Biết tất cả về cách quản lý và xem bản ghi cuộc họp của bạn
Microsoft Teams có một quy trình rất đơn giản, trong đó bất kỳ người tham gia cuộc họp nào thuộc cùng một tổ chức và có giấy phép ghi âm từ quản trị viên CNTT của công ty đều có thể ghi lại cuộc họp một cách hoàn toàn dễ dàng. Người dùng cũng phải là người đăng ký Microsoft 365 Business vì tính năng này không khả dụng cho người dùng Teams Free.
Nhưng sau khi bạn đã ghi lại một cuộc họp trong Nhóm, nó sẽ đi đến đâu? Bạn xem nó như thế nào? Hay xóa nó đi? Đây là tất cả những câu hỏi hợp pháp có thể ám ảnh tâm trí của bạn nếu bạn không quen thuộc với toàn bộ hệ thống. Vì vậy, chúng ta hãy chỉ tìm hiểu về nó, phải không?
Cách xem bản ghi cuộc họp
Mặc dù các bản ghi diễn ra trên đám mây và được lưu trong Microsoft Stream, bạn cũng có thể trực tiếp xem các bản ghi cuộc họp từ Nhóm, ít nhất là trong 7 ngày đầu tiên.
Đối với các cuộc họp riêng tư, bản ghi âm sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện cuộc họp. Vì vậy, bất kỳ ai đã tham gia cuộc họp (chỉ thành viên tổ chức chứ không phải khách mời) đều có thể phát trực tiếp bản ghi âm từ đó.
Nhấp vào ‘Trò chuyện’ từ bảng điều hướng bên trái.
Một cuộc trò chuyện trong cuộc họp có thể được nhận dạng bằng tên đã được sử dụng cho cuộc họp. Nhấp vào nó để mở cuộc trò chuyện.
Bản ghi âm sẽ có sẵn trong cuộc trò chuyện giống như bất kỳ bài đăng nào khác. Đơn giản chỉ cần nhấp vào hình thu nhỏ ghi âm để phát nó.
Bản ghi cho các cuộc họp kênh xuất hiện trên kênh, vì vậy tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào kênh, bất kể họ có tham dự cuộc họp hay không, đều có thể xem kênh đó.
Để xem bản ghi trong một kênh, hãy chuyển đến 'Nhóm' từ bảng điều hướng bên trái. Sau đó, bấm vào tên kênh dưới danh sách các đội để chuyển đến kênh nơi cuộc họp đã diễn ra.
Bản ghi cuộc họp sẽ xuất hiện trong tab 'Bài đăng' của kênh bên dưới bài đăng bắt đầu Cuộc họp. Bấm vào hình thu nhỏ để phát nó.
Bản ghi sẽ biến mất khỏi Microsoft Teams sau 7 ngày nhưng vẫn tiếp tục khả dụng trên Microsoft Stream. Để xem nó sau 7 ngày, bạn có thể vào Microsoft Stream và xem nó từ đó nếu bạn có quyền xem nó.
Làm cách nào để xóa bản ghi?
Việc xóa một bản ghi âm khá đơn giản nhưng chỉ chủ sở hữu bản ghi âm mới có thể xóa nó. Chủ sở hữu bản ghi yêu cầu người đã ghi lại cuộc họp hoặc bất kỳ chủ sở hữu bổ sung nào do họ đứng tên (nếu có).
Đi tới bản ghi trong Microsoft Teams (như hướng dẫn ở trên) và nhấp vào tùy chọn ‘Thêm’ (menu ba chấm) bên cạnh. Sau đó, chọn 'Mở trong Microsoft Stream' từ menu bật lên.
Bạn cũng có thể truy cập trực tiếp web.microsoftstream.com và mở video bằng cách truy cập video trong ‘Nội dung của tôi’. Đảm bảo đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft mà bạn đã sử dụng trong Nhóm để ghi lại cuộc họp.
Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Thêm’ (ba dấu chấm) và chọn ‘Xóa’ từ trình đơn ngữ cảnh.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận xem bạn có muốn xóa video hay không và thông báo cho bạn biết rằng làm như vậy cũng sẽ xóa video khỏi nơi video có thể được xuất bản, tức là bất kỳ nhóm hoặc kênh nào. Nhấp vào ‘Xóa video’ để xác nhận. Bản ghi sẽ được chuyển vào thùng rác.
Microsoft làm cho việc ghi lại các cuộc họp trở nên thực sự dễ dàng mà còn quản lý chúng. Cho dù bạn chỉ muốn xem hay xóa nó, nó vẫn đơn giản nhất có thể.