Bạn có thể tạo Danh sách thả xuống trong Google Trang tính bằng cách sử dụng danh sách các mục trong một dải ô hoặc bằng cách nhập các mục theo cách thủ công.
Danh sách thả xuống (còn được gọi là menu thả xuống hoặc menu kéo xuống) là một menu, tương tự như hộp danh sách, cho phép người dùng chọn một tùy chọn từ danh sách các tùy chọn được xác định trước. Danh sách thả xuống đảm bảo rằng người dùng chỉ nhập các giá trị có sẵn trong một danh sách nhất định vào các ô.
Đôi khi, khi cộng tác trên Google Trang tính, bạn có thể muốn người dùng khác nhập các giá trị lặp lại vào một cột. Để tránh sự thiếu chính xác, lỗi chính tả và để làm cho quá trình nhập dữ liệu trở nên chặt chẽ hơn, bạn có thể muốn thêm một danh sách thả xuống để đảm bảo rằng người dùng chỉ nhập các giá trị được cung cấp.
Ví dụ: bạn đang tạo một danh sách các nhiệm vụ mà bạn muốn nhóm của mình thực hiện. Và bạn muốn nhóm của mình cập nhật trạng thái của từng nhiệm vụ như Hoàn thành, Đang chờ xử lý, Ưu tiên, Đã bỏ qua và Nhiệm vụ đang tiến hành. Để làm điều đó, bạn có thể tạo menu thả xuống với danh sách các trạng thái nhiệm vụ mà người dùng có thể chọn thay vì nhập dữ liệu theo cách thủ công.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày mọi thứ về cách tạo và quản lý danh sách thả xuống trong Google Trang tính.
Tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Thả xuống là một chức năng xác thực dữ liệu cho phép người dùng kiểm soát những gì có thể được nhập vào trang tính. Bạn có thể nhanh chóng tạo danh sách thả xuống bằng hộp thoại xác thực dữ liệu trong Google Trang tính.
Có hai cách để bạn có thể thêm menu thả xuống trong Google Trang tính. Bạn có thể tạo danh sách thả xuống với các giá trị trong một phạm vi ô hoặc chỉ định thủ công các mục cho danh sách.
Tạo menu thả xuống bằng cách sử dụng một loạt các ô trong Google Trang tính
Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính bằng cách sử dụng danh sách các mục được chứa trong một loạt ô.
Đầu tiên, hãy mở bảng tính Google và nhập danh sách các mục trong một dải ô mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống. Ở đây, trong bảng tính ví dụ này, chúng ta có một danh sách các tên thành phố dưới dạng các chi nhánh.
Tiếp theo, chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn tạo danh sách Thả xuống. Nó có thể nằm trên cùng một trang tính hoặc một trang tính riêng biệt.
Sau đó, nhấp vào menu "Dữ liệu" ở đầu bảng tính và chọn tùy chọn "Xác thực dữ liệu" trong menu thả xuống.
Hoặc nhấp chuột phải sau khi bạn chọn (các) ô và chọn 'Xác thực dữ liệu' ở cuối trình đơn ngữ cảnh.
Hộp thoại xác thực dữ liệu sẽ bật lên. Tại đây, bạn có thể xác định và tùy chỉnh danh sách thả xuống của mình với các cài đặt khác nhau.
Dải ô
Trường đầu tiên, 'Phạm vi ô', chỉ định vị trí nơi danh sách thả xuống sẽ được tạo. Vì chúng tôi đã chọn một phạm vi cho điều này, nên nó sẽ tự động được lấp đầy.
Bạn cũng có thể thay đổi điều này bằng cách nhấp vào ‘biểu tượng bảng’ trong trường Phạm vi Ô và chọn phạm vi ô mà bạn muốn chèn danh sách thả xuống.
Tiêu chuẩn
Tiếp theo, phần Criteria có một danh sách các tùy chọn trong một menu thả xuống và bạn chỉ cần hai tùy chọn đầu tiên. Bạn không thể tạo menu thả xuống với các tùy chọn khác.
Nhấp vào menu thả xuống và chọn tùy chọn 'Danh sách từ một phạm vi' để thêm một phạm vi làm tiêu chí.
Trong trường bên cạnh, hãy nhập tham chiếu / phạm vi ô chứa tất cả các giá trị mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống. Thay vì nhập phạm vi theo cách thủ công, chỉ cần nhấp vào biểu tượng ‘Chọn phạm vi dữ liệu’ (biểu tượng bảng).
Một cửa sổ bật lên khác có tên Chọn dải dữ liệu sẽ xuất hiện. Bây giờ, chỉ cần chọn ô / phạm vi có chứa danh sách các mục và vị trí sẽ tự động được thêm vào hộp thoại 'Chọn phạm vi dữ liệu'. Sau đó, nhấp vào ‘OK’. Khi bạn chọn một phạm vi từ một trang tính khác, tên trang tính cũng được bao gồm trên vị trí của danh sách.
Trong ví dụ trên, danh sách các mục trong A2: A13 của Trang 3 và danh sách thả xuống đang được tạo trong C2: C17 của Trang 4.
Hiển thị danh sách thả xuống trong ô
Đảm bảo rằng hộp kiểm 'Hiển thị danh sách thả xuống trong ô' được bật. Nếu tùy chọn này không được chọn, bạn vẫn có thể nhập các mục từ danh sách bằng cách nhấp đúp vào ô nhưng bạn sẽ không thấy biểu tượng thả xuống trong ô.
Trên dữ liệu không hợp lệ
Bạn cũng có thể chọn điều gì sẽ xảy ra khi ai đó nhập nội dung nào đó (dữ liệu không hợp lệ) không có trong danh sách. Bạn có thể chọn nút radio "Hiển thị cảnh báo" hoặc "Từ chối đầu vào" cho cài đặt "Trên dữ liệu không hợp lệ". Tùy chọn "Hiển thị cảnh báo" chấp nhận đầu vào của người dùng nhưng có cảnh báo trong khi tùy chọn "Từ chối đầu vào" từ chối hoàn toàn mục nhập.
Vẻ bề ngoài
Với tùy chọn Giao diện, bạn có thể cung cấp cho người dùng gợi ý về cách sử dụng danh sách thả xuống hoặc loại giá trị nào được chấp nhận trong các ô.
Để kích hoạt tùy chọn này, hãy chọn hộp kiểm ‘Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực’ và một hộp văn bản sẽ xuất hiện ngay bên dưới nó. Nhập các hướng dẫn mà bạn muốn hiển thị trong hộp văn bản.
Khi bạn đã hoàn tất cấu hình, hãy nhấp vào nút 'Lưu' để áp dụng các thay đổi.
Cách hoạt động của menu thả xuống trong Google Trang tính
Bây giờ, danh sách thả xuống được tạo trong ô C2: C17 và khi bạn nhấp vào biểu tượng thả xuống, nó sẽ hiển thị danh sách các mục.
Bây giờ, nếu người dùng nhập một giá trị không có trong danh sách thì ô đó được đánh dấu là dữ liệu không hợp lệ. Bạn có thể nhận thấy điểm đánh dấu ở góc trên cùng bên trái của ô C6. Điều này là do chúng tôi đã chọn tùy chọn "Hiển thị cảnh báo" trong cài đặt "Trên dữ liệu không hợp lệ" trong hộp thoại Xác thực dữ liệu.
Và khi bạn di chuột qua điểm đánh dấu, bạn sẽ thấy thông báo cảnh báo.
Đây là cách bạn tạo danh sách thả xuống động trong Google Trang tính.
Tạo menu thả xuống bằng cách nhập thủ công các mục trong Google Trang tính
Nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống tĩnh và bạn không có danh sách các mục trong một dải ô trong bảng tính, thì bạn có thể chỉ định thủ công các mục trong hộp thoại xác thực dữ liệu.
Phương pháp này có thể hữu ích nếu bạn chỉ muốn tạo một danh sách thả xuống đơn giản với các mục như Có và Không, Được chấp thuận và Bị từ chối, Còn hàng và đã bán hết, v.v. Đây là cách bạn thực hiện việc này:
Chọn ô hoặc nhóm ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
Nhấp vào tab "Dữ liệu" trong menu và chọn tùy chọn "Xác thực dữ liệu".
Trên hộp bật lên Xác thực dữ liệu, hãy đảm bảo rằng ô hoặc dải ô phù hợp được chọn trong trường "Phạm vi ô".
Trong menu thả xuống Tiêu chí, lần này bạn cần chọn ‘Danh sách các mục’.
Trong trường bên cạnh, hãy nhập thủ công các mục bạn muốn vào danh sách thả xuống và đảm bảo phân tách từng mục bằng dấu phẩy không có khoảng trắng. Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn hiển thị giới tính, vì vậy chúng tôi nhập 'Nam, Nữ và Không được chỉ định'.
Bạn có thể thêm khoảng trống bên trong tên của mặt hàng nhưng không phải giữa các mặt hàng. Các mục có thể là văn bản, ngày tháng, số, công thức và hộp kiểm.
Đảm bảo rằng tùy chọn ‘Hiển thị danh sách thả xuống trong ô’ được chọn. Vì đây là danh sách tĩnh và chúng tôi không muốn có bất kỳ đầu vào nào khác trong ô, nên chúng tôi đã chọn tùy chọn "Từ chối đầu vào".
Sau khi bạn thực hiện các thay đổi, hãy nhấp vào 'Lưu' để áp dụng.
Bây giờ, một menu thả xuống tĩnh được tạo trong mỗi ô của phạm vi đã chọn. Nhấp vào biểu tượng thả xuống hoặc nhấp đúp vào ô hoặc nhấn ‘Enter’ trên ô để chọn một mục.
Nếu người dùng nhập một giá trị không có trong danh sách, xác thực dữ liệu sẽ từ chối đầu vào và sẽ hiển thị cho bạn thông báo lỗi. Điều này là do chúng tôi đã chọn tùy chọn "Từ chối đầu vào" cho tùy chọn "Trên dữ liệu không hợp lệ" trong Xác thực dữ liệu.
Lỗi sẽ thông báo cho người dùng rằng họ đã nhập dữ liệu không hợp lệ trên một ô cụ thể và họ cần nhập một trong các giá trị được chỉ định.
Chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Có thể có những lúc bạn muốn thêm các mục mới, thay đổi các mục hoặc xóa các mục khỏi danh sách thả xuống đã được tạo sẵn. Cũng có thể cung cấp một danh sách các mục mới cho một danh sách thả xuống đã có từ trước.
Chuyển đến phạm vi ô hoặc trang tính có (các) ô chứa danh sách các mục mà bạn đã sử dụng cho danh sách thả xuống của mình. Thực hiện các thay đổi mong muốn đối với nội dung của các ô này. Bạn có thể thêm các mục mới, chỉnh sửa các mục đã có từ trước và xóa các mục khỏi các ô này.
Đây là danh sách ban đầu mà chúng tôi đã sử dụng để tạo danh sách thả xuống trước đây:
Bây giờ, chúng tôi đã thực hiện một số thay đổi đối với danh sách. Chúng tôi đã thêm một mục mới Stockholm, xóa Vienna và đổi New York thành New Jersey.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các mục được nhập theo cách thủ công trong hộp thoại Xác thực dữ liệu.
Sau khi chúng tôi chỉnh sửa danh sách các mục, danh sách thả xuống sẽ được cập nhật tự động. Nhưng một số mục đã nhập trước đó bằng cách sử dụng menu thả xuống ban đầu được đánh dấu là không hợp lệ. Vì những giá trị này được chỉnh sửa trong danh sách nên chúng được đánh dấu là không hợp lệ.
Bây giờ, khi bạn nhấp vào danh sách thả xuống, bạn sẽ nhận được danh sách thả xuống mới được cập nhật.
Ghi chú: Nếu bạn thêm hoặc xóa các mục trong danh sách, hãy đảm bảo thay đổi lựa chọn phạm vi trong tiêu chí Xác thực dữ liệu để hiển thị đúng tất cả các mục trong danh sách thả xuống.
Sao chép danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Thay vì tạo cùng một danh sách thả xuống trong nhiều trang tính, bạn có thể nhanh chóng sao chép danh sách thả xuống từ một ô sang nhiều ô trong một hoặc nhiều trang tính.
Bạn có thể sử dụng phương pháp sao chép và dán đơn giản để sao chép nhanh danh sách thả xuống.
Để làm điều đó, hãy chọn ô có danh sách thả xuống, nhấp chuột phải và chọn ‘Sao chép’ hoặc nhấn ‘Ctrl + C’. Sau đó, chọn ô hoặc dải ô mà bạn muốn chèn danh sách thả xuống, nhấp chuột phải và chọn ‘Dán’ hoặc nhấn ‘Ctrl + V’ để dán danh sách thả xuống.
Nhưng phương pháp này cũng sẽ sao chép định dạng ô (màu, kiểu, đường viền, v.v.) cũng như mục nhập của danh sách thả xuống.
Để tránh điều này, bạn cần sử dụng tính năng dán đặc biệt. Đây là cách bạn làm điều đó.
Đầu tiên, chọn và sao chép ô (Ctrl + C) bằng danh sách thả xuống. Sau đó, chọn ô / phạm vi mà bạn muốn sao chép danh sách thả xuống. Nhấp chuột phải vào (các) ô đã chọn, mở rộng tùy chọn ‘Dán đặc biệt’ và chọn tùy chọn ‘Chỉ dán xác thực dữ liệu’.
Thao tác này sẽ sao chép danh sách thả xuống vào vị trí mong muốn của bạn.
Xóa danh sách thả xuống trong Google Trang tính
Trong trường hợp bạn không cần menu thả xuống nữa và muốn xóa chúng, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều đó với một vài cú nhấp chuột.
Để xóa danh sách thả xuống, hãy chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn xóa danh sách thả xuống. Sau đó, nhấp vào menu "Dữ liệu" và chọn "Xác thực dữ liệu".
Bây giờ, hãy nhấp vào nút ‘Xóa xác thực’ ở cuối cửa sổ hộp thoại Xác thực dữ liệu và nhấp vào ‘Lưu’.
Đó là nó. Danh sách thả xuống của bạn đã bị xóa. Nhưng họ sẽ để lại cho bạn dữ liệu mà chúng tôi đã nhập bằng cách sử dụng các danh sách thả xuống đó.
