Hướng dẫn đầy đủ về trải nghiệm Trò chuyện tích hợp từ MicrosoftTeams trong Windows 11
Microsoft Teams đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của mọi người hơn bao giờ hết. Trong suốt năm qua, các sự kiện đã diễn ra theo cách đã thay đổi cách chúng ta làm việc hoặc đi học. Microsoft Teams là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi này.
Nhưng đó không phải là toàn bộ phạm vi của nó. Các đội thậm chí còn giúp mọi người tham dự tiệc sinh nhật, đám cưới, tắm cho trẻ sơ sinh từ nhà của họ. Ngay cả những niềm vui đơn giản như xem phim với bạn bè và những người thân yêu cũng đang diễn ra trên nền tảng này. Các đội trở thành cá nhân. Và nó ở đây để ở lại.
Với Windows 11, Microsoft hy vọng sẽ đưa kết nối cá nhân này với Teams lên một tầm cao mới. Windows 11 có một tích hợp cho Trò chuyện (hãy nghĩ về nó như là Teams-lite) ngay trên thanh tác vụ. Việc tích hợp thanh tác vụ đang làm cho Teams trở thành một trải nghiệm gốc về sau thay vì một ứng dụng mà bạn tải xuống nếu cần.
Trò chuyện trong Windows 11 là gì?
Trò chuyện là một phiên bản thu gọn của Microsoft Teams. Đây là loại xây dựng dựa trên Teams Personal dành cho bạn bè và gia đình mà Microsoft đã giới thiệu vào đầu năm nay. Nó dành cho những người muốn sử dụng Nhóm và Trò chuyện để giao tiếp cá nhân.
Cũng giống như Nhóm cá nhân, Trò chuyện cắt giảm sự phức tạp của Nhóm đối với công việc, tức là Nhóm thông thường. Microsoft Teams là một ứng dụng Workstream Collaboration và để hỗ trợ cộng tác, nó có rất nhiều công cụ. Những công cụ đó là thứ khiến Teams trở thành lựa chọn phù hợp cho công việc từ xa. Nhưng đối với một người bình thường, số lượng tính năng tuyệt đối là quá sức. Chỉ riêng các kênh cũng đủ để ngăn cản ai đó sử dụng Nhóm cho mục đích cá nhân.
Đó là nơi mà hồ sơ Cá nhân của Microsoft Teams dành cho Bạn bè và Gia đình ra đời. Nó cắt giảm tất cả các công cụ mà một người sẽ không bao giờ cần ngoài công việc. Nhưng Microsoft Teams Personal vẫn yêu cầu bạn tự tải xuống ứng dụng Microsoft Teams.
Trò chuyện được xây dựng dựa trên nguyên tắc tương tự như Teams Personal, nhưng nó làm cho trải nghiệm Teams có nguồn gốc từ người dùng Windows 11, tức là ứng dụng hiện trở thành một phần của Windows. Với điểm vào Thanh tác vụ, ngay cả những người không biết gì về Microsoft Teams nhưng nhấp vào biểu tượng vì tò mò cũng có thể bắt đầu với Teams để liên lạc cá nhân trong nháy mắt.
Sử dụng Trò chuyện, bạn không chỉ có thể trò chuyện với những người dùng Microsoft Teams khác mà còn có thể thực hiện các cuộc gọi thoại và video. Nó cũng mang đến các cuộc trò chuyện và cuộc gọi nhóm ngay trong tầm tay của bạn (hay đúng hơn là Thanh tác vụ). Và thực tế là Teams có sẵn trên các nền tảng - Windows 10, Mac, iOS, Android - làm tăng đáng kể số lượng người bạn có thể liên hệ từ thanh tác vụ của mình. Chúng ta hãy đi sâu vào các chi tiết tốt hơn về cách sử dụng nó.
Bắt đầu với Trò chuyện
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Windows phù hợp, tích hợp Trò chuyện sẽ xuất hiện ngay trên thanh tác vụ. Cập nhật Windows của bạn nếu bạn không tìm thấy.
Đi tới thanh tác vụ và nhấp vào biểu tượng ‘Trò chuyện’ để bắt đầu. Bạn cũng có thể sử dụng phím logo Windows + phím tắt C để mở Trò chuyện bất kỳ lúc nào.
Cửa sổ trò chuyện sẽ xuất hiện. Nhấp vào nút "Bắt đầu".
Bạn cần đăng nhập vào Nhóm để sử dụng Trò chuyện. Nhưng có một điểm nhỏ với sự tích hợp này. Bạn chỉ có thể sử dụng nó với tài khoản Microsoft cá nhân. Đối với tài khoản Cơ quan hoặc Trường học, bạn phải sử dụng Teams theo cách cổ điển, tức là với ứng dụng chính thức mà Teams cung cấp. Có thể điều đó sẽ thay đổi trong tương lai, nhưng hiện tại, mọi thứ là như vậy. Và đó có thể là cách họ sẽ tồn tại khi Microsoft đang tạo Trò chuyện cho người tiêu dùng chứ không phải cho các tổ chức.
Tài khoản Microsoft cá nhân của bạn sẽ xuất hiện nếu bạn đã đăng nhập vào Windows và bạn có thể tiếp tục với tài khoản đó. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng một tài khoản cá nhân khác. Nhấp vào ‘Sử dụng tài khoản khác’ để đăng nhập vào tài khoản khác. Nếu không, hãy nhấp vào tài khoản có sẵn để tiếp tục với nó.
Bạn có thể chỉnh sửa tên của mình để quyết định cách bạn xuất hiện với những người dùng khác trong Nhóm. Bạn cũng có thể đồng bộ hóa danh bạ Outlook và Skype của mình để có thể tìm thấy những người bạn biết trên Nhóm. Nếu những địa chỉ liên hệ đó không còn phù hợp với bạn, hãy bỏ chọn tùy chọn. Đó là sự lựa chọn của bạn. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tùy chọn của mình bất kỳ lúc nào sau đó từ cài đặt. Nhấp vào nút ‘Let’s Go’ để cuối cùng sử dụng Trò chuyện.
Thay vì các cửa sổ trên, bạn cũng có thể nhận được tài khoản của mình ngay trong cửa sổ flyout. Nó có tất cả các tùy chọn tương tự như trên. Bạn có thể nhấp vào ‘Sử dụng tài khoản khác’ để đăng nhập bằng tài khoản khác hoặc chỉnh sửa tên của bạn và tùy chọn đồng bộ hóa.
Sử dụng Trò chuyện trong Windows 11
Sau khi hoàn thành thiết lập ban đầu, bạn có thể bắt đầu sử dụng Trò chuyện. Đi tới biểu tượng Trò chuyện trên thanh tác vụ và nhấp vào nó.
Cửa sổ trò chuyện Flyout
Các cuộc trò chuyện của bạn sẽ xuất hiện trong một flyout đẹp mắt ngay trên màn hình mà không cần mở ứng dụng. Đó là vẻ đẹp của nó. Bạn không phải mở ứng dụng bất cứ lúc nào bạn muốn trò chuyện với ai đó. Microsoft hy vọng rằng việc dễ dàng truy cập sẽ khiến mọi người có quyền sử dụng nó hơn, điều mà công ty đã thử (và không thành công) trước đây, với tùy chọn People. Các cuộc trò chuyện gần đây nhất của bạn sẽ xuất hiện trên tờ thông tin Trò chuyện. Nhấp vào bất kỳ cuộc trò chuyện hiện tại nào để tiếp tục nói chuyện với ai đó.
Cuộc trò chuyện sẽ mở trong một cửa sổ bật lên riêng biệt mà không cần ứng dụng.
Để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, hãy nhấp vào nút 'Trò chuyện' ở đầu tờ rơi.
Một cửa sổ trò chuyện mới sẽ mở ra. Nhập tên, email hoặc số điện thoại của người bạn muốn liên hệ vào trường "Tới" và tin nhắn của bạn vào hộp tin nhắn rồi gửi.
Nếu người đó không có tài khoản Nhóm, họ sẽ nhận được tin nhắn của bạn qua SMS hoặc email (tùy thuộc vào cách bạn chọn liên hệ với họ) và lời mời tham gia Nhóm. Sau khi họ tham gia Nhóm, bạn có thể tiếp tục giao tiếp với họ.
Bất cứ khi nào bạn mở hoặc bắt đầu cuộc trò chuyện từ cửa sổ flyout, nó sẽ mở ra trong một cửa sổ bật lên đơn giản khác sẽ không có các yếu tố bình thường của giao diện trò chuyện Nhóm. Tuy nhiên, một vài yếu tố trong số đó là một phần của trải nghiệm và chúng tôi sẽ quay lại với chúng trong giây lát.
Cửa sổ trò chuyện bật lên chỉ đơn giản là có cuộc trò chuyện của bạn để giúp mọi thứ không phức tạp. Ngoài ra, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm từ cửa sổ bật ra, thay đổi tên của nhóm hoặc bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video.
Mặc dù mọi thứ rất đơn giản trong cửa sổ bật lên, nhưng chúng không hoàn toàn không tồn tại. Hộp soạn thư có một số tùy chọn để giúp trải nghiệm tốt hơn. Bạn có thể định dạng văn bản, thêm biểu tượng cảm xúc, tệp đính kèm, phản ứng GIF và thậm chí tạo cuộc thăm dò ý kiến. Nhưng đó là toàn bộ phạm vi của nó.
Cửa sổ bay ra Trò chuyện chính cũng có tùy chọn ‘Tìm kiếm mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm liên hệ. Và nếu cuộc trò chuyện cho liên hệ đó tồn tại, nó sẽ xuất hiện. Tuy nhiên, tùy chọn tìm kiếm trong cửa sổ flyout không thể được sử dụng để tìm nội dung của cuộc trò chuyện.
Khi di chuột qua một cuộc trò chuyện, bạn cũng sẽ thấy biểu tượng Gọi điện video và Gọi thoại xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng thoại hoặc video để bắt đầu cuộc họp mới.
Tương tự như trò chuyện, cuộc gọi thoại hoặc video sẽ diễn ra trong cửa sổ bật ra thay vì mở ứng dụng Microsoft Teams. Cuộc họp có ít lựa chọn hơn cuộc họp Nhóm truyền thống. Bạn có thể xem danh sách những người tham gia và mời mọi người tham gia cuộc gọi, bật / tắt máy ảnh hoặc micrô và chia sẻ nội dung từ màn hình của bạn từ thanh công cụ cuộc họp.
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi chế độ xem cuộc họp, áp dụng hiệu ứng nền hoặc thay đổi cài đặt thiết bị (chọn giữa loa, micrô và thiết bị máy ảnh) từ 'Tác vụ khác' (menu ba chấm) nhưng đó là về điều đó.
Các tính năng khác như Chế độ cùng nhau, phản ứng Biểu tượng cảm xúc cũng sẽ có trong trải nghiệm cuộc họp Trò chuyện trong những tháng tới.
Cửa sổ Flyout cũng có tùy chọn để bắt đầu cuộc họp mới với bất kỳ ai bằng biểu tượng ‘Gặp gỡ’ ngay bên cạnh biểu tượng ‘Trò chuyện’.
Nhấp vào nút 'Gặp gỡ' sẽ bắt đầu một cuộc họp mới độc lập với các cuộc trò chuyện của bạn. Sau đó, bạn có thể mời mọi người qua liên kết cuộc họp, lịch Outlook, lịch Google hoặc email.
Trò chuyện cũng gửi thông báo của bạn ngay trên màn hình trong thông báo gốc của Windows 11, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn hoặc cuộc gọi nào vì ứng dụng chưa mở. Bạn cũng có thể trả lời tin nhắn bằng cách trả lời nội tuyến ngay từ thông báo.
Ứng dụng Microsoft Teams (Xem trước)
Bây giờ, điều tốt nhất là bạn có thể mở ứng dụng từ mục Chat bất kỳ lúc nào để sử dụng các tính năng còn lại. Nhấp vào tùy chọn 'Mở Microsoft Teams' ở cuối tờ quảng cáo Trò chuyện.
Ứng dụng Microsoft Teams (Xem trước) sẽ mở khác với ứng dụng truyền thống của bạn. Đối với người mới bắt đầu, nó tải nhanh hơn rất nhiều so với ứng dụng Microsoft Teams bình thường. Nhưng đó là bởi vì nó hiện có ít tính năng hơn ứng dụng Teams truyền thống.
Thanh điều hướng bên trái có ba tab: Hoạt động, Trò chuyện và Lịch.
Tab Hoạt động hiển thị @ chú thích, phản ứng và các thông báo khác mà bạn nhận được, chẳng hạn như tin nhắn chưa đọc và cuộc gọi nhỡ. Bạn có thể sử dụng tùy chọn bộ lọc để hợp lý hóa nguồn cấp dữ liệu của mình dựa trên những gì bạn đang tìm kiếm.
Tab Trò chuyện mở ra các cuộc trò chuyện của bạn nhưng ứng dụng cung cấp chức năng bổ sung ngoài cửa sổ bật lên. Khi bạn mở một cuộc trò chuyện trong ứng dụng, nó sẽ có tab 'Trò chuyện' có lịch sử trò chuyện và tab 'Ảnh' / 'Tệp' sẽ có ảnh hoặc tệp được chia sẻ trong cuộc trò chuyện ở một nơi nếu có là bất kỳ phương tiện chia sẻ nào.
Nhấp vào biểu tượng ‘+’ và bạn cũng có thể thêm các tab mới. Hiện tại, tab duy nhất có sẵn để thêm là tab "Công việc". Với các nhiệm vụ, bạn có thể lên kế hoạch cho các sự kiện gia đình hoặc các bữa tiệc bất ngờ khá hiệu quả. Nhấp vào 'Tasks' để thêm nó vào cuộc trò chuyện.
Các tab mang tính cộng tác trong trò chuyện Microsoft Teams, vì vậy khi bạn thêm tab Công việc vào cuộc trò chuyện, nó sẽ không chỉ dành cho bạn. Mọi thành viên trong cuộc trò chuyện đều có thể tự xem và sử dụng tab nhiệm vụ.
Một cửa sổ chuyển tiếp sẽ mở ra. Bạn có thể chỉnh sửa tên của tab, tên này sẽ là 'Công việc' theo mặc định. Nhấp vào 'Lưu' để tiếp tục.
Khi tab được thiết lập, bất kỳ ai cũng có thể nhập các nhiệm vụ mới và giao chúng cho các thành viên khác trong cuộc trò chuyện. Bạn cũng có thể đặt trạng thái ưu tiên và ngày đến hạn cho nhiệm vụ.
Tab tiếp theo trên thanh điều hướng bên trái là 'Lịch'. Lịch trong Microsoft Teams (Xem trước) được đồng bộ hóa với lịch Outlook của bạn. Vì vậy, nếu có bất kỳ sự kiện nào trên lịch Outlook của bạn, chúng cũng sẽ hiển thị trong Nhóm.
Bạn cũng có thể tạo các sự kiện hoặc cuộc họp mới từ Lịch. Nhấp vào nút 'Cuộc họp mới' ở góc trên cùng bên phải.
Trang chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Nếu bạn đã sử dụng Nhóm truyền thống trước đây, bạn sẽ thấy rằng ngay cả việc tạo cuộc họp cũng khác trong ứng dụng xem trước. Bạn không thể mời mọi người khi đang tạo cuộc họp.
Sau khi bạn đã nhập các chi tiết liên quan cho cuộc họp, tức là tiêu đề cuộc họp, ngày, giờ, thời lượng, địa điểm, v.v., hãy nhấp vào nút 'Lưu' ở góc trên bên phải.
Sau khi đã tạo sự kiện cuộc họp, bạn có thể nhận được một liên kết có thể chia sẻ hoặc chia sẻ thông tin chi tiết qua lịch Google.
Ở trên cùng, có thanh "Tìm kiếm". Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm các tin nhắn trong toàn bộ lịch sử trò chuyện hoặc các tệp được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện của mình. Nếu bạn nhận được nhiều kết quả, bạn thậm chí có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau như tin nhắn đến từ ai, tin nhắn được gửi / nhận vào ngày nào, tin nhắn có đề cập đến bạn hay không hoặc chúng có tệp đính kèm hay không.
Bạn cũng có thể tìm kiếm danh bạ và cuộc trò chuyện của mình. Nhưng không giống như các Đội truyền thống, nó cũng không phải là thanh lệnh.
Bạn cũng có thể quản lý thông báo Nhóm của mình từ ứng dụng. Đi tới "menu ba chấm" trên Thanh tiêu đề và nhấp vào "Cài đặt" từ menu.
Chuyển đến 'Thông báo' từ menu điều hướng ở bên trái.
Ở đó, bạn có thể thay đổi các cài đặt khác nhau cho thông báo của mình. Để tắt chế độ xem trước tin nhắn trong thông báo, hãy tắt nút gạt cho 'Hiển thị bản xem trước tin nhắn'.
Để quản lý những gì bạn nhận được thông báo, hãy nhấp vào nút "Chỉnh sửa" bên cạnh "Trò chuyện".
Tại đây, bạn có thể quyết định những gì bạn nhận được thông báo: ‘@ lượt đề cập’, ‘Tin nhắn’ và ‘Lượt thích và phản ứng’. Bạn thậm chí có thể tắt thông báo hiển thị trên màn hình. Nhấp vào menu thả xuống và chọn ‘Tắt’ hoặc ‘Chỉ hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu’ tùy thuộc vào các tùy chọn cho từng loại.
Với tính năng Trò chuyện, Microsoft hy vọng rằng Teams sẽ trở thành mục tiêu của nhiều người dùng Windows 11. Với việc tích hợp Windows 11, bạn có được các tính năng tốt nhất của Teams Personal trong tầm tay mà không gặp rắc rối khi tải xuống ứng dụng hoặc thiết lập tài khoản của mình. Trò chuyện làm cho mọi thứ nhanh hơn, khiến bạn chỉ có thể trò chuyện và liên hệ với bạn bè và gia đình của mình.