Làm việc từ nhà? Sử dụng Cuộc họp thu phóng để kết nối với đồng nghiệp làm việc của bạn
Zoom là một trong những phần mềm phổ biến nhất để tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Nó cho phép bạn tổ chức một cuộc họp với tối đa 100 người tham gia miễn phívà hỗ trợ tối đa 1.000 người tham gia cuộc họp trên các gói trả phí.
Nếu bạn đang làm việc tại nhà và cần kết nối với đồng nghiệp tại nơi làm việc của mình để họp nhóm nhanh hoặc thậm chí là phiên '1-1', bạn có thể dễ dàng thiết lập cuộc họp Thu phóng từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của mình và bất kỳ ai bạn mời có thể tham gia cuộc họp.
Tải xuống và cài đặt ứng dụng khách cuộc họp thu phóng
Zoom có sẵn trên hầu hết các nền tảng. Phần mềm này có các ứng dụng dành cho Windows, Mac, Linux, iOS, Android và cả giao diện Web đầy đủ chức năng. Nếu bạn đang tham gia cuộc họp do người khác chủ trì, bạn thậm chí không cần ứng dụng khách Cuộc họp thu phóng trên máy tính của mình. Giao diện web đủ tốt để tham gia các cuộc họp Zoom.
Điều đó nói rằng, chúng ta hãy đi sâu vào cài đặt Zoom trên máy tính của bạn để bạn có thể tổ chức một cuộc họp Zoom và mời đồng nghiệp làm việc của bạn tham gia.
Trước tiên, hãy truy cập trang Trung tâm Tải xuống Thu phóng trên máy tính của bạn và nhấp vào nút ‘Tải xuống’ trong phần ‘Ứng dụng khách Thu phóng cho Cuộc họp’ để tải xuống tệp trình cài đặt.
Chạy / Nhấp đúp vào tệp ‘ZoomInstaller.exe’ đã tải xuống từ thư mục Tải xuống trên máy tính của bạn.
Trình cài đặt Zoom là cài đặt bằng một cú nhấp chuột. Ngay sau khi bạn chạy nó, nó sẽ bắt đầu cài đặt mà không cần nhập thêm và tự động mở cửa sổ 'Zoom Cloud Meetings' trên PC của bạn sau khi hoàn tất quá trình cài đặt.
Trong trường hợp cửa sổ Cuộc họp thu phóng không tự động mở, hãy tìm kiếm 'Thu phóng' trong menu Bắt đầu và mở ứng dụng 'Thu phóng' từ đó.
Ứng dụng cuộc họp thu phóng có giao diện đơn giản. Màn hình chính của ứng dụng sẽ đưa ra hai tùy chọn: ‘Tham gia cuộc họp’ và ‘Đăng nhập’.
Một trong những điều tốt nhất về Zoom là bạn không cần có tài khoản Zoom để tham gia cuộc họp Zoom. Đây là lý do tại sao phần mềm có liên kết trực tiếp cho ‘Tham gia cuộc họp’ mà không cần bước ‘Đăng nhập’ lúc đầu.
Vì mục đích tốt hơn của hướng dẫn này là chỉ cho bạn cách tổ chức một cuộc họp Thu phóng, chúng tôi sẽ 'Đăng nhập' theo bất kỳ cách nào. Nhấp vào nút 'Đăng nhập' trên màn hình.
Nếu bạn đã có tài khoản Zoom, hãy đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản hiện có của bạn (ID email và mật khẩu). Hoặc sử dụng ‘Đăng nhập bằng Google’ hoặc ‘Đăng nhập bằng Facebook’ hoặc các tùy chọn Đăng nhập khác có sẵn. Bạn cũng có thể sử dụng liên kết "Đăng ký Miễn phí" ở dưới cùng bên phải để tạo tài khoản mới bằng cách sử dụng thủ tục Mật khẩu và ID Email cũ.
Chúng tôi sẽ thực hiện nhanh quá trình này bằng cách sử dụng nút "Đăng nhập bằng Google" ở bên phải. Nhưng bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào theo sở thích của bạn.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy màn hình Bảng điều khiển thu phóng trong ứng dụng với các tùy chọn để bắt đầu 'Cuộc họp mới', 'Tham gia' hoặc 'Lên lịch' cuộc họp và thậm chí là tùy chọn 'Chia sẻ màn hình' để chia sẻ màn hình máy tính của bạn với ai đó .
Thiết lập cuộc họp thu phóng
Để bắt đầu cuộc họp ở chế độ Thu phóng, hãy nhấp vào tùy chọn 'Cuộc họp mới' trong ứng dụng Thu phóng.
Cửa sổ 'Cuộc họp thu phóng' mới với ID cuộc họp của bạn được đề cập trong tên cửa sổ ở trên cùng bên trái sẽ mở ra.
Nhấp vào nút ‘Mời’ ở cuối màn hình cửa sổ cuộc họp để thêm người tham gia vào cuộc họp.
Nếu bạn đã thêm các địa chỉ liên hệ vào tài khoản Zoom của mình, bạn có thể chọn Tên liên hệ và họ sẽ nhận được lời mời. Nhưng vì có thể bạn đang sử dụng Thu phóng lần đầu tiên, chúng tôi khuyên bạn nên nhấp vào tab 'Email'.
Nhấp vào ứng dụng email ưa thích của bạn và bạn sẽ được chuyển hướng đến màn hình 'Soạn thư' của dịch vụ Email ưa thích của bạn với các chi tiết lời mời được điền sẵn trong nội dung Email.
Trong thanh địa chỉ 'Tới', hãy nhập địa chỉ Email của những người bạn muốn gửi lời mời tham gia cuộc họp. Bạn có thể gửi thư mời này cho một người hoặc nhiều người trong một lần.
Nhấp vào nút 'Gửi' sau khi thêm địa chỉ Email của những người tham gia cuộc họp.
Những người tham gia nhận được sẽ có thể tham gia cuộc họp dựa trên các chi tiết được đề cập trong thư mời.
Nếu bạn muốn gửi Lời mời họp thu phóng bằng các phương tiện khác, nói tin nhắn SMS hoặc qua các ứng dụng trò chuyện như Slack, WhatsApp, Telegram, Google Hangouts và các ứng dụng thích, bạn cũng có thể 'Sao chép URL' của Lời mời hoặc văn bản 'Sao chép Lời mời' (giống như chúng tôi đã gửi qua Email) và chia sẻ bằng cách sử dụng bất kỳ dịch vụ liên lạc nào mà bạn yêu thích.
Cả ‘Sao chép URL’ và ‘Sao chép Lời mời’ đều có thể được chọn từ góc dưới bên trái của cửa sổ ‘Mời’ mọi người.
Đóng cửa sổ lời mời khi bạn gửi xong lời mời cho cuộc họp Thu phóng.
Bây giờ, tất cả những gì còn lại là đợi mọi người tham gia để bạn có thể bắt đầu cuộc họp. Trong trường hợp đồng nghiệp làm việc của bạn mất nhiều thời gian hơn để tham gia, hãy cho họ biết bằng phương tiện liên lạc thông thường của bạn rằng bạn đã gửi lời mời cho họ qua Zoom (danh bạ), Email hoặc Slack, hoặc bất kỳ phương tiện nào bạn chọn gửi lời mời .
Nếu bạn đã mời hơn 3 người tham gia cuộc họp, hãy lưu ý rằng gói miễn phí của Zoom có giới hạn phiên là 40 phút chỉ dành cho các cuộc họp nhóm có hơn 3 người tham gia. Để tăng giới hạn này lên 24 giờ, hãy xem xét nâng cấp lên gói Zoom Pro.
Để kết thúc hoặc rời khỏi cuộc họp Thu phóng, nhấp vào nút ‘Kết thúc cuộc họp’ ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ cuộc họp Thu phóng.
Bạn sẽ nhận được tùy chọn 'Kết thúc cuộc họp cho tất cả' hoặc tùy chọn chỉ 'Rời cuộc họp' để tiếp tục cuộc họp khi những người khác tiếp tục cuộc thảo luận.
Sự kết luận
Thiết lập một cuộc họp Zoom với các đồng nghiệp tại nơi làm việc của bạn là điều dễ dàng nhất khi bạn làm việc tại nhà. Ngoài ra, nó hoàn toàn miễn phí cho hầu hết mọi thứ. Trừ khi bạn là một văn phòng lớn làm việc từ xa, gói miễn phí của Zoom sẽ đáp ứng đủ nhu cầu của bạn.