Có phòng chờ trong các cuộc họp của bạn để giữ an toàn và không gây phiền toái
Phòng chờ là một tính năng rất được yêu thích trong hệ sinh thái hội nghị ảo. Họ bảo vệ cuộc họp của bạn khỏi bất kỳ rủi ro bảo mật nào như những người không mong muốn làm rơi và làm gián đoạn toàn bộ cuộc họp. Mức độ thảm khốc của nó có thể được hoàn toàn rõ ràng vào đầu năm nay với hình dáng của Zoombings.
Kể từ đó, tất cả những người tổ chức cuộc họp, cho dù họ đang tổ chức các cuộc họp hay lớp học chuyên nghiệp, đều nhận ra tầm quan trọng của phòng chờ.
Phòng chờ là gì?
Phòng chờ trong hệ sinh thái cuộc họp ảo là một bộ đệm. Tất cả những người tham gia cuộc họp phải trải qua nó trước khi được nhận vào phòng họp. Người chủ trì cuộc họp có toàn quyền kiểm soát những người được phép tham gia cuộc họp. Bằng cách này, bất kỳ vị khách không mời nào cũng không thể ghé vào cuộc họp. Như bạn có thể thấy, chúng có chức năng cao và cần thiết để bảo vệ các cuộc họp của bạn.
Cách sử dụng phòng chờ trong Webex
Người dùng Webex đã mãi mãi yêu cầu một phòng chờ hoặc tiền sảnh trong các cuộc họp, nơi những người tham gia có thể đợi trước khi tham gia cuộc họp. Trước đây, bạn có thể có phòng chờ trong Phòng họp Cá nhân, nhưng không phải trong các cuộc họp đã lên lịch. Nhưng Webex Meeting phiên bản 40.9 đã thay đổi điều đó.
Cách sử dụng phòng chờ trong phòng họp cá nhân
Mọi người dùng Webex đều có một phòng họp cá nhân trong Webex có liên kết có thể tùy chỉnh và không bao giờ hết hạn. Nó là duy nhất cho chỉ bạn và luôn có sẵn; bạn không cần phải đặt trước để sử dụng. Tất cả các cuộc họp ngẫu hứng mà bạn có ở Webex đều diễn ra trong Phòng họp Cá nhân này.
Giờ đây, theo mặc định, các cuộc họp trong Phòng cá nhân cũng không có phòng chờ. Nhưng bạn có thể định cấu hình cài đặt để có một. Webex có tùy chọn để khóa các cuộc họp. Khi cuộc họp bị khóa, bất kỳ người tham gia nào cố gắng tham gia cuộc họp sẽ vào sảnh thay thế. Sau đó chủ nhà có thể cho họ vào nếu họ muốn.
Để khóa Cuộc họp Phòng Cá nhân, hãy chuyển đến thanh công cụ cuộc họp và nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn khác' (menu ba chấm).
Sau đó, bật chuyển đổi cho tùy chọn 'Khóa cuộc họp' từ menu.
Bất kỳ thành viên nào tham gia sau khi bạn khóa cuộc họp sẽ phải đợi ở sảnh. Bạn sẽ nhận được thông báo trên màn hình rằng có những người tham gia đang đợi ở sảnh. Nhấp vào nó để xem danh sách.
Bạn có thể thừa nhận tất cả bằng một cú nhấp chuột bằng cách chọn tất cả hoặc chỉ thừa nhận những người tham gia mà bạn muốn cho vào. Chọn những người tham gia và nhấp vào nút "Thừa nhận".
Bây giờ, bạn sẽ phải thực hiện việc này cho mọi cuộc họp Phòng Cá nhân mà bạn muốn khóa. Nhưng nếu bạn là người đầu tiên trong cuộc họp là ngẫu hứng, thì đó không phải là vấn đề quá lớn. Giải pháp này là hoàn hảo cho những người có thể không muốn có phòng chờ trong mỗi cuộc họp.
Nhưng đối với những người muốn có chức năng phòng chờ theo mặc định trong tất cả các cuộc họp, có một cách khác. Định cấu hình cài đặt nhỏ này sẽ tự động khóa mọi Cuộc họp Phòng Cá nhân ngay khi bắt đầu.
Truy cập webex.com và đăng nhập vào Không gian họp Webex của bạn. Từ menu điều hướng ở bên trái, hãy nhấp vào "Preferences" (Tùy chọn).
Sau đó, đi tới 'Phòng cá nhân của tôi'.
Cài đặt phòng cá nhân của bạn sẽ mở ra. Cuộn xuống cài đặt 'Khóa tự động'. Sau đó nhấp vào hộp kiểm bên cạnh nó để chọn nó.
Khi bạn chọn nó, menu thả xuống theo thời gian sẽ có thể nhấp được. Nhấp vào nó và chọn ‘0’ từ các tùy chọn.
Sau đó nhấp vào nút ‘Lưu’.
Bây giờ tất cả các phòng họp cá nhân của bạn sẽ có một phòng chờ theo mặc định.
Ghi chú: Để có thể tiếp nhận mọi người từ sảnh vào một cuộc họp bị khóa, bạn nên sử dụng ứng dụng máy tính Webex Meetings, ứng dụng máy tính để bàn Webex Teams hoặc thiết bị bàn hoặc phòng đã đăng ký trên đám mây của Cisco Webex. Nếu không, bạn sẽ không thể thừa nhận mọi người tham gia mà không mở khóa cuộc họp.
Cách sử dụng phòng chờ với cuộc họp đã lên lịch
Đối với các cuộc họp đã được lên lịch, việc có một phòng chờ là đặc biệt quan trọng. Nếu những người tham gia khác đến trước người dẫn chương trình, họ phải ở trong phòng chờ từ nơi người dẫn chương trình có thể cho họ vào.
Nhưng trước đây, bạn không thể có chức năng phòng chờ này trong một cuộc họp đã lên lịch trên Webex. Bất kỳ người tham gia nào đến trước người chủ trì đều không thể tham gia cuộc họp nếu cuộc họp bị khóa. Họ phải làm mới và cố gắng tham gia lại cuộc họp sau khi người chủ trì đến. Như bạn có thể tưởng tượng, điều đó không trực quan chút nào. Làm thế nào để một người tham gia biết được sự xuất hiện của người chủ trì trong cuộc họp?
Nhưng từ Webex 40.9 trở đi, bạn có thể có phòng chờ cho khách trong các cuộc họp đã lên lịch. Khách là người dùng chưa đăng nhập vào tài khoản Webex của họ hoặc người dùng bên ngoài không có tài khoản Webex trên trang web của bạn. Vì vậy, bất kỳ vị khách nào đến trước chủ nhà sẽ phải đợi trong phòng họp. Nhưng bất kỳ thành viên tổ chức nào đến trước người đăng cai sẽ có thể tham gia trực tiếp.
Truy cập webex.com và đăng nhập vào không gian cuộc họp của bạn. Sau đó, chuyển đến 'Cuộc họp' từ menu điều hướng ở bên trái.
Nhấp vào nút 'Lịch biểu' để lên lịch một cuộc họp mới.
Hoặc bạn cũng có thể chỉnh sửa cuộc họp đã lên lịch trước đó với cài đặt mới. Mở cuộc họp và nhấp vào nút 'Chỉnh sửa'.
Sau đó, sau khi lên lịch cuộc họp như bạn muốn, hãy cuộn xuống và nhấp vào ‘Show Advanced Options’.
Một số tùy chọn sẽ mở rộng bên dưới nó. Nhấp vào ‘Tùy chọn lập lịch’.
Trong Tùy chọn lên lịch, hãy chuyển đến 'Cuộc họp đã mở khóa'. Cài đặt mặc định cho tùy chọn này được đặt thành "Khách có thể tham gia cuộc họp". Nhấp vào nút radio cho "Khách đợi trong sảnh đợi cho đến khi người chủ nhà chấp nhận họ" để chọn.
Bây giờ, giống như với cài đặt cho Phòng họp Cá nhân của bạn, bạn sẽ thấy tùy chọn cho 'Khóa tự động'. Nó có thể khiến bạn tự hỏi tại sao bạn không thể khóa cuộc họp để kích hoạt phòng chờ như với Phòng họp Cá nhân.
Chỉ khóa cuộc họp mà không bật cài đặt trước đó sẽ không tạo ra phòng chờ cho những khách đến trước chủ nhà. Thay vào đó, họ sẽ trực tiếp tham gia cuộc họp. Vì vậy, việc kích hoạt tùy chọn trước đó là quan trọng. Nhưng cũng cần nhớ rằng nó chỉ tạo ra một phòng chờ cho đến khi bạn tham gia cuộc họp. Để tạo phòng chờ sau đó, bạn cần khóa cuộc họp.
Bây giờ, bạn có thể bật 'Khóa tự động' trong khi lên lịch cuộc họp hoặc bạn có thể khóa cuộc họp từ thanh công cụ cuộc họp sau khi bạn đã tham gia cuộc họp; nó hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Sau khi cuộc họp bị khóa, tất cả những người tham gia, khách mời và thành viên tổ chức đều phải đi qua phòng chờ.
Cuối cùng, nhấp vào nút ‘Lưu’ hoặc ‘Lên lịch’.
Đối với các cuộc họp đã lên lịch, không có tùy chọn chung nào tạo phòng chờ cho mọi cuộc họp. Bạn sẽ phải thực hiện các bước này cho mọi cuộc họp mà bạn lên lịch.
Phòng chờ trong một cuộc họp ảo là cực kỳ quan trọng để tránh mọi rủi ro. Và mặc dù bạn có thể có phòng chờ trong các cuộc họp của Webex, nhưng cơ chế hoạt động không đơn giản và dễ hiểu như vậy. Nhưng một khi bạn biết cách, bạn có thể đảm bảo các cuộc họp của mình an toàn như mong đợi.