạn! Những mẹo và thủ thuật này chắc chắn sẽ cải thiện sự tập trung của bạn và nâng cao mức năng suất của bạn.
Luôn chuẩn bị cho các công việc của bạn
Ứng dụng Task trong Microsoft Teams là ứng dụng được mong đợi nhất đối với những người nhiệt thành, nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả mọi người đều có bản ghi nhớ. Nếu bạn ở trong đội bằng cách nào đó đã bỏ lỡ nó, bạn cần phải lên chuyến tàu này ngay bây giờ, bởi vì tin tưởng chúng tôi, bạn đang bỏ lỡ.
Task by Planner và To-Do kết hợp cả chức năng của cả hai ứng dụng Microsoft - Planner và To-Do - ngay trong Microsoft Teams. Vì vậy, bạn có thể theo dõi tiến trình và quản lý công việc của mình mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. Vì vậy, không còn lựa chọn giữa sự tỉnh táo hay lịch trình của bạn.
Ứng dụng Công việc kết hợp các nhiệm vụ cá nhân của bạn từ Việc cần làm và các nhiệm vụ được chia sẻ từ ứng dụng Công cụ lập kế hoạch ngay trong Microsoft Teams. Bạn có thể thêm nó dưới dạng ứng dụng cá nhân hoặc thậm chí dưới dạng tab để cộng tác quản lý các nhiệm vụ nhóm. Ứng dụng Công việc khả dụng cho tất cả mọi người có đăng ký Microsoft 365.
👉 Hướng dẫn cách sử dụng Công việc của Người lập kế hoạch và Việc cần làm trong Microsoft Teams.
Xử lý thông tin như một Wizard với danh sách
Nếu bạn biết các ứng dụng phù hợp trong Microsoft Teams, không ai có thể ngăn cản bạn. Microsoft Lists là một trong những ứng dụng bạn cần tận dụng. Với Danh sách, bạn có thể theo dõi bất kỳ thông tin nào, dù là cá nhân hay cộng tác. Ứng dụng Danh sách có thể hữu ích nếu nhóm của bạn có thông tin để theo dõi, sắp xếp công việc hoặc quy trình công việc để quản lý.
Và để đẩy nhanh tiến độ, có các mẫu theo ngành và trường hợp cụ thể giúp việc tạo các danh sách này thậm chí còn dễ dàng hơn. Sự phát triển này của danh sách SharePoint có thể giúp bạn theo dõi mọi thứ - sự cố, nội dung, thói quen, sự kiện, khoảng không quảng cáo hoặc liên hệ. Để nâng cao mọi thứ, bạn thậm chí có thể có định dạng có điều kiện để các đối tượng trong danh sách của bạn tự động xuất hiện hoặc biến mất khi đáp ứng các điều kiện nhất định. Sử dụng ứng dụng này chắc chắn sẽ tăng năng suất của bạn theo cấp số nhân.
👉Tìm hiểu cách tạo và sử dụng danh sách trong Microsoft Teams như một người chuyên nghiệp.
Chuyển tiếp email đến thẳng kênh của bạn
Email là một trong những hình thức giao tiếp được sử dụng nhiều nhất trong thế giới doanh nghiệp. Số lượng thư từ qua email là rất lớn. Nhưng điều đó cũng có nghĩa là khi tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Teams, đôi khi bạn bị kẹt giữa hai phương tiện khác nhau. Và việc sao chép tất cả nội dung từ email của bạn để đăng lên một kênh trong Microsoft Teams có thể rất mệt mỏi.
Đó là bởi vì bạn đang làm sai! Bạn có biết rằng mọi kênh trong Microsoft Teams đều có một địa chỉ email duy nhất mà bạn có thể chuyển tiếp email trực tiếp đến không? Đúng, bạn nghe đúng đấy. Bất kỳ email nào bạn gửi đến địa chỉ đó sẽ xuất hiện dưới dạng bài đăng trực tiếp trong kênh. Làm thế nào hiệu quả là điều đó!
Để nhận địa chỉ email cho một kênh, hãy chuyển đến biểu tượng 'Tùy chọn khác' (menu ba chấm). Sau đó, nhấp vào 'Nhận địa chỉ email' từ menu.
Địa chỉ email sẽ được tạo. Sao chép nó để sử dụng nó.
Sử dụng thanh lệnh
Thanh lệnh trong Microsoft Teams phải là tính năng được sử dụng ít nhất. Nhưng nó có khả năng trở thành tính năng được bạn sử dụng nhiều nhất nếu bạn biết cách sử dụng đúng cách. Command Bar có thể tăng tốc độ mọi thứ lên rất nhiều.
Bạn muốn tìm tin nhắn cũ, bắt đầu trò chuyện hoặc cuộc gọi, truy cập kênh, xem tệp của mình? Sử dụng Command Bar để thực hiện tất cả điều này và hơn thế nữa. Bạn thậm chí không cần phải nhớ tất cả các lệnh để sử dụng chúng. Microsoft Teams cung cấp nó cho bạn. Tất cả những gì bạn cần nhớ nếu nhiệm vụ bạn cần làm có lệnh cho nó để bạn có thể thực hiện nó một cách nhanh chóng.
Xem hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Lệnh trong Microsoft Teams để tăng năng suất và tiết kiệm thời gian của bạn.👆
Rào cản ngôn ngữ phân tích
Ngày nay, các đội toàn cầu không phải là một điều mới lạ. Thay vào đó, ngày càng có nhiều đội nằm rải rác trên toàn cầu trong thời đại này. Và điều đó đòi hỏi nhu cầu có thể hiểu ngôn ngữ của nhau để giao tiếp hiệu quả. Với Microsoft Teams, bạn không cần phải truy cập vào Google Dịch và sao chép / dán bất kỳ tin nhắn nào. Microsoft Teams cung cấp một trình dịch vốn có cho mục đích chính xác này.
Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm) trên thư bạn muốn dịch. Bạn sẽ thấy tùy chọn 'Dịch' trên menu; nhấp vào nó để dịch nhanh thư sang ngôn ngữ mặc định của bạn.
Đánh dấu tin nhắn
Thoạt nhìn, đây có vẻ là một chức năng nhỏ, nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thay vì cố gắng tìm các tin nhắn cũ bằng thanh tìm kiếm, bạn có thể lưu bất kỳ tin nhắn nào và truy cập chúng từ phần ‘Đã lưu’.
Đi tới tin nhắn và nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm). Sau đó, nhấp vào tùy chọn 'Lưu tin nhắn'.
Để truy cập tin nhắn đã lưu của bạn, bạn có thể sử dụng lệnh / đã lưu từ thanh lệnh hoặc nhấp vào Ảnh hồ sơ của bạn trên thanh tác vụ và chọn ‘Đã lưu’ từ menu xuất hiện.
Sử dụng phím tắt
Nếu bạn đang muốn tăng năng suất của mình, đừng ngại sử dụng phím tắt. Các phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhưng không có nhiều người tận dụng hết chúng. Đừng là một trong những người đó. Tìm hiểu các phím tắt cho các tác vụ bạn thực hiện nhiều nhất và hoàn thành công việc nhanh chóng.
🤸♀️Đi qua đây để tìm danh sách tất cả các phím tắt trong Microsoft Teams dành cho Windows, Web và Mac.
Mẹo để có cuộc họp tốt hơn
Ngoài việc sử dụng Microsoft Teams để cộng tác với đồng đội, một điều khác mà mọi người sử dụng ứng dụng nhiều nhất là tổ chức các cuộc họp. Và bạn chắc chắn muốn trở thành một chuyên gia về điều đó.
Sử dụng Chế độ Cùng nhau để có Trải nghiệm Cuộc họp Chìm đắm
Khi bạn cảm thấy khó tham gia vào một cuộc họp, như bạn thường thấy: các cuộc họp trực tuyến xét cho cùng, không giống như các cuộc họp trong thế giới thực. Chế độ Cùng nhau của Microsoft phá vỡ các rào cản và bức tường ảo, cho bạn cảm giác như đang ở trong một không gian chung.
Khi có 5 người trở lên trong cuộc họp, bạn có thể bật Chế độ cùng nhau. Đi tới thanh công cụ cuộc họp và nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn khác' (menu ba chấm). Sau đó, chọn ‘Chế độ cùng nhau’ từ menu để bật chế độ này.
Hiện tại, bạn có thể có Chế độ cùng nhau trong chế độ xem khán phòng khiến bạn cảm thấy như thể tất cả các bạn đang ngồi cùng nhau trong một không gian khán phòng chung.
👉Tìm hiểu thêm về Chế độ cùng nhau trong Microsoft Teams và cách bật và sử dụng chế độ này.
Thảo luận nhóm với phòng đột phá
Cho dù bạn đang giảng dạy một lớp học hay tổ chức các cuộc họp văn phòng, thảo luận nhóm là một phần quan trọng của quá trình này. Và với các phòng đột phá trong Microsoft Teams, bạn có thể dễ dàng tạo điều kiện cho những người tham gia cuộc họp thành các nhóm khác nhau.
Và giờ đây, bạn không phải tạo Phòng đột phá theo cách thủ công trong Microsoft Teams nữa. Microsoft đã thêm hỗ trợ vốn có cho tính năng được nhiều người thèm muốn này trong các cuộc họp. Người tổ chức cuộc họp có thể chia người tham gia thành các phòng đột phá (tối đa 50) hoặc ngẫu nhiên hoặc quyết định thủ công ai sẽ đi đâu. Chức năng Breakout Room có sẵn cho cả người dùng trả phí và miễn phí.
Để tạo phòng đột phá, hãy chuyển đến thanh công cụ cuộc họp ở đầu màn hình và nhấp vào biểu tượng 'Phòng đột phá'. Sau đó, chia những người tham gia thành số phòng bạn muốn.
Sử dụng Ghi chú cuộc họp
Đây là một tính năng bị đánh giá thấp và không nhận được sự chú ý và đánh giá cao. Ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams có thể giúp cuộc họp của bạn diễn ra liền mạch hơn. Cho dù bạn muốn nắm bắt tất cả các chi tiết quan trọng được thảo luận trong cuộc họp hay tạo một chương trình làm việc cho những điều cần được thảo luận, Ghi chú cuộc họp nên là tính năng bạn nên sử dụng.
Và quan trọng nhất, chúng luôn sẵn sàng không chỉ trong cuộc họp mà còn cả sau và trước (đối với các cuộc họp đã được lên lịch). Hãy tin tưởng chúng tôi, bạn cần bắt đầu sử dụng chúng ngay bây giờ nếu trước đây bạn chưa sử dụng.
Hy vọng sẽ tự làm quen với tất cả các chi tiết về cách sử dụng Ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams.🏃♀️
Bảo quản trang trí trong cuộc họp và giơ tay
Duy trì trang trí trong Cuộc họp ảo có thể thực sự khó khăn. Và kết quả là, nó đã trở thành một nghi thức họp ở hầu hết mọi nơi để giữ cho micrô của bạn ở trạng thái tắt tiếng. Nhưng còn khi bạn cần nói thì sao? Bật tiếng micrô của bạn mà không được yêu cầu vẫn làm gián đoạn cuộc họp.
Trong Microsoft Teams, không nhất thiết phải thiếu sự khôn ngoan này. Thay vào đó, hãy sử dụng nút 'Giơ tay' bất cứ khi nào bạn cần nói điều gì đó. Nó cho người nói biết rằng bạn có điều gì đó trong đầu và sau đó họ có thể yêu cầu bạn bật tiếng và nói theo cách không tạo ra sự gián đoạn. Tốt hơn là thực sự giơ tay vì không có gì đảm bảo rằng người nói sẽ tình cờ nhìn vào nguồn cấp dữ liệu video của bạn nhưng có một đảm bảo rằng họ sẽ nhìn vào 'giơ tay' trong bảng người tham gia.
Đi tới thanh công cụ cuộc họp và nhấp vào biểu tượng 'Giơ tay' để giơ tay.
Ghi lại các cuộc họp của bạn
Trong trường hợp bạn đã từng muốn ghi lại toàn bộ cuộc họp của mình nhưng nghĩ rằng điều đó là không thể, bạn không thể sai hơn. Microsoft Teams có một cách khá nhanh để tải bản ghi cuộc họp, nhưng nó chỉ hoạt động nếu ngôn ngữ mặc định của bạn là tiếng Anh và khi tiếng Anh được nói trong cuộc họp.
Ngoài ra, chính sách của tổ chức bạn nên cho phép bạn có bản ghi cuộc họp. Cũng có một vấn đề khác liên quan - bản ghi âm chỉ có sẵn cho các cuộc họp bạn đã ghi âm. Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa các bảng điểm này trước khi chia sẻ chúng.
Để nhận bản ghi âm, hãy truy cập Microsoft Stream để xem bản ghi âm. Sau đó, nhấp vào biểu tượng menu ba chấm và chọn 'Cập nhật chi tiết video' từ các tùy chọn.
Chọn ngôn ngữ từ menu thả xuống 'Ngôn ngữ video'.
Bây giờ, hãy nhấp vào hộp kiểm ‘Tự động tạo phụ đề’ để chọn và nhấp vào nút ‘Áp dụng’ để nhận bản chép lời.
Có các cuộc họp riêng tư không được lên lịch
Các cuộc họp không định trước không phải lúc nào cũng phải ở trong một kênh. Hoặc không phải lúc nào bạn cũng phải lên lịch một cuộc họp nếu bạn muốn giữ kín. Bạn có thể có các cuộc họp ngẫu hứng hoàn toàn riêng tư và không mở cho tất cả mọi người trong kênh. Và không, chúng tôi không nói về cuộc gọi 1: 1 hoặc cuộc gọi nhóm từ các cuộc trò chuyện nhóm. Các cuộc họp riêng tư này cũng giống như các cuộc họp khác, nơi bạn có thể có khách từ bên ngoài tổ chức của mình, không giống như các cuộc gọi 1: 1 hoặc nhóm.
Từ menu điều hướng, đi tới 'Lịch' (dành cho người dùng Microsoft 365) hoặc 'Cuộc họp' (dành cho người dùng Microsoft Teams Miễn phí).
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Gặp gỡ ngay’ ở góc trên bên phải. Các cuộc họp này không diễn ra trong một kênh và các thành viên trong nhóm của bạn không thể biết có cuộc họp đang diễn ra, chưa nói đến việc tham gia cuộc họp mà không có lời mời họp.
Mẹo để Tương tác nhiều hơn
Microsoft Teams là một ứng dụng Workstream Collaboration. Và để cộng tác tốt hơn với đồng đội của mình, bạn cần thu hút sự chú ý của họ. Sử dụng các mẹo này để làm cho tin nhắn của bạn và các tương tác khác hấp dẫn hơn, dẫn đến tăng năng suất tổng thể.
Tiến hành thăm dò ý kiến để tăng mức độ tương tác
Cuộc thăm dò ý kiến là một cách đã được chứng minh để tạo ra sự tương tác tốt hơn, nhưng do không có tính năng trực tiếp để tạo cuộc thăm dò ý kiến trong Microsoft Teams nên nhiều người cho rằng điều đó là không thể. Chà, một nửa vẻ đẹp của Microsoft Teams nằm ở hàng trăm ứng dụng tích hợp mà nó cung cấp!
Và hai ứng dụng tích hợp như vậy - Biểu mẫu và Polly - có thể giúp bạn thực hiện các cuộc thăm dò trên các kênh của mình. Hạn chế duy nhất mà bạn có thể thấy là bạn không thể tiến hành các cuộc thăm dò ý kiến trong một cuộc họp, nhưng khi bạn đã sử dụng các ứng dụng này, bạn sẽ thấy dù sao đi nữa thì điều đó cũng không thành vấn đề. Bạn thậm chí có thể có các cuộc thăm dò cộng tác trong đó các thành viên khác trong nhóm cũng có thể đóng góp vào các câu hỏi của cuộc thăm dò.
👉 Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ để tạo cuộc thăm dò trong Microsoft Teams.
Tạo thông báo đa dạng thức bằng cách sử dụng các tùy chọn định dạng
Cho dù đó là tham gia vào các cuộc trò chuyện riêng tư hay liên lạc qua kênh, hãy định dạng tin nhắn của bạn để giúp mọi người thoát khỏi hoàn cảnh đọc những tin nhắn đơn giản, nhàm chán. Có đủ những thứ đó trên thế giới rồi. Nhấp vào biểu tượng ‘Định dạng’ (A bằng cọ vẽ) bên dưới hộp thư để mở các tùy chọn định dạng và in nghiêng, in đậm, gạch chân và làm được nhiều việc hơn với thư của bạn.
Sử dụng chủ đề trong tin nhắn kênh
Tin nhắn là một trong những hình thức giao tiếp quan trọng nhất trong Microsoft Teams. Ngày nay, nhiều thông tin được chia sẻ qua tin nhắn hơn là các cuộc gọi và cuộc họp. Vì vậy, điều quan trọng là đầu tư thời gian vào những thứ phù hợp và đảm bảo rằng họ không bị lạc trong biển thông điệp không quan trọng ngoài kia.
Các dòng tiêu đề là cách nhanh nhất để thêm một chút hứng thú vào chúng và đảm bảo chúng bắt mắt đúng người. Bạn có thể thêm chủ đề từ các tùy chọn định dạng cho tin nhắn bạn muốn đăng trong một kênh. Rõ ràng, tin nhắn trò chuyện cá nhân không thực sự cần Chủ đề, vì vậy bạn không thể thêm chủ đề vào chúng.
Mẹo để tổ chức tốt hơn
Đôi khi, việc sắp xếp mọi thứ được ngăn nắp mà không làm mất đi sự tỉnh táo của bạn có thể khiến bạn hơi nản lòng. Và tất cả chúng ta đều mong muốn mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Tổ chức tốt hơn cũng dẫn đến năng suất cao hơn. Với những mẹo này, bạn có thể nâng cao kỹ năng tổ chức của mình để xử lý công việc tốt hơn và gây ấn tượng với mọi người khi bạn làm việc đó.
Kéo và thả các nhóm của bạn để sắp xếp lại
Ban đầu, tất cả các nhóm của bạn được sắp xếp một cách lộn xộn theo thứ tự mà họ đã được tạo ra. Trong một danh sách dài các đội, việc đến các đội quan trọng có thể trở nên quá tải. Nhưng có một sự thật ít được biết đến trong Microsoft Teams mà những người chuyên nghiệp sử dụng để đưa nhóm của họ vào trật tự và tiết kiệm thời gian.
Bạn có thể kéo và thả các nhóm của mình để sắp xếp chúng theo bất kỳ thứ tự nào bạn muốn. Vì vậy, bạn có thể đưa các nhóm quan trọng nhất của mình lên trên cùng, giúp họ truy cập nhanh hơn.
Ghim kênh và ẩn nhóm
Đôi khi sắp xếp đội của bạn chỉ là không đủ. Bạn có thể đã sắp xếp các đội quan trọng của mình ở trên cùng, nhưng bạn tiếp tục được thêm vào các đội mới, và toàn bộ sự sắp xếp của bạn sẽ diễn ra với bầy sói. Chà, nó không nhất thiết phải như vậy. Có nhiều cách khác để tổ chức nhóm của bạn sẽ giúp bạn đỡ đau đầu.
Bạn có thể ghim các kênh để chúng luôn xuất hiện ở trên cùng trong một phần riêng biệt. Đi tới biểu tượng 'Tùy chọn khác' (menu ba chấm) ở bên phải của kênh và nhấp vào biểu tượng đó. Sau đó, chọn 'Ghim' từ menu.
Bạn cũng có thể ẩn mọi nhóm không cần thiết để khai báo menu Nhóm của mình. Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ ở bên phải tên đội và nhấp vào tùy chọn ‘Ẩn’ từ menu. Tất cả các nhóm ẩn của bạn có thể được truy cập bất kỳ lúc nào từ cuối menu điều hướng dành cho các nhóm.
Mẹo để quản lý trơn tru hơn
Cho dù bạn là trưởng nhóm hay chỉ chịu trách nhiệm tổ chức một cuộc họp, ban quản lý không cần phải đau cổ. Nhưng hầu hết thời gian, nó là. Vâng, hãy coi những lời khuyên này là một phương thuốc.
Chỉ định vai trò trong cuộc họp
Khi có nhiều người tham dự trong cuộc họp, điều tối quan trọng là có thể kiểm soát những gì mỗi người tham dự có thể làm. Ví dụ: không phải lúc nào bạn cũng muốn mọi người có thể trình bày và chia sẻ nội dung trong một cuộc họp. Cũng có khi bạn muốn để người khác làm đồng chủ nhà, người có thể làm tất cả những việc bạn có thể làm, như kết nạp mọi người từ hành lang, và tắt tiếng những người tham gia khác, v.v.
Giờ đây, bạn có thể chỉ định vai trò cho mọi người trong cuộc họp Microsoft Teams. Mọi người có thể là người trình bày hoặc người tham dự; người thuyết trình có toàn quyền kiểm soát và người tham dự chỉ có quyền truy cập hạn chế.
Bạn có thể chỉ định vai trò cuộc họp trước cuộc họp (đối với cuộc họp đã lên lịch) hoặc trong khi. Để chỉ định vai trò trong cuộc họp, hãy chuyển đến bảng người tham gia và nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn khác' ở bên phải tên của người tham gia để truy cập menu ba chấm. Sau đó, nhấp vào tùy chọn 'Làm người thuyết trình' hoặc 'Đặt người tham dự' cho phù hợp.
Tiết kiệm thời gian và thêm hàng loạt thành viên
Đã bao nhiêu lần bạn ước khi tạo nhóm của mình có tùy chọn để thêm hàng loạt người? Những người trong số các bạn đã phải tạo nhóm với hơn 10 người mà không có nhóm Office hoặc nhóm trước đó để sử dụng làm điểm khởi đầu sẽ biết nó có thể đau đầu như thế nào.
Chà, nếu bạn sử dụng ứng dụng web Microsoft Teams, bạn có thể bỏ qua vấn đề này và thêm hàng loạt thành viên. Cách duy nhất, nó yêu cầu sử dụng một tiện ích mở rộng của Chrome. Bạn cũng nhận được phần thưởng bổ sung khi xem các đội của mình trong màn hình 2 cột với tiện ích mở rộng này. Vì vậy, bạn có thể xem nhiều đội hơn trong khi cuộn ít hơn.
👉Tìm hiểu cách sử dụng tiện ích mở rộng Chrome ‘Microsoft Teams đã được tinh chỉnh’ để thêm hàng loạt thành viên.
Mẹo để có trải nghiệm tổng thể tốt hơn
Tuy nhiên, một số mẹo nhỏ này có thể thách thức việc phân loại, bạn cần chúng trong cuộc sống của mình để làm cho trải nghiệm của bạn trên Microsoft Teams tốt hơn vô hạn.
Đừng bỏ qua trạng thái của bạn
Trạng thái trong Microsoft Teams có thể là một công cụ mạnh mẽ theo ý của bạn. Với trạng thái phản ánh trạng thái khả dụng thực sự của bạn, có thể tránh được nhiều thông tin sai lệch có thể phát sinh do không hoạt động trong cùng một không gian vật lý. Vì vậy, hãy luôn sử dụng nó để cho các thành viên khác trong nhóm của bạn biết bạn đang rảnh, đi vắng, bận hay đang gọi điện để họ có thể biết điều gì sẽ xảy ra khi liên hệ với bạn.
Bạn có thể sử dụng cả trạng thái "Sự hiện diện của người dùng" và "Tùy chỉnh" để tận dụng tối đa công cụ này. Mặc dù phần lớn thời gian, Microsoft Teams tự động định cấu hình trạng thái của bạn dựa trên trạng thái của bạn (điều này đã được biết là gây ra rắc rối cho nhiều người), bạn cũng có thể tự đặt trạng thái của mình.Đi tới ảnh hồ sơ của bạn trên thanh tác vụ, sau đó chọn trạng thái từ menu để đặt nó.
Mẹo nóng: Bạn thậm chí có thể đặt trạng thái của mình là 'Không có mặt tại Văn phòng' trong khoảng thời gian tùy chỉnh, cho dù bạn chỉ đi ra ngoài ăn trưa hay đi nghỉ. Tìm hiểu cách đặt tùy chọn trạng thái mới này không có sẵn trong Microsoft Teams.👆
Thoát khỏi rắc rối mà Trạng thái của bạn có thể tạo ra
Microsoft Teams tự động thay đổi trạng thái của bạn và nói chung đó là một điều tốt. Nhưng đối với nhiều người gặp khó khăn trong việc quản lý vi mô tại nơi làm việc, điều đó sẽ trở nên phiền toái khi Nhóm tự động thay đổi trạng thái của họ thành ‘Đi vắng’ từ ‘Khả dụng’ trong vòng năm phút kể từ khi không hoạt động.
Nếu bạn muốn tránh trường hợp người giám sát của bạn nghĩ rằng bạn hầu như không làm việc thay vì làm việc chăm chỉ, hãy sử dụng ứng dụng Mouse Jiggler để tránh xa những rắc rối của bạn bằng cách giữ trạng thái của bạn ngược lại.
Gửi tin nhắn khẩn cấp
Bạn muốn đảm bảo người nhận nhìn thấy tin nhắn của bạn? Đánh dấu là khẩn cấp và họ sẽ được thông báo hai phút một lần trong vòng hai mươi phút. Đó là mười thông báo và không đời nào họ bỏ lỡ điều đó. Bây giờ, nếu điều đó có vẻ hơi quá, nhưng tin nhắn vẫn quan trọng hơn một tin nhắn tiêu chuẩn, bạn có thể đánh dấu nó là quan trọng. Người nhận sẽ không được thông báo một cách liên tục, nhưng họ vẫn biết rằng tin nhắn là quan trọng.
Nhấp vào 'dấu chấm than' bên dưới hộp tin nhắn trong cuộc trò chuyện cá nhân và chọn mức độ ưu tiên từ các tùy chọn trước khi gửi tin nhắn.
Tùy chỉnh thông báo của bạn để có trải nghiệm được cá nhân hóa hơn
Theo mặc định, Microsoft Teams gửi thông báo cho tất cả các tin nhắn, phản ứng và đề cập mới. Nhưng Teams cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh mở rộng, vì vậy bạn chỉ có thể nhận thông báo cho những thứ bạn muốn được thông báo.
Mở cài đặt và đi tới 'Thông báo' từ menu điều hướng ở bên trái.
Tại đây, bạn có thể sửa đổi thông báo cho phù hợp với nhu cầu của mình về mọi thứ: Nhóm và kênh, Trò chuyện, Cuộc họp, Mọi người và hơn thế nữa.
Sử dụng Chế độ tối khi kéo All-Nighter
Cho dù bạn chỉ định thâu đêm suốt sáng một lần hay bạn cần làm việc khuya thường xuyên, đừng để nó ảnh hưởng đến mắt hoặc thói quen ngủ của bạn. Sử dụng chế độ tối trong Microsoft Teams để tránh ánh sáng chói mắt của máy tính xách tay vào ban đêm.
Đi tới cài đặt từ ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn và thay đổi chủ đề từ ‘Mặc định’ thành ‘Tối’.
Microsoft Teams có rất nhiều thứ để khám phá mà đôi khi nó có thể trở nên quá tải. Những mẹo này có thể giúp bạn thực hiện từng việc một, giúp xử lý mọi việc tốt hơn. Trong thời gian ngắn, bạn sẽ thành thạo với các cách của Microsoft Teams, không bị lạc trong mê cung.