Cách sử dụng cài đặt trạng thái nhóm Microsoft

Sử dụng cài đặt trạng thái trong Microsoft Teams để cho nhóm của bạn biết nếu bạn có mặt

Microsoft Teams đã trở thành một trong những ứng dụng Workstream Collaboration phổ biến nhất. Và đối với các tổ chức sử dụng nó, nó hiện là phương thức giao tiếp chính giữa các thành viên trong nhóm vượt qua email. Và đúng như vậy. Microsoft Teams có rất nhiều công cụ giúp giao tiếp và cộng tác hiệu quả và năng suất hơn các phương tiện truyền thống.

Ngay cả khi bạn đang làm việc tại nhà và không có mặt trong cùng một không gian thực, vẫn có rất nhiều công cụ để tránh khả năng bị thông tin sai và duy trì năng suất. Một công cụ như vậy mà bạn có thể đã bỏ qua nhưng nên bắt đầu chú ý đến là các cài đặt Trạng thái khác nhau có sẵn trong Microsoft Teams và tất cả các cách bạn có thể sử dụng chúng.

Cài đặt trạng thái nào khả dụng trong Microsoft Teams

Có hai loại cài đặt trạng thái có sẵn theo ý của bạn trong Nhóm - Trạng thái hiện diện của người dùng và Trạng thái tùy chỉnh.

Trạng thái hiện diện của người dùng là gì

Trạng thái hiện diện của người dùng là một phần của hồ sơ của bạn trong Microsoft Teams (và cả trong Microsoft 365) cho phép những người dùng khác biết trạng thái khả dụng của bạn. Nó xuất hiện dưới dạng chấm nhỏ màu xanh lục / đỏ / vàng / xám bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn.

Chỉ cần nhìn lướt qua trạng thái và các thành viên khác trong nhóm của bạn sẽ biết liệu bạn có đang trực tuyến, đang họp, không bị làm phiền, v.v. Bạn nắm được ý chính. Nói một cách chính xác, nó có nghĩa là để cho người khác biết trạng thái chung về tình trạng sẵn có của bạn.

Trạng thái tùy chỉnh là gì

Ngoài trạng thái hiện diện của người dùng, còn có trạng thái Tùy chỉnh trong Microsoft Teams mà bạn có thể sử dụng để cho người khác biết tình hình chính xác về tính khả dụng của bạn. Trong trường hợp trạng thái Sự hiện diện của người dùng chỉ có thể cho ai đó biết rằng bạn đang vắng mặt tại bàn làm việc, thì trạng thái tùy chỉnh có thể cho biết lý do chính xác đằng sau trạng thái này, chẳng hạn như thông báo cho ai đó rằng bạn đi ăn trưa và sẽ trở lại sau một giờ.

Đó là một thông báo tùy chỉnh nhỏ mà bạn có thể hiển thị trong một khoảng thời gian ngắn. Những người dùng khác có thể nhìn thấy nó khi họ di chuột qua ảnh hồ sơ của bạn. Và nó cũng bật lên khi ai đó gửi tin nhắn cho bạn qua trò chuyện cá nhân hoặc @ nhắc nhở bạn nếu bạn muốn.

Sử dụng Cài đặt Trạng thái trong Microsoft Teams

Đặt trạng thái của bạn trong Microsoft Teams để cho biết tính khả dụng của bạn với những người dùng khác khá dễ dàng.

Đặt trạng thái hiện diện của bạn

Bạn có thể nhận thấy rằng mặc dù bạn chưa bao giờ thay đổi cài đặt trạng thái của mình trước đây, nhưng trạng thái Hiện diện của bạn sẽ tự động có sự thay đổi. Đó là vì Microsoft Teams tự động hiển thị trạng thái của bạn tùy thuộc vào các trường hợp khác nhau.

Bạn cũng sẽ thấy rằng một số tùy chọn trạng thái nhất định không có sẵn để bạn đặt làm trạng thái của mình, nhưng bạn có thể xem chúng như trạng thái hiện diện của người dùng khác. Chẳng hạn như “Trong cuộc họp”, “Trình bày”, “Tập trung”, v.v. Những tùy chọn này không chỉ “không có sẵn” cho bạn mà còn không có sẵn cho bất kỳ ai tự đặt. Các trạng thái này được cấu hình ứng dụng, tức là Microsoft Teams thay đổi các trạng thái này. Nó có thể thay đổi chúng thành “Trong cuộc họp” khi bạn đang tham gia cuộc họp hoặc “Đang trình bày” khi bạn đang chia sẻ màn hình trong cuộc họp, v.v.

Nhưng các tùy chọn dành cho bạn bị hạn chế. Để đặt trạng thái Hiện diện do người dùng định cấu hình, hãy nhấp vào nút hồ sơ trên thanh Tiêu đề của ứng dụng Nhóm.

Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Chuyển đến tùy chọn Trạng thái (trạng thái hiện tại) trên menu.

Menu phụ sẽ xuất hiện với các tùy chọn trạng thái sau: Sẵn sàng, Bận, Không làm phiền, Quay lại ngay và Xuất hiện ở xa. Bấm vào trạng thái bạn muốn hiển thị. Ngoài ra còn có tùy chọn 'Đặt lại trạng thái' nếu bạn muốn hoàn nguyên sự hiện diện về trạng thái được định cấu hình ứng dụng.

Khi bạn tự đặt một trạng thái, nó sẽ ghi đè trạng thái được định cấu hình ứng dụng trong hầu hết các trường hợp vì mức độ ưu tiên của nó cao. Ví dụ: nếu bạn đặt trạng thái là "Không làm phiền", các Nhóm sẽ không thay đổi trạng thái đó thành "Đang họp" hoặc "Đang gọi" như bình thường.

Tuy nhiên, không phải tất cả các bức tượng do người dùng định cấu hình đều là bằng chứng ghi đè. Ngay cả khi bạn đặt trạng thái của mình thành 'Sẵn sàng', các Nhóm sẽ ghi đè trạng thái đó thành 'Vắng mặt' sau khi phát hiện trạng thái không hoạt động trong hơn năm phút hầu hết thời gian.

Ngoài ra, khi bạn tự đặt trạng thái trong Microsoft Teams, tất cả các trạng thái đều có khoảng thời gian hết hạn mặc định. Vì vậy, ngay cả khi bạn quên thay đổi lại trạng thái của mình, bạn sẽ không ở chế độ Không làm phiền hoặc Bận mãi mãi.

Đặt trạng thái tùy chỉnh

Để đặt thông báo trạng thái tùy chỉnh, hãy nhấp vào nút hồ sơ, sau đó đi tới 'Đặt thông báo trạng thái' từ menu.

Hộp soạn tin nhắn trạng thái sẽ mở ra. Soạn trạng thái bạn muốn hiển thị cho người khác; độ dài tối đa cho trạng thái tùy chỉnh là 280 ký tự. Bạn cũng có thể @ ghi nhớ ai đó trong trạng thái của mình.

Sau khi soạn trạng thái, hãy chọn tùy chọn ‘Hiển thị khi mọi người nhắn tin cho tôi’ nếu bạn muốn. Khi tùy chọn này được bật, bất cứ khi nào ai đó gửi cho bạn tin nhắn riêng tư hoặc @ đề cập đến bạn trong kênh, các Nhóm sẽ hiển thị trạng thái của bạn phía trên hộp soạn của họ. Vì vậy, sẽ không có chuyện họ bỏ qua trạng thái của bạn và đổ lỗi cho bạn vì không phản hồi sau này.

Bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn cho trạng thái sau khi hoàn thành, các Nhóm sẽ tự động xóa trạng thái của bạn. Theo mặc định, nó sẽ hiển thị ‘Hôm nay’ là tùy chọn đã chọn. Nhấp vào nó để mở rộng menu thả xuống. Sau đó, chọn một trong các tùy chọn từ ‘Không bao giờ’, ‘1 giờ’, ‘4 giờ’, ‘Hôm nay’, ‘Tuần này’. Bạn cũng có thể chọn ‘Tùy chỉnh’ để chỉ định ngày và giờ.

Bây giờ, hãy nhấn vào ‘Xong’ để lưu trạng thái.

Trạng thái tùy chỉnh của bạn sẽ được đặt và hiển thị với những người khác cùng với trạng thái hiện diện của bạn.

Mẹo: Ngoài ra, bạn có thể đặt trạng thái Không có mặt trong Microsoft Teams, một câu chuyện hài hước thực tế không thể đặt được từ Microsoft Teams. Đọc cách thiết lập Không sử dụng Office trong Microsoft Teams trong bài đăng blog chi tiết của chúng tôi tại đây.

Theo dõi trạng thái của người dùng khác trong Microsoft Teams

Ngoài việc đặt trạng thái của riêng bạn để thông báo cho người khác, bạn cũng có thể theo dõi trạng thái của những người dùng khác trong tổ chức của mình. Khi theo dõi trạng thái của một người, bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi họ xuất hiện Có sẵn hoặc Ngoại tuyến. Bạn phải thừa nhận rằng, nhận thông báo tốt hơn là phải theo dõi ám ảnh và đợi chúng xuất hiện trực tuyến khi bạn có một số công việc quan trọng.

Nhấp vào nút hồ sơ trong Microsoft Teams và đi tới tùy chọn ‘Cài đặt’ từ menu.

Chuyển đến 'Thông báo' từ menu điều hướng ở bên trái.

Tìm tùy chọn ‘Mọi người’ và nhấp vào nút ‘Chỉnh sửa’ bên cạnh tùy chọn đó.

Bây giờ, hãy thêm (những) người có trạng thái bạn muốn theo dõi và nhận thông báo.

Bạn có thể dừng các thông báo này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào nút "Tắt" bên cạnh tên của người đó.

Cài đặt trạng thái trong Microsoft Teams là một công cụ vô giá có sẵn cho bạn để đảm bảo rằng không có chỗ cho thông tin sai lệch. Bạn cũng có thể sử dụng các cài đặt khác nhau như Không làm phiền hoặc Tập trung, v.v. để đảm bảo rằng bạn có thể tập trung vào công việc đang thực hiện và không ai có thể làm phiền bạn. Bạn vẫn nhận được tin nhắn từ mọi người chứ không phải thông báo, vì vậy bạn có thể ở trong khu vực của mình.