Khi bạn đang làm việc với số lượng lớn dữ liệu, bạn rất dễ mất dấu dữ liệu và thấy chúng xuất hiện nhiều lần trong bảng. Một số bản sao được đặt có chủ ý trong khi những bản khác là sai lầm. Dù là trường hợp nào, bạn có thể muốn tự động đánh dấu các bản sao này cho mình.
Tìm các ô trùng lặp trong một bảng tính nhỏ rất dễ dàng nhưng khi xử lý các tập dữ liệu lớn, phức tạp, có thể khá khó khăn khi thực hiện theo cách thủ công. May mắn thay, có các công cụ tích hợp trong Excel cho phép bạn đánh dấu các giá trị trùng lặp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm nổi bật dữ liệu trùng lặp bằng tính năng định dạng có điều kiện trong Excel.
Đánh dấu các bản sao với Định dạng có Điều kiện trong Excel. Nói chung, bạn có thể muốn tìm các bản sao trong Excel, bởi vì thường xuyên có các bản sao do nhầm lẫn và cần bị xóa hoặc các bản sao rất quan trọng để phân tích và cần được đánh dấu trong Excel.
Có hai phương pháp để tìm các giá trị trùng lặp với định dạng có điều kiện trong Excel. Họ đang:
- Đánh dấu các bản sao bằng quy tắc Giá trị trùng lặp
- Đánh dấu các bản sao bằng công thức tùy chỉnh Excel (COUNTIF và COUNTIFS)
Đánh dấu các bản sao bằng cách sử dụng quy tắc giá trị trùng lặp
Giả sử chúng ta có tập dữ liệu này:
Đầu tiên, hãy chọn phạm vi ô chứa các giá trị trùng lặp. Sau đó, chuyển đến tab ‘Trang chủ’, nhấp vào ‘Định dạng có điều kiện’ trong phần Kiểu của dải băng. Trong menu thả xuống, hãy di chuyển con trỏ của bạn qua tùy chọn đầu tiên cho 'Đánh dấu ô quy tắc' và nó sẽ lại hiển thị danh sách các quy tắc trong hộp bật ra. Chọn tùy chọn 'Giá trị Trùng lặp' tại đây.
Khi bạn nhấp vào Giá trị trùng lặp, hộp thoại Giá trị trùng lặp sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn kiểu định dạng cho các giá trị trùng lặp. Bạn có thể chọn từ các màu để chỉ tô các ô, chỉ cho phông chữ, làm đường viền hoặc định dạng tùy chỉnh nếu bạn muốn. Sau đó nhấp vào ‘OK’ để đóng hộp thoại.
Ở đây, chúng tôi đang chọn ‘Tô màu xanh lá cây với văn bản màu xanh lá cây đậm’ cho ví dụ của chúng tôi.
Khi bạn chọn kiểu định dạng, nó sẽ đánh dấu tất cả các giá trị trùng lặp trong phạm vi đã chọn như được hiển thị bên dưới.
Điểm nổi bật Bản sao Uhát Công thức COUNTIF
Một phương pháp khác để đánh dấu các giá trị trùng lặp là sử dụng định dạng có điều kiện với công thức COUNTIF đơn giản trong một cột hoặc trên nhiều cột.
Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đánh dấu các bản sao. Sau đó, trên tab ‘Trang chủ’ và nhấp vào tùy chọn ‘Định dạng có điều kiện’. Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Quy tắc mới’.
Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.
Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới, hãy chọn tùy chọn ‘Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng’ trong hộp danh sách Chọn loại quy tắc, sau đó nhập công thức COUNTIF sau để đếm các bản sao.
= COUNTIF ($ A $ 1: $ C $ 11, A1)> 1
Sau đó, nhấp vào nút ‘Định dạng’ để đi tới hộp thoại Định dạng Ô. Trong hộp thoại Định dạng Ô, bạn có thể chọn Màu tô từ bảng màu để làm nổi bật các ô và sau đó nhấp vào ‘OK’. Ở đây, chúng tôi đang chọn màu tô màu xanh lam để định dạng các bản sao.
Sau đó, nhấp vào ‘OK’ một lần nữa để đóng hộp thoại. Công thức sẽ đánh dấu tất cả các giá trị ô xuất hiện nhiều lần.
Luôn nhập công thức cho ô phía trên bên trái trong phạm vi đã chọn (A1: C11). Excel tự động sao chép công thức sang các ô khác.
Bạn cũng có thể xác định các quy tắc theo cách bạn muốn. Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm các giá trị chỉ xuất hiện hai lần trong một bảng, thì hãy nhập công thức này để thay thế (Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới):
= COUNTIF ($ A $ 1: $ C $ 11, A1) = 2Kết quả:
Đôi khi bạn có thể chỉ muốn xem các bản sao và lọc ra các giá trị duy nhất. Để thực hiện việc này, hãy chọn phạm vi, chuyển đến tab Trang chủ, nhấp vào tùy chọn ‘Sắp xếp & Bộ lọc’ ở góc trên cùng bên phải của excel và chọn tùy chọn ‘Bộ lọc’.
Sau đó, ô đầu tiên của mỗi cột sẽ hiển thị menu thả xuống nơi bạn có thể xác định tiêu chí bộ lọc. Nhấp vào menu thả xuống trong ô đầu tiên của cột và chọn 'Lọc theo màu'. Sau đó chọn màu xanh lam.
Bây giờ, bạn sẽ chỉ thấy các ô được đánh dấu và bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với chúng.
Tìm và đánh dấu các hàng trùng lặp trong Excel bằng cách sử dụng công thức COUNTIFS
Nếu bạn muốn tìm và đánh dấu các hàng trùng lặp trong Excel, hãy sử dụng COUNTIFS thay vì COUNTIF.
Chọn phạm vi, chuyển đến tab ‘Trang chủ’ và nhấp vào ‘Định dạng có điều kiện trong nhóm Kiểu. Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Quy tắc mới’.
Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới, hãy chọn tùy chọn 'Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng' trong hộp danh sách Chọn loại quy tắc, sau đó nhập công thức COUNTIFS bên dưới:
= COUNTIFS ($ A $ 1: $ A $ 20, $ A1, $ B $ 1: $ B $ 20, $ B1, $ C $ 1: $ C $ 20, $ C1)> 1Trong công thức trên, phạm vi A1: A20 đề cập đến cột A, B1: B20 đề cập đến cột B và C1: C20 đề cập đến cột C. Công thức đếm số hàng dựa trên nhiều tiêu chí (A1, B2 và C1) .
Sau đó, nhấp vào nút ‘Định dạng’ để chọn kiểu định dạng và nhấp vào ‘OK’.
Bây giờ, Excel chỉ đánh dấu các hàng trùng lặp như được hiển thị bên dưới.
Đó là nó.