Hướng dẫn toàn diện nhất để trở thành trình hướng dẫn Microsoft Teams
Microsoft Teams là một trong những ứng dụng Workstream Collaboration tốt nhất hiện có. Nó có rất nhiều tính năng chỉ với một mục đích: giúp cho sự cộng tác giữa các nhóm dễ dàng và làm việc từ xa liền mạch nhất có thể.
Hướng dẫn toàn diện nhất để trở thành trình hướng dẫn Microsoft Teams
Trên thực tế, đối với nhiều người, làm việc ngoài công trường giúp tăng năng suất và Microsoft Teams là một phần rất quan trọng trong số đó. Nhưng nếu bạn chưa quen với nó, bạn có thể cảm thấy hơi choáng ngợp. Hãy tin tưởng chúng tôi. Khi bạn hiểu rõ về nó, bạn sẽ nhận ra những gì mọi người khác đang say mê.
Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết để không chỉ bắt đầu với Microsoft Teams mà còn trở thành một trình hướng dẫn của Microsoft Teams!
Nhóm và kênh - Trung tâm làm việc theo nhóm
Nhóm và kênh là nền tảng của Microsoft Teams. Chúng là hiện thân vật lý theo nghĩa đen của toàn bộ khái niệm làm việc theo nhóm và cộng tác đằng sau Microsoft Teams.
Nếu bạn đang tham gia tổ chức của người khác trên Microsoft Teams, thì một số nhóm và kênh đã tồn tại. Và họ sẽ thêm bạn vào các nhóm có liên quan. Các đội được tạo thành từ các kênh. Các kênh có thể đại diện cho bất kỳ thứ gì, các phòng ban, dự án, sự kiện khác nhau, v.v. mà một nhóm xử lý.
Vì vậy, nếu nhóm của bạn có bộ phận tiếp thị và bán hàng, đây có thể là hai trong số nhiều kênh trong đó. Nhưng nếu bạn chỉ thuộc một bộ phận, chủ sở hữu nhóm sẽ chỉ thêm bạn vào kênh đó. Ngoài các kênh bổ sung mà bạn có thể tạo, mỗi nhóm đều có một kênh Chung để tất cả các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp và cộng tác. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp, chia sẻ tệp, giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm và làm được nhiều việc hơn trên các kênh.
Bạn có thể tạo một nhóm mới, một kênh mới, thậm chí là một kênh riêng ngay cả khi bạn không phải là chủ sở hữu của nhóm. Các kênh riêng tư đúng như tên gọi của chúng, chúng là những kênh bí mật chỉ dành cho những người được mời và không thành viên nào khác trong nhóm (ngoại trừ chủ sở hữu) biết rằng chúng tồn tại.
👉 Xem hướng dẫn phức tạp của chúng tôi về cách tạo và quản lý nhóm và kênh của riêng bạn, sau đó, tiến thêm một bước để tìm hiểu về các kênh riêng tư.
Nhưng nếu bạn không tham gia tổ chức của người khác mà thay vào đó là tạo tổ chức của riêng bạn, trước khi làm bất cứ điều gì khác, bạn cần tìm hiểu cách thiết lập Microsoft Teams. Hướng dẫn của chúng tôi về Cách thiết lập và sử dụng Microsoft Teams có thể giúp bạn thực hiện nhiệm vụ của mình.
Cộng tác trong các kênh có tab
Cấu trúc phân cấp trong Microsoft Teams như sau: Nhóm bao gồm các Kênh và Kênh còn có các Tab. Vậy, những tab này là gì? Tab là lối tắt nhanh trong các kênh và là một trong những nơi có thể xảy ra cộng tác thực sự.
Mỗi kênh đều có ba tab theo mặc định: Bài đăng, Tệp và Wiki. Tab bài đăng là nơi diễn ra tất cả các cuộc trò chuyện. Tab Tệp chứa một đường dẫn nhanh đến tất cả các tệp được chia sẻ trong kênh. Nhưng bạn có thể thực sự mở khóa tiềm năng của chúng bằng cách thêm tệp và ứng dụng tích hợp dưới dạng tab.
Ứng dụng tích hợp là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Microsoft Teams. Sự tồn tại của chúng trong hệ sinh thái là điều khiến ứng dụng trở nên khác biệt so với những ứng dụng khác. Và khả năng thêm chúng dưới dạng tab chỉ cần thêm quả anh đào ở trên cùng. Vì tất cả các tab đều có thể truy cập được bởi các thành viên trong nhóm, bạn có thể cộng tác dễ dàng và nhanh chóng với những người khác trên bất kỳ tệp hoặc ứng dụng nào sau khi thêm chúng dưới dạng tab. Hãy nghĩ về điều đó, các tab đưa tính năng “cộng tác” vào sự cộng tác trong Microsoft Teams.
👉 Tìm hiểu cách thêm tệp và ứng dụng dưới dạng tab trong Microsoft Teams và cộng tác.
Các cuộc họp trong Microsoft Teams
Không có ứng dụng Workstream Collaboration nào hoàn chỉnh nếu không có cuộc họp. Và Microsoft Teams làm điều đó khá tuyệt vời. Cho dù đó là cuộc họp riêng tư, cuộc họp kênh, cuộc họp 1: 1 hay cuộc họp đã lên lịch, Microsoft Teams đều cho phép bạn thực hiện tất cả.
Bạn có thể có các cuộc họp với các thành viên trong tổ chức của mình cũng như những người bên ngoài tổ chức. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể có cuộc họp với những người không phải là người dùng Microsoft Teams. Những người này được gọi là khách trong thế giới của Teams và bất kỳ cuộc họp nào với họ sẽ giống như cuộc họp với người dùng Microsoft Teams; ứng dụng không phân biệt đối xử.
👉 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cho cuộc họp của chúng tôi sẽ trở thành chuyên gia trong mọi vấn đề liên quan đến cuộc họp và thậm chí bạn sẽ nhận được một số mẹo bổ sung trong quá trình thực hiện.
Bạn cũng có thể lên lịch các cuộc họp trong Microsoft Teams để mọi người có thể nắm bắt thông tin về cuộc họp và quản lý lịch trình của họ cho phù hợp. Trước đây, chỉ người dùng Microsoft 365 Business mới có quyền truy cập vào tính năng này. Giờ đây, Microsoft Teams cũng đã thêm khả năng cho người dùng Microsoft Teams Miễn phí. Chúng tôi có tất cả các chi tiết trong hướng dẫn của chúng tôi cho cùng một.
Làm cho các cuộc họp tốt hơn
Cuộc họp video sẽ giúp bạn kết nối với đồng nghiệp một cách lâu dài, đặc biệt là trong những trường hợp hiện tại. Nhưng làm cho cuộc họp video hấp dẫn như các cuộc họp bình thường có thể là một thách thức. May mắn thay, Microsoft Teams có một số công cụ giúp loại bỏ sự “nhàm chán” của những cuộc họp này và giúp tăng mức độ tương tác.
Trên thực tế, một trong những tính năng này khá khó khăn đối với ứng dụng và những người làm việc tại Microsoft nên tự vỗ về mình để tìm ra nó. Tự hỏi điều gì chúng ta đang thổi phồng về điều gì? Chế độ Cùng nhau trong Microsoft Teams!
Chế độ Cùng nhau là một trong những bổ sung mới tốt nhất cho Microsoft Teams. Nó phá vỡ các rào cản của thế giới ảo và cho phép bạn có được trải nghiệm ở cùng phòng với những người tham gia cuộc họp khác. Nó đặc biệt hữu ích cho những giáo viên ngày càng cảm thấy khó khăn trong việc kết nối với học sinh của họ ở một môi trường xa xôi. Cảm giác thực tế đang ở trong cùng một phòng có thể làm nên điều kỳ diệu để tăng cường sự tương tác.
🏃♀️ Xem qua hướng dẫn sử dụng Chế độ cùng nhau của chúng tôi để tìm hiểu tất cả về tính năng này.
Nền ảo là một tính năng khác có thể làm cho các cuộc họp của bạn trở nên tuyệt vời hơn. Từ việc phá vỡ lớp băng trong một cuộc họp khó xử đến cứu bạn khỏi sự bối rối của một bối cảnh lộn xộn, tính năng này là một cứu cánh theo đúng nghĩa đen. Và một cái gì đó bạn cần biết làm thế nào để sử dụng.
Hướng dẫn của chúng tôi ở đây bao gồm mọi thứ bạn cần biết về nền ảo trong Microsoft Teams. Kiểm tra nó ra.
Còn một tính năng thiết yếu nữa mà bạn cần để làm cho các cuộc họp của mình trở nên hấp dẫn và tốt hơn vô thời hạn. Microsoft Teams hiện có chế độ xem lưới 7 x 7 trong các cuộc họp, tức là bạn có thể xem nguồn cấp dữ liệu video của tối đa 49 người trong một cuộc họp. Được gọi là Chế độ xem thư viện lớn trong hệ sinh thái Microsoft Teams, đây là một trong những tính năng quan trọng cần thiết trong các cuộc họp. Tìm hiểu tất cả về Chế độ xem thư viện lớn và cách sử dụng nó trong hướng dẫn toàn diện của chúng tôi tại đây 👈.
Các công cụ họp quan trọng
Các cuộc họp trong Microsoft Teams có các công cụ tuyệt vời giúp bạn có mặt trong cuộc họp dễ dàng hơn và tập trung vào những gì quan trọng. Những công cụ này không chỉ làm cho các cuộc họp ảo tương đương với cuộc họp trong thế giới thực của chúng mà thậm chí chúng còn có thể làm cho chúng tốt hơn.
Một trong những công cụ đó là tính năng ghi lại các cuộc họp. Các cuộc họp văn phòng không mang lại sự sang trọng khi ghi lại cuộc họp bằng một nút duy nhất như bạn có thể làm với các cuộc họp được tổ chức trong Microsoft Teams. Ghi lại các cuộc họp cũng là lý tưởng để sản xuất tài liệu đào tạo cho bất kỳ thành viên mới nào trong nhóm của bạn. Và bạn đã đoán đúng; chúng tôi có hướng dẫn chi tiết về cách ghi lại cuộc họp và xem hoặc xóa các bản ghi cuộc họp.
Một điều quan trọng khác cần có trong các cuộc họp là khả năng ghi chép. Giờ đây, việc ghi chú trong các cuộc họp thực đã trở nên dễ dàng hơn, nhưng việc ghi chú trong cuộc họp ảo có thể là một thách thức. Thật tốt khi Microsoft Teams có tính năng ghi chú mang tính cộng tác và tất cả các thành viên cuộc họp đều có thể truy cập. Và bạn thậm chí có thể truy cập chúng trước, trong và sau cuộc họp. Tìm hiểu thêm về Ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams bằng cách nhấp vào đây.
Bây giờ, một trong những khó khăn gặp phải trong các cuộc họp từ xa nảy sinh từ thực tế là bạn không thể chỉ yêu cầu ai đó đến máy trạm của bạn và nhìn vào màn hình của bạn khi bạn cần cho họ xem điều gì đó. Nhưng Microsoft Teams có một giải pháp cho nó. Bạn có thể chia sẻ màn hình của mình với những người tham gia cuộc họp khác. Và toàn bộ quá trình là một miếng bánh.
Hơn nữa, không phải lúc nào bạn cũng phải tham gia cuộc họp để chia sẻ màn hình của mình, không giống như nhiều ứng dụng khác. Giả sử bạn đang trò chuyện với ai đó và đột nhiên bạn phải chia sẻ màn hình của mình với họ. Trước tiên, bạn không cần phải bắt đầu cuộc họp với họ vì điều đó. Bạn có thể chỉ cần chia sẻ màn hình của mình trong trò chuyện trong Microsoft Teams.
Microsoft Teams dành cho giáo viên và trường học
Cho đến nay, mọi tính năng mà chúng tôi đã đề cập trong Microsoft Teams đều khiến tính năng này có vẻ chỉ phù hợp hơn cho các cuộc họp văn phòng. Nhưng điều đó không đúng. Đó chỉ là một trường hợp kinh điển về sự lừa dối xuất hiện. Microsoft Teams rất phù hợp cho những giáo viên đang tìm kiếm các công cụ để dạy học sinh từ xa, cũng như dành cho các doanh nghiệp.
Không chỉ tất cả các tính năng được đề cập ở trên vô cùng hữu ích cho giáo viên, mà Microsoft Teams còn có rất nhiều tính năng khác khiến nó trở thành một lựa chọn thích hợp cho việc giảng dạy học sinh.
Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng theo dõi việc tham dự cuộc họp. Vì vậy, giáo viên không cần phải đếm theo cách thủ công tất cả học sinh trong cuộc họp, hoặc xem họ bỏ dở giữa chừng hay tham gia muộn. Microsoft Teams thực hiện điều đó cho bạn chỉ với một nút duy nhất. Tìm hiểu cách thực hiện.👈
Một điều khác mà mọi giáo viên muốn từ một ứng dụng hội nghị truyền hình là Phòng Breakout. Bài tập nhóm là một phần quan trọng trong việc giáo dục trẻ em; nó dạy họ cách làm việc với những người khác, đồng thời giúp họ hình thành những mối quan hệ có ý nghĩa. Hiện tại, Microsoft Teams chưa có tính năng Phòng đột phá chính thức, mặc dù họ sẽ sớm phát triển tính năng này. Nhưng vẫn dễ dàng hơn hầu hết các ứng dụng để sử dụng chức năng Phòng đột phá trong Mircosoft Teams với cách hack đơn giản này. Bạn biết bạn muốn biết thêm. Nhấp vào liên kết để mosey đến hướng dẫn.👆
Microsoft Teams cũng cung cấp một Bảng trắng cộng tác có thể được khởi động, viết bằng mực hoặc xem bởi tất cả các thành viên tổ chức. Ngoài bạn, giáo viên, sử dụng Bảng trắng cho mục đích giảng dạy, ngay cả học sinh của bạn cũng có thể sử dụng Bảng trắng để động não trong các buổi thảo luận vì đây là một bảng trắng cộng tác. Và có khá nhiều Bảng trắng để lựa chọn trong Microsoft Teams. BẠn nên chọn cái nào? Quyết định, quyết định. Có thể hướng dẫn của chúng tôi có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Nhảy qua .🏃♂️
Có một công cụ khác mà Microsoft Teams bổ sung vào kho vũ khí của bạn để làm cho việc giảng dạy từ xa trở nên thú vị và hấp dẫn hơn. Và mặc dù không có tính năng trực tiếp để tạo cuộc thăm dò trong Microsoft Teams, bạn có thể làm như vậy với các ứng dụng tích hợp. Và ý tôi là, những ứng dụng tích hợp này tồn tại để làm gì? Và cho dù bạn sử dụng Microsoft Teams Miễn phí hay với đăng ký Microsoft 365 Business, chúng tôi đều có các ứng dụng cho cả hai trường hợp sẽ giúp bạn dễ dàng tạo các cuộc thăm dò ý kiến. Giờ đây, bạn có thể đánh đố học sinh của mình một cách hoàn toàn dễ dàng ngay cả khi đang giảng dạy từ xa.
Và mặc dù giáo viên sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ tất cả các tính năng này, chúng cũng hữu ích cho các cuộc họp văn phòng.
Những gì chúng ta đã thảo luận ở đây hầu như chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Microsoft Teams có rất nhiều thứ để cung cấp để giúp cộng tác dễ dàng hơn. Sau khi đi sâu vào thế giới của Microsoft Teams, bạn sẽ thấy luôn có nhiều thứ để khám phá, ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đã hoàn thành tất cả.
Rất nhiều tính năng và tính linh hoạt mà nó cung cấp có thể so sánh được với không có sản phẩm nào khác. Cho dù bạn là kiểu người “hoàn thành công việc khi trò chuyện” hay “hãy cùng họp”, cho dù bạn là giáo viên hay Người quản lý dự án, Microsoft Teams đều là sự lựa chọn phù hợp cho bạn.