Một nơi làm việc xa văn phòng
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác cung cấp cho các nhóm khả năng làm việc cùng nhau và chia sẻ thông tin trong một không gian chung. Nó là công cụ hoàn hảo cho các nhóm phân tán trên toàn cầu hoặc từ xa. Với các tính năng như trò chuyện tại nơi làm việc, lưu trữ tệp, cuộc họp video và tích hợp ứng dụng, nhóm của bạn có thể làm việc hài hòa trong một không gian làm việc chung duy nhất.
Đặc biệt là bây giờ, với những người làm việc tại nhà, một nền tảng như thế này chính là thứ mà thế giới cần. Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams miễn phí với phiên bản ‘Microsoft Teams Free’. Nó cung cấp một ứng dụng máy tính để bàn cho Windows, Mac và Linux, ứng dụng Web cũng như các ứng dụng Android & iOS, vì vậy người dùng có thể làm việc dễ dàng từ mọi nơi.
Cách thiết lập Microsoft Teams
Truy cập groups.microsoft.com và nhập địa chỉ email của bạn để tạo tài khoản Microsoft Teams. Nếu bạn đã có tài khoản Microsoft, bạn cũng có thể sử dụng email đó.
Sau đó, trên trang 'Bạn muốn sử dụng Nhóm như thế nào', bạn sẽ có ba tùy chọn: Đối với trường học, Đối với bạn bè và gia đình, Đối với công việc. Bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp với bạn nhất. Để thiết lập Nhóm cho tổ chức của bạn, hãy chọn 'Cho công việc' và nhấp vào 'Tiếp theo'.
Sau đó, bạn phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tạo một tài khoản bằng địa chỉ email bạn đã nhập trước đó. Bây giờ, hãy nhập họ và tên của bạn cũng như tên tổ chức của bạn. Quốc gia / khu vực của bạn sẽ được chọn. Nhấp vào 'Thiết lập nhóm'.
Các nhóm sẽ bắt đầu tạo tổ chức của bạn trên Nhóm. Có thể mất vài giây.
Sau khi Nhóm cho tổ chức của bạn được thiết lập, nhóm sẽ yêu cầu bạn 'Tải xuống ứng dụng Windows' hoặc 'Sử dụng ứng dụng Web thay thế'. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn, nhưng tải xuống ứng dụng dành cho máy tính để bàn sẽ tốt hơn nếu bạn phải sử dụng nó thường xuyên. Ngoài ra, một số tính năng như 'Chia sẻ màn hình' hoạt động tốt hơn trong ứng dụng Máy tính để bàn so với ứng dụng web của Teams.
Cho dù bạn mở Teams trên ứng dụng máy tính để bàn hay ứng dụng web, giao diện và hầu hết các chức năng đều giống nhau.
Cách mời mọi người vào tổ chức của bạn theo nhóm
Bạn sẽ nhận được một email từ Microsoft Teams với một liên kết để chia sẻ với mọi người. Các nhóm cũng sẽ hiển thị cho bạn liên kết khi bạn mở tài khoản Nhóm của mình lần đầu tiên. Bạn cũng có thể truy cập liên kết này bất kỳ lúc nào sau đó từ ứng dụng Nhóm. Chuyển tiếp liên kết này đến đồng nghiệp và đồng đội của bạn và khi họ sử dụng nó, bạn sẽ nhận được yêu cầu từ họ để tham gia tổ chức của bạn.
Để phê duyệt yêu cầu đồng đội tham gia tổ chức của bạn, hãy mở ứng dụng Nhóm (máy tính để bàn hoặc web) và chuyển đến tùy chọn 'Mời mọi người'.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Yêu cầu đang chờ xử lý’ để mở trang mời và yêu cầu đang chờ xử lý.
Nhấp vào nút ‘Phê duyệt’ bên cạnh yêu cầu của đồng nghiệp của bạn.
Bạn cũng có thể mời mọi người bằng email hoặc từ danh sách liên hệ của mình. Trong ứng dụng Nhóm, hãy nhấp vào tùy chọn 'Mời mọi người'. Màn hình tiếp theo sẽ mở ra, nơi tất cả các cách để mời ai đó sẽ được liệt kê. Nhấp vào 'Mời qua email' để gửi lời mời bằng địa chỉ email nếu bạn biết địa chỉ email của đồng đội của mình.
Nhập địa chỉ email của đồng nghiệp của bạn và nhấp vào nút "Gửi lời mời". Những lời mời bạn gửi qua email sẽ được liệt kê trong phần "Lời mời đang chờ xử lý".
Đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được một email để tham gia tổ chức. Khi họ nhấp vào nút ‘Tham gia nhóm’ trong email, họ sẽ được chuyển hướng đến Nhóm Microsoft. Nếu họ không có tài khoản Nhóm, họ có thể tạo một tài khoản từ cùng một liên kết. Và họ sẽ trở thành một phần của tổ chức của bạn trong Microsoft Teams.
Cách sử dụng Microsoft Teams
Mở ứng dụng Microsoft Teams và nhấp vào 'Nhóm' trên thanh công cụ bên trái. Đây là nơi liệt kê tất cả các đội mà bạn là thành viên.
Tạo đội
Bạn có thể tạo thêm nhóm hoặc tham gia các nhóm khác từ ứng dụng Nhóm. Nhấp vào tùy chọn ‘Nhóm’ ở bên trái, sau đó nhấp vào tùy chọn ‘Tham gia hoặc Tạo nhóm’ ở cuối màn hình.
Nhấp vào nút "Tạo nhóm" để tạo một nhóm mới hoặc chuyển đến tùy chọn "Tìm kiếm nhóm" để tham gia một nhóm.
Quản lý đội
Bạn có thể quản lý một nhóm bằng cách nhấp vào tùy chọn "Thêm" bên cạnh tên của nhóm và chọn tùy chọn "Quản lý nhóm". Các tùy chọn có sẵn để quản lý khác nhau cho chủ sở hữu và thành viên.
Màn hình 'Quản lý nhóm' cho phép bạn quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến nhóm từ một nơi duy nhất. Bạn có thể quản lý thành viên, thêm thành viên, tạo kênh và ứng dụng mới cũng như quản lý quyền từ đây.
Chủ sở hữu cũng có thể đặt các thành viên khác làm chủ sở hữu nhóm, do đó, cấp cho họ đặc quyền quản trị viên. Nhấp vào 'Thành viên' bên cạnh tên của thành viên và chọn 'Chủ sở hữu' từ menu thả xuống.
Sử dụng kênh nhóm
Các đội được tạo thành từ các kênh. Kênh 'Chung' hiển thị theo mặc định trong tất cả các đội. Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng kênh nào bạn muốn bằng cách nhấp vào nút "Tạo thêm kênh" trong Kênh chung.
Bạn cũng có thể tạo kênh mới bằng cách nhấp vào tùy chọn ‘Thêm’ (ba dấu chấm) bên cạnh tên nhóm và nhấp vào ‘Thêm kênh’.
Các kênh có thể được xây dựng dựa trên chủ đề, các phòng ban hoặc bất kỳ phân loại nào khác. Mọi người trong nhóm (Tiêu chuẩn) hoặc một nhóm cá nhân cụ thể (Riêng tư) có thể truy cập các kênh mới từ tùy chọn ‘Quyền riêng tư’.
Các kênh là nơi công việc thực sự được thực hiện. Bạn có thể giao tiếp với nhóm, chia sẻ tệp và tổ chức các cuộc họp.
Quản lý các tab trong kênh nhóm
Một kênh có "Tab" ở trên cùng. Tab là các liên kết nhanh đến các tệp, ứng dụng và dịch vụ của bạn. Bất kỳ kênh nào cũng có ba tab theo mặc định: Bài đăng, Tệp, Wiki. Bạn có thể thêm bất kỳ số lượng tab nào vào một kênh. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ để thêm tab.
Bạn cũng có thể đổi tên hoặc xóa tab Wiki. Để đổi tên hoặc xóa nó, hãy chuyển đến tab và nhấp vào mũi tên bên cạnh nó. Menu thả xuống sẽ liệt kê các tùy chọn "Đổi tên" và "Xóa".
Tất cả các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa đồng thời các tệp được chia sẻ trong bài đăng trên kênh và cũng có thể chia sẻ suy nghĩ của họ với nhóm trong khi chỉnh sửa tệp. Nhấp vào tùy chọn ‘Thêm’ (ba dấu chấm) bên cạnh tệp được chia sẻ và sau đó chọn ‘Chỉnh sửa trong nhóm’.
Để xem tất cả các tệp được chia sẻ trong một kênh, hãy chuyển đến tab "Tệp". Để xem tất cả các tệp được chia sẻ giữa các nhóm, hãy chọn 'Tệp' ở bên trái.
Trò chuyện trong nhóm hoặc riêng tư
Bạn có thể nói chuyện riêng với mọi người hoặc nhóm. Chuyển đến "Trò chuyện" ở bên trái và nhấp vào nút "Trò chuyện mới" và nhập tên để bắt đầu cuộc trò chuyện.
Thực hiện cuộc gọi âm thanh và video
Bạn cũng có thể gọi thực hiện cuộc gọi âm thanh và video cho các cá nhân và nhóm từ Nhóm từ tùy chọn 'Cuộc gọi' ở bên trái. Bạn có thể thêm thành viên vào Quay số nhanh của mình để truy cập nhanh. Phiên bản miễn phí thậm chí còn hỗ trợ các tùy chọn chia sẻ màn hình và làm mờ nền trên các cuộc gọi điện video.
Tích hợp các ứng dụng và dịch vụ vào Microsoft Teams
Bạn có thể truy cập các ứng dụng và dịch vụ tích hợp khác nhau từ tùy chọn 'Ứng dụng' ở bên trái. Bạn cũng có thể thêm các ứng dụng này dưới dạng tab trong kênh Nhóm.
Bất kỳ ứng dụng nào bạn thêm vào Nhóm của mình sẽ khả dụng trong tùy chọn 'Thêm' (ba chấm) ở bên trái.
Sự kết luận
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác tuyệt vời để các nhóm làm việc liền mạch. Bạn có thể giao tiếp, chia sẻ tệp, sử dụng các ứng dụng tích hợp với đồng đội của mình để làm việc hiệu quả từ mọi nơi trên thế giới. Phiên bản miễn phí cung cấp một số tính năng tuyệt vời nhưng người dùng cũng có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí cung cấp nhiều tính năng hơn thế.