Dễ dàng chuyển đổi tài liệu Word thành bản trình bày PowerPoint bằng cách định dạng tài liệu với các Tiêu đề phù hợp để tự động tạo các trang trình bày riêng biệt trong bản trình bày.
Nếu bạn đầu tư nhiều vào Microsoft Office và sử dụng nó cho cả mục đích cá nhân và chuyên nghiệp, rất có thể bạn cần phải chuyển đổi tài liệu của mình từ định dạng này sang định dạng khác. Một trong những chuyển đổi phổ biến nhất mà người dùng thường sử dụng là chuyển tài liệu Word sang bản trình bày PowerPoint.
Việc sao chép / dán nội dung của tài liệu trong bản trình bày là không khả thi nếu tài liệu dài. Ngoài ra, với tính năng chuyển đổi được nhúng ngay vào Microsoft Word, nhu cầu sử dụng các khái niệm lỗi thời như vậy sẽ bị phủ nhận. Tính năng chuyển đổi sử dụng Trí tuệ nhân tạo cho công việc và mang lại hiệu quả cao.
Chuẩn bị tài liệu để chuyển đổi thành bản trình bày
Nó khá dễ dàng để chuyển đổi, do bạn biết về định dạng cơ bản. Tất cả những gì bạn phải làm là định dạng văn bản bằng các tùy chọn tiêu đề khác nhau có sẵn trong Microsoft Word.
Quá trình chuyển đổi sẽ sử dụng Tiêu đề trong tài liệu Word của bạn và tạo các trang trình bày riêng biệt dựa trên cùng một bản trình bày PowerPoint.
Vì chúng tôi đang thảo luận về những điều cơ bản của chủ đề, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng ‘Tiêu đề 1’ cho Tiêu đề của trang trình bày trong bản trình bày được chuyển đổi và ‘Tiêu đề 2’ làm nội dung trang trình bày. Tương tự, bạn có thể sử dụng các tùy chọn có sẵn khác trong phần ‘Kiểu’ của Word để nâng cao độ rõ ràng và chất lượng của bản trình bày.
Để định dạng tiêu đề, hãy đánh dấu chúng và sau đó chọn ‘Tiêu đề 1’ từ phần ‘Kiểu’ ở trên cùng. Hãy nhớ rằng điều này sẽ được sử dụng làm tiêu đề trang chiếu trong bản trình bày PowerPoint sau khi được chuyển đổi.
Đối với văn bản dưới tiêu đề, bạn có thể sử dụng các tùy chọn tiêu đề khác. Một lần nữa, đánh dấu nội dung theo chủ đề và chọn ‘Tiêu đề 2’. Vì điều này sẽ được lồng vào Tiêu đề 1 mà chúng ta đã sử dụng trước đó, quá trình chuyển đổi sẽ đặt nó làm nội dung trang chiếu cho tiêu đề.
Bạn có thể định dạng tương tự phần còn lại của tài liệu và làm cho nó có thể đọc được và sẵn sàng chuyển đổi.
Sau khi bạn định dạng văn bản, màu văn bản sẽ thay đổi thành màu xanh lam, màu này có thể được thay đổi sau này bằng cách sử dụng các tùy chọn chủ đề trong Word.
Để thay đổi chủ đề, hãy chuyển đến tab ‘Thiết kế’ ở trên cùng, sau đó chọn định dạng tài liệu phù hợp từ các tùy chọn được liệt kê.
Trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng ‘Cơ bản (Phong cách)’ và văn bản hiện có màu xanh lục, bắt mắt và tăng cường sự hấp dẫn trực quan của bản trình bày.
Chuyển đổi tài liệu Word sang bản trình bày
Có hai cách bạn có thể chuyển đổi tài liệu của mình thành bản trình bày, thông qua Microsoft Word hoặc thông qua Microsoft PowerPoint. Tuy nhiên, đối với cả hai phương pháp, bạn sẽ phải định dạng văn bản trong cấu trúc tiêu đề (đối với tiêu đề trang chiếu) và tiêu đề phụ (đối với nội dung trang chiếu) trong tài liệu để nó có thể được chuyển đổi.
Chuyển đổi bằng Microsoft Word
Sau khi bạn đã định dạng tài liệu, bạn sẽ cần thêm tùy chọn để chuyển đổi tài liệu sang bản trình bày trong thanh công cụ của ứng dụng, nếu hiện tại chưa được bật, tùy chọn này sẽ được thêm vào đầu Microsoft Word.
Nhấp vào menu 'Tệp' ở góc trên cùng bên trái để xem các tùy chọn khác nhau.
Bây giờ bạn có thể xem thông tin của tài liệu hiện tại cùng với một loạt các tính năng ở bên trái. Để bật biểu tượng chuyển đổi, hãy chọn ‘Tùy chọn’ từ danh sách ở bên trái.
Cửa sổ ‘Word Options’ sẽ mở ra, chọn tab ‘Quick-Access Toolbar’ ở bên trái.
Bây giờ bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh từ phần này. Nhấp vào hộp bên dưới ‘Chọn lệnh từ’ và chọn ‘Tất cả lệnh’ từ trình đơn thả xuống.
Tiếp theo, cuộn xuống và tìm ‘Gửi tới Microsoft PowerPoint’ từ danh sách và nhấp vào ‘Thêm’ để bật. Các tùy chọn được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái; do đó, sẽ không khó để xác định vị trí của nó. Sau khi bạn đã thêm tính năng vào Microsoft Word, hãy nhấp vào ‘OK’ ở dưới cùng để lưu các thay đổi và đóng cửa sổ.
Bây giờ, để chuyển đổi tài liệu thành bản trình bày PowerPoint, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Gửi tới Microsoft PowerPoint’ mà chúng tôi vừa thêm trong hướng dẫn ở trên. Bạn có thể tìm thấy nó phía trên thanh ribbon trong Word.
Sau khi bạn nhấp vào biểu tượng ‘Gửi tới Microsoft PowerPoint’, quá trình chuyển đổi sẽ bắt đầu. Có thể mất một khoảng thời gian tùy thuộc vào loại tài liệu và độ dài để chuyển đổi nó. Khi quá trình chuyển đổi được thực hiện xong, tài liệu bây giờ sẽ ở dạng bản trình bày, được phân biệt bởi các tiêu đề mà chúng tôi đã sử dụng trước đó.
Chuyển đổi bằng Microsoft PowerPoint
Quá trình chuyển đổi tài liệu Word sang Bản trình bày PowerPoint phức tạp trong Microsoft Word, tuy nhiên, nó khá đơn giản và đơn giản trong Microsoft PowerPoint.
Mở bản trình bày mới trên Microsoft PowerPoint, sau đó chọn tab 'Chèn' ở trên cùng.
Trong tab ‘Chèn’, bạn sẽ thấy tùy chọn để thêm các mục khác nhau vào bản trình bày. Vì chúng tôi ở đây để thêm tài liệu, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Trang trình bày mới’, tùy chọn đầu tiên từ bên trái. Tiếp theo, chọn ‘Trang trình bày từ phác thảo’ từ trình đơn thả xuống.
Cửa sổ ‘Chèn đường viền’ sẽ mở ra, nơi bạn có thể tìm và chọn tài liệu mà bạn muốn chuyển đổi. Sau khi bạn đã chọn tài liệu, hãy nhấp vào ‘Chèn’ ở dưới cùng để chuyển đổi và thêm vào Microsoft PowerPoint.
Tài liệu Word hiện được chuyển đổi thành bản trình bày PowerPoint và nội dung được phân phối giữa các trang chiếu theo các cấp tiêu đề mà chúng tôi đã định dạng trước đó.
Chuyển đổi một tài liệu sang một bản trình bày trước đây có vẻ là một nhiệm vụ cực kỳ nghiêm trọng, nhưng nó sẽ không còn như vậy kể từ bây giờ. Bạn có thể sử dụng một trong hai phương pháp được thảo luận ở trên để chuyển đổi và giúp mình tránh khỏi những rắc rối khi sao chép / dán. Ngoài ra, hãy nhớ định dạng văn bản chính xác để đạt được hiệu quả.