Từ việc tắt hoàn toàn thông báo đến tắt tiếng những thông báo đã chọn, hướng dẫn này có thể giúp bạn thực hiện tất cả.
Microsoft Teams là một nền tảng hợp tác mạnh mẽ. Các tổ chức trên toàn thế giới sử dụng ứng dụng này để giúp cho việc cộng tác trở nên liền mạch, cho dù nhân viên đang làm việc từ xa, từ các văn phòng khác nhau hay trong cùng một văn phòng.
Bạn có thể cập nhật mọi thứ với Microsoft Teams. Nhưng đôi khi, những thông báo liên tục có thể khiến bạn phân tâm một chút khi bạn đang cố gắng tập trung vào công việc. Giờ đây, mặc dù những thông báo này luôn quan trọng để được cập nhật, nhưng việc tập trung vào công việc cũng quan trọng không kém.
Từ các thông báo về trò chuyện, kênh, @mentions, Nhóm, lượt thích, câu trả lời, cuộc họp, v.v., nó có thể trở nên quá tải. Giải pháp? Ẩn thông báo Nhóm của bạn, tạm thời hoặc vĩnh viễn - tùy thuộc vào bạn. Và điều tuyệt vời nhất là Microsoft Teams cung cấp quyền kiểm soát mọi khía cạnh của thông báo của bạn.
Sử dụng DND để tắt hoàn toàn tất cả các Thông báo của Nhóm
Đây chắc chắn là cách nhanh nhất để tạm thời ẩn tất cả thông báo Nhóm của bạn. Trạng thái không chỉ là một chỉ báo cho những người khác trong Microsoft Teams. Nó cũng vì lợi ích của bạn. Và việc đặt trạng thái của bạn là Không làm phiền sẽ ẩn thông báo cho mọi thứ ngoại trừ các tin nhắn khẩn cấp hoặc thông báo từ các liên hệ ưu tiên của bạn.
Để đặt trạng thái của bạn, hãy mở ứng dụng dành cho máy tính để bàn và đi tới 'biểu tượng Hồ sơ' trên Thanh tiêu đề.
Sau đó, nhấp vào trạng thái hiện tại của bạn bên cạnh Ảnh hồ sơ.
Một menu thả xuống sẽ mở ra. Chọn 'Không làm phiền' từ các tùy chọn.
Bạn cũng có thể gõ / dnd trong Command Bar và nhấn phím enter để thay đổi trạng thái của bạn chỉ trong một lần. Mọi thông báo bạn bỏ lỡ khi ở DND sẽ có trong Nguồn cấp dữ liệu hoạt động của bạn.
Để đặt ai đó làm liên hệ ưu tiên để bạn có thể nhận thông báo từ họ ngay cả trong DND, hãy nhấp vào biểu tượng hồ sơ và đi tới Cài đặt.
Sau đó, chuyển đến 'Quyền riêng tư' từ menu điều hướng ở bên trái.
Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Quản lý quyền truy cập ưu tiên’.
Nhập tên của những người bạn muốn cấp quyền truy cập ưu tiên. Giờ đây, bạn sẽ nhận được thông báo về trò chuyện, cuộc gọi và @ đề cập từ những liên hệ này trên màn hình của bạn ngay cả trong DND.
Quản lý thông báo trong nhóm
DND là một giải pháp tốt khi bạn tạm thời muốn ẩn thông báo của mình, nhưng về lâu dài thì sao? Không ai trong chúng ta muốn những thông báo không cần thiết đến theo cách của mình nhưng cũng không muốn bỏ lỡ những thông báo quan trọng.
Và đôi khi chúng tôi muốn nhận thông báo, vì vậy chúng tôi biết về chúng nhưng không muốn những thông báo đó làm chúng tôi mất tập trung. Bằng cách này, chúng tôi không phải mở Nhóm để tìm hiểu những gì chúng tôi đã bỏ lỡ, như trường hợp của DND. Nhưng vẫn có quyền tự do kiểm tra chúng một cách thuận tiện. Các đội đã hỗ trợ bạn. Với nhiều quy định cho bất kỳ cách nào bạn muốn quản lý thông báo của mình, bạn có thể xử lý công việc của mình như một người chuyên nghiệp.
Im lặng âm thanh cho tất cả thông báo
Để quản lý từng thông báo Nhóm của bạn, hãy chuyển đến biểu tượng Hồ sơ của bạn và chọn 'Cài đặt' từ menu.
Sau đó, chuyển đến 'Thông báo' từ menu điều hướng ở bên trái.
Trong Nhóm, bạn có hai tùy chọn để ngăn thông báo làm bạn mất tập trung. Trước tiên, bạn có thể tắt âm thanh cho tất cả các thông báo để động lực của bạn không bị hủy hoại. Thứ hai, bạn có thể tắt xem trước cho họ để ngăn họ làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Bạn cũng có thể tắt cả hai để hoàn toàn im lặng và đạt được tiêu điểm giống như tia laser.
Để ngừng âm thanh thông báo, hãy tắt công tắc "Phát âm thanh khi có thông báo và cuộc gọi đến".
Để dừng xem trước, hãy tắt công tắc "Hiển thị bản xem trước tin nhắn".
Khi bật các cài đặt này, thông báo của Nhóm sẽ không phát ra âm thanh, cũng như không hiển thị cho bạn nội dung của thông báo. Với hai cài đặt này, biểu ngữ sẽ hiển thị trên màn hình của bạn, nhưng chúng sẽ im lặng như một con mèo.
Bỏ qua Chọn thông báo
Bạn cũng có thể chỉ ẩn một số thông báo Nhóm nhất định. Hãy xem xét tình huống khi bạn không muốn nhận bất kỳ thông báo nào về tin nhắn hoặc cuộc gọi trong Nhóm và kênh nhưng lại muốn thông báo về các cuộc trò chuyện và cuộc họp cá nhân vẫn đến với bạn? Đối với những tình huống như vậy, DND đã quá quyết liệt. Và việc tắt tiếng tất cả các thông báo cũng sẽ không cắt bỏ nó.
Trong cài đặt Thông báo, chuyển đến 'Nhóm và kênh' và chọn thông báo bạn muốn nhận. Theo mặc định, nó được đặt thành 'Tất cả hoạt động', nơi bạn sẽ nhận được thông báo cho mọi tin nhắn, phản ứng hoặc đề cập trong một kênh.
Bạn có thể chuyển sang 'Đề cập và trả lời', nơi bạn sẽ chỉ nhận được thông báo cho các đề cập cá nhân và trả lời cho các tin nhắn bạn đã đăng. Hoặc bạn có thể chọn 'Tùy chỉnh' và quyết định thông báo cụ thể nào bạn muốn.
Bây giờ, nếu bạn muốn ẩn thông báo cho Nhóm và kênh của mình để không xuất hiện trên màn hình nhưng chỉ muốn chúng xuất hiện trong ứng dụng, hãy chọn ‘Chỉ hiển thị trong Nguồn cấp dữ liệu’ thay vì ‘Biểu ngữ và nguồn cấp dữ liệu’. Tùy chọn này gửi thông báo của bạn trong tab "Hoạt động" của Microsoft Teams. Đối với hầu hết các tùy chọn, cũng có một tùy chọn để tắt chúng hoàn toàn.
Tương tự, bạn cũng có thể thay đổi thông báo cho Trò chuyện và Cuộc họp. Nhấp vào nút 'Chỉnh sửa' cho từng thông báo và chọn xem bạn muốn nhận thông báo trong biểu ngữ, nguồn cấp dữ liệu hay không nhận thông báo nào cả.
Đối với trò chuyện, bạn có thể đặt hệ thống thông báo riêng lẻ cho các câu trả lời, @ nhận xét và phản ứng.
Đối với cuộc họp, bạn có thể điều chỉnh các thông báo bạn nhận được khi cuộc họp bắt đầu và cho cuộc trò chuyện trong cuộc họp.
Có rất nhiều điều cần xem xét khi ẩn thông báo Nhóm của bạn. Với nhiều tùy chọn có sẵn vì nhu cầu của mỗi người là khác nhau, Microsoft Teams luôn nỗ lực để làm cho trải nghiệm của bạn trở nên dễ chịu nhất có thể.