Trở thành người dùng Pro Webex với các mẹo này theo ý của bạn
Cisco Webex là một ứng dụng tuyệt vời để chọn làm ứng dụng hội nghị truyền hình đi tới của bạn. Đó là Cisco, vì vậy bạn biết nó an toàn và thông tin cá nhân của bạn cũng an toàn. Và nó thậm chí còn cung cấp một tài khoản miễn phí hiện tại.
Nhưng Webex không chỉ tốt vì nó an toàn hoặc dễ sử dụng. Nó có rất nhiều tính năng làm cho trải nghiệm đáng giá. Nhưng khi bắt đầu sử dụng một ứng dụng mới, có thể mất rất nhiều thời gian để khám phá mọi thứ mà ứng dụng đó cung cấp. Và một số tính năng bị chôn vùi rất sâu, rất nhiều người không bao giờ khám phá ra chúng. Nhưng đó sẽ không phải là bạn. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách tất cả các mẹo và thủ thuật mà người dùng Webex cần biết để sử dụng ứng dụng một cách tối đa.
Sử dụng Nền ảo
Chán hoặc xấu hổ về nền tảng thực của bạn khi tham gia các cuộc gọi điện video từ nhà? Webex hiện hỗ trợ nền ảo và nền mờ cho các cuộc họp từ ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Bạn cần sử dụng Webex phiên bản 40.7 trở lên để tính năng này khả dụng. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, bạn đã bỏ lỡ tính năng tuyệt vời này.
Bạn có thể đặt nền ảo từ cửa sổ xem trước trước khi tham gia cuộc họp hoặc trong chính cuộc họp. Nhấp vào nút ‘Thay đổi nền’ trên màn hình xem trước và chọn nền từ menu.
Để thay đổi nền trong cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ trên cửa sổ tự xem của bạn và sau đó chọn ‘Thay đổi nền ảo’ từ menu.
Tiến hành thăm dò ý kiến trong cuộc họp
Trong cuộc họp Webex, bạn cũng có thể tổ chức các cuộc thăm dò và thu thập phản hồi từ những người tham gia cuộc họp khác trong thời gian thực. Nhưng hội đồng cho các cuộc thăm dò phải được thêm vào một cuộc họp trước. Và vì thế, rất nhiều người thậm chí không bao giờ biết về sự tồn tại của tính năng này trong Webex.
Để thêm bỏ phiếu vào cuộc họp, hãy chuyển đến Thanh Menu trong cửa sổ cuộc họp và nhấp vào tùy chọn ‘Xem’. Sau đó, chuyển đến "Panels" trong menu và chọn "Manage Panels" từ menu phụ.
Bây giờ, chọn ‘Thăm dò ý kiến’ từ bên dưới khu vực ‘Bảng có sẵn’ và nhấp vào nút ‘Thêm’ để chuyển nó sang ‘Bảng hiện tại’. Cuối cùng, nhấp vào ‘OK’ để lưu các thay đổi.
Bảng điều khiển Thăm dò ý kiến sẽ xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ cuộc họp, nơi xuất hiện các bảng dành cho người tham gia, cuộc trò chuyện, v.v. Từ đó, bạn có thể thêm câu hỏi và tiến hành thăm dò ý kiến với những người tham gia cuộc họp.
Xem Báo cáo Cuộc họp
Webex có các báo cáo cuộc họp đặc biệt cho phép bạn theo dõi mọi thứ về cuộc họp của mình, bao gồm nhưng không giới hạn về sự tham dự, việc sử dụng, thời lượng, địa chỉ email của những người tham gia và hơn thế nữa. Bạn có thể xem, xuất và thậm chí in các báo cáo này.
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những giáo viên phải liên tục kiểm tra thủ công những học sinh nào có mặt trong cuộc họp. Sử dụng các báo cáo này, bạn thậm chí có thể theo dõi thời điểm ai đó tham gia và rời khỏi cuộc họp. Nhưng vì tùy chọn này chỉ có thể truy cập được từ cổng web chứ không phải ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nên nó có thể bị bỏ qua.
Truy cập webex.com trên trình duyệt của bạn và đăng nhập vào không gian cuộc họp của bạn. Sau đó, chuyển đến tên của bạn ở góc bên phải của màn hình, nhấp vào mũi tên xuống và chọn ‘Báo cáo của tôi’ từ menu.
Sau đó, nhấp vào 'Báo cáo sử dụng'.
Nhập khoảng thời gian bạn muốn xem báo cáo và chọn cuộc họp để mở báo cáo.
Báo cáo sẽ có thông tin chi tiết về từng người tham gia, từ các chi tiết cơ bản như tên, địa chỉ email của họ, đến việc họ có được mời tham dự cuộc họp hay không, thời điểm họ tham gia và rời khỏi cuộc họp, v.v.
Máy chủ thay thế
Vì vậy, bạn là người chủ trì cuộc họp, nhưng cần phải rời đi do một số trường hợp khẩn cấp không lường trước được. Lo lắng về những gì sẽ xảy ra với cuộc họp vì người chủ trì nên có mặt mọi lúc. Tương lai của cuộc họp bắt đầu trông khá nghiệt ngã vào những thời điểm như vậy, phải không? Chà, không nhất thiết phải như vậy. Bạn có thể biến người khác trở thành người chủ trì cuộc họp ở Webex chỉ trong một lần thất bại.
Mở bảng "Người tham gia" và chuyển đến người tham dự mà bạn muốn làm người tổ chức mới. Nhấp chuột phải vào tên của họ và chọn ‘Thay đổi vai trò’ từ menu. Sau đó, chọn ‘Máy chủ lưu trữ’ từ menu phụ để đặt máy chủ lưu trữ.
Giơ tay trong cuộc họp
Đôi khi bạn nghi ngờ trong cuộc họp và muốn lên tiếng, nhưng bạn không muốn tỏ ra thô lỗ và làm gián đoạn người đang nói. Trong các tình huống thực tế, làm điều đó thực sự dễ dàng. Bạn có thể chỉ cần giơ tay và người nói có thể cho phép bạn nói khi họ phù hợp với họ.
Nhưng trong một cuộc họp ảo, giơ tay và hy vọng người nói nhìn thấy video của bạn không phải là giải pháp thiết thực nhất. Cảm ơn chúa vì sự quyên góp ảo của Webex! Bạn có thể giơ tay và người nói sẽ có thể nhìn thấy bàn tay giơ lên của bạn bên cạnh tên của bạn trên bảng người tham gia. Nhưng hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể sử dụng tính năng này nếu bạn không phải là người chủ trì cuộc họp.
Mở bảng Người tham gia và chuyển đến tên của bạn. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Raise Hand’ (biểu tượng bàn tay) bên cạnh tên của bạn. Mọi người sẽ nhận được cảnh báo và họ có thể thấy rằng bạn đã giơ tay khỏi bảng người tham gia.
Thay đổi chế độ xem cho bản ghi
Bạn có thể ghi lại tất cả các cuộc họp của mình trong Webex, mọi người đều biết điều đó. Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể thay đổi chế độ xem bản ghi cuộc họp không? Theo mặc định, các bản ghi chứa video của những người tham gia và nếu đó là một phiên chia sẻ, thì màn hình được chia sẻ và hình thu nhỏ video của những người tham gia khác. Vì vậy, trong ngắn hạn, bản sao chính xác của màn hình của bạn.
Nhưng các chế độ xem ghi âm này có thể được sửa đổi. Bạn có thể chọn giữa chế độ xem người nói hoạt động và chế độ xem chỉ nội dung nếu bạn không muốn chế độ xem hình thu nhỏ của video. Chế độ xem người nói đang hoạt động chỉ chứa video của người nói đang hoạt động và nếu đó là phiên chia sẻ màn hình thì nội dung được chia sẻ và video của người nói đang hoạt động.
Trong chế độ xem chỉ nội dung, bản ghi chỉ chứa nội dung của màn hình được chia sẻ. Và nếu không có phiên chia sẻ nội dung nào đang hoạt động, thì phiên đó sẽ chỉ ghi âm thanh mà không có bất kỳ video nào. Bạn chỉ có thể thay đổi chế độ xem bản ghi từ cổng web, vì vậy, bạn có thể dễ dàng thoát khỏi sự chú ý của mọi người.
Mở cổng web và đi tới 'Tùy chọn' từ menu điều hướng ở bên trái. Sau đó, chuyển đến tab "Bản ghi". Tại đây, bạn có thể chọn chế độ xem ghi âm ưa thích cho các bản ghi của mình.
Thay đổi máy chủ trước cuộc họp
Bạn đã lên lịch một cuộc họp, nhưng bây giờ bạn không thể tham dự cuộc họp đó. Cuộc họp sẽ diễn ra như thế nào nếu không có sự hiện diện của người chủ trì? Bạn có thể thay đổi người dẫn chương trình trong cuộc họp, nhưng để làm được điều đó, bạn phải tham gia cuộc họp ít nhất một lần. Nhưng còn những tình huống mà bạn đơn giản là không thể thì sao? Đừng lo lắng. Bạn có thể thay đổi người dẫn chương trình trước cuộc họp.
Mỗi cuộc họp đã lên lịch đều có một khóa máy chủ lưu trữ mà chỉ máy chủ lưu trữ mới hiển thị. Chia sẻ khóa này với người mà bạn muốn đảm nhận vai trò chủ trì. Và họ sẽ có thể xác nhận vai trò của máy chủ sau khi nhập khóa này.
Để xem khóa, hãy đăng nhập vào cổng thông tin điện tử Webex và đi đến các cuộc họp của bạn. Sau đó, nhấp vào cuộc họp đã lên lịch để xem thêm chi tiết.
Cuộn xuống dưới thông tin cuộc họp, bạn sẽ tìm thấy khóa Máy chủ. Chia sẻ nó với người kia.
Sử dụng Chế độ âm nhạc trong Webex
Bạn đã bao giờ muốn phát nhạc trong cuộc họp Webex nhưng nhận thấy rằng những người tham gia khác không thể nghe rõ? Đó là vì theo mặc định, Webex loại bỏ tiếng ồn xung quanh để cải thiện âm thanh. Việc triệt nền này sẽ cản trở âm nhạc. Bật chế độ Nhạc sẽ giữ nguyên âm thanh gốc và bạn có thể phát nhạc mà không bị nhiễu. Để sử dụng chế độ Âm nhạc, bạn phải có WBS 40.8 trở lên.
Để bật chế độ Âm nhạc, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Cài đặt’.
Sau đó, chọn ‘Chế độ âm nhạc’ từ menu.
Phụ đề trong cuộc họp
Nếu bạn có kết nối kém trong cuộc họp hoặc có một người tham gia bị khuyết tật thính giác có mặt trong cuộc họp, bạn có thể có phụ đề chi tiết và phiên âm toàn bộ cuộc họp.
Nếu bạn có tài khoản doanh nghiệp Webex, trợ lý Cuộc họp Webex sẽ tự động ghi lại cuộc họp bằng cách sử dụng các khả năng AI của nó. Chỉ cần nhấp vào tùy chọn ‘CC’ ở góc dưới bên trái của cửa sổ cuộc họp.
Những người dùng khác có thể có người phụ trách được chỉ định trong cuộc họp để cung cấp phụ đề cho cuộc họp. Đi tới bảng người tham gia và nhấp chuột phải vào tên của người bạn muốn làm nhân viên quản lý. Đi tới ‘Thay đổi vai trò thành’ trong menu và chọn ‘Nhân viên phục vụ’ từ menu phụ.
Bạn có thể truy cập vào đây và tìm thấy thông tin chi tiết đầy đủ về cách sử dụng phụ đề chi tiết trong cuộc họp Webex.
Của bạn đây, folks. Với tập hợp các mẹo và thủ thuật này trong kho vũ khí của bạn, bạn sẽ nhanh chóng trở thành chuyên gia sử dụng Webex. Với thông tin này trong tầm tay của bạn, năng suất của bạn chắc chắn sẽ tăng lên trong thời gian ngắn.