Mọi thứ bạn cần biết về việc ghi lại cuộc họp trong GoToMeeting
Việc ghi chép hay ghi nhớ tất cả những gì đã nói và đã xảy ra trong các cuộc họp thật khó. Thông thường, những diễn biến quan trọng của các cuộc họp được tóm tắt thành biên bản, theo cách thủ công. Sẽ là một câu đố đối với những người không thể tham dự các cuộc họp để tập hợp lại những gì đã xảy ra trong các cuộc họp. Bây giờ trong thời đại của cuộc cách mạng kỹ thuật số và đại dịch tăng cao sự cần thiết, hầu như tất cả các cuộc họp hầu như diễn ra thông qua các nền tảng khác nhau.
GoToMeeting là một trong những nền tảng như vậy để thực hiện các cuộc họp ảo và hội thảo trên web. Việc ghi lại các cuộc họp hoặc hội thảo trên web dễ dàng hơn nhiều trên nền tảng này. Nền tảng này có thể được lưu cục bộ hoặc trên đám mây. Bạn có thể xem chúng để tham khảo trong tương lai hoặc thậm chí chia sẻ chúng với các thành viên trong tổ chức của mình một cách dễ dàng với một vài cú nhấp chuột. Hãy xem cách chúng ta có thể ghi, xem và chia sẻ cuộc họp trên GoToMeeting.
Ai có thể ghi lại một GoToMeeting?
Chỉ những người tổ chức và đồng tổ chức mới có thể ghi lại các cuộc họp trong GoToMeeting. Những người tham dự chỉ có thể sử dụng tính năng ‘Chụp nhanh’ để chụp ảnh tĩnh khi đang họp. Người tổ chức có thể chia sẻ (nếu họ chọn) tệp đã ghi với những người tham dự nếu họ cần.
Ngay cả người tổ chức cũng được kiểm soát bởi quản trị viên tài khoản (một người có thể vừa là quản trị viên vừa là người tổ chức). Quản trị viên kiểm soát mọi thứ, từ việc bật hoặc tắt chức năng ghi cho người tổ chức đến việc chọn nơi lưu các tệp đã ghi (cục bộ hoặc trên đám mây) và thêm người làm người tổ chức hoặc người đồng tổ chức, v.v.
Cách ghi lại một GoToMeeting
Ghi lại một cuộc họp trong GoToMeeting là điều không cần phải bàn cãi. Sau khi bạn đã tham gia cuộc họp, chỉ cần di chuột qua nút "GHI" ở thanh trên cùng của cửa sổ cuộc họp. Sau đó, bạn sẽ tìm thấy nút 'Bắt đầu ghi âm của bạn' trong cửa sổ bật lên. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nút.
Bạn sẽ nghe thấy thông báo bằng âm thanh nói rằng 'cuộc họp này sẽ được ghi lại', xác nhận rằng cuộc họp đang được ghi lại. Nút ghi đen trắng sẽ chuyển thành trắng đỏ trong khi ghi.
Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn có thể ngừng ghi lại giống như cách bạn bắt đầu cuộc họp. Chỉ cần di chuột qua nút 'ghi âm' đang hoạt động và nhấp vào nút 'Dừng ghi âm của bạn' trong menu bật lên.
Bạn sẽ nghe thấy một thông báo âm thanh khác "hội nghị này không còn được ghi nữa" sau khi bạn nhấp vào nút "Dừng ghi âm của bạn".
Theo mặc định, tệp đã ghi được lưu trên đám mây. Nếu bạn là quản trị viên tài khoản, bạn có thể thay đổi tài khoản này bằng cách đăng nhập vào tài khoản quản trị viên của mình trên GoToMeeting.
Cách xem hoặc chia sẻ bản ghi GoToMeeting
Để xem tệp đã ghi GoToMeeting, hãy chuyển đến thanh tác vụ của máy tính và nhấp chuột phải vào biểu tượng ‘GoToMeeting’ trong khay. Từ các tùy chọn có sẵn, hãy chọn 'Tùy chọn'.
Từ cửa sổ GoToMeeting Preferences, chọn tùy chọn ‘Recording’ từ phần danh mục trên bảng bên phải.
Trong tab ghi âm, bạn sẽ tìm thấy hai phần dành riêng cho ‘Bản ghi đám mây’ và ‘Bản ghi cục bộ’. Nhấp vào nút ‘Cuộc họp’ trong phần ‘Bản ghi đám mây’ nếu bạn đã ghi lại các cuộc họp trên đám mây hoặc nhấp vào nút ‘Duyệt qua’ trong phần ‘Bản ghi cục bộ’ nếu bạn đã lưu chúng cục bộ. Bạn sẽ tìm thấy các tệp trong thư mục đích mà bạn có thể xem hoặc chia sẻ với bất kỳ ai.
Nếu bạn đã nhấp vào nút 'Cuộc họp' (để truy cập tính năng ghi vào đám mây), nút này sẽ trực tiếp đưa bạn đến trang web nơi bạn có thể tìm thấy tất cả lịch sử các cuộc họp của mình. Để sắp xếp các cuộc họp đã ghi lại khỏi lịch sử, hãy chọn nút "Đã ghi".
Từ danh sách các cuộc họp đã ghi, hãy chọn cuộc họp bạn muốn xem hoặc chia sẻ. Bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết đầy đủ cùng với tệp đã ghi. Bạn có thể mở hoặc tải xuống hoặc chia sẻ liên kết với bất kỳ ai hoặc thậm chí xóa nó nếu bạn không cần nữa.
Bạn thậm chí sẽ được thông báo về bản ghi tại email đã đăng ký của mình sau khi quá trình xử lý tệp hoàn tất. Theo liên kết được cung cấp trong thư (Xem Cuộc họp Tương tác), bạn có thể truy cập tệp đã ghi.
