Lên lịch các cuộc họp Webex từ Lịch Outlook của bạn
Thiết lập cuộc họp trên lịch Microsoft Outlook là một cách thuận tiện để lên lịch cuộc họp trên các nền tảng hội nghị truyền hình khác nhau như Webex, Zoom và Microsoft Teams. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách thiết lập và lên lịch cho tất cả các cuộc họp của mình trong một lịch cụ thể và Outlook được thiết kế để thực thi như vậy. Nó làm tăng chức năng mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng thông qua ‘Phần bổ trợ’ của bên thứ ba dành cho Outlook.
Để thiết lập cuộc họp Webex trên Outlook, bạn phải tải phần bổ trợ ‘Cisco Webex meeting Scheduler’ từ cửa hàng Microsoft AppSource.
Tải xuống Phần bổ trợ lập lịch cuộc họp của Cisco Webex
Để thiết lập cuộc họp Webex trên Outlook, hãy truy cập outlook.live.com trong trình duyệt web trên máy tính của bạn và nhấp vào biểu tượng lịch ở góc dưới cùng bên trái của màn hình.
Từ cửa sổ mới được mở rộng, hãy chọn ngày thiết lập cuộc họp Webex. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn. Nhấp vào nút 'Thêm tùy chọn' ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên khác để lên lịch với nhiều chi tiết hơn và các tùy chọn tùy chỉnh cho cuộc họp.
Nhấp vào biểu tượng ‘Thêm’ (trông giống như sau ‘…’) trên bảng điều khiển trên cùng của cửa sổ mới. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn ‘Nhận phần bổ trợ’ từ menu mở rộng. Bấm vào nó để mở cửa sổ ‘Add-in for Outlook’.
Một cửa sổ khác sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn với nhiều phần bổ trợ cho Outlook. Nhập ‘Webex’ vào hộp tìm kiếm ở góc trên bên phải của cửa sổ. Trong phần kết quả, bạn sẽ tìm thấy phần bổ trợ ‘Cisco Webex meeting Scheduler’. Chỉ cần nhấp vào nút ‘Thêm’ bên dưới nút đó để đưa nó vào lịch của bạn.
Trong cửa sổ bật lên tiếp theo, Bộ lập lịch cuộc họp của Cisco Webex sẽ yêu cầu bạn đồng ý với các điều khoản và chính sách của nó bằng cách nhấp vào ‘Tiếp tục’. Nhấn vào nó.
Bây giờ bạn đã thêm thành công bổ trợ Webex vào lịch Outlook của mình. Bạn sẽ được thông báo trên màn hình của mình rằng Trình lập lịch cuộc họp Webex của Cisco hiện đã được ghim dưới dạng lịch và mục email trên tài khoản Outlook của bạn để thuận tiện cho bạn.
Cách lên lịch cuộc họp Webex trong Outlook
Trong khi lên lịch một cuộc họp mới trong Outlook, bây giờ bạn sẽ thấy biểu tượng Webex ở đầu cửa sổ lập lịch họp chi tiết trong lịch Outlook. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào biểu tượng Webex và chọn tùy chọn ‘Thêm cuộc họp Webex’.
Bạn có thể nhận được một cửa sổ bật lên để kết nối tài khoản Webex của bạn với Outlook. Nhấp vào nút ‘Bắt đầu’ trong cửa sổ.
Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp URL trang web Webex của mình. Vì tích hợp Outlook chỉ hoạt động với tài khoản Webex trên một trong các gói trả phí của dịch vụ, bạn hoặc tổ chức của bạn phải có URL đăng nhập Webex tùy chỉnh. Cung cấp URL đó tại đây và nhấp vào nút 'Tiếp theo'.
Ghi chú: Nếu bạn sử dụng mặc định meetingapac.webex.com dưới dạng URL trang web Webex, bạn sẽ nhận được lỗi "Trang web Webex hiện tại của bạn không được kích hoạt để sử dụng với Microsoft Office 365". Bạn phải có URL đăng nhập Webex tùy chỉnh để có thể tích hợp Outlook với tài khoản Webex của mình.
Khi được nhắc, hãy đăng nhập bằng tài khoản Microsoft mà bạn muốn liên kết với Webex. Và sau đó, tiếp tục điền chi tiết cuộc họp vào Lịch Outlook và nhấn nút ‘Lưu’ để lên lịch cuộc họp.
Phần bổ trợ Trình lập lịch họp Webex của Cisco dành cho Outlook cho phép bạn thiết lập thành công cuộc họp Webex thông qua Outlook bằng tài khoản Microsoft Office 365 của bạn. Nếu bạn không phải là người dùng Microsoft Office 365, bạn có thể chỉ cần thêm Webex vào ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn bằng cách sử dụng plugin Công cụ năng suất Webex của Cisco.