Hướng dẫn hoàn hảo nhất để sử dụng Microsoft Teams cho doanh nghiệp của bạn
Microsoft Teams là ứng dụng Workstream Collaboration của Microsoft rất phổ biến với các tổ chức trên toàn cầu. Tính phổ biến của nó bắt nguồn từ cách nó giúp các nhóm rất dễ dàng tổ chức các cuộc họp từ xa và cộng tác trên các tệp. Nó cung cấp nhiều tính năng tuyệt vời, đồng thời cực kỳ thân thiện với người dùng.
Ngay cả những người chỉ mới thực hiện chuyển đổi sang ứng dụng gần đây cũng sẽ thấy việc tìm hiểu nó khá đơn giản. Các tổ chức không chỉ có thể tổ chức các cuộc họp và cộng tác về nội dung, họ còn có thể tạo ra một không gian riêng cho từng nhóm hoặc dự án mà họ có. Một không gian riêng cho các nhóm làm cho nhân viên dễ dàng tiếp tục làm việc hiệu quả ngay cả khi ở xa văn phòng.
Microsoft Teams có thể dễ sử dụng một khi đã hình dung ra, nhưng thoạt nhìn, nó có thể khiến nhiều người dùng nản lòng. Đọc hướng dẫn nhanh này để làm quen với các tính năng thiết yếu của ứng dụng và sử dụng thành thạo.
Cách tham gia cuộc họp nhóm Microsoft
Bạn có thể tham gia cuộc họp Microsoft Teams từ kênh nơi cuộc họp đang diễn ra hoặc từ liên kết mời nếu ai đó gửi cho bạn.
Tham gia cuộc họp nhóm từ máy tính để bàn
Để tham gia cuộc họp từ máy tính của bạn, hãy mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web. Sau đó, nhấp vào ‘Đội’ trên thanh điều hướng bên trái. Nó sẽ mở danh sách tất cả các đội của bạn và các kênh trong các đội. Bây giờ, kênh nơi cuộc họp đang diễn ra sẽ có biểu tượng 'máy quay video' ở bên phải. Mở kênh đó và bạn sẽ tìm thấy bài đăng "Cuộc họp đã bắt đầu" trong đó. Nhấp vào nút ‘Tham gia’ để tham gia cuộc họp.
Tham gia cuộc họp nhóm từ Ứng dụng dành cho thiết bị di động
Bạn cũng có thể tham gia cuộc họp từ điện thoại di động của mình. Mở ứng dụng Microsoft Teams trên thiết bị Android hoặc iOS của bạn. Sau đó, nhấn vào 'Nhóm' ở cuối màn hình. Tất cả các đội của bạn sẽ xuất hiện trên màn hình. Kênh có cuộc họp đang diễn ra sẽ có biểu tượng máy quay video bên cạnh để cho biết trạng thái cuộc họp.
Mở kênh đó và nhấn vào tùy chọn "Tham gia ngay" bên dưới bài đăng "Cuộc họp đã bắt đầu" trong kênh.
Tham gia cuộc họp nhóm với tư cách khách mời
Bạn cũng có thể tham gia cuộc họp Microsoft Teams với tư cách khách, cho dù bạn có phải là thành viên của tổ chức đó hay không. Tốt hơn nữa, nếu bạn thậm chí chưa có tài khoản Microsoft Teams, bạn có thể tham gia cuộc họp Nhóm mà không cần phải tạo tài khoản.
Nhưng bạn chỉ có thể tham gia cuộc họp Microsoft Teams với tư cách khách khi được mời, cho dù bạn có tài khoản hay không. Nhấp vào liên kết 'Tham gia cuộc họp Microsoft Teams' trong email hoặc thư mời nhận được.
Khi mở liên kết trên máy tính để bàn, bạn có thể tham gia cuộc họp từ ứng dụng máy tính để bàn hoặc ứng dụng web. Nhưng trên thiết bị di động, cuộc họp chỉ có thể được tham gia bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động. Sau khi chọn cách tham gia cuộc họp, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Tham gia với tư cách khách’.
Sau đó, nhập tên của bạn để những người trong cuộc họp biết đó là bạn. Bạn sẽ được tham gia cuộc họp khi ai đó từ cuộc họp cho phép bạn tham gia.
Hướng dẫn chi tiết cho người dùng lần đầu
Cách tham gia cuộc họp nhóm Microsoft
Đối với những người lần đầu tiên tham gia, chúng tôi có hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng khi tham gia cuộc họp Microsoft Teams từ web, ứng dụng, với tư cách khách và hơn thế nữa. Hãy chắc chắn để kiểm tra nó ra.
Cách tạo cuộc họp video Microsoft Teams
Trong Microsoft Teams, bạn có thể dễ dàng có một cuộc họp đặc biệt với các thành viên trong nhóm của mình. Các cuộc họp không đúng giờ xảy ra trong một kênh nhóm. Mở ứng dụng máy khách Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web bằng cách truy cập groups.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, nhấp vào Nhóm trên thanh điều hướng bên trái. Nó sẽ liệt kê tất cả các đội bạn là thành viên. Chọn nhóm mà bạn muốn họp và chuyển đến kênh cuộc họp.
Ghi chú: Tất cả các thành viên tham gia kênh đều có thể tham gia cuộc họp, vì vậy hãy đảm bảo bạn tổ chức cuộc họp trên kênh thích hợp.
Trong kênh, chuyển tới không gian tạo ‘Bài đăng mới’ ở dưới cùng và nhấp vào nút ‘Gặp gỡ ngay’ (biểu tượng máy quay video). Định cấu hình cài đặt âm thanh và video của bạn và nhấp vào 'Gặp gỡ ngay' và cuộc họp sẽ bắt đầu trên kênh. Tất cả các thành viên của kênh đều có thể tham gia sau khi cuộc họp bắt đầu.
Cách lên lịch họp nhóm Microsoft
Bạn cũng có thể lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams để tất cả các thành viên có thể báo cáo và tham dự. Lên lịch cuộc họp trong Nhóm chỉ khả dụng với đăng ký Office 365 Business. Người dùng Microsoft Teams miễn phí không có quyền truy cập vào tính năng này.
Để lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Lịch’ từ thanh điều hướng ở bên trái.
Sau đó, chuyển đến tùy chọn 'Cuộc họp mới' và nhấp vào tùy chọn đó.
Màn hình lập lịch sẽ mở ra. Nhập tất cả các thông tin chi tiết về cuộc họp như ngày, giờ, khách mời, v.v. và nhấp vào nút ‘Gửi’ để lên lịch cuộc họp cũng như gửi lời mời họp.
Khi lên lịch họp, bạn có hai tùy chọn về cách tổ chức cuộc họp.
- Cuộc họp riêng: Nếu bạn muốn giữ cuộc họp ở chế độ riêng tư để chỉ những thành viên có lời mời mới có thể tham dự, hãy hạn chế đưa cuộc họp đó vào một kênh.
- Họp kênh: Nếu bạn chọn tổ chức cuộc họp trong một kênh, bất kỳ thành viên nào là thành viên của kênh đó đều có thể tham gia cuộc họp. Một cuộc họp đã lên lịch cũng có thể được tổ chức ở nhiều kênh - điều không thể xảy ra khi có một cuộc họp ngẫu hứng.
Hướng dẫn đầy đủ
Cách lên lịch cuộc họp nhóm Microsoft
Xem hướng dẫn từng bước đầy đủ của chúng tôi để lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams. Bạn có thể lên lịch cuộc họp từ ứng dụng Nhóm cũng như Outlook.
Cách thay đổi nền trong cuộc họp nhóm
Khi chúng ta làm việc tại nhà, ngay cả ý nghĩ về một môi trường làm việc không phù hợp hoặc lộn xộn cũng biến thành cơn ác mộng. Rất may, ứng dụng cộng tác yêu thích của chúng tôi cung cấp cho người dùng tính năng thay đổi hình nền của họ thành một cái gì đó hoàn toàn khác mà không cần bất kỳ thiết bị hoặc yêu cầu bổ sung nào.
Bạn có thể thay đổi hình nền của mình trong cuộc họp Microsoft Teams bằng tính năng Hiệu ứng nền. Khi đang trong cuộc họp, hãy nhấp vào ‘Thêm’ (ba dấu chấm) trên thanh công cụ cuộc họp. Sau đó, chọn tính năng ‘Hiển thị hiệu ứng nền’.
Sau đó, từ bảng Cài đặt nền, hãy chọn một nền, xem trước nó và Áp dụng.
Tiền thưởng
Cách thêm hình nền tùy chỉnh trong nhóm
Ứng dụng Microsoft Teams Desktop chưa chính thức hỗ trợ hình ảnh tùy chỉnh trong Hiệu ứng nền, nhưng có một cách bạn có thể thêm hình ảnh tùy chỉnh của riêng mình theo cách thủ công để sử dụng làm cuộc họp video nền.
Cách sử dụng Ghi chú cuộc họp
Khi đang tham dự cuộc họp Microsoft Teams, bạn có thể sử dụng tính năng Ghi chú có sẵn của ứng dụng để ghi lại chương trình họp và những nội dung quan trọng khác mà không cần phải rời khỏi ứng dụng. Người dùng có thể truy cập ghi chú cuộc họp trước (đối với cuộc họp đã lên lịch), trong và thậm chí sau cuộc họp.
Ghi chú: Ghi chú cuộc họp không khả dụng trong các cuộc họp với hơn 20 người. Ngoài ra, chỉ thành viên tổ chức mới có thể truy cập ghi chú, không phải khách.
Để sử dụng ghi chú cuộc họp trong cuộc họp Nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn khác' (dấu ba chấm) trên thanh công cụ cuộc họp và chọn tùy chọn 'Hiển thị ghi chú cuộc họp'. Ghi chú cuộc họp sẽ mở ở phía bên phải của màn hình cuộc họp. Hãy tiếp tục và nhấp vào tùy chọn 'Ghi chú' để bắt đầu ghi chú.
Đối với cuộc họp đã lên lịch, bạn có thể bắt đầu tạo ghi chú ngay cả trước khi cuộc họp bắt đầu. Đi tới Lịch, và nhấp vào cuộc họp đã lên lịch để mở chi tiết cuộc họp. Ở đó, bạn sẽ thấy một tab ‘Ghi chú cuộc họp’, hãy nhấp vào nó để truy cập chúng. Ghi chú cuộc họp chỉ có sẵn trước cuộc họp đối với các cuộc họp được lên lịch riêng, tức là các cuộc họp không diễn ra trong một kênh. Ghi chú cuộc họp có sẵn sau cuộc họp trong kênh nơi cuộc họp diễn ra hoặc trong Trò chuyện dành cho các cuộc họp riêng tư.
Phải đọc
Cách sử dụng Ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams
Ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams có thể được sử dụng theo nhiều cách. Hãy nhớ đọc hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng Ghi chú cuộc họp trong Nhóm để thực sự thành thạo tính năng này.
Cách chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhóm Microsoft
Trong cuộc họp Microsoft Teams, bạn cũng có thể chia sẻ màn hình của mình với những người tham gia khác. Vì vậy, cho dù đó là một buổi đào tạo hay chỉ là một số công việc cần sự cộng tác, bạn có thể thực hiện tất cả một cách khá dễ dàng với Teams. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ màn hình của mình hoặc chỉ một cửa sổ ứng dụng trong một phiên chia sẻ.
Trong cuộc họp đang diễn ra, hãy nhấp vào biểu tượng 'Chia sẻ màn hình' từ thanh công cụ cuộc gọi.
Menu chia sẻ sẽ xuất hiện bên dưới thanh công cụ với các tùy chọn như ‘Desktop’, ‘Window’, ‘Powerpoint’, ‘Whiteboard’, v.v. Chọn tùy chọn phù hợp và phiên chia sẻ sẽ bắt đầu ngay khi bạn chọn một màn hình. Màn hình bạn đang chia sẻ sẽ có một ranh giới màu đỏ làm nổi bật màn hình đó.
Chọn 'Máy tính để bàn' sẽ chia sẻ nội dung của toàn bộ màn hình của bạn. Chọn 'Cửa sổ' để chia sẻ một ứng dụng hoặc một tab trình duyệt.
Hướng dẫn đầy đủ
Cách chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhóm Microsoft
Tìm hiểu mọi thứ về chia sẻ màn hình trong Teams trong hướng dẫn toàn diện của chúng tôi để sử dụng các tính năng chia sẻ màn hình trong Microsoft Teams.
Cách chạy nhiều cuộc họp nhóm Microsoft
Microsoft chưa bổ sung hỗ trợ chạy nhiều tài khoản trên ứng dụng khách dành cho máy tính để bàn cho Microsoft Teams. Nhưng đôi khi chúng tôi cần chạy nhiều tài khoản, chẳng hạn như khi các khách hàng khác nhau tạo tài khoản mới cho bạn trong tổ chức của họ thay vì thêm tài khoản hiện có của bạn.
Dù tình huống xảy ra, điểm mấu chốt là bạn cần phải chạy nhiều tài khoản và đăng nhập và đăng xuất tài khoản của bạn chỉ là một vấn đề quá đau đầu. Nhưng, đừng mất lòng. Bạn có thể tạo bao nhiêu phiên bản ứng dụng Microsoft Teams tùy thích bằng cách sử dụng một bản hack đơn giản. Bạn có thể đăng nhập vào bao nhiêu tài khoản tùy thích hoặc tham dự nhiều cuộc họp từ các tài khoản khác nhau bằng cách chạy các phiên bản khác nhau của ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn.
🤩 Mẹo tuyệt vời
Cách tải nhiều Microsoft Teams Windows
Hướng dẫn chính xác nhất để chạy nhiều phiên bản ứng dụng Microsoft Teams trên PC Windows của bạn. Khá hữu ích nếu bạn cần hỗ trợ nhiều tài khoản trong Microsoft Teams.
Ban đầu, Microsoft Teams có thể hơi đáng sợ, nhưng hãy tin tưởng chúng tôi, một khi bạn tìm ra cách của mình, tất cả những gì bạn sẽ thấy là nhiều tính năng của nó hiện diện như thế nào chỉ để làm cho cuộc sống làm việc từ xa của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả.