Các chuyên gia sợ hãi điều gì nhất? Hầu hết các bạn sẽ không đoán đúng, nó đang làm mất email của họ. Mọi người thường nhận và lưu trữ tất cả các tệp và dữ liệu quan trọng trên email của họ. Điều này không chỉ giữ chúng ở một nơi mà còn có thể được truy cập bất cứ lúc nào từ mọi nơi trên toàn cầu.
Khi nói đến email, cái tên đầu tiên xuất hiện trong đầu chúng ta là "Gmail". Hầu hết người dùng trên toàn cầu thích Gmail hơn bất kỳ dịch vụ email nào khác trên web. Điều này có thể là do nó được phát triển bởi Google, giao diện đơn giản và dễ hiểu, và nhiều tính năng thân thiện với người dùng.
Tại sao bạn nên sao lưu email của mình
Đây là câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn khi bạn nghe đến sao lưu email và là một câu hỏi hoàn toàn hợp lệ vì một tỷ lệ lớn người dùng chọn phản đối do thiếu nhận thức. Nhưng bạn phải nhận ra rằng trong thế giới ngày nay, các cuộc tấn công mạng, tài khoản bị tấn công, sử dụng sai mục đích và mất dữ liệu qua internet là điều phổ biến. Nếu bạn có tài liệu hoặc tệp quan trọng trong email của mình, bạn nên tạo một bản sao lưu để có thể dễ dàng truy xuất chúng trong trường hợp tài khoản của bạn bị tấn công, email bị xóa do nhầm lẫn hoặc bạn mất quyền truy cập vào tài khoản.
Tôi có thể làm gì nữa? Sao lưu email là một giải pháp nhưng bạn nên tập trung vào việc tăng cường bảo mật bằng cách giữ một mật khẩu mạnh. Mật khẩu mạnh có hiệu quả cao khi ngăn người khác xâm nhập vào tài khoản của bạn và dữ liệu của bạn không bị xâm phạm. Tuy nhiên, có một bản sao lưu sẽ không ảnh hưởng gì, nó sẽ hoạt động như một biện pháp bổ sung.
Tải xuống từng email từ Gmail
Một trong những cách dễ nhất để sao lưu thư của bạn là tải chúng xuống máy tính của bạn. Bất cứ khi nào bạn nhận hoặc gửi thư cho ai đó qua Gmail, bạn có tùy chọn tải xuống.
Nếu bạn không muốn sao lưu tất cả các email của mình trừ một vài email nhất định, tùy chọn tải xuống từng email từ Gmail là một tùy chọn tuyệt vời và hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn đang muốn tải xuống hàng loạt email, chúng tôi khuyên bạn nên xem các phương pháp khác trên trang này.
Khi mở thư, bạn sẽ thấy ba dấu chấm ở trên cùng bên phải để mở menu. Trong menu ngữ cảnh, bạn sẽ thấy tùy chọn trả lời, chuyển tiếp, báo cáo thư, chặn người gửi và tải xuống thư trong số nhiều người khác.
Sau khi bạn nhấp vào tùy chọn ‘Tải xuống thư’, email sẽ được tải xuống thư mục ‘Tải xuống’ mặc định trên hệ thống của bạn. Bạn nên giữ tất cả các thư đã tải xuống của mình trong một thư mục và phân loại chúng bằng các thư mục con.
Sao lưu tất cả email trong Gmail với Google Takeout
Google Takeout cho phép bạn tải xuống tất cả dữ liệu trên tài khoản Google của mình, để tạo bản sao lưu hoặc sử dụng nó với một dịch vụ khác. Nó hoạt động với hầu hết các dịch vụ do Google cung cấp. Khi bạn sử dụng Google Takeout, nó sẽ tạo một bản sao lưu của tất cả các email trong tài khoản của bạn.
Tạo bản sao lưu với Google Takeout
Để sử dụng Google Takeout để tạo bản sao lưu các email trong tài khoản Gmail của bạn, hãy mở takeout.google.com trong trình duyệt web trên máy tính của bạn.
Khi bạn mở Google Takeout, tất cả các dịch vụ của Google được chọn theo mặc định. Vì chúng tôi chỉ quan tâm đến việc tạo bản sao lưu của Gmail, hãy nhấp vào ‘Bỏ chọn tất cả’ để bỏ chọn tất cả các dịch vụ trước tiên.
Sau khi bạn đã bỏ chọn tất cả, hãy cuộn xuống và đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh ‘Thư’.
Bây giờ, bạn sẽ thấy tùy chọn để chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo bản sao lưu. Nhấp vào ‘Tất cả dữ liệu Thư được bao gồm’ để chọn / bỏ chọn các tùy chọn dữ liệu khác nhau.
Nếu bạn muốn tạo một bản sao lưu của tất cả các thư, hãy đánh dấu vào hộp kiểm ‘Bao gồm tất cả các thư trong Thư’. Trong trường hợp, bạn muốn tạo bản sao lưu các nội dung đã chọn, hãy bỏ chọn hộp kiểm đầu tiên và thực hiện lựa chọn cần thiết từ danh sách, sau đó nhấp vào ‘OK’ ở dưới cùng.
Khi bạn đã hoàn tất tất cả các lựa chọn, hãy cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào 'Bước tiếp theo'.
Bước tiếp theo là chọn tần suất, loại tệp và kích thước. Đầu tiên, bạn phải chọn tần suất từ cả hai, một lần hoặc hai tháng một lần trong một năm. Đánh dấu vào hộp kiểm phía sau tùy chọn mà bạn muốn chọn.
Phần tiếp theo dành cho loại và kích thước tệp. Bạn có hai tùy chọn cho loại tệp, ZIP hoặc TGZ. Lợi ích của các tệp ‘.zip’ là chúng có thể được mở dễ dàng trên hầu hết các máy tính.
Cuối cùng, chọn kích thước tệp ưa thích từ danh sách. Nếu bản sao lưu lớn hơn kích thước đã chọn, tệp sẽ bị chia đôi. Cuối cùng, nhấp vào ‘Tạo Xuất’ ở dưới cùng.
Quá trình tạo bản sao lưu mất một khoảng thời gian tùy thuộc vào dữ liệu trong email của bạn và dung lượng tệp được tạo. Các tệp nhỏ hơn được tạo tương đối nhanh hơn các tệp lớn có thể mất vài ngày.
Tải xuống Bản sao lưu của Gmail do google Takeout tạo
Sau khi bạn yêu cầu sao lưu, bạn sẽ nhận được một thư từ Google xác nhận điều tương tự. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được (các) liên kết tải xuống cho bản sao lưu đã tạo trong một email khác, có thể mất vài giờ tùy thuộc vào kích thước tệp. Liên kết tải xuống có hiệu lực trong khoảng thời gian 7 ngày kể từ ngày yêu cầu được thực hiện.
Khi bạn nhận được email, hãy mở nó và nhấp vào các nút "Tải xuống". Ngoài ra, hãy kiểm tra xem có bao nhiêu tệp đã được tạo và kích thước của mỗi tệp để tham khảo trong tương lai.
Sau khi bạn nhấp vào các nút ‘Tải xuống’, bạn sẽ được yêu cầu xác minh danh tính của mình bằng cách nhập mật khẩu Google của bạn. Sau khi hoàn tất, hãy tải các tệp xuống máy tính của bạn. Các tệp có định dạng ‘.zip’ vì đây là cài đặt mặc định và chúng tôi đã không thay đổi cài đặt này trước đó.
Ngoài ra, không bao giờ tải tệp xuống máy tính hoặc hệ thống công cộng mà bạn chia sẻ với người khác, vì dữ liệu có thể bị sử dụng sai mục đích.
Chuyển tiếp các email bạn muốn sao lưu trong Gmail
Đây là một cách đơn giản khác để tạo bản sao lưu nơi bạn cho phép chuyển tiếp email đến một địa chỉ khác. Một trong những hạn chế lớn là bạn chỉ có thể bật tính năng chuyển tiếp cho các thư đến chứ không phải những thư bạn gửi. Ngoài ra, bạn chỉ có thể tạo bản sao lưu cho các thư bạn nhận được sau khi thiết lập tính năng chuyển tiếp. Bạn không bao giờ được thêm địa chỉ email của người khác làm địa chỉ chuyển tiếp vì dữ liệu có thể bị xâm phạm.
Thêm ID email để chuyển tiếp thư
Để bật tính năng chuyển tiếp email, hãy mở Gmail và nhấp vào 'Cài đặt' ở góc trên bên phải.
Khi bạn nhấp vào ‘Cài đặt’, hộp ‘Cài đặt nhanh’ sẽ mở ra, hộp này có cài đặt cơ bản để tùy chỉnh chế độ xem và các thông số khác. Để mở cài đặt Gmail hoàn chỉnh, hãy nhấp vào 'Xem tất cả cài đặt'.
Bây giờ bạn sẽ thấy các tab khác nhau ở trên cùng, hãy chuyển đến ‘Chuyển tiếp và POP / IMAP’.
Trong phần ‘Chuyển tiếp và POP / IMOP’, bạn sẽ có rất nhiều tùy chọn để định cấu hình cài đặt chuyển tiếp. Để bật tính năng chuyển tiếp, hãy nhấp vào ‘Thêm địa chỉ chuyển tiếp’, tùy chọn đầu tiên ở trên cùng, bên cạnh phần ‘Chuyển tiếp’.
Bây giờ, bạn có một hộp để nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp tất cả các thư đến và sau đó nhấp vào 'Tiếp theo' ở cuối địa chỉ đó.
Giờ đây, một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn phải xác nhận ID email bằng cách nhấp vào 'Tiếp tục'.
Tiếp theo, nhấp vào ‘OK’ trong hộp xác nhận bật lên để xác nhận thay đổi.
Xác nhận Yêu cầu Chuyển tiếp
Khi bạn thêm một ID email để chuyển tiếp các thư đến, một xác nhận sẽ được gửi đến địa chỉ chuyển tiếp. Để xác nhận, có hai lựa chọn, hoặc sử dụng mã xác nhận hoặc nhấp vào liên kết trong thư.
Sau khi nhấp vào liên kết xác nhận, một trang mới sẽ mở ra. Nhấp vào 'Xác nhận' để cho phép nhận email từ ID chính của bạn.
Thay đổi cài đặt chuyển tiếp email
Mở tài khoản Gmail mà bạn muốn sao lưu và chuyển đến phần 'Chuyển tiếp và POP / IMAP' như chúng tôi đã làm trước đó. Bây giờ, đánh dấu vào hộp kiểm phía sau ‘Chuyển tiếp bản sao…’ và chọn tùy chọn ‘Giữ bản sao của Gmail trong hộp thư đến’ như thể hiện trong hình ảnh bên dưới. Điều này sẽ đảm bảo rằng các thư của bạn được chuyển tiếp và giữ nguyên như trong hộp thư đến trên tài khoản chính của bạn.
Sau khi thực hiện các thay đổi, hãy cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào ‘Lưu các thay đổi’ để áp dụng chúng.
Sao lưu email trong Gmail với các ứng dụng của bên thứ ba
Chúng tôi đã thấy một số phương pháp mẫu để sao lưu email trong Gmail nhưng chúng tôi vẫn chưa thảo luận về các ứng dụng của bên thứ ba có thể hỗ trợ. Với việc email trở thành phương thức giao tiếp chuyên nghiệp và chia sẻ tệp chính, nhu cầu sao lưu giờ đây trở nên nhiều hơn bao giờ hết.
Để khai thác phân khúc này, rất nhiều ứng dụng đã được tung ra đặc biệt để tạo email và các bản sao lưu khác cho người dùng. Có một số ứng dụng thực sự tuyệt vời trên web với các tính năng hấp dẫn không chỉ tạo bản sao lưu mà còn đòi hỏi bạn ít chú ý và tham gia hơn.
Lưu ý quan trọng: Sử dụng dịch vụ của bên thứ ba có nghĩa là bạn đang cho phép người khác có quyền truy cập vào Email của bạn khi họ hỗ trợ sao lưu dữ liệu của bạn. Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn không nên sử dụng bất kỳ dịch vụ nào của bên thứ ba (bất kể mức độ an toàn như thế nào) trừ khi bạn thực sự cần và hiểu đầy đủ về phạm vi rủi ro mà dịch vụ đó có thể liên quan.
UpSafe
UpSafe giúp người dùng sao lưu dữ liệu và email trên Google của họ. Đây là một trong những ứng dụng phổ biến nhất trong phân khúc, tuy nhiên, nó thiếu tính năng đặt tần suất, có nghĩa là bạn phải nhớ sao lưu mỗi lần.
Sao lưu Gmail của SysTools
Đây là một ứng dụng tuyệt vời khác cung cấp nhiều tùy chỉnh hơn khi nói đến loại tệp sao lưu và cho phép bạn thêm nhiều tài khoản Gmail cũng như để sao lưu.
Gmvault
Nó có lẽ là một trong những ứng dụng đáng tin cậy nhất, không chỉ vì vô số tùy chỉnh và tính năng, mà còn là kích thước nhỏ và giao diện đơn giản của nó. Ngoài ra, bạn có thể đặt tần suất sao lưu tự động và ngồi lại thư giãn.
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về hầu hết các phương pháp sao lưu email, bạn sẽ cảm thấy quen thuộc và định hướng với khái niệm này. Ngoài ra, như đã thảo luận trước đó, tạo một bản sao lưu nên là cách tiếp cận duy nhất của bạn. Một mật khẩu mạnh sẽ giúp bạn giảm thiểu nguy cơ bị hack.