Cách Tham dự các Cuộc họp Nhóm Microsoft

Dễ dàng theo dõi những người tham gia cuộc họp trong Microsoft Teams bằng cách tải xuống báo cáo tham dự

Khi bạn đang tiến hành các cuộc họp, các buổi đào tạo hoặc các lớp học trực tuyến với Microsoft Teams, sẽ không ngạc nhiên nếu bạn có thể có hồ sơ về những người đã tham dự cuộc họp mà không phải trải qua quá trình khó khăn là chụp ảnh màn hình hoặc sao chép / dán thông tin thủ công? Vì thành thật mà nói, khi có nhiều hơn một vài người tham gia vào một cuộc họp, việc kiểm đếm là một quá trình khó khăn. Và đối với một số cuộc họp, danh sách người tham gia lên đến hàng trăm.

Chà, điều tốt là Microsoft Teams có một cơ chế tích hợp cho phép bạn tham dự cuộc họp chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nếu bạn đang nghĩ về việc làm thế nào bạn có thể bỏ lỡ nó, thì bạn đã không làm như vậy. Không hẳn vậy.

Rất có thể tính năng này không được tổ chức của bạn bật và theo mặc định, tính năng này bị tắt. Bạn không thể bỏ lỡ điều gì đó không có ở đó. Nhưng bây giờ bạn đã biết về điều này, bạn có thể liên hệ với quản trị viên của tổ chức mình và yêu cầu họ bật tính năng tiết kiệm thời gian này. Đối với người dùng cá nhân sử dụng Microsoft Teams Free, tính năng này được bật theo mặc định. Tùy chọn tham dự chỉ khả dụng trong các cuộc họp kênh, không có trong các cuộc họp được tạo từ tab cuộc họp mới.

Kiểm tra sự tham dự của những người tham gia trong cuộc họp nhóm

Sau khi quản trị viên của tổ chức bạn đã bật tính năng tham dự, người tổ chức cuộc họp có thể tham dự bất kỳ cuộc họp nào trong Microsoft Teams. Lưu ý rằng chỉ người tổ chức cuộc họp mới có thể tham dự cuộc họp và điều đó cũng chỉ khi cuộc họp vẫn đang diễn ra. Bạn không thể tải xuống báo cáo tham dự sau khi cuộc họp kết thúc.

Lấy / tải báo cáo tham dự khá đơn giản. Nhấp vào tùy chọn 'Hiển thị người tham gia' trên thanh công cụ cuộc gọi.

Danh sách người tham gia sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình của bạn và sẽ có tùy chọn ‘Tải xuống danh sách người tham dự’ (biểu tượng tải xuống) ở đầu danh sách. Bấm vào đó để tải danh sách tham dự cuộc họp.

Xem danh sách tham dự

Microsoft Teams lưu báo cáo tham dự trên máy tính của bạn ở định dạng tệp “.CSV” mà bạn có thể mở trong Excel hoặc bất kỳ phần mềm tương thích nào khác. Nó chứa tên của tất cả những người tham gia cuộc họp, cùng với ‘Thời gian tham gia’ và ‘Thời gian nghỉ’ của họ.

Để truy cập tệp danh sách người tham dự trong ứng dụng Nhóm, chuyển đến tab 'Tệp' từ thanh điều hướng ở bên trái trong Microsoft Teams.

Sau đó, chuyển đến 'Tải xuống'. Tập tin sẽ được liệt kê ở đó.

Ngoài ra, Microsoft Teams lưu danh sách người tham dự vào vị trí thư mục ‘Tải xuống’ mặc định trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể truy cập các báo cáo từ đó mà không cần mở ứng dụng Microsoft Teams.

Tham dự cuộc họp trong Microsoft Teams khá đơn giản và bạn có thể hoàn thành chỉ với một cú nhấp chuột. Tại thời điểm này, bạn không thể tải xuống báo cáo tham dự sau cuộc họp như nhiều người dùng muốn nhưng chúng tôi sẽ lấy những gì chúng tôi có thể nhận được.