Không thể lên lịch cuộc họp Webex từ ứng dụng? Truy cập trang web Webex để lên lịch họp mà không cần Outlook.
Cisco Webex Meetings không chỉ cho phép bạn tổ chức các cuộc họp ảo với đồng nghiệp của mình mà còn cho phép bạn chia sẻ màn hình hoặc tệp của mình. Vì nó được tích hợp với Outlook, nói chung mọi người thích lên lịch nhanh chóng các cuộc họp Webex từ chính Microsoft Outlook, vì nó dễ dàng hơn nhiều. Trong trường hợp bạn không có Microsoft Outlook, bạn vẫn có thể lên lịch cuộc họp từ ứng dụng Web Webex.
Lên lịch cuộc họp trên Webex
Trong trình duyệt web, hãy truy cập signin.webex.com và đăng nhập vào tài khoản Webex của bạn.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, hãy nhấp vào nút ‘Lịch biểu’ nằm trên màn hình chính (bên dưới tên của bạn).
Định cấu hình chủ đề cuộc họp và mật khẩu
Từ trang 'Lên lịch họp', bạn có thể bắt đầu định cấu hình cài đặt cuộc họp. Đặt 'Chủ đề cuộc họp' và 'Mật khẩu cuộc họp' trong các trường tương ứng.
Webex có thể tự động tạo mật khẩu họp an toàn cho cuộc họp đã lên lịch của bạn. Bạn có thể thay đổi mật khẩu theo ý thích của mình hoặc đặt lại bằng cách nhấp vào nút ‘Đặt lại’ ở phần cuối của trường mật khẩu.
Định cấu hình Ngày và Giờ để Lên lịch Cuộc họp
Sau khi đặt chủ đề và mật khẩu cuộc họp, hãy nhấp vào 'Ngày và giờ' để mở menu Bộ chọn ngày. Đặt Ngày, Giờ và Thời lượng cho cuộc họp từ menu bật lên và nhấp vào 'Hoàn tất' cuối cùng để lưu các thay đổi của bạn.
Nếu bạn cũng cần thay đổi Múi giờ, hãy nhấp vào tùy chọn múi giờ ‘UTC - 11:00 ..’ nằm ngay bên dưới tùy chọn Ngày và Giờ và đặt múi giờ thích hợp cho cuộc họp.
Lên lịch một cuộc họp định kỳ
Nếu bạn cần lên lịch một cuộc họp định kỳ, thì hãy nhấp vào hộp kiểm ‘Lặp lại’ nằm ngay bên dưới tùy chọn Múi giờ. (Chỉ cần bỏ qua phần này nếu bạn đang lên lịch họp một lần)
Tại đây, bạn cần định cấu hình tần suất và khoảng thời gian định kỳ cho cuộc họp. Trước tiên, hãy nhấp vào 'Mẫu lặp lại' để chọn tần suất cuộc họp của bạn từ danh sách các tùy chọn.
Khi bạn đã chọn tần suất họp, bạn cần chọn khoảng thời gian định kỳ. Trong ví dụ này, chúng tôi đã đặt khoảng thời gian họp hai tuần một lần vào thứ Sáu. Tương tự như vậy, bạn có thể chọn bất kỳ phạm vi nào dựa trên nhu cầu của bạn. Hãy nhớ rằng các cài đặt sẽ thay đổi tùy theo khoảng thời gian. Ví dụ: nếu bạn đã chọn tần suất là 'Hàng tháng', thì bạn sẽ thấy màn hình có các tùy chọn khác với tùy chọn được giải thích ở đây.
Cuối cùng, bạn phải quyết định ngày kết thúc cho các cuộc họp định kỳ. Nếu bạn muốn đặt một ngày kết thúc cụ thể, hãy nhấp vào hộp kiểm tra ‘Kết thúc’ có tiêu đề và chọn ngày từ menu bộ chọn ngày. Hoặc bạn có thể nhấp vào hộp kiểm ‘Sau’ và nhập số lượng cuộc họp định kỳ, nếu bạn không muốn đặt ngày kết thúc cụ thể. Nếu bạn không chọn một trong hai tùy chọn này, thì tùy chọn này được đặt thành 'Không có ngày kết thúc' theo mặc định.
Thêm người tham dự cuộc họp
Trong hộp trường bên cạnh 'Người tham dự', hãy nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp. Bạn có thể sử dụng dấu phẩy để nhập nhiều địa chỉ.
Sử dụng các tùy chọn lập lịch nâng cao
Trước khi lên lịch cuộc họp, hãy kiểm tra các tùy chọn lập lịch nâng cao do Webex cung cấp.
Nhấp vào ‘Hiển thị tùy chọn nâng cao’ nằm ngay phía trên nút ‘Lịch biểu’.
Thêm chương trình họp
Nếu bạn cần thêm chương trình làm việc cho cuộc họp, hãy nhấp vào văn bản 'Chương trình làm việc'.
Sau khi nhấp vào Chương trình làm việc, hãy nhập chương trình họp (danh sách những điều sẽ được thảo luận) vào hộp được cung cấp. Cung cấp chương trình làm việc sẽ giúp những người tham gia hiểu nội dung cuộc họp.
Định cấu hình các tùy chọn lập lịch trình
Sau khi đặt Chương trình làm việc, hãy nhấp vào ‘Tùy chọn lập lịch’ để định cấu hình từng cài đặt khác.
Nếu bạn yêu cầu những người tham gia của mình phải có tài khoản Webex để tham gia cuộc họp, thì hãy nhấp vào hộp kiểm 'Yêu cầu tài khoản'. Nếu bạn nhấp vào hộp kiểm ‘Loại trừ mật khẩu’, mật khẩu cuộc họp sẽ không được gửi cùng với lời mời và bạn cần gửi mật khẩu đó riêng.
Định cấu hình thời gian tham gia cho người tham dự
Theo mặc định, những người tham gia / người tham dự có thể tham gia cuộc họp 5 phút trước người chủ trì. Để thay đổi giá trị này, hãy sử dụng menu thả xuống bên cạnh tùy chọn 'Tham gia trước máy chủ lưu trữ' và đặt một giá trị khác.
Định cấu hình lời nhắc qua email
Theo mặc định, một email nhắc nhở sẽ được gửi đến tất cả những người tham gia, 15 phút trước khi bắt đầu cuộc họp. Nếu bạn muốn thay đổi điều đó, hãy nhấp vào "Gửi lời nhắc qua email" và chọn một giá trị khác.
Kết thúc cuộc họp đã lên lịch
Sau khi bạn đã định cấu hình toàn bộ cuộc họp, đã đến lúc kết thúc cuộc họp. Để làm điều đó, hãy nhấp vào nút ‘Lên lịch’ ở cuối trang.
Sau khi kết thúc cuộc họp, bạn sẽ được chuyển hướng đến một màn hình mới hiển thị các chi tiết của cuộc họp mà bạn vừa tạo.
Cho dù bạn cần lên lịch cuộc họp một lần hay cuộc họp định kỳ, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều đó bằng cách sử dụng trang web Webex.