Cách kiểm tra chính tả trong Excel

Bạn có thể kiểm tra lỗi chính tả trong một ô, nhiều ô, toàn bộ trang tính, nhiều trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc Excel.

Hầu hết mọi người đều biết về các tính năng tự động sửa lỗi và kiểm tra chính tả của Microsoft Word và Powerpoint, nhưng bạn có biết MS Excel cũng hỗ trợ chức năng kiểm tra chính tả. Nó không mạnh mẽ và nâng cao như Word, nhưng nó cung cấp các chức năng kiểm tra chính tả cơ bản. Nó cho phép bạn kiểm tra chính tả của các từ trong các ô của trang tính và đảm bảo trang tính của bạn không bị nhầm lẫn.

Không giống như Microsoft Word và PowerPoint, Excel không tự động kiểm tra các vấn đề ngữ pháp hoặc kiểm tra chính tả của bạn khi bạn nhập (bằng cách gạch chân chúng bằng màu đỏ). MS Excel sẽ chỉ thông báo cho bạn về lỗi chính tả khi bạn chạy chức năng kiểm tra chính tả theo cách thủ công. Ngoài ra, Excel không kiểm tra lỗi ngữ pháp.

Hầu hết thời gian, chúng tôi bỏ qua các lỗi chính tả trong Excel, bởi vì chúng tôi thường làm việc với các con số và công thức. Nhưng đôi khi, bạn cần kiểm tra xem mình có mắc lỗi chính tả nào không khi tạo một số báo cáo và tập dữ liệu có thể có văn bản như nhãn cột và hàng hoặc trong toàn bộ trang tính. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện kiểm tra chính tả trong một ô, nhiều ô, toàn bộ trang tính, nhiều trang tính cùng một lúc hoặc toàn bộ sổ làm việc.

Cách Thực hiện Kiểm tra Chính tả trong Excel

Bạn có thể dễ dàng thực hiện kiểm tra chính tả trong Microsoft Excel bằng cách làm theo các bước sau:

Có hai cách để chạy tính năng kiểm tra chính tả trong Excel: Bạn có thể truy cập công cụ từ Ribbon Excel hoặc bằng cách sử dụng phím tắt.

Đầu tiên, hãy mở một bảng tính có một số lỗi chính tả và chọn một ô bất kỳ. Đi tới tab ‘Xem lại’, nhấp vào nút ‘Chính tả’ ở bên trái trong nhóm Soát lỗi của Ruy-băng Excel.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn phím chức năng phím tắt F7 để mở hộp thoại Chính tả. Nếu bạn chọn bất kỳ ô đơn nào trong bảng tính, Excel sẽ tự động kiểm tra lỗi chính tả trong toàn bộ bảng tính hiện tại.

Dù bằng cách nào, nó sẽ mở ra hộp thoại Chính tả. Excel sẽ bắt đầu kiểm tra lỗi chính tả trong trang tính của bạn và nó sẽ cung cấp các đề xuất để viết đúng chính tả.

Trong hộp thoại Chính tả, hãy chọn một gợi ý từ hộp ‘Gợi ý:’ và nhấp vào nút ‘Thay đổi’ để sửa lỗi chính tả của từ. Sau khi lỗi chính tả đó đã được sửa, nó sẽ chuyển sang lỗi tiếp theo. Hộp này sẽ chỉ xuất hiện cho các ô có từ sai chính tả. Ở đây, chúng ta sẽ chọn từ đầu tiên ‘Probability’ từ danh sách gợi ý để thay thế từ ‘Propability’ bị sai chính tả và nhấp vào nút ‘Change’.

Khi tất cả lỗi chính tả đã được sửa, Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo ‘Kiểm tra chính tả đã hoàn tất. Thông báo của bạn rất tốt. Nhấp vào ‘OK’ trong hộp nhắc để tiếp tục.

Excel sẽ chỉ hiển thị cho bạn hộp thoại Chính tả nếu có bất kỳ lỗi nào được tìm thấy trong trang tính. Nếu không tìm thấy lỗi, Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo tương tự ở trên.

Nếu tính năng kiểm tra chính tả không hoạt động (tức là nút 'Chính tả' trong tab Xem lại chuyển sang màu xám.), Có thể là do bảng tính của bạn đã được bảo vệ. ‘Bỏ bảo vệ’ trang tính của bạn trước khi kiểm tra lỗi chính tả.

Các tùy chọn khác nhau của hộp thoại chính tả

Trước khi tìm hiểu cách thực hiện kiểm tra chính tả cho các ô, toàn bộ trang tính, nhiều trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc, chúng ta nên hiểu các tùy chọn khác nhau trong hộp thoại Chính tả và cách tùy chỉnh chúng. Bạn cần chọn các phương án thích hợp khi sửa từ.

Sau đây là một số chức năng bạn sẽ thấy trong hộp thoại Chính tả:

• Bỏ qua một lần - Khi kiểm tra chính tả gặp một từ mà nó xác định là lỗi và từ đó thực sự đúng với mục đích của bạn, hãy nhấp vào nút ‘Bỏ qua một lần’ để bỏ qua đề xuất lỗi kiểm tra chính tả hiện tại. Ví dụ. Tên, Địa chỉ, v.v.
• Bỏ qua tất cả - Nhấp vào tùy chọn này, nếu bạn muốn bỏ qua tất cả các trường hợp của các từ sai chính tả hiện tại và giữ lại các giá trị ban đầu. Ví dụ: nếu có cùng một tên được lặp lại nhiều lần, nhấp vào tùy chọn này sẽ bỏ qua tất cả các từ đó mà không thay đổi chúng và giúp bạn tiết kiệm thời gian.
• Thêm vào Từ điển - Nếu Excel coi từ hiện tại là lỗi, nhưng đó là từ chính xác và là từ bạn sử dụng khá thường xuyên, thì bạn có thể thêm từ sai chính tả này vào từ điển Microsoft Excel, miễn là từ đó được sử dụng chính xác. Điều này sẽ làm cho từ trở thành một phần của từ điển MS và sẽ không bị gắn cờ là lỗi trong tương lai trong bất kỳ sổ làm việc nào cũng như trong các Sản phẩm khác của Microsoft.
• Biến đổi - Khi phát hiện lỗi kiểm tra chính tả, Excel sẽ hiển thị cho bạn danh sách các đề xuất. Chọn một trong các từ được gợi ý và nhấp vào nút này để thay thế từ sai chính tả hiện được chọn bằng từ đúng.
• Thay đổi tất cả - Tùy chọn này sẽ thay thế tất cả các lần xuất hiện của một từ sai chính tả cũng như từ hiện tại bằng gợi ý đã chọn.
• Tự động sửa lỗi - Nhấp vào tùy chọn này sẽ cho phép Excel tự động sửa từ sai chính tả với gợi ý đã chọn của bạn. Ngoài ra, nó sẽ thêm từ vào danh sách tự động sửa, có nghĩa là nếu bạn nhập cùng một từ sai chính tả trong tương lai, Excel sẽ tự động chuyển từ này thành gợi ý đã chọn.
• Ngôn ngữ từ điển - Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ từ điển Excel bằng menu thả xuống này.
• Tùy chọn - Nút này sẽ đưa bạn đến ‘Tùy chọn Excel’, nơi bạn có thể xem lại hoặc sửa đổi cài đặt kiểm tra chính tả mặc định cho phù hợp.
• Hoàn tác cuối cùng - Nhấp vào nút này để đảo ngược hành động cuối cùng của bạn.

Tùy chỉnh Cài đặt Kiểm tra Chính tả Excel

Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt mặc định của Kiểm tra chính tả trong Excel, hãy nhấp vào ‘Tùy chọn’ trong hộp thoại Chính tả hoặc chuyển đến tab ‘Tệp’ và nhấp vào ‘Tùy chọn.

Trong tab Soát lỗi của Tùy chọn Excel, bạn sẽ tìm thấy cài đặt mặc định của Kiểm tra chính tả mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu và yêu cầu của mình.

Excel bỏ qua các từ có trong Chữ hoa (HEETHEN), văn bản có chứa số (Rage123), địa chỉ IP / tệp hoặc mã internet và chúng sẽ không bị coi là nhầm lẫn. Ngoài ra, nó gắn cờ các từ lặp lại là lỗi. Ví dụ: nếu bạn nhập “Chào người bạn nhỏ của tôi”, nó sẽ gắn cờ, chữ ‘to’ bổ sung là một lỗi. Bạn có thể bật hoặc tắt các tùy chọn này nếu muốn.

Nếu bạn muốn thêm hoặc chỉnh sửa Từ điển Excel, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Từ điển tùy chỉnh’.

Sau đó, để chỉnh sửa danh sách các từ trong Từ điển Tùy chỉnh, hãy chọn ‘CUSTOM.DIC’ trong Danh sách Từ điển và nhấp vào nút ‘Chỉnh sửa Danh sách Từ…’.

Nhập từ bạn muốn thêm vào từ điển trong trường ‘Từ (các):’ và nhấp vào ‘Thêm’. Nếu bạn muốn xóa một từ đã được thêm khỏi danh sách, hãy chọn một từ và nhấp vào ‘Xóa’ hoặc ‘Xóa tất cả’ để xóa tất cả các từ. Sau đó, nhấp vào ‘OK’ hai lần để đóng cả hai hộp thoại.

Ngoài ra, bất kỳ từ nào được thêm vào từ điển tùy chỉnh sẽ không bị gắn cờ là lỗi trong bất kỳ sản phẩm nào khác của Microsoft. Nếu bạn đã thêm một từ vào từ điển tùy chỉnh trong Excel, nó sẽ không bị coi là lỗi trong Word hoặc Powerpoint và ngược lại.

Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt Tự động sửa, hãy bấm vào ‘Tùy chọn Tự động Sửa’ trong Tùy chọn Excel.

Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt Tự động sửa.

Khi gõ, bạn thường có thể viết sai một số từ nhiều lần trong trang tính của mình. Bạn có thể sửa những lỗi này bằng cách thêm những từ đó vào danh sách Tự động sửa của mình. Bằng cách này, Excel sẽ tự động sửa những từ này trong khi bạn viết.

Để thực hiện việc này, hãy nhập từ sai chính tả vào phần ‘Thay thế’ và chọn từ chính xác từ danh sách bên dưới hoặc nhập từ đó vào phần ‘Với’. Sau đó, nhấp vào ‘OK’ để áp dụng.

Kiểm tra chính tả một ô / văn bản trong Excel

Excel cho phép bạn kiểm tra một giá trị ô (Word) để tìm lỗi chính tả.

Để kiểm tra chính tả của bất kỳ ô đơn nào trong tài liệu Excel, hãy chọn ô đó và nhấp đúp vào ô đó hoặc nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa. Đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ chỉnh sửa trong ô. Nếu đang ở chế độ chỉnh sửa, bạn sẽ đưa con trỏ văn bản vào ô và ‘Chỉnh sửa’ trong thanh trạng thái ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Excel (như hình dưới đây).

Sau đó, nhấp vào nút ‘Chính tả’ trong tab Xem lại hoặc nhấn F7.

Nếu Excel tìm thấy bất kỳ lỗi chính tả nào, nó sẽ hiển thị hộp gợi ý, nếu không nó sẽ hiển thị một thông báo với thông báo “Kiểm tra chính tả đã hoàn tất”.

Chọn từ đúng và nhấp vào 'Thay đổi' để sửa lỗi chính tả. Sau đó, nhấp vào ‘OK’ trong hộp thoại Kiểm tra chính tả hoàn tất.

Kiểm tra chính tả Nhiều ô / Từ trong một Trang tính

Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả nhiều ô với nhau, bạn có thể làm điều đó bằng cách chỉ chọn những ô đó và sử dụng hộp thoại Chính tả. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn bỏ qua cột tên hoặc địa chỉ khỏi việc kiểm tra lỗi vì tên và địa chỉ thường được gắn cờ là lỗi chính tả.

Trước tiên, hãy chọn các ô hoặc phạm vi hoặc cột hoặc hàng bạn muốn kiểm tra chính tả. Nếu bạn đang chọn các ô liền kề, thì bạn chỉ cần sử dụng kéo chuột hoặc Shift + phím mũi tên để thực hiện lựa chọn.

Nếu bạn muốn chọn các ô không liền kề (các ô không nằm cạnh nhau), bạn có thể nhấn và giữ phím Ctrl và nhấp vào các ô bạn muốn chọn. Nếu bạn có nhiều ô để chọn, hãy nhấn và thả Shift + F8, sau đó nhấp vào bao nhiêu ô bạn muốn để chọn chúng. Sau đó, nhấn lại Shift + F8 để tắt chế độ lựa chọn.

Khi bạn đã chọn các ô, hãy chuyển sang tab ‘Xem lại’ và chọn ‘Chính tả’ trên Ruy-băng hoặc nhấn F7.

Hộp thoại Chính tả sẽ xuất hiện với một số gợi ý để thay thế từ sai chính tả đầu tiên (nếu tìm thấy Excel) trong các ô hoặc phạm vi đã chọn.

Sau đó, chọn gợi ý đúng, nhấp vào tùy chọn ‘Thay đổi’ hoặc sử dụng ‘Tự động sửa’ để tự động chọn đúng chính tả và chuyển sang từ sai chính tả tiếp theo.

Hoặc, bạn cũng có thể nhấp vào ‘Bỏ qua một lần’ để loại bỏ đề xuất và chuyển sang từ sai chính tả tiếp theo.

Khi từ sai chính tả đầu tiên đã được sửa, nó sẽ hiển thị cho bạn đề xuất cho từ sai chính tả tiếp theo trong cùng một hộp thoại. Chọn các tùy chọn thích hợp để sửa lỗi. Tương tự, bạn có thể sửa tất cả các từ sai chính tả, từng từ một.

Sau khi tất cả các từ sai chính tả đã được sửa, bạn sẽ thấy lời nhắc ‘thành công’.

Kiểm tra chính tả Toàn bộ Trang tính

Để kiểm tra chính tả toàn bộ trang tính trong Excel, hãy chọn bất kỳ ô nào trong trang tính bạn muốn kiểm tra hoặc nhấp vào tab của trang tính mà bạn muốn chạy kiểm tra chính tả và nhấp vào tùy chọn 'Chính tả' (hoặc nhấn F7 ) trong tab 'Xem xét'.

Excel sẽ bắt đầu kiểm tra lỗi và đưa ra đề xuất để sửa chúng.

Khi bạn chạy kiểm tra chính tả, nó sẽ kiểm tra chính tả từ ô hiện được chọn và trở đi cho đến cuối trang tính. Nếu bạn chọn ô A1, Excel sẽ bắt đầu kiểm tra tất cả các ô trong hàng đầu tiên (từ trái sang phải), sau đó chuyển sang hàng thứ hai và kiểm tra tất cả các ô trong hàng thứ hai (từ trái sang phải) rồi chuyển đến hàng thứ ba và như vậy.

Ví dụ: nếu bạn chọn A4, nó sẽ đơn giản đi qua tất cả các ô của Hàng 4 (theo chiều ngang) và sau đó là các hàng bên dưới nó. Sau khi kiểm tra tất cả các ô sau A4, Excel sẽ hiển thị cho bạn một hộp nhắc, “Bạn có muốn tiếp tục kiểm tra ở đầu trang tính không?”. Nhấn vào ‘Yes’ để tiếp tục kiểm tra chính tả từ đầu như hình bên dưới.

Kiểm tra chính tả nhiều trang tính cùng một lúc

Trong Excel, bạn có thể kiểm tra lỗi chính tả cho nhiều trang tính cùng nhau. Đây là cách thực hiện:

Để kiểm tra chính tả cho nhiều trang tính, hãy nhấn và giữ phím Ctrl và chọn tab nhiều trang tính mà bạn muốn kiểm tra. Bắt đầu kiểm tra chính tả bằng cách nhấp vào nút 'Chính tả' trong tab 'Xem lại' hoặc nhấn phím F7.

Thao tác này sẽ bắt đầu quá trình kiểm tra chính tả và từng lỗi một sẽ xuất hiện trong hộp thoại.

Chọn các tùy chọn thích hợp để sửa tất cả các lỗi và một hộp thoại sẽ nhắc bạn thông báo với một thông báo xác nhận.

Kiểm tra chính tả tất cả các bảng tính trong sổ làm việc cùng một lúc

Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, bạn có thể dễ dàng kiểm tra chính tả tất cả chúng trong một lần.

Để kiểm tra chính tả tất cả các trang tính trong sổ làm việc, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào của trang tính và chọn 'Chọn Tất cả Trang tính' từ menu ngữ cảnh.

Thao tác này sẽ chọn tất cả các trang tính trong sổ làm việc của bạn. Sau đó, nhấn F7 hoặc nhấp vào nút 'Chính tả' trong tab Ruy-băng Xem lại. Khi tất cả các trang tính được chọn, tất cả các tab sẽ được hiển thị với nền trắng, như hình dưới đây.

Bây giờ Excel sẽ kiểm tra chính tả tất cả các trang tính trong sổ làm việc.

Kiểm tra chính tả các từ trong một công thức

Nếu bạn cố gắng kiểm tra văn bản là một phần của công thức, nó sẽ không hoạt động và kiểm tra chính tả sẽ quay trở lại đầu trang tính. Bạn chỉ có thể kiểm tra văn bản nằm bên trong vỏ của công thức trong chế độ chỉnh sửa.

Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả của các từ trong công thức, hãy bấm đúp vào ô có công thức hoặc chọn các từ bên trong công thức trong thanh công thức. Sau đó, nhấn F7 hoặc nhấp vào nút 'Chính tả' trong tab Ruy-băng Xem lại để chạy kiểm tra chính tả.

Làm nổi bật các lỗi chính tả khi sử dụng Macro Excel VBA

Bạn thậm chí có thể sử dụng Excel Macro để tìm và đánh dấu các từ sai chính tả trong trang tính hiện tại. Đối với điều này, bạn phải tạo macro trong trình chỉnh sửa VBA. Đây là cách bạn thực hiện việc này:

Đầu tiên, hãy mở trang tính mà bạn muốn đánh dấu các từ sai chính tả. Sau đó, nhấp vào nút ‘Visual Basic’ trong tab ‘Nhà phát triển’ hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F11 để mở trình chỉnh sửa Excel VBA.

Trong trình soạn thảo VBA của Microsoft, nhấp vào trình đơn ‘Chèn’ và chọn tùy chọn ‘Mô-đun’.

Sau đó, sao chép và dán mã sau vào trình chỉnh sửa Mô-đun:

Sub ColorMispellingCells () For Each cl Trong ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling (Word: = cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End Sub

Sau khi dán mã, hãy nhấp vào nút ‘Run’ trên thanh công cụ hoặc nhấn phím ‘F5’ để chạy macro.

Khi bạn chạy macro, hãy kiểm tra trang tính của bạn. Và tất cả các ô có từ sai chính tả sẽ được đánh dấu như hình dưới đây.

Đó là mọi thứ bạn cần biết về kiểm tra chính tả trong Excel.