Xóa vĩnh viễn thông tin nhạy cảm để không bị rơi vào tay kẻ xấu.
Tài liệu thường chứa thông tin nhạy cảm và riêng tư không dành cho mọi người. Trước khi bạn có thể chia sẻ một tài liệu như vậy, bạn phải biên tập lại thông tin này. Nếu nó là một tài liệu vật lý, sẽ khá dễ dàng để biên tập lại vĩnh viễn bất kỳ thông tin nhạy cảm nào - tất cả những gì bạn cần là một điểm đánh dấu vĩnh viễn dày.
Nhưng redaction trong các tài liệu kỹ thuật số hơi phức tạp một chút. Bạn không thể đơn giản vẽ các hộp đen bắt chước một điểm đánh dấu vĩnh viễn trên thông tin nhạy cảm trong Word hoặc các ứng dụng khác. Điều đó sẽ không giải quyết được vấn đề. Bạn có tin hay không, việc loại bỏ các hộp nói trên để hiển thị văn bản bên dưới là điều cực kỳ dễ dàng. Ngoài ra, nó không làm gì về siêu dữ liệu.
Những gì bạn cần là một bản sửa lỗi vĩnh viễn và tính năng Redact trong Adobe Acrobat là câu trả lời cho nhu cầu của bạn.
Làm thế nào để Redact trong Adobe Acrobat
Điều đầu tiên, để sử dụng tính năng redact trong Adobe Acrobat, bạn cần đăng ký Pro. Tính năng này có sẵn trong Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 và Adobe Acrobat DC, nhưng với đăng ký Pro.
Mở tài liệu bạn muốn biên tập lại trong Adobe Acrobat. Nếu bạn có nhiều thông tin mà bạn muốn biên tập lại, hãy chuyển đến menu 'Công cụ'.
Chọn ‘Redact’ từ các tùy chọn trong menu Công cụ.
Bạn cũng có thể đi tới ‘Chỉnh sửa’ từ thanh trình đơn và chọn ‘Chỉnh sửa văn bản và hình ảnh’ từ trình đơn.
Bộ công cụ redact sẽ xuất hiện trên tài liệu của bạn trên thanh công cụ phụ.
Bây giờ, hãy chọn văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn biên tập lại. Chúng sẽ xuất hiện với các hộp màu đỏ, có nghĩa là chúng được đánh dấu để thực hiện lại. Bạn có thể đánh dấu tất cả văn bản bạn muốn chỉnh sửa trước khi áp dụng các thay đổi.
Nếu có các giao dịch trong tài liệu xuất hiện ở cùng một vị trí trong tất cả hoặc nhiều trang, như hình mờ, đầu trang / chân trang, v.v., bạn không cần phải đánh dấu chúng một cách riêng biệt. Sau khi đánh dấu một văn bản như vậy, hãy nhấp chuột phải vào văn bản đó và chọn ‘Đánh dấu lặp lại trên các trang’ từ menu.
Việc xóa vĩnh viễn văn bản sẽ không hoàn tất cho đến khi bạn áp dụng thao tác xử lý lại. Nếu bạn đã đánh dấu nhầm một số văn bản, bạn có thể xóa văn bản đó trong khi vẫn được đánh dấu. Nhưng một khi bạn áp dụng các thay đổi và biên tập lại văn bản, bạn không thể xóa nó.
Để xóa một điểm đánh dấu, hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn ‘Xóa’ từ menu.
Sau khi bạn đã đánh dấu tất cả văn bản mà bạn muốn biên tập lại, hãy nhấp vào nút 'Áp dụng' trên thanh công cụ phụ.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện với cảnh báo rằng bạn sắp sửa lại văn bản vĩnh viễn và sau khi lưu tài liệu, bạn không thể hoàn tác. Nhấp vào ‘OK’ để tiếp tục.
Một hộp thoại để lưu tài liệu sẽ mở ra. Nếu bạn muốn tài liệu ghi đè lên tài liệu gốc, hãy lưu nó với cùng tên ở cùng một vị trí. Nếu không, hãy thay đổi tên, vị trí hoặc cả hai.
Nếu bạn chỉ muốn biên tập lại một lượng nhỏ văn bản, chẳng hạn như một dòng, bạn cũng có thể chọn văn bản, sau đó nhấp vào ‘Redact’ từ menu ngữ cảnh nổi.
Hoặc, chọn văn bản và nhấp chuột phải vào văn bản đó. Và sau đó, chọn ‘Redact’ từ menu ngữ cảnh nhấp chuột phải xuất hiện.
Bây giờ, hãy nhấp vào ‘Áp dụng’ và lưu tài liệu.
Thiết lập sự xuất hiện của Redaction Marks
Theo mặc định, các dấu redaction sẽ xuất hiện dưới dạng hộp đen mà không có bất kỳ văn bản lớp phủ nào. Nhưng bạn có thể thay đổi sự xuất hiện của các vết redaction. Đi tới bộ công cụ redact trên thanh công cụ phụ và nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút ‘Redact Text & Images’.
Menu thả xuống sẽ mở rộng. Nhấp vào ‘Thuộc tính’.
Hộp thoại 'Thuộc tính' sẽ mở ra. Ở trên tab Giao diện. Để thay đổi màu của dấu redaction, hãy nhấp vào ô vuông màu bên cạnh tùy chọn ‘Redacted Area Fill Color’ và chọn màu bạn muốn sử dụng.
Để cũng có văn bản lớp phủ trên dấu giao diện, hãy chọn hộp tương tự. Các cài đặt cho văn bản lớp phủ trước đây có màu xám sẽ trở nên có thể định cấu hình. Nhập văn bản và chọn các thuộc tính khác như màu sắc, phông chữ, v.v.
Cuối cùng, nhấp vào ‘OK’ để áp dụng các thay đổi.
Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với sự xuất hiện của các dấu giao dịch lại sẽ chỉ áp dụng cho các giao dịch mới. Nghĩa là, nếu tài liệu bao gồm các giao dịch mà bạn đã đánh dấu hoặc áp dụng, chúng sẽ không bị ảnh hưởng. Vì vậy, các thay đổi sẽ áp dụng cho văn bản mà bạn sẽ đánh dấu hoặc biên tập lại trong tương lai.
Tìm kiếm và Xóa Văn bản
Bạn cũng có thể tìm văn bản từ một hoặc nhiều tệp PDF trong một lần và chỉnh sửa văn bản đó bằng công cụ 'Tìm văn bản'. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Redact Văn bản và Hình ảnh từ bộ công cụ Redact và chọn ‘Find Text & Redact’ từ menu.
Hộp thoại Tìm kiếm sẽ mở ra. Tại đây, bạn có thể chỉ định xem bạn chỉ muốn tìm kiếm tài liệu hiện tại hay tất cả các tệp PDF ở một vị trí cụ thể.
Sau khi chỉ định PDF, hãy chọn xem bạn muốn tìm kiếm một từ hoặc một cụm từ hoặc nhiều cụm từ. Để tìm kiếm một từ / cụm từ, hãy chọn tùy chọn và nhập cụm từ vào hộp văn bản.
Để tìm kiếm nhiều từ, hãy chọn tùy chọn tương ứng và sau đó nhấp vào tùy chọn ‘Chọn từ’.
Nhập một từ hoặc cụm từ vào hộp văn bản và nhấp vào nút 'Thêm'. Bạn cũng có thể nhập một tệp văn bản với danh sách các từ để tìm kiếm.
Cuối cùng, chọn tùy chọn ‘Mẫu’ để tìm thông tin như số thẻ tín dụng, số điện thoại, địa chỉ email, ngày tháng, số an sinh xã hội, v.v. Chọn một trong các mẫu có sẵn từ trình đơn thả xuống. Bạn cũng có thể thay đổi ngôn ngữ cho các mẫu thành một trong các quốc gia có sẵn.
Vệ sinh tài liệu
Mỗi khi bạn áp dụng bất kỳ giao dịch nào, bạn sẽ thấy tùy chọn chuyển đổi "Vệ sinh và xóa thông tin ẩn" được chọn tự động. Chính xác nó có nghĩa là gì?
Tài liệu chứa nhiều thông tin ẩn như siêu dữ liệu, văn bản hoặc lớp ẩn, văn bản chồng chéo, tệp đính kèm, dấu trang, nhận xét, v.v. mà bạn không muốn người khác có thể nhìn thấy khi bạn xuất bản hoặc chia sẻ tài liệu.
Tùy chọn ở trên để khử trùng tài liệu sẽ xóa vĩnh viễn tất cả thông tin ẩn được liên kết với tài liệu.
Bạn cũng có thể chỉ định và chọn thông tin ẩn bạn muốn xóa và những thông tin cần giữ lại. Để thực hiện việc này, trước hết, trong khi áp dụng các giao dịch, hãy tắt công tắc "Vệ sinh và xóa thông tin ẩn".
Bây giờ, hãy chuyển đến tùy chọn ‘Sanifying Document’ trên thanh công cụ redact.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn "Nhấp vào đây" bên cạnh tuyên bố "Để xóa thông tin ẩn một cách có chọn lọc."
Bảng "Xóa thông tin ẩn" sẽ mở ra và sẽ liệt kê tất cả thông tin ẩn được tìm thấy trong tài liệu sau khi kiểm tra kỹ lưỡng. Theo mặc định, tất cả thông tin ẩn sẽ được chọn. Nhấp vào các hộp kiểm bên cạnh chúng để bỏ chọn chúng. Sau đó nhấp vào nút ‘Xóa’ để xóa các mục vẫn được chọn.
Chia sẻ thông tin nhạy cảm với những người không được phép xem có thể khiến bạn gặp rắc rối lớn. Bây giờ, trước khi bạn xuất bản hoặc chia sẻ bất kỳ tài liệu nào, bạn có thể biên tập lại thông tin nhạy cảm và làm sạch tài liệu một cách hợp lý để tránh bất kỳ rủi ro nào khi sử dụng Adobe Acrobat.