Hướng dẫn toàn diện để sử dụng Microsoft Teams trong Windows 11
Nếu bạn quay ngược thời gian chỉ một năm, Microsoft Teams từng rất phức tạp theo đúng nghĩa của nó. Ngoài việc sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp, không có nhiều người hâm mộ nó. Sau đó, đại dịch tấn công và người dùng từ mọi thời điểm của cuộc sống đều tràn vào ứng dụng.
Mọi người không còn sử dụng nó cho văn phòng hoặc trường học nữa mà còn để gặp gỡ bạn bè và gia đình. Từ tiệc sinh nhật, đám cưới, tắm cho trẻ sơ sinh đến đêm chiếu phim, mọi người đều sử dụng nó cho mọi thứ. Để giúp mọi thứ dễ dàng hơn, Microsoft đã giới thiệu Teams Personal cho bạn bè và gia đình. Microsoft Teams Personal đã loại bỏ tất cả sự phức tạp của ứng dụng cần có trong môi trường chuyên nghiệp. Và những gì còn lại là một ứng dụng hội nghị truyền hình đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể học cách sử dụng cho mục đích cá nhân trong nháy mắt.
Tuy nhiên, việc phát hành Windows 11 và Microsoft Teams đã chính thức trở thành một trong những khía cạnh phức tạp nhất của hệ điều hành này. Với việc giới thiệu Trò chuyện trong Windows 11, Microsoft Teams hiện có nhiều phiên bản hơn phần tiếp theo trong hầu hết các thương hiệu phim. Nó thậm chí đã trở thành một phần gây tranh cãi, với rất nhiều người dùng đã lên tiếng phản đối.
Nếu bạn không từ chối, chỉ là bạn bối rối, đây là tóm tắt đầy đủ về cách sử dụng ứng dụng trong Windows 11 về sau.
Microsoft Teams khác biệt như thế nào trong Windows 11
Microsoft đã bao gồm tích hợp Teams, cụ thể là Trò chuyện, trong Windows 11. Sự tích hợp này làm cho Teams trở thành ứng dụng được cài đặt sẵn trong Windows 11 thay vì Windows 10, nơi bạn phải tự tải xuống Microsoft Teams.
Nhưng vẫn còn một phiên bản của Microsoft Teams mà bạn cũng phải cài đặt trong Windows 11 nếu muốn sử dụng. Và đây là nơi mà sự nhầm lẫn bắt đầu. Điểm vào thanh tác vụ cho Nhóm, tức là Trò chuyện, chỉ dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Nó sử dụng phiên bản Microsoft Teams Personal và bạn chỉ có thể sử dụng nó với tài khoản Microsoft cá nhân.
Trên Windows 10, cho dù bạn muốn sử dụng Teams bằng tài khoản Cá nhân hay Công việc, bạn phải cài đặt ứng dụng và không có ứng dụng riêng biệt nào mặc dù cả hai tài khoản đều mở trong các cửa sổ khác nhau. Có một ứng dụng duy nhất mà từ đó bạn có thể truy cập vào tất cả các tài khoản, cá nhân và cơ quan / trường học.
Trong Windows 11, có hai ứng dụng riêng biệt: Microsoft Teams for Personal (mà Chat sử dụng) được cài đặt sẵn và Microsoft Teams for Work and School mà bạn phải tải xuống. Tuy nhiên, nếu bạn đã có ứng dụng Microsoft Teams trên Windows 10 và được cập nhật lên Windows 11 thay vì một bản cài đặt sạch, bạn sẽ có cả hai ứng dụng trên PC của mình.
Làm thế nào bạn có thể phân biệt giữa hai ứng dụng cùng tên? Từ các biểu tượng của họ. Mặc dù các biểu tượng của cả hai ứng dụng đều rất giống nhau, nhưng có một điểm khác biệt nhỏ. Chúng tôi biết không phải là chiến lược tốt nhất. Biểu tượng Microsoft Teams for Personal Use là biểu tượng có ô màu trắng bên dưới chữ T, trong khi biểu tượng Teams for Work hoặc School có ô màu xanh lam dưới chữ T. Không có gì ngạc nhiên khi có nhiều sự nhầm lẫn này!
Bây giờ chúng tôi đã (hy vọng) đã giải quyết được một số nhầm lẫn, sau đây là cách sử dụng các ứng dụng này trong Windows 11.
Trò chuyện hoặc Nhóm cá nhân khác với Nhóm cho công việc như thế nào
Microsoft Teams được tạo ra để trở thành một ứng dụng Workstream Collaboration, không chỉ là một ứng dụng hội nghị truyền hình. Do đó, nó có rất nhiều tính năng được thực hiện chỉ để giúp cộng tác dễ dàng hơn. Từ kênh đến ứng dụng, có rất nhiều tính năng trong Microsoft Teams được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy cộng tác ngay cả khi làm việc từ xa.
Nhưng đối với một người nào đó đang muốn sử dụng Microsoft Teams cho mục đích cá nhân, đó là rất nhiều điều lộn xộn, điều này chỉ làm phức tạp mọi thứ. Ở cá nhân Team, không còn sự lộn xộn nữa. Teams Personal là phiên bản thu gọn của Microsoft Teams chỉ có các tính năng dành cho trò chuyện, cuộc gọi điện video và âm thanh, lên lịch cuộc họp và cộng tác nhẹ nhàng. Ngay cả những phần phức tạp của việc lên lịch cuộc họp trong Teams for Work cũng không có. Bạn chỉ có thể sử dụng nó với tài khoản Microsoft cá nhân được tạo miễn phí.
Trò chuyện là một phiên bản nhỏ hơn của Microsoft Teams Personal mang những nhu cầu tối thiểu nhất của ứng dụng hội nghị truyền hình vào thanh tác vụ của bạn. Các tính năng như trò chuyện, gọi điện video và âm thanh cũng như các cuộc họp tức thì hiện là một phần nguyên bản của trải nghiệm Windows 11 qua Trò chuyện. Teams đang thay thế Skype để tiến xa hơn với tư cách là lựa chọn ứng dụng hội nghị truyền hình của Microsoft dành cho Windows.
Tổng quan nhanh về một số tính năng quan trọng của Microsoft Teams for Work hoặc School bị thiếu trong Microsoft Teams Personal và theo phần mở rộng, Trò chuyện:
- Nhóm hoặc kênh
- Thanh điều khiển
- Phòng nghỉ
- Tích hợp ứng dụng
- Phụ đề và bản ghi trực tiếp
- Ghi chú cuộc họp
Nhưng tất cả những tính năng này là những tính năng mà mọi người hiếm khi cần sử dụng trong giao tiếp cá nhân. Ví dụ như phòng nghỉ: bạn không cần phải chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận điều gì đó khi nói chuyện với bạn bè và gia đình. Vì vậy lựa chọn loại trừ nó là hoàn toàn chính đáng. Đây chỉ là một vài tính năng phổ biến từ ứng dụng Teams Work mà chúng tôi quan tâm đã bị loại bỏ khỏi Teams Personal. Team Personal đã bị loại bỏ rất nhiều!
Tất nhiên, vẫn có những tính năng chung ở cả hai mà bạn không nhìn thấy ngay từ cái nhìn đầu tiên:
- Trạng thái
- Chế độ cùng nhau
- Tab Nhiệm vụ trong cuộc trò chuyện
- Chế độ tập trung trong cuộc họp
- Chia sẻ nội dung
Cách sử dụng ứng dụng Trò chuyện trong Windows 11 để sử dụng cho nhóm cá nhân
Để sử dụng Microsoft Teams cho mục đích cá nhân, bạn có thể sử dụng tích hợp Trò chuyện mới của Windows 11 hoặc bạn có thể sử dụng trực tiếp từ ứng dụng. Mặc dù Trò chuyện và ứng dụng Teams cá nhân đều là một phương tiện để sử dụng Teams với tài khoản Microsoft cá nhân, cả hai đều có một số điểm khác biệt.
Thiết lập Trò chuyện trong Windows 11
Mặc dù Trò chuyện là một tích hợp được cài đặt sẵn, bạn có thể chọn không sử dụng nó và thậm chí xóa nó khỏi Thanh tác vụ của mình. Cách đơn giản để thực hiện việc này là từ chính thanh Taskbar. Nhấp chuột phải vào biểu tượng Trò chuyện và nhấp vào tùy chọn ‘Ẩn khỏi Thanh tác vụ’.
Để bật lại, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên thanh tác vụ và nhấp vào ‘Cài đặt thanh tác vụ’.
Cài đặt Cá nhân hóa cho Thanh tác vụ sẽ mở ra. Bật nút gạt cho 'Trò chuyện'.
Để sử dụng Trò chuyện, bạn phải thiết lập nó ban đầu. Nhấp vào nút 'Trò chuyện' từ thanh tác vụ hoặc sử dụng phím logo Windows + phím tắt C.
Trò chuyện sẽ mở trong một cửa sổ flyout thay vì một cửa sổ ứng dụng chính thức. Nhấp vào nút 'Bắt đầu' để thiết lập Trò chuyện cho tài khoản Microsoft Cá nhân của bạn.
Ghi chú: Bạn không thể sử dụng tích hợp Trò chuyện với tài khoản cơ quan hoặc trường học của Microsoft.
Bây giờ, nếu bạn đã đăng nhập vào PC bằng tài khoản Microsoft, tài khoản của bạn cũng sẽ xuất hiện trong Trò chuyện. Và bạn thậm chí sẽ không cần đăng nhập. Chỉ cần nhấp vào tài khoản để tiếp tục với nó. Nhưng bạn cũng có thể chọn sử dụng một tài khoản khác. Nhấp vào tùy chọn ‘Sử dụng tài khoản khác’ và nhập chi tiết đăng nhập trên màn hình tiếp theo.
Sau đó, chọn tên hiển thị của bạn cho Trò chuyện. Bạn cũng có thể xem số điện thoại và địa chỉ email mà người khác có thể sử dụng để tìm và liên hệ với bạn trên Nhóm. Để thay đổi các chi tiết này, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên account.microsoft.com. Bạn cũng có thể chọn đồng bộ hóa danh bạ Outlook và Skype của mình để tìm những người dùng cũng có trong Nhóm. Bạn có thể thay đổi lựa chọn này bất kỳ lúc nào từ cài đặt. Sau khi bạn hài lòng với tất cả thông tin, hãy nhấp vào "Hãy bắt đầu" để hoàn tất quá trình thiết lập.
Ngoài ra, bạn có thể nhận được tất cả các chi tiết thiết lập ở đó trong cửa sổ bay Trò chuyện thay vì các cửa sổ ở trên. Nhưng thông tin sẽ giống nhau. Bạn có thể chọn tài khoản Microsoft được hiển thị và nhấp vào ‘Let’s Go’ hoặc chọn sử dụng một tài khoản khác cho Trò chuyện.
Sau khi thiết lập Trò chuyện, bạn có thể trực tiếp sử dụng nó trong tương lai mà không cần phải đăng nhập lại cho đến khi bạn đăng xuất theo cách thủ công.
Sử dụng Trò chuyện trong Windows 11
Để sử dụng Trò chuyện, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Trò chuyện từ thanh tác vụ hoặc sử dụng phím tắt Windows + C từ bất kỳ đâu, cho dù bạn đang ở trên màn hình hay đang mở một ứng dụng khác. Trò chuyện sẽ mở trong cửa sổ bay ra ngay tại đó và bạn có thể nhấp vào biểu tượng Trò chuyện để ẩn cửa sổ bay lại.
Phần chính của cửa sổ flyout sẽ được bao phủ bởi các cuộc trò chuyện gần đây của bạn. Bên dưới các cuộc trò chuyện gần đây, bạn sẽ tìm thấy các địa chỉ liên hệ được đồng bộ hóa của mình từ Outlook và Skype mà bạn có thể bắt đầu trò chuyện nhanh trong tích tắc.
Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng Microsoft Teams Personal hoặc Chat trước đây để trò chuyện với ai đó, thì sẽ không có bất kỳ cuộc trò chuyện nào gần đây. Bạn chỉ có các địa chỉ liên hệ được đồng bộ hóa. Khi bạn không có cuộc trò chuyện nào gần đây, cũng không có bất kỳ địa chỉ liên hệ nào được đồng bộ hóa, cửa sổ flyout sẽ trống, ngoại trừ các nút "Gặp gỡ" và "Trò chuyện".
Mục đích chính của cửa sổ Chat flyout là cung cấp khả năng truy cập dễ dàng và nhanh chóng để giao tiếp với những người khác, điều mà Microsoft đã cố gắng cung cấp trong một thời gian. Nhưng than ôi, nỗ lực trước đó với tab Mọi người trong Windows 10 đã thất bại.
Nhưng với Chat, mọi thứ (hy vọng) sẽ thay đổi. Nó chắc chắn giống như vậy ngay bây giờ vì trò chuyện nhanh như thế nào. Vì bạn không phải mở ứng dụng Nhóm để sử dụng Trò chuyện nên thời gian tải cho tất cả các tính năng sẽ ít hơn rất nhiều; nó thực tế không tồn tại.
Trò chuyện bằng ứng dụng Trò chuyện
Từ cửa sổ Chat flyout, bạn có thể nhanh chóng giao tiếp qua trò chuyện, cuộc gọi âm thanh hoặc cuộc gọi video. Để trò chuyện với ai đó, hãy nhấp vào chuỗi trò chuyện của họ từ Trò chuyện gần đây. Bạn cũng có thể trò chuyện nhóm trong Microsoft Teams.
Trò chuyện sẽ mở trong cửa sổ bật ra vẫn mở độc lập với ứng dụng Nhóm. Vì vậy, một lần nữa, nó sẽ tải nhanh hơn rất nhiều so với việc mở ứng dụng để trò chuyện với ai đó.
Nếu chuỗi trò chuyện của ai đó nằm ngoài tầm với từ cửa sổ flyout, hãy sử dụng nút 'Tìm kiếm' phía trên các cuộc trò chuyện gần đây ở góc bên phải. Tuy nhiên, nút tìm kiếm chỉ để tìm kiếm các chuỗi trò chuyện hiện có; bạn không thể tìm kiếm một tin nhắn trong một cuộc trò chuyện.
Để bắt đầu cuộc trò chuyện mới với ai đó, hãy nhấp vào nút 'Trò chuyện' ở đầu cửa sổ bay ra.
Sau đó, nhập tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại của người bạn muốn bắt đầu trò chuyện. Trong hộp tin nhắn ở dưới cùng, soạn tin nhắn của bạn và nhấp vào nút Gửi. Nếu bạn nhập số điện thoại hoặc địa chỉ email cho ai đó và người đó không có tài khoản Nhóm, họ sẽ nhận được SMS hoặc email cho tin nhắn của bạn và lời mời tham gia Nhóm.
Ghi chú: Bạn không thể trò chuyện hoặc gọi đến tài khoản Microsoft Teams Work hoặc School nếu tổ chức của họ không cho phép.
Bạn cũng có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm mới từ cửa sổ bật lên Trò chuyện. Nhập chi tiết liên hệ của tất cả những người bạn muốn thêm vào nhóm trong hộp văn bản "Tới". Sau đó, nhấp vào nút 'Thêm tên nhóm' để đặt tên cho nhóm.
Gọi điện video / âm thanh và cuộc họp từ ứng dụng Trò chuyện
Để gọi cho ai đó, cá nhân hoặc một nhóm, hãy truy cập chuỗi trò chuyện của họ và di chuột qua chuỗi đó. Khi bạn di chuột qua một cuộc trò chuyện, các biểu tượng cho máy quay video và điện thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng máy ảnh để bắt đầu cuộc gọi điện video và biểu tượng điện thoại để bắt đầu cuộc gọi âm thanh.
Cũng giống như trò chuyện, cửa sổ cuộc gọi sẽ mở trong cửa sổ bật lên bên ngoài cửa sổ bay Trò chuyện. Tuy nhiên, nó sẽ mở độc lập với ứng dụng. Cuộc họp Nhóm Cá nhân có ít lựa chọn hơn nhiều so với cuộc họp Nhóm truyền thống. Nhưng bạn vẫn có thể xem danh sách người tham gia, cuộc trò chuyện trong cuộc họp, chia sẻ nội dung hoặc có các biểu tượng cảm xúc phản ứng từ thanh công cụ cuộc họp.
Ngoài ra còn có các tùy chọn bổ sung mà bạn có thể truy cập từ menu ‘Tùy chọn khác’ (ba chấm). Bạn có thể sử dụng Chế độ cùng nhau, chuyển sang chế độ xem thư viện, sử dụng Chế độ lấy nét mới và các hiệu ứng nền.
Để bắt đầu cuộc họp độc lập với bất kỳ cuộc trò chuyện nào, tức là bất kỳ ai cũng có thể tham gia bằng liên kết cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng 'Gặp gỡ ngay' ở đầu cửa sổ bay ra.
Sau đó, bạn có thể sao chép liên kết cuộc họp hoặc gửi lời mời qua lịch Outlook, lịch Google hoặc qua email mặc định của mình.
Cách sử dụng ứng dụng Microsoft Teams Personal
Mặc dù Trò chuyện cung cấp rất nhiều tính năng trong tầm tay của bạn (hoặc đúng hơn là thanh tác vụ), bạn có thể có trải nghiệm đầy đủ trong ứng dụng Microsoft Teams. Để mở ứng dụng, hãy nhấp vào nút 'Mở Microsoft Teams' ở cuối cửa sổ bay Trò chuyện.
Hoặc mở nó theo cách truyền thống như bất kỳ ứng dụng nào khác từ menu Bắt đầu, tùy chọn Tìm kiếm hoặc bất kỳ phím tắt nào trên màn hình mà bạn có. Hãy nhớ mở ứng dụng với ô màu trắng trong biểu tượng.
Trong Windows 11, nếu bạn đã đăng nhập vào Trò chuyện, tài khoản của bạn cũng sẽ được đăng nhập và có sẵn để sử dụng trong ứng dụng Teams Personal. Nhưng nếu bạn chưa thiết lập Trò chuyện, bạn phải đăng nhập vào ứng dụng Cá nhân của Nhóm.
Màn hình đăng nhập vào ứng dụng Teams Personal cũng giống như ứng dụng Trò chuyện và nếu bạn đăng nhập tại đây, Trò chuyện sẽ tự động được thiết lập cho cùng một tài khoản. Đó là cách cả hai ứng dụng được kết nối với nhau!
Ứng dụng có một thanh điều hướng ở bên trái. Nhưng không giống như các ứng dụng Teams khác, nó chỉ có ba tab. Vì nó có ít tính năng hơn nhiều so với ứng dụng Teams truyền thống, nó cũng tải nhanh hơn rất nhiều.
Ghi chú: Cũng giống như trong Windows 10, bạn vẫn có thể sử dụng tài khoản Teams cá nhân của mình từ ứng dụng Microsoft Teams khác (cơ quan hoặc trường học) trong Windows 11, tức là ứng dụng có ô màu xanh lam nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ của ứng dụng. Bản cập nhật mới nhất không có điều khoản này. Tuy nhiên, vì ứng dụng Cá nhân của Nhóm tải nhanh hơn rất nhiều và bạn có thể truy cập ứng dụng này từ cửa sổ bay Trò chuyện, nên tốt hơn là sử dụng ứng dụng Cá nhân chuyên dụng. Với ứng dụng cơ quan hoặc trường học, số bước cần thiết để truy cập tài khoản cá nhân được tăng lên.
Điều hướng ứng dụng cá nhân của nhóm
Ứng dụng Teams Personal có các tab cho "Hoạt động", "Trò chuyện" và "Lịch".
Từ tab Hoạt động, bạn có thể thấy bất kỳ @ chú thích nào dành cho mình trong các cuộc trò chuyện, phản ứng và các thông báo khác như tin nhắn chưa đọc hoặc cuộc gọi nhỡ. Đó là nguồn cấp dữ liệu về mọi thứ bạn cần để luôn cập nhật trong Teams Personal.
Đối với người dùng có nguồn cấp dữ liệu rất hiếu động, bạn có thể sử dụng tùy chọn ‘Bộ lọc’ để chọn thông báo chỉ cho một loại danh mục. Bạn cũng có thể tìm kiếm các thông báo cụ thể trong các danh mục đó bằng cách nhập từ khóa vào hộp văn bản bộ lọc.
Từ tab Trò chuyện, bạn có thể xem danh sách tất cả các cuộc trò chuyện đang hoạt động của mình chứ không chỉ các cuộc trò chuyện gần đây mà cửa sổ Trò chuyện hiển thị.
Nhấp vào chuỗi Trò chuyện từ danh sách để mở một cuộc trò chuyện. Giao diện trò chuyện có thêm chức năng mà cửa sổ bật ra trò chuyện không có. Ngoài các cuộc trò chuyện của bạn, ứng dụng cũng sẽ có các tab riêng cho ‘Ảnh’ hoặc ‘Tệp’ tùy thuộc vào loại phương tiện được trao đổi trong cuộc trò chuyện. Vì vậy, bất kỳ ảnh hoặc tệp nào bạn đã gửi hoặc nhận trong cuộc trò chuyện đều sẽ có sẵn ở một nơi duy nhất.
Bạn cũng có thể thêm tab Công việc và cộng tác trên các công việc trong ứng dụng Nhóm, điều này không thể thực hiện được trong trò chuyện cửa sổ bật ra từ ứng dụng Trò chuyện. Cho dù bạn muốn lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ, những bữa tiệc sinh nhật bất ngờ hay bất cứ điều gì khác, bạn đều có thể hợp tác trong những công việc cần phải hoàn thành. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab hiện tại ở đầu cuộc trò chuyện. Sau đó, chọn 'Công việc' để thêm.
Một cửa sổ tạm dừng cho Nhiệm vụ sẽ mở ra. Nhập tên cho tab nhiệm vụ. Theo mặc định, tab sẽ được đặt tên là "Công việc" và nhấp vào "Lưu".
Tab Nhiệm vụ sẽ được thêm vào cuộc trò chuyện, nơi bạn có thể thêm các nhiệm vụ mới. Và vì Công việc mang tính cộng tác, nên bất kỳ người nào trong cuộc trò chuyện hoặc nhóm bất kể họ là người thêm tab đều có thể thêm và chỉnh sửa công việc trong danh sách.
Tab cuối cùng là tab Lịch. Tương tự như ứng dụng Nhóm truyền thống, tab Lịch giúp bạn theo dõi mọi cuộc họp sắp tới và cho phép bạn lên lịch cuộc họp. Bạn sẽ thấy rằng giao diện người dùng thậm chí lên lịch cuộc họp còn đơn giản hơn trong ứng dụng này. Đối với người mới bắt đầu, bạn không thể thêm bất kỳ người tham gia nào vào cuộc họp trong khi lên lịch. Tất nhiên, đó là bởi vì không có người tham gia để thêm, vì không có tổ chức và đây là tài khoản cá nhân.
Bạn phải gửi lời mời sau khi lên lịch cuộc họp. Nhấp vào biểu tượng 'Cuộc họp mới' ở góc trên cùng bên phải.
Sau đó, nhập tất cả các chi tiết vào trang chi tiết cuộc họp như tên cuộc họp, ngày và giờ, chi tiết lặp lại, bất kỳ ghi chú nào, v.v. và nhấp vào nút ‘Lưu’.
Sau khi bạn nhấp vào Lưu, các tùy chọn để chia sẻ cuộc họp sẽ xuất hiện. Bạn có thể sao chép liên kết và gửi sau đó hoặc sử dụng ứng dụng Lịch Google bên ngoài để gửi lời mời. Sử dụng ứng dụng Lịch Google, bạn sẽ có thể thêm tên của những người tham gia và theo dõi các câu trả lời của họ trong chính ứng dụng Nhóm.
Ứng dụng Teams cũng có thanh tìm kiếm mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm không chỉ người và chuỗi trò chuyện mà còn cả tin nhắn trong cuộc trò chuyện. Điều này một lần nữa cung cấp chức năng bổ sung so với ứng dụng Trò chuyện. Nhưng không giống như ứng dụng Teams Work hoặc School, nó không phải là một thanh lệnh.
Quản lý cài đặt và hơn thế nữa cho ứng dụng Nhóm
Sử dụng ứng dụng Cá nhân của Nhóm, bạn có thể quản lý các cài đặt như giao diện, thông báo, thời điểm bắt đầu Nhóm, đặt trạng thái của bạn và thậm chí đăng xuất khỏi tài khoản của bạn; tất cả điều này chỉ có thể thực hiện được từ Nhóm chứ không phải ứng dụng Trò chuyện.
Để mở cài đặt, hãy chuyển đến thanh Tiêu đề và nhấp vào biểu tượng ‘Cài đặt và hơn thế nữa’ (menu ba chấm) và chọn ‘Cài đặt’ từ menu.
Cửa sổ lớp phủ Cài đặt sẽ mở ra. Bên trái là menu điều hướng. Từ tab "Chung", bạn có thể chọn xem Nhóm có tự động bắt đầu khi bạn bật PC của mình hay không. Khi bạn tắt tùy chọn cho 'Nhóm tự động bắt đầu', Nhóm sẽ không tự động bắt đầu và lần đầu tiên bạn nhấp vào 'Trò chuyện' sau khi bật PC của mình, sẽ mất vài giây để tải vì ứng dụng vẫn hoạt động. khởi động.
Để chỉnh sửa tùy chọn cho thông báo, hãy chuyển đến "Thông báo". Theo mặc định, thông báo cho ứng dụng Trò chuyện và Nhóm sẽ bao gồm bản xem trước của tin nhắn. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách tắt nút "Hiển thị bản xem trước tin nhắn".
Để quản lý cách bạn nhận thông báo, hãy nhấp vào tùy chọn 'Chỉnh sửa' bên cạnh Trò chuyện.
Tại đây, bạn có thể quyết định xem mình nhận thông báo để làm gì và làm như thế nào. Ví dụ: theo mặc định, thông báo cho @mentions được gửi qua các biểu ngữ trên màn hình và trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động của bạn. Nhưng bạn có thể giới hạn những thông báo đó chỉ trong nguồn cấp dữ liệu. Nhấp vào menu thả xuống và chọn 'Chỉ hiển thị trong Nguồn cấp dữ liệu' từ các tùy chọn.
Đối với tin nhắn, bạn có thể nhận thông báo dưới dạng biểu ngữ hoặc tắt hoàn toàn.
Từ tùy chọn 'Giao diện và khả năng truy cập', bạn có thể thay đổi chủ đề của Nhóm cá nhân cũng như ứng dụng Trò chuyện. Hoặc bạn có thể đặt nó theo chủ đề của Hệ điều hành.
Dù ứng dụng Teams Personal theo chủ đề nào, ứng dụng Chat cũng sẽ làm theo.
Bạn cũng có thể đặt trạng thái cho các liên hệ của mình từ ứng dụng Nhóm. Đi tới biểu tượng hồ sơ của bạn từ thanh Tiêu đề.
Một menu sẽ mở ra. Để thay đổi trạng thái khả dụng, tức là khả dụng, ngoại tuyến, vắng mặt, v.v., hãy nhấp vào tùy chọn trạng thái hiện tại. Vì vậy, nếu trạng thái hiện tại của bạn được đặt thành 'Có sẵn', hãy nhấp vào trạng thái đó từ menu. Sau đó, chọn trạng thái thích hợp từ menu phụ.
Để đặt thông báo tùy chỉnh cho các liên hệ của bạn, hãy chọn 'Đặt thông báo trạng thái' từ các tùy chọn và nhập tin nhắn của bạn. Các liên hệ của bạn có thể thấy trạng thái của bạn khi họ di chuột qua biểu tượng hồ sơ của bạn trong ứng dụng Trò chuyện và Nhóm. Bạn có thể sử dụng nó để cho biết ví dụ: nếu bạn vắng mặt vì lý do nào đó và họ sẽ biết lý do tại sao bạn không trả lời.
Bạn cũng có thể đăng xuất khỏi tài khoản Nhóm của mình từ đây. Nhấp vào tùy chọn 'Đăng xuất' ở góc trên bên phải của menu. Thao tác này sẽ đăng xuất bạn khỏi Nhóm cũng như ứng dụng Trò chuyện. Sau đó, bạn có thể đăng nhập bằng một tài khoản khác hoặc đăng nhập lại vào cùng một tài khoản khi bạn muốn.
Cách sử dụng ứng dụng Microsoft Teams (Cơ quan hoặc Trường học) trong Windows 11
Microsoft Teams for Work là một ứng dụng cộng tác với hàng loạt tính năng như nhóm, kênh, tích hợp ứng dụng trong các kênh và trò chuyện cá nhân. Ngay cả các cuộc gọi điện video cũng được thiết kế để tối đa hóa năng suất trong môi trường từ xa với các tính năng như bản ghi, ghi chú cuộc họp, phòng đột xuất, chia sẻ màn hình, v.v.
Để sử dụng ứng dụng Microsoft Teams Work hoặc School, bạn cần có tài khoản tổ chức do cơ quan hoặc trường học của bạn cấp hoặc bạn có thể sử dụng tài khoản Microsoft Teams Free.
Nếu bạn chưa có ứng dụng, hãy truy cập microsoft.com và tải xuống Teams. Hoặc, chỉ cần nhấp vào đây để truy cập trực tiếp vào trang tải xuống ứng dụng. Sau đó, chuyển đến phần Tải xuống cho Máy tính để bàn và nhấp vào nút 'Tải xuống Nhóm' trong Nhóm dành cho cơ quan hoặc trường học.
Chạy tệp đã tải xuống để cài đặt ứng dụng Microsoft Teams Work hoặc School; ứng dụng sẽ tự cài đặt mà không cần bất kỳ bước bổ sung nào. Sau đó, đăng nhập bằng tổ chức, trường học của bạn hoặc tài khoản Microsoft Teams Miễn phí. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy nhấp vào "Tạo một" để tạo tài khoản Microsoft Teams Miễn phí.
Nhập tài khoản email và mật khẩu của bạn và chọn 'For Work' để thiết lập tài khoản Microsoft Teams Free Work khi được nhắc.
Sau đó, nhập tên của bạn, tên tổ chức và Quốc gia hoặc khu vực và nhấp vào 'Thiết lập nhóm' và bạn đã sẵn sàng.
Quản lý nhóm và kênh trong Microsoft Teams
Sau khi đăng nhập vào ứng dụng Microsoft Teams Work hoặc School, bạn sẽ thấy rằng ứng dụng này có nhiều tùy chọn hơn trên thanh điều hướng ở bên trái. Ngoài Hoạt động, Trò chuyện và Lịch, bạn sẽ tìm thấy các tab dành cho Nhóm, Cuộc gọi, Tệp và một tùy chọn để thêm Ứng dụng. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ ứng dụng nào bạn sử dụng làm tab vào thanh bên.
Nếu bạn đang sử dụng tài khoản tổ chức hoặc trường học, rất có thể bạn đã là thành viên của một hoặc nhiều nhóm. Nhấp vào nút 'Nhóm' từ thanh điều hướng để truy cập các nhóm của bạn. Nếu tổ chức của bạn đã cấp cho bạn quyền truy cập, bạn cũng có thể tự tạo một nhóm.
Nhấp vào nút 'Tham gia hoặc Tạo nhóm' ở cuối bảng điều khiển nhóm.
Sau đó, nhấp vào nút 'Tạo nhóm' để tạo nhóm. Bạn có thể tạo một nhóm mới từ đầu, sử dụng một nhóm Microsoft 365 hoặc một mẫu.
Bạn cũng có thể tham gia một nhóm bằng cách tìm kiếm nhóm bằng cách sử dụng tên của nhóm đó hoặc nhập mã của nhóm đó nếu bạn có thông tin đó.
Các đội hơn nữa có các kênh. Mỗi đội sẽ có một kênh ‘Chung’ theo mặc định. Nhưng bạn có thể tạo kênh mới bất kỳ lúc nào. Các kênh được tạo dựa trên các chủ đề, phòng ban, sự kiện, v.v. khác nhau mà nhóm cần xử lý riêng. Bạn cũng có thể chỉ thêm các thành viên được chọn từ nhóm thay vì thêm tất cả mọi người; nó phụ thuộc vào yêu cầu của bạn.
Để tạo kênh, hãy nhấp vào biểu tượng "Tùy chọn khác" (menu ba chấm) bên cạnh tên nhóm và chọn "Thêm kênh" từ menu.
Sau đó, nhập tên, mô tả (tùy chọn) của kênh và chọn xem kênh sẽ mở cho mọi người trong nhóm hay chỉ chọn những người, tức là tạo kênh riêng tư. Khi bạn tạo một kênh tiêu chuẩn, tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào kênh đó theo mặc định, nhưng bạn phải thêm thành viên vào kênh riêng tư bằng cách mời riêng họ.
Sử dụng tab trong Microsoft Teams
Các tab trong Microsoft Teams for Work hoặc School đặt nó khá khác biệt với Micorosft Teams Personal. Mặc dù Trò chuyện có tab Tệp hoặc Công việc trong Cá nhân nhóm, chúng thậm chí không đến gần các tab tiềm năng được giữ ở đây.
Tab là danh mục bạn có thể thấy bên cạnh tên kênh. Tất cả các kênh đều có tab "Bài đăng" theo mặc định. Tab này là nơi diễn ra tất cả các giao tiếp trong kênh đó.
Các kênh và cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams for Work hoặc trường học cũng có tab Tệp nơi bạn có thể tìm thấy tất cả các tệp được chia sẻ trong kênh hoặc trò chuyện cụ thể đó một cách dễ dàng. Nhưng đó là các ứng dụng làm cho các tab thực sự tuyệt vời.
Ngoài các nhóm và kênh, vô số ứng dụng mà Teams for Work cung cấp là những thứ khiến nó trở thành một nơi hoàn hảo để cộng tác và hoàn thành công việc. Với sự tích hợp liền mạch của các ứng dụng, bạn có thể sử dụng chúng một cách cá nhân hoặc đặt chúng làm tab trong các kênh và các cuộc trò chuyện cá nhân hoặc nhóm. Khi bạn thêm các ứng dụng tương thích dưới dạng tab vào kênh hoặc cuộc trò chuyện, bạn có thể cộng tác ngay lập tức với các thành viên khác trong nhóm trong ứng dụng.
Để thêm ứng dụng dưới dạng tab vào kênh hoặc cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab hiện có.
Sau đó, tìm ứng dụng từ các ứng dụng xuất hiện hoặc chuyển đến tùy chọn tìm kiếm cho ứng dụng bạn muốn thêm. Sau đó, tùy thuộc vào ứng dụng, các bước tiếp theo có thể khác nhau; làm theo hướng dẫn trên màn hình và nhấp vào 'Lưu' để thêm nó dưới dạng tab.
Sử dụng ứng dụng trong Microsoft Teams
Nếu bạn không muốn thêm ứng dụng để cộng tác mà thay vào đó muốn giữ ứng dụng đó cho mục đích sử dụng cá nhân, hãy chuyển đến ngăn điều hướng ở bên trái và nhấp vào biểu tượng menu ba chấm.
Sau đó, tìm kiếm ứng dụng bạn muốn sử dụng và nhấp vào nút 'Thêm'.
Ứng dụng sẽ chỉ được thêm vào thanh điều hướng của bạn để sử dụng cho mục đích cá nhân.
Từ thanh điều hướng, bạn cũng có thể đi tới ‘Ứng dụng’ để khám phá các ứng dụng theo danh mục trong Microsoft Teams.
Tuy nhiên, các nhóm có hàng nghìn ứng dụng nên có thể hơi quá tải. Nhấp vào ứng dụng bạn muốn thêm. Nếu bạn chỉ cần nhấp vào nút 'Thêm', nút này sẽ được thêm vào thanh điều hướng của bạn để sử dụng cho mục đích cá nhân.
Nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh tùy chọn Thêm và bạn sẽ tìm thấy các cách khác để sử dụng ứng dụng. Bạn có thể thêm nó dưới dạng một tab trong kênh nhóm hoặc trò chuyện trực tiếp từ đây.
Một số ứng dụng cũng cho phép bạn thêm họ vào cuộc họp đã lên lịch để chúng có thể sử dụng khi cuộc họp bắt đầu.
Các cuộc họp trong Microsoft Teams for Work
Các cuộc họp trong Microsoft Teams for Work hơi khác so với Teams Personal do các địa điểm khác nhau mà bạn có thể tổ chức.
Về cơ bản, có hai loại cuộc họp: cuộc họp kênh và cuộc họp riêng tư.
Các cuộc họp kênh diễn ra trong kênh và dành cho tất cả mọi người là thành viên của kênh đó. Họ có thể tham gia bất kỳ lúc nào và người tổ chức không cần phải cho phép họ tham gia. Để bắt đầu cuộc họp trong một kênh, hãy mở kênh đó và nhấp vào nút "Gặp ngay" ở góc trên bên phải của màn hình.
Bạn cũng có thể lên lịch các cuộc họp trong một kênh trực tiếp từ kênh. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Gặp gỡ ngay và chọn 'Lên lịch cuộc họp' từ các tùy chọn xuất hiện.
Màn hình chi tiết cuộc họp sẽ mở ra khi kênh sẽ được thêm vào. Nhập phần còn lại của các chi tiết như tên cuộc họp, ngày và giờ, mọi người tham dự bắt buộc, v.v. và nhấp vào nút 'Gửi'.
Nội dung cập nhật cho cuộc họp đã lên lịch sẽ được đăng lên kênh và sự kiện cũng sẽ xuất hiện trong lịch của bạn.
Để có các cuộc họp riêng tư, ngẫu hứng cũng như đã lên lịch, hãy chuyển đến tab Lịch từ bảng điều hướng bên trái.
Đối với một cuộc họp ngẫu hứng, hãy nhấp vào nút 'Gặp gỡ ngay bây giờ'.
Để lên lịch cuộc họp, hãy nhấp vào tùy chọn 'Cuộc họp mới' và lên lịch cuộc họp.
Trong cả hai trường hợp, bạn có thể quyết định ai có thể tham gia cuộc họp và những người khác trong nhóm của bạn thậm chí sẽ không biết rằng có một cuộc họp đang diễn ra không giống như cuộc họp kênh.
Việc sử dụng Microsoft Teams trong Windows 11 thoạt nhìn có thể gây nhầm lẫn nhưng không phải là tất cả đều khác so với Windows 10. Đặc biệt là các ứng dụng Cá nhân và Cơ quan / Trường học vẫn hoạt động giống nhau ngay cả khi có hai ứng dụng riêng biệt.