Hướng dẫn đầy đủ để thực hiện các cuộc thăm dò trong các cuộc họp Webex.
Các cuộc thăm dò ý kiến là một cách tuyệt vời để làm cho các cuộc họp ảo trở nên tương tác hơn. Và mọi người đều biết chúng ta cần nhiều hơn thế. Rốt cuộc, các cuộc họp ảo có thể trở nên khó khăn như địa ngục. Người dẫn chương trình có thể sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến trong các cuộc họp để thu thập phản hồi, kiểm tra kiến thức, lấy phiếu bầu hoặc chỉ để vui chơi nhẹ nhàng.
Webex giúp bạn thực hiện các cuộc thăm dò trong cuộc họp khá dễ dàng, cho phép bạn đặt câu hỏi và thu thập câu trả lời trong thời gian thực. Nhưng thấy rằng bạn phải trải qua một số vòng để sử dụng tính năng này trong Webex, nhiều người dùng hoàn toàn không biết về sự tồn tại của nó.
Bật tính năng thăm dò ý kiến trong Webex
Giống như nhiều tính năng khác trong Webex, thăm dò ý kiến không trực tiếp là một phần của trải nghiệm cuộc họp. Để sử dụng chúng trong Cuộc họp Webex của Cisco, trước tiên bạn cần kích hoạt chúng. Và đó chính xác là lý do tại sao nhiều người dùng chỉ khám phá chúng.
Để bật các cuộc thăm dò, hãy chuyển đến thanh menu của cửa sổ cuộc họp và nhấp vào tùy chọn cho mục menu ‘Xem’.
Sau đó chọn ‘Panels’ từ menu xuất hiện.
Nó sẽ mở rộng thành một menu phụ. Chọn ‘Quản lý bảng’ từ đó.
Một cửa sổ phụ để quản lý các bảng điều khiển sẽ xuất hiện. Bạn sẽ tìm thấy "Thăm dò ý kiến" trong tùy chọn "Bảng có sẵn". Chọn nó và sau đó nhấp vào nút ‘Thêm’.
Thăm dò ý kiến sẽ chuyển đến phần 'Bảng điều khiển hiện tại'.
Trong các cuộc họp Webex, chỉ có 2 bảng đầu tiên được liệt kê trong phần Bảng hiện tại là có thể truy cập được từ khay biểu tượng nổi. Phần còn lại của các bảng có sẵn từ menu. Vì vậy, nếu bạn có nhiều hơn 2 bảng hoạt động sau khi thêm bảng cho Cuộc thăm dò ý kiến, bạn cần quyết định nơi bạn muốn.
Nếu bạn muốn nó có thể truy cập được từ khay biểu tượng nổi, hãy sắp xếp lại nó ở trên cùng 2. Chọn tùy chọn cho ‘Polling’ và nhấp vào ‘Move Up’ cho đến khi nó ở vị trí mong muốn.
Cuối cùng, nhấp vào ‘OK’ để lưu các thay đổi.
Cách tiến hành cuộc thăm dò
Bảng thăm dò sẽ xuất hiện ở bên phải cửa sổ ngay sau khi bạn thêm bảng. Để truy cập nó trong các cuộc họp trong tương lai, hãy nhấp vào biểu tượng khay nổi cho 'Polling' nếu bạn đã sắp xếp nó.
Nếu không, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn bảng điều khiển’ (menu ba chấm) ở góc dưới cùng bên phải của màn hình và chọn ‘Thăm dò ý kiến’ từ các tùy chọn.
Sau khi bảng thăm dò hoạt động, bạn có thể bắt đầu tạo câu hỏi cho các cuộc thăm dò ý kiến của mình.
Chọn loại câu hỏi bằng cách nhấp vào menu thả xuống bên dưới phần ‘Câu hỏi’. Có ba loại câu hỏi có sẵn để tạo: Nhiều lựa chọn với một câu trả lời, Nhiều lựa chọn với nhiều câu trả lời và Câu trả lời ngắn.
Nhấp vào tùy chọn bạn muốn chọn và sau đó nhấp vào nút 'Mới'.
Một hộp văn bản sẽ hoạt động trong phần 'Câu hỏi thăm dò ý kiến' nơi bạn có thể nhập câu hỏi. Nhập câu hỏi vào ô và nhấn Enter.
Sau đó, nhập tùy chọn cho một câu trả lời có thể có trong hộp văn bản tiếp theo xuất hiện và nhấn Enter. Mỗi khi bạn nhấn Enter, một hộp văn bản mới sẽ xuất hiện cho các Câu hỏi Nhiều Lựa chọn. Nhập các tùy chọn bạn muốn cho các câu trả lời có thể có trong hộp văn bản. Bạn có thể có bao nhiêu tùy chọn tùy thích.
Nếu đây là một bài kiểm tra, hãy chọn một trong các tùy chọn bạn đã thêm và nhấp vào nút "Đánh dấu là đúng" từ phần "Câu trả lời".
Nếu đó là một câu hỏi Nhiều lựa chọn với nhiều câu trả lời, bạn có thể chọn nhiều câu trả lời và đánh dấu chúng là đúng.
Để thêm một câu hỏi khác, hãy nhấp vào nút "Mới" từ phần "Câu hỏi".
Chọn hộp 'Ghi lại câu trả lời của từng cá nhân' nếu bạn muốn xem ai đã trả lời câu hỏi nào.
Sau đó, nhấp vào nút 'Mở cuộc thăm dò ý kiến' để mở cuộc thăm dò ý kiến cho những người tham gia cuộc họp sau khi bạn đã thêm tất cả các câu hỏi.
Khi cuộc thăm dò đang hoạt động, bạn có thể giữ các tab trên trạng thái của nó để xem có bao nhiêu người tham dự đã hoàn thành, chưa bắt đầu hoặc đang trả lời từ bảng thăm dò.
Nhấp vào nút 'Đóng cuộc thăm dò ý kiến' khi bạn muốn đóng cuộc thăm dò ý kiến. Nếu cuộc thăm dò được hẹn giờ, cuộc thăm dò sẽ tự động đóng khi hết thời gian.
Định cấu hình các cài đặt khác cho cuộc thăm dò ý kiến
Có nhiều điều để thăm dò ý kiến trong Webex hơn là chỉ tạo câu hỏi. Và biết tất cả các cài đặt này sẽ giúp bạn và những người tham gia khác trải nghiệm mượt mà hơn nhiều. Bạn có thể sử dụng các cài đặt này để thực hiện các thay đổi đối với cuộc thăm dò trước khi mở cuộc thăm dò ý kiến.
Thay đổi loại câu hỏi: Sau khi tạo câu hỏi, bạn có thể thay đổi loại câu hỏi. Chọn câu hỏi, sau đó chọn loại câu hỏi mới từ menu thả xuống. Sau đó, nhấp vào nút 'Thay đổi Loại'.
Chỉnh sửa câu hỏi hoặc câu trả lời: Chọn câu hỏi hoặc câu trả lời bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào nút ‘Chỉnh sửa’ từ các tùy chọn trên bảng Thăm dò ý kiến. Sau đó, nhập lại câu hỏi / câu trả lời và nhấn phím Enter để lưu thay đổi.
Hẹn giờ hiển thị trong cuộc thăm dò ý kiến: Nhấp vào nút ‘Tùy chọn’ trên bảng điều khiển bỏ phiếu.
Sau đó, chọn xem bạn có muốn hiển thị đồng hồ hẹn giờ cho một cuộc thăm dò hay không bằng cách chọn tùy chọn cho ‘Hiển thị’. Bạn cũng có thể chỉnh sửa thời gian cho bộ hẹn giờ. Nếu đang sử dụng bộ hẹn giờ, bạn sẽ không phải đóng cuộc thăm dò theo cách thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn muốn, bạn vẫn có thể đóng nó trước khi hết thời gian.
Lưu các cuộc thăm dò: Nhấp vào biểu tượng 'Lưu' trên bảng thăm dò để lưu cuộc thăm dò của bạn. Nếu bạn chỉ muốn lưu các câu hỏi, bạn có thể nhấp vào nút lưu trước khi mở cuộc thăm dò. Các câu hỏi được lưu trong một tệp có phần mở rộng “* .atp” để bạn có thể mở lại chúng trong một cuộc họp trong tương lai. Nhưng khi cuộc thăm dò đã đóng, nút lưu sẽ lưu cả câu hỏi và câu trả lời trong các tệp riêng biệt.
Mở Bảng câu hỏi thăm dò ý kiến: Bạn cũng có thể mở một tệp chứa các câu hỏi thăm dò trong cuộc họp thay vì tạo các cuộc thăm dò mới. Nhấp vào biểu tượng "Mở" và chọn tệp có phần mở rộng "* .apt" để hiển thị các câu hỏi từ tệp trên bảng thăm dò ý kiến của bạn.
Sắp xếp các câu hỏi / câu trả lời thăm dò ý kiến: Nhấp vào nút "Di chuyển lên" hoặc "Di chuyển xuống" sau khi chọn một câu hỏi hoặc câu trả lời để sắp xếp lại thứ tự của nó.
Chia sẻ kết quả với những người tham gia: Sau khi cuộc thăm dò kết thúc, bạn có thể chia sẻ kết quả cuộc thăm dò - hoàn thành hoặc chỉ của từng cá nhân - với những người tham gia nếu bạn muốn. Chọn hộp cho ‘Kết quả thăm dò ý kiến’ hoặc ‘Kết quả cá nhân’ trong tùy chọn “Chia sẻ với người tham dự” và nhấp vào nút ‘Áp dụng’.
Lưu ý: Tùy chọn cho 'Câu trả lời riêng lẻ' chỉ khả dụng khi bạn chọn tùy chọn ghi lại câu trả lời riêng lẻ trước khi mở cuộc thăm dò. Nhấp vào tùy chọn 'Kết quả riêng lẻ' được đánh dấu bằng màu xanh lam sẽ mở kết quả thăm dò ý kiến riêng lẻ trong trình duyệt của bạn.
Và nếu đó là một bài kiểm tra, bạn cũng có thể chia sẻ câu trả lời đúng và điểm của người tham gia với họ. Chọn các hộp cho mỗi tùy chọn và nhấp vào nút 'Áp dụng'.
Thăm dò ý kiến trong Webex là một cách tuyệt vời để giữ cho các cuộc họp của bạn luôn sinh động và thú vị. Và mặc dù có vẻ như có rất nhiều điều phải học khi tiến hành các cuộc thăm dò, nhưng thực hiện từng bước một sẽ khiến bạn trở thành chuyên nghiệp ngay lập tức.