Sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi trong Excel để biết ai đã thực hiện thay đổi đối với sổ làm việc, những thay đổi họ đã thực hiện và có chấp nhận chúng hay không.
Giả sử bạn đã yêu cầu ai đó đọc hiệu đính hoặc cộng tác trên sổ làm việc Excel với bạn. Và bạn có thể muốn theo dõi các thay đổi, chèn và xóa đã được thực hiện đối với sổ làm việc được chia sẻ đó. Bạn có thể làm điều đó với sự trợ giúp của tính năng Theo dõi thay đổi của Excel, bạn có thể xác định ai đã thực hiện thay đổi và họ đã thực hiện những thay đổi nào đối với bảng tính / sổ làm việc được chia sẻ của bạn.
Trang tính Excel không được theo dõi theo mặc định, vì vậy bạn sẽ không biết những thay đổi nào đã được thực hiện, ai thực hiện hoặc khi nào. Nhưng khi tính năng Theo dõi thay đổi được bật, Excel sẽ phác thảo các bản sửa đổi được thực hiện bởi bất kỳ người dùng nào trong sổ làm việc. Đây là hướng dẫn từng bước để theo dõi các thay đổi trong Microsoft Excel.
Cách bật Theo dõi thay đổi trong Excel
Sau khi bạn nhập xong tất cả dữ liệu trong trang tính, hãy bật 'Tính năng Theo dõi Thay đổi' trước khi chia sẻ sổ làm việc Excel để xem xét. Sau khi họ hoàn thành việc xem xét, bạn có thể so sánh dữ liệu ban đầu của mình với dữ liệu đã thay đổi, sau đó chọn chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của họ. Sau đó, bạn có thể tắt Theo dõi thay đổi.
Hãy nhớ rằng về mặt kỹ thuật đây là một tính năng kế thừa, vì vậy bạn sẽ không thấy tùy chọn thay đổi theo dõi trong Excel 2019 và 365. Bạn chỉ có thể tìm thấy tính năng này trong tab Xem lại của Excel 2016 và các phiên bản thấp hơn.
Để bật các thay đổi theo dõi trong Excel, hãy chuyển đến tab "Xem lại" và nhấp vào "Theo dõi các thay đổi". Sau đó, chọn 'Đánh dấu các thay đổi' từ menu thả xuống.
Hộp thoại Thay đổi Đánh dấu sẽ mở ra. Trong đó, hãy chọn hộp kiểm 'Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa'.
Bây giờ chúng ta có ba tùy chọn Khi nào, Ai và Ở đâu. Hộp ‘Khi nào’ cho phép chúng tôi chọn thời điểm muốn theo dõi các thay đổi, chọn giữa ‘Kể từ lần cuối tôi lưu, Tất cả, Chưa được xem xét hoặc Kể từ ngày (Ngày cụ thể)’. Ở đây chúng tôi đang chọn 'Tất cả' trong hộp Khi.
Và chúng tôi đang chọn, 'Mọi người' trong trường Ai. Bạn cũng có thể chọn chỉ theo dõi các thay đổi được thực hiện bởi những người dùng cụ thể hoặc tất cả mọi người với tùy chọn này.
Nếu bạn muốn các thay đổi được theo dõi trong toàn bộ trang tính, chỉ cần bỏ chọn hộp này. chọn hộp "Đánh dấu các thay đổi trên màn hình" và nhấp vào nút "OK".
Hoặc, Nếu bạn chỉ muốn theo dõi các thay đổi chỉ trong một số phần của trang tính, thì bạn có thể chỉ định phạm vi ô. Nhấp vào hộp 'Vị trí' và chọn phạm vi ô trong trang tính. Sau đó, nhấp vào ‘OK’.
Bấm ‘OK’ để lưu sổ làm việc.
Tiếp theo, trên tab ‘Xem lại’, chọn tùy chọn ‘Chia sẻ sổ làm việc’.
Trong hộp thoại Chia sẻ sổ làm việc, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm ‘Sử dụng tính năng sổ làm việc cũ được chia sẻ thay vì trải nghiệm đồng tác giả mới’ được chọn. Sau đó, nhấp vào ‘OK’.
Cuối cùng, chọn ‘Bảo vệ Sổ làm việc Dùng chung’ trên tab Xem lại. Nó sẽ mở ra hộp thoại Protect Shared Workbook. Trong hộp thoại Bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ, hãy chọn tùy chọn ‘Chia sẻ với các thay đổi theo dõi’ để ngăn bất kỳ ai xóa lịch sử theo dõi. Sau đó, nhấp vào ‘OK’.
Sau đó, lưu tệp và chia sẻ bảng tính của bạn cho các cộng tác viên của bạn để xem xét.
Cách xem và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi
Sau khi tất cả các cộng tác viên của bạn đã xem xét sổ làm việc của bạn và thực hiện một số thay đổi, bạn có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đó.
Bây giờ nếu có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với bảng tính, điều này sẽ được hiển thị bằng đường viền ô màu và một hình tam giác nhỏ ở góc trên bên trái của ô.
Để kiểm tra chi tiết, chỉ cần di chuyển con trỏ qua ô có hình tam giác nhỏ ở góc trên bên trái. Một hộp nhận xét được hiển thị với những thay đổi đã được thực hiện là gì, ai đã thực hiện chúng và khi nào nó được thực hiện. Nếu nhiều người đánh giá thực hiện các thay đổi đối với trang tính của bạn, mỗi người đánh giá sẽ được chỉ định một màu hộp khác nhau.
Chuyển đến tab 'Xem lại' và chọn 'Theo dõi Thay đổi' từ nhóm Thay đổi. Lần này, hãy chọn tùy chọn 'Chấp nhận hoặc Từ chối thay đổi' từ menu thả xuống.
Trong hộp thoại ‘Chọn thay đổi để chấp nhận hoặc từ chối’, hãy nhấp vào ‘OK’ để tiếp tục.
Sau đó, một hộp thoại 'Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi' sẽ mở ra, tại đây bạn có thể chấp nhận từng thay đổi hoặc chấp nhận / từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc. Tại đây, thay đổi đầu tiên được tìm thấy trên trang tính sẽ xuất hiện đầu tiên. Trong trường hợp của chúng tôi, thay đổi đầu tiên được tìm thấy là giá trị của ô B11 đã thay đổi từ 16,99 thành 17,99. Sau khi bạn chấp nhận hoặc từ chối nó, thay đổi tiếp theo sẽ được tải lên tiếp theo.
Khi nhấp vào 'Chấp nhận', thay đổi đã được thực hiện sẽ được áp dụng cho trang tính của bạn. Nếu bạn ‘Từ chối’ nó, thay đổi sẽ bị đảo ngược.
Tạo một tệp riêng biệt để liệt kê lịch sử thay đổi
Thay vì xem các thay đổi trong cùng một trang tính, bạn cũng có thể xem danh sách các thay đổi trên một trang tính riêng biệt có tên là ‘Lịch sử’. Trang lịch sử sẽ liệt kê mọi chi tiết về những thay đổi đã được thực hiện.
Để xem lịch sử, hãy chọn 'Theo dõi Thay đổi' từ tab Xem lại và nhấp vào 'Đánh dấu các thay đổi' từ menu thả xuống.
Trong hộp thoại Thay đổi Đánh dấu, hãy nhớ chọn hộp kiểm 'Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới' ở dưới cùng trước khi nhấp vào 'OK'.
Thao tác này sẽ tạo một trang tính mới có tên là 'Lịch sử', trang này sẽ liệt kê mọi chi tiết về những thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc.
Chỉ cần lưu tệp lại để xóa trang Lịch sử khỏi sổ làm việc.
Cách tắt Theo dõi thay đổi trong Excel
Sau khi xem xét xong, bạn có thể tắt tính năng thay đổi bản nhạc trong sổ làm việc. Thao tác này sẽ xóa tất cả các chi tiết được theo dõi (đánh dấu trên ô) và sẽ ngừng theo dõi bất kỳ thay đổi nào khác đối với sổ làm việc của bạn.
Trước tiên, bạn cần bỏ bảo vệ sổ làm việc trước khi có thể tắt các thay đổi theo dõi. Để làm điều đó, chỉ cần nhấp vào tùy chọn ‘Bỏ bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ’ trong tab ‘Xem lại’.
Để tắt các thay đổi theo dõi, hãy chuyển đến tab 'Xem lại' và chọn Theo dõi các thay đổi> Đánh dấu các thay đổi.
Trong hộp thoại Đánh dấu các thay đổi, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh 'Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa', sau đó nhấp vào 'OK'.
Tính năng Theo dõi Thay đổi trong Excel hiện đã bị tắt.