Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel bằng tính năng Sắp xếp và Bộ lọc cũng như các công thức để sắp xếp và định dạng dữ liệu theo thứ tự.
Microsoft Excel là một phần mềm hiệu quả để tổ chức các dữ liệu quan trọng, chẳng hạn như tài chính, dữ liệu bán hàng, thông tin khách hàng, v.v. Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái dữ liệu trong trang tính là một trong những cách tốt nhất để nhanh chóng tổ chức, truy cập và tham chiếu những dữ liệu đó. Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái một dải ô có nghĩa là sắp xếp một dải ô theo thứ tự bảng chữ cái trong excel. Dữ liệu có thể được sắp xếp theo cả hai cách, theo thứ tự tăng dần hoặc theo thứ tự giảm dần.
Ví dụ: giả sử bạn có một tập dữ liệu lớn về thông tin đặt hàng của khách hàng và bạn muốn tìm lịch sử đặt hàng của một khách hàng cụ thể. Lược qua toàn bộ danh sách sẽ trở thành một việc vặt. Thay vì mất thời gian cuộn qua, bạn có thể sắp xếp các cột theo thứ tự bảng chữ cái để nhanh chóng tìm thấy dữ liệu của mình.
Có nhiều cách khác nhau bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel, tùy thuộc vào loại tập dữ liệu bạn đang làm việc. Excel cho phép bạn sắp xếp một cột hoặc một hàng hoặc phạm vi đã chọn hoặc toàn bộ trang tính, cũng như các tùy chọn để nhóm nhiều cột hoặc hàng lại với nhau trong khi bạn sắp xếp chúng. Hãy cùng tìm hiểu cách sắp xếp thứ tự dữ liệu trong bảng tính Excel theo hàng hoặc cột.
Tại sao lại sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel
Việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái dữ liệu sẽ có rất nhiều lợi ích:
- Nó làm cho dữ liệu hợp lý hơn và dễ đọc hơn.
- Nó giúp người dùng tra cứu một giá trị cụ thể hoặc tên khách hàng trong biểu dữ liệu Excel dễ dàng hơn.
- Nó giúp người dùng xác định một cách trực quan các bản ghi trùng lặp để chúng ta có thể ngăn ngừa lỗi nhập dữ liệu.
- Nó cho phép người dùng dễ dàng nhóm các cột hoặc danh sách lại với nhau để người dùng có thể xem chúng song song với nhau.
Alphabetizing (sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái) là một cách dễ dàng, phổ biến để nhanh chóng sắp xếp thông tin của bạn. Nó đặc biệt hữu ích cho các tập dữ liệu rất lớn. Tổng cộng, có 4 cách để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel: nút A-Z hoặc Z-A, tính năng Sắp xếp, chức năng lọc và công thức.
Xếp thứ tự bảng chữ cái một cột trong Excel
Cách nhanh nhất để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel là sử dụng tính năng Sắp xếp được tích hợp sẵn.
Đầu tiên, hãy mở bảng tính có chứa tập dữ liệu. Chọn các ô hoặc cột mà bạn muốn sắp xếp và đảm bảo không chọn bất kỳ ô trống nào. Sau đó, chuyển đến tab ‘Dữ liệu’ và nhấp vào ‘A-Z’ để sắp xếp tăng dần hoặc ‘Z-A’ để sắp xếp giảm dần trong nhóm Sắp xếp và Lọc.
Nếu có bất kỳ ô trống nào ở giữa, Excel sẽ giả định rằng tất cả dữ liệu đã được sắp xếp và dừng phía trên ô màu đen. Nếu bạn muốn sắp xếp toàn bộ cột, chỉ cần chọn bất kỳ ô nào trong cột và sử dụng tùy chọn trên.
Bạn cũng có thể truy cập các tùy chọn tương tự trong công cụ 'Sắp xếp và Bộ lọc' trong phần Chỉnh sửa của tab 'Trang chủ'.
Sau khi bạn nhấp vào nút, excel sắp xếp thứ tự bảng chữ cái danh sách của bạn ngay lập tức.
Cách sắp xếp và giữ các hàng cùng nhau trong Excel
Bạn có thể dễ dàng sắp xếp một cột nếu bạn chỉ có một cột trong trang tính của mình, nhưng sẽ hơi phức tạp khi trang tính của bạn chứa nhiều cột bên cạnh cột bạn muốn sắp xếp. Ngoài ra, đôi khi, chúng tôi làm việc trên bảng tính mà chúng tôi cần giữ nguyên các hàng tương ứng sau khi sắp xếp cột.
Ví dụ: nếu chúng tôi có một bảng tính danh sách điểm của học sinh. Khi chúng tôi sắp xếp cột tên học sinh theo thứ tự bảng chữ cái, chúng tôi cũng muốn các dấu được nhập ở các hàng bên cạnh chúng cũng phải di chuyển tương ứng.
Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng nút ‘A-Z’ hoặc ‘Z-A’ để sắp xếp một trong các cột theo thứ tự bảng chữ cái và nó sẽ tự động sắp xếp dữ liệu trong các cột khác, giữ các hàng lại với nhau. Hãy xem cách hoạt động với một ví dụ khác.
Đầu tiên, chọn cột đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp các cột khác. Sau đó, chọn ‘A-Z’ hoặc ‘Z-A’ trong tab Dữ liệu hoặc tab Trang đầu để sắp xếp dữ liệu trong một cột và Excel sẽ tự động sắp xếp lại các cột khác cho phù hợp.
Sau khi bạn nhấp vào nút sắp xếp, một cửa sổ hộp thoại Cảnh báo Sắp xếp sẽ xuất hiện. Chọn nút radio cho 'Mở rộng lựa chọn' và nhấp vào nút 'Sắp xếp'.
Điều này sẽ giữ các hàng gần nhau trong khi sắp xếp các cột, mà không có bất kỳ dữ liệu nào không khớp (như được hiển thị bên dưới).
Nếu bạn chọn tùy chọn ‘Tiếp tục với lựa chọn hiện tại’, Excel sẽ chỉ sắp xếp cột đã chọn.
Cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo nhiều cột
Nếu bạn muốn sắp xếp tập dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái cho nhiều hơn một cột, bạn có thể làm điều đó với tính năng Sắp xếp của Excel.
Ví dụ: chúng tôi muốn sắp xếp bảng sau theo thứ tự bảng chữ cái trước tiên theo Quốc gia, sau đó theo Tên:
Đầu tiên, chọn toàn bộ bảng bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, sau đó chuyển đến tab ‘Dữ liệu’ và trong nhóm Sắp xếp và Lọc, nhấp vào ‘Sắp xếp’.
Hoặc nhấp vào biểu tượng ‘Sắp xếp & Bộ lọc’ trong phần Chỉnh sửa của tab ‘Trang chủ’ và chọn ‘Sắp xếp tùy chỉnh’ để truy cập cùng một tính năng.
Hộp thoại Sắp xếp sẽ hiển thị và hiển thị cột (tham số) đầu tiên mà bảng sẽ được sắp xếp. Trong hộp thả xuống 'Sắp xếp theo', hãy chọn cột chính mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trước tiên, trong trường hợp của chúng tôi là 'Quốc gia' và trong trình đơn thả xuống 'Thứ tự', hãy chọn 'A đến Z' hoặc 'Z đến A' .
Sau đó, nhấp vào nút ‘Thêm cấp độ’ để thêm cấp độ sắp xếp thứ hai. Chọn cột thứ hai (trong trường hợp của chúng tôi là Tên) mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái trong hộp ‘Sắp xếp theo’ và chọn ‘A đến Z’ hoặc ‘Z thành A’. Nếu bảng của bạn có tiêu đề ở trên cùng, hãy chọn hộp kiểm 'Dữ liệu của tôi có tiêu đề' để có thể bỏ qua các tiêu đề trong khi sắp xếp chúng. Thêm nhiều mức sắp xếp hơn nếu cần và nhấp vào ‘OK’.
Bảng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: đầu tiên là Quốc gia, sau đó là Tên như hình dưới đây.
Cách sắp xếp các hàng theo bảng chữ cái trong Excel
Đôi khi bạn có thể muốn sắp xếp thứ tự các hàng trong Excel, thay vì các cột. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tính năng Sắp xếp của Excel. Ví dụ: giả sử bạn có một bảng tính trong đó cột từ B đến T của hàng đầu tiên chứa tên thành phố nơi số lượng cửa hàng có sẵn theo các loại hình bán lẻ khác nhau và Cột A chứa loại nhà bán lẻ. Các ô được sử dụng để theo dõi có bao nhiêu cửa hàng ở mỗi thành phố trong các danh mục nhà bán lẻ khác nhau.
Đầu tiên, hãy chọn tất cả các hàng mà bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái; Nếu bạn không muốn di chuyển các nhãn hàng, hãy để chúng ra khỏi lựa chọn của bạn. Bây giờ, điều hướng đến tab ‘Dữ liệu’ và nhấp vào ‘Sắp xếp’ trong nhóm Sắp xếp và Bộ lọc.
Trong hộp thoại Sắp xếp, nhấp vào nút ‘Tùy chọn’.
Một hộp thoại nhỏ khác sẽ xuất hiện, cho bạn tùy chọn để chọn ‘Sắp xếp từ trái sang phải’ hoặc ‘Sắp xếp từ trên xuống dưới’. Thay vào đó, hãy chọn tùy chọn ‘Sắp xếp từ trái sang phải’ để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo hàng và nhấp vào ‘OK’ để quay lại hộp thoại Sắp xếp.
Bây giờ, hãy chọn Hàng bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong danh sách thả xuống ‘Sắp xếp theo’ (Hàng 1 trong ví dụ này). Trong trường khác, giữ Giá trị ô trong hộp ‘Sắp xếp trên’ và chọn ‘A đến Z’ (thứ tự tăng dần) trong hộp Thứ tự. Sau đó, nhấp vào ‘OK’ để đóng hộp thoại.
Bây giờ, hàng đầu tiên trong bảng của chúng ta được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (tăng dần) và các hàng còn lại được sắp xếp lại cho phù hợp như hình dưới đây.
Cách sắp xếp cột theo thứ tự bảng chữ cái bằng cách sử dụng bộ lọc
Một cách nhanh chóng khác để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel là sử dụng tính năng Bộ lọc. Khi bạn áp dụng bộ lọc cho các cột, bạn có thể truy cập các tùy chọn sắp xếp cho tất cả các cột chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Để thêm bộ lọc vào các cột, hãy chọn một hoặc nhiều cột và nhấp vào tùy chọn 'Bộ lọc' trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc trên tab "Dữ liệu". Nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc cho toàn bộ bảng, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và nhấp vào tùy chọn ‘Bộ lọc’.
Bạn cũng có thể truy cập tùy chọn Bộ lọc bằng cách nhấp vào công cụ ‘Sắp xếp và Bộ lọc’ trong nhóm Chỉnh sửa của tab ‘Trang chủ’ và chọn ‘Bộ lọc’.
Một mũi tên thả xuống nhỏ sẽ xuất hiện trong mỗi tiêu đề cột. Nhấp vào mũi tên của bất kỳ cột nào bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và chọn ‘Sắp xếp A đến Z’ hoặc ‘Sắp xếp Z thành A’.
Thao tác này sẽ sắp xếp cột bạn muốn theo thứ tự bảng chữ cái đã chọn và nếu bạn chọn ‘Sắp xếp từ A đến Z’, một mũi tên nhỏ lên trên sẽ xuất hiện trên nút bộ lọc cho biết thứ tự sắp xếp (tăng dần):
Sắp xếp nâng cao theo thứ tự tùy chỉnh
Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái không phải là lý tưởng cho mọi dữ liệu theo bảng chữ cái. Đôi khi, dữ liệu có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng đó không phải là cách hiệu quả nhất để sắp xếp dữ liệu.
Hãy tưởng tượng một tình huống mà bạn có thể có một danh sách chứa tên của các tháng hoặc các ngày trong tuần, việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái sẽ không hữu ích trong tình huống đó. Sẽ có ý nghĩa hơn nếu sắp xếp danh sách đó theo thứ tự thời gian. Nếu bạn sắp xếp từ A đến Z, nó sẽ sắp xếp các tháng theo thứ tự bảng chữ cái, tháng 4 đến trước, sau đó đến tháng 8, tháng 2, tháng 6, v.v. Nhưng đây không phải là điều bạn muốn. May mắn thay, rất dễ dàng để sắp xếp theo thứ tự thời gian trong Excel bằng cách sử dụng tùy chọn Sắp xếp Tùy chỉnh Nâng cao.
Bắt đầu bằng cách chọn bảng bạn muốn sắp xếp. Sau đó chọn ‘Sắp xếp tùy chỉnh’ trong ‘Sắp xếp & Bộ lọc’ trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ.
Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy chọn cột chứa các tháng trong năm trong phần cột, sắp xếp theo 'Giá trị', như thường lệ và trong phần Đơn hàng, hãy chọn 'Danh sách tùy chỉnh'.
Trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, bạn có thể tạo một danh sách của riêng mình. Có một số danh sách tùy chỉnh mặc định bao gồm ngày trong tuần, tháng viết tắt, tháng trong năm, v.v. Chọn tùy chọn sắp xếp thích hợp theo nhu cầu của bạn (trong trường hợp của chúng tôi là tháng Giêng, tháng Hai, ..) và nhấp vào ‘OK’. Sau đó nhấp vào ‘OK’ một lần nữa để sắp xếp danh sách của bạn theo thứ tự thời gian.
Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn đã sắp xếp thành công danh sách theo thứ tự tháng.
Cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel bằng công thức Excel
Nếu bạn là người yêu thích công thức, thì bạn có thể sử dụng công thức Excel để sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong danh sách. Hai công thức có thể được sử dụng cho dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái là COUNTIF và VLOOKUP.
Ví dụ: chúng tôi có một danh sách các tên mà chúng tôi muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái bằng cách sử dụng công thức.
Để sắp xếp điều này, chúng tôi sẽ thêm một cột tạm thời có tên là ‘Thứ tự sắp xếp’ vào bảng hiện có.
Trong ô (A2) bên cạnh dữ liệu, hãy sử dụng công thức COUNTIF sau:
= COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 20, "<=" & B2) Công thức trên so sánh giá trị văn bản trong ô B2 với tất cả các giá trị văn bản khác (B3: B20) và trả về thứ hạng tương đối của nó. Ví dụ: trong ô B2, nó trả về 11, vì có 11 giá trị văn bản thấp hơn hoặc bằng văn bản ‘Nancy’ theo thứ tự bảng chữ cái. Kết quả là thứ tự sắp xếp của tên nhân viên trong ô B2.
Sau đó, sử dụng điều khiển điền, kéo công thức này để điền vào toàn bộ phạm vi. Điều này cung cấp thứ tự sắp xếp của từng tên trong danh sách.
Bây giờ, chúng ta phải sắp xếp dữ liệu được hiển thị trong ảnh chụp màn hình trên dựa trên số thứ tự sắp xếp và để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP.
Cú pháp:
= VLOOKUP (, A: B, 2,0)Ở đây ‘số sắp xếp’ đại diện cho các số theo thứ tự tăng dần từ 1 - 20. Đối với thứ tự giảm dần, các số phải từ 20 - 1.
Ở đây, chúng ta có Cột D cho các tên đã được sắp xếp. Đối với ô D2, hãy nhập công thức VLOOKUP sau:
= VLOOKUP (1, A: B, 2,0)Tương tự, đối với ô thứ hai và thứ ba, bạn phải sử dụng công thức như sau:
= VLOOKUP (2, A: B, 2,0) và = VLOOKUP (3, A: B, 2,0) và như thế…
Sau khi nhập công thức VLOOKUP này vào mỗi ô bên cạnh dữ liệu, danh sách sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
Thay vì nhập thủ công công thức nêu trên (1-20) vào mọi ô, bạn cũng có thể sử dụng hàm hàng để làm cho công việc của mình dễ dàng hơn. Hàm Row () trả về số hàng của ô hiện tại. Vì vậy, với sự trợ giúp của hàm hàng, công thức sẽ là:
= VLOOKUP (ROW () - 1, A: B, 2,0)Công thức này sẽ cho bạn kết quả tương tự như công thức trên.
Và sau đó sử dụng điều khiển điền để kéo công thức này để điền vào toàn bộ phạm vi.
Cách sắp xếp thứ tự bảng chữ cái các mục theo họ
Đôi khi, chúng ta thường phải sắp xếp các bảng dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái với họ. Trong những trường hợp như vậy, mặc dù các tên bắt đầu bằng tên đầu tiên, bạn cần xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Bạn có thể làm điều này với các công thức Văn bản Excel.
Để làm điều đó, trước tiên, bạn sẽ phải trích xuất họ và tên từ đầy đủ thành hai cột khác nhau. Sau đó đảo ngược tên, sắp xếp chúng và sau đó đảo ngược chúng trở lại dạng ban đầu.
Với tên đầy đủ trong A2, hãy nhập các công thức sau vào hai ô khác nhau (B2 và C2), sau đó sao chép công thức xuống các cột (sử dụng chốt điền) cho đến ô cuối cùng có dữ liệu:
Để trích xuất tên, hãy nhập công thức này vào ô C2:
= LEFT (A2, TÌM KIẾM (”“, A2) -1)
Để trích xuất họ, hãy nhập công thức này vào ô D2:
= RIGHT (A2, LEN (A2) -SEARCH ("", A2,1))
Và sau đó, trong ô E2, nối họ và tên theo thứ tự ngược lại được phân tách bằng dấu phẩy:
= D2 & "," & C2
Chúng tôi đã tách họ và tên và đảo ngược chúng. Bây giờ chúng ta phải sắp xếp thứ tự bảng chữ cái và đảo ngược chúng lại. Như bạn có thể thấy ở trên, khi chúng ta trích xuất tên bằng công thức, các cột C, D và E thực sự chứa các công thức nhưng chúng được định dạng để trông giống như các giá trị. Vì vậy, chúng ta cần chuyển đổi công thức thành các giá trị.
Để làm điều đó, trước tiên hãy chọn tất cả các ô công thức (E1: E31) và nhấn Ctrl + C để sao chép chúng. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn, nhấp vào biểu tượng ‘Giá trị’ trong ‘Tùy chọn dán’ và nhấn phím ‘Enter’.
Sau đó, chọn bất kỳ ô nào trong cột kết quả và nhấp vào tùy chọn ‘A đến Z’ hoặc ‘Z đến A’ trên tab ‘Dữ liệu’ hoặc ‘Trang chủ’ theo nhu cầu của bạn.
Hộp thoại Cảnh báo Sắp xếp sẽ bật lên khi bạn nhấp vào nút. Chọn tùy chọn ‘Mở rộng lựa chọn’ và nhấp vào nút ‘Sắp xếp’.
Như bạn có thể thấy, toàn bộ cột được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ.
Bây giờ, nếu bạn muốn đảo ngược nó trở lại định dạng ‘First Name Last Name’ ban đầu, bạn chỉ cần nhập cùng một công thức nhưng với các tham chiếu ô khác nhau.
Bạn phải tách tên (E2) thành hai phần một lần nữa bằng cách sử dụng các công thức dưới đây:
Trong G2, trích xuất tên đầu tiên:
= RIGHT (E2, LEN (E2) -SEARCH ("", E2))
Trong G2, kéo họ:
= LEFT (E2, TÌM KIẾM ("", E2) -2)
Và nối hai phần lại với nhau để có tên đầy đủ ban đầu:
= G2 & "" & H2
Mỗi khi bạn nhập công thức vào ô đầu tiên, hãy nhớ sao chép công thức xuống cột (sử dụng chốt điền) cho đến ô cuối cùng có dữ liệu.
Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là chuyển đổi các công thức thành chuyển đổi giá trị một lần nữa như chúng tôi đã làm ở trên và bạn đã hoàn tất. điều này đã hoàn thành và.