Excel’s Insert Function cung cấp cho người dùng danh sách tất cả các hàm Excel có thể có và giúp chúng dễ dàng thực hiện.
Khi bạn đang viết công thức dựa trên hàm trong một ô theo cách thủ công, bạn dễ mắc lỗi cú pháp. Ngoài ra, nó yêu cầu bạn nhớ cú pháp cho từng hàm. Mặt khác, Trình hướng dẫn Hàm Microsoft Excel cung cấp cho người dùng danh sách các công thức được xác định trước và giúp chúng dễ dàng thực hiện. Nó là hoàn hảo để nhanh chóng tạo ra các chức năng hợp lệ.
Trình hướng dẫn chức năng rất hữu ích khi bạn không thể nhớ chức năng nào cần sử dụng hoặc cách sử dụng chức năng đó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Trình hướng dẫn Chèn Hàm trong Excel.
Cách tạo công thức trong Excel bằng cách sử dụng trình hướng dẫn chèn hàm
Hàm Excel là một công thức được xác định trước hoặc một biểu thức thực hiện các phép tính cụ thể trong một ô hoặc một phạm vi ô.
Trình hướng dẫn hàm cho phép bạn truy cập vào tất cả các hàm phân tích dữ liệu được xác định trước của Excel.
Đầu tiên, hãy chọn ô mà bạn xuất hiện đầu ra (câu trả lời).
Sau đó, để mở trình hướng dẫn hàm, hãy chuyển đến tab Công thức và nhấp vào tùy chọn ‘Chèn Hàm’ trên nhóm Thư viện Hàm. Hoặc, bạn có thể nhấp vào nút Chèn Hàm ‘fx’ ở bên trái của thanh công thức.
Bạn cũng có thể chọn một hàm từ bất kỳ danh mục nào có sẵn trong ‘Thư viện Hàm’ trong tab Công thức.
Ngoài ra, hãy nhập dấu bằng (=) vào ô mà bạn muốn kết xuất và chọn một hàm từ menu thả xuống (từ hộp Tên) ở bên trái của thanh công thức.
Menu thả xuống này sẽ hiển thị 10 chức năng được bạn sử dụng gần đây nhất.
Chèn một hàm Excel
Cấu trúc của một hàm luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=), theo sau là tên hàm và các tham số của hàm được đặt trong dấu ngoặc đơn.
Khi trình hướng dẫn Chèn hàm mở ra, bạn có thể chèn một hàm theo ba cách khác nhau.
Nếu bạn đã biết tên hàm, nhập nó vào trường "Tìm kiếm một chức năng" và nhấp vào nút "Bắt đầu".
Nếu bạn quên chức năng hoặc không chắc chắn chính xác chức năng bạn cần sử dụng, nhập mô tả ngắn gọn về những gì bạn muốn làm trong trường "Tìm kiếm chức năng" và nhấp vào "Bắt đầu". Ví dụ: bạn có thể nhập một cái gì đó như sau: ‘remove space’ để xóa các khoảng trắng thừa trong chuỗi văn bản hoặc ‘current date and time’ để trả về ngày và giờ hiện tại.
Mặc dù bạn sẽ không tìm thấy kết quả phù hợp chính xác cho mô tả, nhưng ít nhất bạn sẽ nhận được danh sách các chức năng có liên quan chặt chẽ trong hộp "Chọn một chức năng". Nếu bạn nhấp vào một chức năng, bạn có thể đọc mô tả ngắn về chức năng đó ngay bên dưới hộp ‘Chọn một chức năng’.
Nếu bạn biết chức năng thuộc về loại nào, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh 'Chọn danh mục' và chọn một trong 13 danh mục được liệt kê ở đó. Tất cả các chức năng trong danh mục đã chọn sẽ được liệt kê trong hộp "Chọn một chức năng".
Nếu bạn muốn biết thêm về chức năng đã chọn, hãy nhấp vào liên kết ‘Trợ giúp về chức năng này’ ở góc dưới cùng bên trái của hộp thoại. Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang ‘Hỗ trợ’ của Microsoft, nơi bạn có thể tìm hiểu mô tả về cú pháp công thức và cách sử dụng hàm.
Khi bạn đã tìm thấy chức năng phù hợp cho nhiệm vụ của mình, hãy chọn chức năng đó và nhấp vào 'OK'.
Chỉ định các đối số
Đối số của hàm là các giá trị mà hàm cần để thực hiện tính toán, chúng có thể là số, chuỗi văn bản, giá trị logic, mảng, giá trị lỗi hoặc tham chiếu ô. Họ cũng có thể sử dụng hằng số, công thức hoặc các hàm khác làm đối số.
Ví dụ: chúng ta sẽ thấy cách chèn SUM (một trong những hàm được sử dụng thường xuyên nhất trong Excel) trong công thức để thêm tất cả các giá trị trong một dải ô.
Khi bạn đã chọn một hàm trong trình hướng dẫn chức năng 'Chèn Hàm' và nhấp vào 'OK', nó sẽ đưa bạn đến một trình hướng dẫn khác có tên là 'Đối số Hàm'.
Tại đó, bạn cần nhập các đối số của hàm. Để nhập đối số, chỉ cần nhập trực tiếp tham chiếu ô hoặc một dải ô hoặc các hằng số vào hộp đối số. Bạn có thể chèn bao nhiêu đối số tùy thích bằng cách nhấp vào hộp tiếp theo.
Ngoài ra, hãy nhấp vào hộp của đối số, sau đó chọn một ô hoặc một dải ô trong bảng tính bằng chuột. Sau đó, nhấp vào ‘OK’.
Sau khi bạn đã chỉ định tất cả các đối số, hãy nhấp vào nút ‘OK’. Câu trả lời sẽ được hiển thị trong ô đã chọn và công thức đã hoàn thành sẽ được hiển thị trong thanh Công thức.
