Ghi chú tự động trong cuộc họp bằng cách sử dụng tính năng Ghi chép trực tiếp trong Microsoft Teams.
Microsoft Teams đã từng dẫn đầu trong nhóm ứng dụng Workstream Collaboration. Nhưng gần đây, nó đang đẩy ranh giới của mình ra xa hơn nữa để duy trì sự phù hợp trong thời đại thay đổi. Nhờ sự thay đổi mạnh mẽ trong toàn bộ phương trình xoay quanh cách chúng tôi làm việc và cạnh tranh gay gắt, Microsoft Teams đã liên tục mang đến trò chơi hạng A của mình.
Phần bổ sung mới nhất cho kho tính năng mà Nhóm cung cấp là Bản ghi cuộc họp trực tiếp. Bản ghi âm trực tiếp có sẵn trong cuộc họp và bạn không cần ghi lại cuộc họp để tạo các bản ghi âm này.
Bản ghi âm có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm cuộc họp của bạn. Họ không chỉ làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các ghi chú cuộc họp cho bạn. Mặc dù không phải ghi chép thủ công là một điểm cộng lớn. Họ cũng làm cho các cuộc họp trở nên hòa nhập hơn cho những người tham gia bị điếc hoặc khiếm thính, ở một nơi ồn ào hoặc có trình độ thông thạo ngôn ngữ khác.
Phiên âm khác với Phụ đề trực tiếp như thế nào?
Microsoft Teams đã có một tính năng phụ đề trực tiếp từ khá lâu rồi. Vậy, bản ghi cuộc họp có gì đặc biệt? Sự khác biệt lớn nhất là tính khả dụng.
Bản ghi âm có sẵn sau cuộc họp. Và bạn có thể tải xuống và chia sẻ chúng với bất kỳ ai. Đó chính là lý do tại sao chúng tôi gọi chúng là “ghi chú cuộc họp tự động”. Nhưng các Nhóm không lưu phụ đề.
Ngoài ra, khi bạn bật phụ đề, chúng chỉ hiển thị với bạn nhưng phiên âm hiển thị với mọi người, mặc dù người dùng có thể chọn ẩn nó.
Nếu lý do chính mà bạn muốn bật bản chép lời là để làm cho cuộc họp trở nên toàn diện và dễ tiếp cận hơn, bạn có thể sử dụng bản ghi âm hoặc phụ đề. Nhưng để có một bản ghi về toàn bộ cuộc họp, cách ghi chép là một cách để thực hiện.
Điều kiện tiên quyết để sử dụng phiên âm trong các nhóm của Misrosoft
Có một số chuỗi được đính kèm với việc sử dụng phiên âm trong Microsoft Teams. Thứ nhất, tính năng này chỉ khả dụng cho các cuộc họp đã lên lịch chứ không phải cho các cuộc họp kênh hoặc 'Gặp gỡ ngay'. Vì vậy, nếu chương trình làm việc của bạn bao hàm và dễ hiểu hơn trong một cuộc họp ngẫu hứng hoặc một cuộc họp kênh, bạn có thể xem phụ đề trực tiếp.
Ngoài ra, tính năng này chỉ khả dụng khi ngôn ngữ nói là tiếng Anh Mỹ. Hơn nữa, nó chỉ có thể được sử dụng từ ứng dụng dành cho máy tính để bàn và chỉ có sẵn cho một số giấy phép nhất định. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là người dùng miễn phí của Microsoft Teams và các loại giấy phép bị loại trừ không có quyền truy cập vào tính năng này.
Các tổ chức có giấy phép sau có quyền truy cập vào Bản ghi trong Nhóm: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365 / Microsoft 365 A3, Office 365 / Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365 / Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
Người dùng GCC, GCC-High và DoD không đủ điều kiện để sử dụng tính năng này.
Quản trị viên CNTT cũng phải bật tính năng phiên âm cho tổ chức. Nếu bạn không thể tìm thấy tùy chọn cho bản ghi âm, bạn phải liên hệ với quản trị viên.
Bật ghi âm cho tổ chức của bạn
Nếu bạn là quản trị viên CNTT cho tổ chức của mình, hãy truy cập Trung tâm quản trị nhóm.
Quản trị viên CNTT của tổ chức có thể bật tính năng phiên âm cho tất cả mọi người bằng cách đưa nó vào chính sách toàn cầu hoặc những người chọn lọc bằng cách có các chính sách khác nhau cho những người dùng khác nhau.
Từ bảng điều hướng ở bên trái, hãy nhấp vào tùy chọn cho 'Cuộc họp'.
Một số tùy chọn sẽ mở rộng bên dưới nó. Chọn 'Chính sách cuộc họp' trong số này.
Để bật tùy chọn cho toàn bộ tổ chức, hãy nhấp vào tùy chọn hoặc 'Toàn cầu (Mặc định cho toàn tổ chức)'.
Cuộn xuống phần 'Âm thanh & Video'. Sau đó, hãy đảm bảo rằng tùy chọn 'Cho phép phiên âm' được bật.
Để kích hoạt nó một cách có chọn lọc, bạn có hai tùy chọn. Bạn có thể bật tính năng này cho toàn bộ tổ chức, sau đó tạo chính sách tùy chỉnh trong đó tùy chọn Phiên âm không được bật và chỉ định chính sách cho những người dùng mà bạn không muốn truy cập tính năng này. Hoặc bạn có thể đi theo hướng hoàn toàn ngược lại, trong đó tùy chọn không được bật trên toàn cầu, mà chỉ trong chính sách tùy chỉnh và bạn có thể chỉ định tùy chọn đó cho những người dùng bạn muốn để có thể truy cập tính năng.
Để tạo chính sách cuộc họp mới, hãy chuyển đến trang "Chính sách cuộc họp" và nhấp vào nút "Thêm".
Đặt tên cho chính sách và định cấu hình nó theo cách bạn muốn. Nhấp vào nút 'Lưu'.
Để chỉ định chính sách cho người dùng, hãy chọn chính sách đó và nhấp vào nút "Quản lý người dùng".
Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện ở bên phải. Tìm kiếm những người dùng bạn muốn chỉ định chính sách và nhấp vào nút "Áp dụng".
Bạn cũng có thể chỉ định các chính sách cho bất kỳ nhóm người dùng nào trong tổ chức của mình.
Sử dụng Tính năng phiên âm trong các cuộc họp
Sử dụng tính năng trong các cuộc họp là đi dạo trong công viên. Nhưng hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể ghi lại các cuộc họp đã lên lịch. Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp đã lên lịch từ sự kiện lịch của bạn.
Người tổ chức cuộc họp và những người từ cùng một người thuê có thể bắt đầu ghi chép. Khách, những người từ người thuê khác và người dùng ẩn danh (những người không muốn được xác định trong bản ghi âm) không thể bắt đầu ghi âm trong cuộc họp.
Để bắt đầu phiên âm, hãy chuyển đến 'Tác vụ khác' từ thanh công cụ cuộc họp.
Sau đó, chọn 'Bắt đầu phiên âm' từ các tùy chọn.
Bạn sẽ thấy thông báo rằng quá trình phiên âm đã bắt đầu và bạn nên cho mọi người biết rằng họ đang được phiên âm. Nhưng những người tham gia khác cũng sẽ thấy thông báo rằng cuộc họp đang được phiên âm. Tuy nhiên, bạn nên thông báo cho mọi người như một phép lịch sự dành cho những người tham gia đã tham gia qua điện thoại.
Bảng phiên âm sẽ xuất hiện ở bên phải. Bảng điểm cũng sẽ bao gồm tên người dùng và biểu tượng hồ sơ của người tham gia cũng như dấu thời gian.
Tất cả những người tham gia cuộc họp có thể hiển thị hoặc ẩn bảng ghi chép bất cứ lúc nào. Nhấp vào nút 'Đóng' trên bảng để ẩn nó.
Bạn cũng có thể chuyển đến menu Tác vụ khác và chọn 'Ẩn bản ghi' từ đó.
Để hiển thị bảng điều khiển, hãy chọn 'Hiển thị bản ghi' từ menu Tác vụ khác.
Người tổ chức cuộc họp và những người trình bày có thể dừng phiên âm và khởi động lại bất kỳ lúc nào trong cuộc họp. Để dừng phiên âm, hãy điều hướng đến menu Tác vụ khác và chọn 'Dừng phiên âm'.
Mọi người sẽ nhận được thông báo rằng bạn đã ngừng ghi chép. Phiên âm sẽ tự động dừng khi mọi người rời khỏi cuộc họp.
Tải xuống và chia sẻ bản ghi
Bản ghi cuộc họp có sẵn để tải xuống tự động sau cuộc họp trong sự kiện lịch. Chuyển đến 'Lịch' từ bảng điều hướng bên trái.
Sau đó, mở sự kiện cho cuộc họp đã lên lịch.
Trang cuộc họp sẽ có một tab bổ sung ở trên cùng: ‘Bản ghi và Bản ghi’.
Toàn bộ bảng điểm sẽ có sẵn để xem ở đó. Để tải xuống, hãy nhấp vào nút tải xuống.
Bạn có thể tải xuống bảng điểm dưới dạng tệp .vtt (định dạng phổ biến cho bảng điểm) hoặc tệp .docx (tài liệu Word).
Các bản ghi âm có sẵn để tải xuống từ tài khoản của người tham gia cho đến khi người tổ chức cuộc họp xóa chúng.
Người tham gia trên thiết bị di động không thể xem bản ghi âm trên ứng dụng di động. Để những người tham gia trên thiết bị di động có thể truy cập được, hãy tải tệp xuống và tải tệp đó lên để trò chuyện. Đi tới cuộc trò chuyện trong cuộc họp và nhấp vào nút ‘Đính kèm’ để tải tệp lên.
Sau đó, những người tham gia trên thiết bị di động có thể tìm thấy tệp trong cuộc trò chuyện của họ.
Ẩn danh tính của bạn trong bản ghi
Các nhóm có thể tự động xác định người đang phát biểu và bản ghi cuộc họp bao gồm tên người dùng và tên của người đó. Nếu bạn muốn ẩn danh trong bản ghi âm, bạn có thể ẩn danh tính của mình. Nhưng bạn phải làm như vậy trước một cuộc họp.
Nhấp vào biểu tượng 'Cài đặt và hơn thế nữa' (menu ba chấm) bên cạnh biểu tượng hồ sơ của bạn trên thanh tiêu đề. Sau đó, chọn ‘Cài đặt’ từ menu.
Cài đặt sẽ mở ra. Từ menu điều hướng ở bên trái, chuyển đến "Phụ đề và bản ghi".
Sau đó, tắt công tắc "Tự động nhận dạng tôi trong phụ đề và bản ghi".
Bản ghi âm là một tính năng tuyệt vời và Microsoft Teams chắc chắn làm cho chúng dễ sử dụng. Vì vậy, lần tới khi bạn muốn ghi chú cuộc họp hoặc muốn mọi người có thể truy cập nội dung cuộc họp, bạn có thể ghi lại toàn bộ cuộc họp.